Kami terus membagikan interior WebCanape dan mengungkapkan semua rahasia terburuk kami. Terakhir kali saya berbicara tentang bagaimana kami mengembangkan
spesialis CRM untuk SEO , dan sekarang saya akan memberi tahu Anda bagaimana kami melacak jam kerja dan mengapa kami melakukannya.
Perusahaan ini mempekerjakan 90 orang. Mengelola dan mengendalikan begitu banyak karyawan sama sekali tidak baik. Karena manajemen yang tidak efektif, kualitas layanan perusahaan dapat menurun, profitabilitas proyek dapat menurun, dan iklim kantor secara keseluruhan dapat memburuk. Untuk menghindari ini, kami menerapkan pemantauan kinerja karyawan.
Ini adalah sistem komprehensif yang melibatkan tidak hanya akuntansi untuk waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas proyek, tetapi juga memantau aspek penting lain dari pekerjaan mereka. Dalam situasi di mana setiap orang beralih ke metodologi pembangunan yang fleksibel (dan kami juga dalam proses transisi), penting untuk memantau kualitas dan profitabilitas proyek, dan pelacakan waktu adalah dasar dari semua pekerjaan.
Sistem ini memberi kami kesempatan:
- meningkatkan kecepatan tugas dan mengurangi tenggat waktu untuk proyek;
- Bangun prakiraan beban produksi nyata sebulan sebelumnya;
- memperkirakan kebutuhan akan karyawan baru dan merencanakan rekrutmen
- memperkenalkan alat pelaporan manajemen;
- membawa lebih dari 90% proyek ke zona profitabilitas
.
Sekarang saya akan memberi tahu Anda bagaimana kami sampai pada ini.
Arsitektur Sistem Pemantauan Kinerja
Kontrol kerja didasarkan pada empat pilar: akuntansi untuk biaya tenaga kerja, akuntansi waktu di tempat kerja, pemantauan beban kerja, dan pengendalian profitabilitas. Untuk masing-masing tugas ini, alat terpisah digunakan - hanya empat, dan dua di antaranya adalah pengembangan kita sendiri.
- Akuntansi biaya tenaga kerja. Untuk tujuan ini kami menggunakan Redmine. Di sini kita mengatur tugas satu sama lain dan menghabiskan waktu yang dihabiskan untuk masing-masing.
- Akuntansi untuk waktu yang dihabiskan di tempat kerja. Setiap karyawan memiliki kunci elektronik individu yang dengannya ia membuka pintu untuk memasuki kantor. Kami memasang sistem kontrol akses Bolid, yang mengumpulkan semua data di pintu masuk dan keluar karyawan. Jadi kita tahu berapa banyak waktu setiap orang di kantor.
- Canape STAT Monitoring Produksi - pengembangan in-house. Di sinilah semua data tentang tenaga kerja dari Redmine dan informasi tentang waktu di tempat kerja dari SKD dikumpulkan. Jadi kami mendapatkan gambaran lengkap dari semua karyawan, serta beban kerja departemen (jumlah jam / tugas per departemen dan setiap karyawan).
- Kontrol profitabilitas di Canape CRM (juga dikembangkan sendiri). Sistem ini mencakup data tentang semua biaya tenaga kerja dari Redmine, dan kita dapat melacak ketika sebuah proyek jatuh ke zona risiko, yaitu, jumlah jam kerja hampir melampaui perkiraan waktu.
Rincian masing-masing instrumen dan pekerjaan mereka diberikan di bawah ini.
Struktur negara: waktu dan cara berpikir kita
Dari 90+ karyawan studio penuh waktu, sekitar 30% adalah manajer. Sisanya adalah staf produksi dan administrasi.
Sekarang departemen produksi bekerja pada model cascading, tetapi kami secara bertahap memperkenalkan Agile pada proyek-proyek besar. Karyawan yang terlibat dalam produksi - pengembang, perancang, perancang tata letak, dan lainnya - memiliki tiga kategori kerja:
- Penyelesaian tugas.
- Komunikasi pada tugas.
- Pendidikan mandiri.
Karyawan kami dapat menghabiskan 20% dari waktu kerja mereka mempelajari teknologi, layanan dan alat baru, mengambil kursus dan membaca literatur profesional. Satu-satunya persyaratan adalah bahwa pengembangan diri ini berada dalam kerangka vektor pengembangan perusahaan dan tugas saat ini.
Biaya tenaga kerja staf administrasi dicatat oleh waktu yang dihabiskan di kantor.
Sifat pekerjaan manajer sangat berbeda dari sifat dan komposisi tugas karyawan lain. Oleh karena itu, kami tidak mempertimbangkan waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan manajer dan manajer akun. Kami menolak untuk memperhitungkan biaya tenaga kerja mereka, karena jika manajer melakukan lebih dari 10 proyek (dan kami mendapatkan sesuatu seperti ini di WebCanape), maka dengan pelacakan waktu manual, waktu untuk beralih di antara sistem meningkat. Kami belum memulai untuk mengotomatisasi proses ini, karena ternyata sulit untuk menghitung waktu percakapan telepon, komunikasi dalam surat, dan mengatur tugas secara otomatis dalam kondisi infrastruktur kami. Dan sekarang ini bukan prioritas kami - departemen pengembangan internal sarat dengan rilis versi baru Canape CMS.
Secara empiris, kami menemukan bahwa proyek ini mengambil rata-rata 10% dari jam yang ditetapkan di dalamnya, jadi kami segera memasukkan angka ini dalam perkiraan. Jika manajer melakukan tugas proyek sendiri (misalnya, mengembangkan strategi atau mengunggah foto), yaitu, ia menghabiskan waktu yang diperhitungkan saat mengevaluasi proyek, ia menunjukkan jam yang dihabiskan dalam tugas yang sesuai.
Bagaimana kami mengintegrasikan sistem akuntansi ke dalam proses bisnis perusahaan
Kami tidak segera datang ke sistem saat ini. Pertama, mereka memecahkan masalah secara langsung, dan kemudian menggabungkan semua solusi menjadi kompleks.
| Masalah
| Solusi
|
1
| Penundaan Proyek
Tampaknya semua orang bekerja seperti biasa, tetapi semakin sering tenggat waktu penyelesaian proyek terganggu. Itu perlu untuk memahami segmen rantai mana masalahnya.
Staf: hingga 20 orang
| Pelacakan waktu pengembang
Untuk memahami di mana lubang terbentuk, kami mulai memperhitungkan waktu yang dihabiskan pengembang, menganalisisnya, dan menyesuaikan struktur tugas dan jadwal kerja.
|
2
| Waktu Proyek Berlebih
Ketika mereka mulai dengan jelas mengontrol waktu pengembang, jam-jam yang diletakkan dalam proyek selama penjualan tidak cukup, dan proyek-proyek itu ternyata tidak menguntungkan.
Staf: 35 orang
| Perhitungan profitabilitas proyek
Analisis profitabilitas proyek memungkinkan kami untuk menyesuaikan estimasi biaya tenaga kerja untuk proyek dan membawa lebih dari 90% ke zona profitabilitas.
|
3
| Kurangnya data pemuatan produksi konsolidasi
Semakin banyak proyek, tenggat waktu harus dipenuhi, produksi mulai “mati lemas”. Beberapa departemen dimuat beberapa minggu sebelumnya, sementara yang lain menyerahkan sebagian besar proyek dan kekurangan muatan. Tidak ada cukup data ringkasan tentang beban untuk masing-masing departemen sehingga memungkinkan untuk mendistribusikan pekerjaan pada proyek dengan benar.
Staf: 40 orang
| Tenaga kerja dan memuat visualisasi data
Untuk memvisualisasikan semua data tentang pemuatan karyawan, kami mengembangkan layanan kami sendiri, yang menerima data dari Redmine. Tampilan semua informasi adalah dalam bentuk peta panas, di mana kode warna menunjukkan kekurangan / kelebihan karyawan / departemen tertentu.
|
4
| Perluasan staf -> sulit dikendalikan
Dengan peningkatan profitabilitas, kami mulai berkembang lebih cepat, berinvestasi lebih banyak dalam pemasaran, yang menghasilkan peningkatan aliran aplikasi dan, sebagai akibatnya, perluasan tim sehingga aplikasi ini dapat diproses dan diproses. Ada kebutuhan untuk otomatisasi kontrol karyawan.
Staf: 60 orang
| Integrasi dengan sistem kontrol akses
Tim besar sulit dikelola. Untuk mempertahankan disiplin kerja pada level tersebut, kami mulai memperhitungkan waktu yang dihabiskan oleh orang-orang di kantor. Semua karyawan kami secara resmi dipekerjakan oleh perusahaan. Data biaya tenaga kerja, jumlah tugas dan waktu di tempat kerja digabungkan menjadi satu sistem dan mendapat gambaran yang jelas tentang departemen.
|
5
| Peningkatan volume pesanan -> kebutuhan untuk optimasi pekerjaan
Dengan peningkatan volume pesanan, tidak cukup hanya dengan mempertimbangkan profitabilitas dan waktu yang dihabiskan oleh orang-orang di tempat kerja. Saya ingin mengoptimalkan proses sehingga dapat memproses volume pesanan yang lebih besar tanpa memperluas staf.
Staf: 90 orang
| Memecahkan masalah yang diidentifikasi dan mengoptimalkan kinerja
Kami menjadi tertarik pada cara membuat pesanan lebih hemat biaya dan mengurangi waktu tunggu. Pada tahap ini, kami mulai mencari "titik-titik tipis" dalam produksi dan memikirkan metode pengoptimalan untuk menghasilkan lebih banyak lagi di masa depan.
|
Mari kita pertimbangkan secara lebih rinci pekerjaan apa yang kita lakukan pada setiap tahap ini.
Langkah 1. Hitung tenaga kerja
Kami mulai kecil - memperkenalkan pelacak tugas. Mereka tidak mulai menerapkan timer tambahan, mereka melakukan semuanya di Redmine dan CRM mereka sendiri. Ini memberi pemahaman tentang berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk tugas tertentu. Semua ini dinormalisasi - standar untuk jenis tugas muncul.
Setelah itu, mereka menetapkan upah per jam untuk pengembang. Berkat langkah-langkah ini, disiplin kerja kami telah meningkat dan pemahaman telah mulai muncul tentang betapa menguntungkan proyek tersebut.
Langkah 2. Melacak profitabilitas dan tenggat waktu
Untuk memperhitungkan keuntungan dan kontrol tenggat waktu proyek, kami telah lama mengembangkan sistem manajemen proyek kami sendiri Canape CRM, di mana kami melaksanakan semua layanan perusahaan: dari pengembangan hingga promosi situs web. Batas waktu untuk setiap proyek ditentukan dalam kontrak. Kami secara visual mempresentasikan persyaratan ini dalam CRM.
Manajer dengan jelas melihat dalam kerangka waktu apa proyeknya harus diserahkan, berapa hari lagi, dapat menunda pekerjaan untuk saat persetujuan. Ini juga memungkinkan kami untuk menampilkan semua data waktu pada monitor besar yang menggantung di tengah kantor. Visualisasi semacam itu merangsang persaingan yang sehat antara manajer, mendorong pengembang, manajer juga memperhatikan laporan ini dan mungkin tertarik dengan kemajuan proyek.
Selain pengiriman proyek yang tepat waktu, dalam CRM kami juga melihat keuntungannya. Laporan ini menampilkan ringkasan dari jam yang dijanjikan dan dihabiskan untuk setiap kontrak.
Berdasarkan data ini, tidak sulit untuk menyimpulkan bahwa setiap manajer efektif. Dapat dilihat berapa banyak setiap proyek yang diajukan, berapa banyak dari mereka - tepat waktu, berapa banyak yang mereka hasilkan untuk perusahaan.
Ini adalah statistik terbuka - karyawan dapat melihat siapa yang lebih baik dan siapa yang lebih buruk. Dalam sistem CRM, peringkat dibangun secara otomatis.
Bukan rahasia lagi bahwa konfrontasi kantor utama adalah konfrontasi antara manajer dan pengembang. Apa yang harus dilakukan jika pengembang mengeluarkan proyek? Kami keluar dari situasi ini dengan menjahit sejumlah proyek dan tenggat waktu untuk diserahkan kepada manajer dan pengembang KPI. Jadi manajer melakukan yang terbaik untuk mengendalikan pengembang sehingga mereka tidak melebihi tenggat waktu untuk tugas dan menyumbangkannya tepat waktu. Kami mulai memperhitungkan ketepatan waktu pengiriman proyek ketika mentransfer pengembang ke tingkat berikutnya.
Sebagai hasilnya, kami mulai memantau beban manajer dan pelaksana, efektivitas dan profitabilitas proyek mereka. Berdasarkan data ini, kami merumuskan rencana pertumbuhan dan pengembangan, menerapkan data yang diperoleh dengan insentif keuangan. Semua ini berarti peningkatan tingkat layanan pelanggan.
Kami melihat ulasan yang ditinggalkan pelanggan. Jika kami tidak memenuhi tenggat waktu, kami memperingatkan dan menjelaskan alasannya. Sekarang dikendalikan oleh manajer produksi.
Langkah 3. Visualisasikan beban
Setelah langkah sebelumnya, ada beberapa masalah, salah satunya adalah kami tidak memiliki data tentang pemuatan departemen. Kami tidak tahu dan tidak dapat memprediksi kapan, misalnya, perancang tata letak mengambil garis dan akan dapat mengambil proyek lagi. Artinya, kami sebenarnya memiliki semua data ini, tetapi dalam bentuk yang terfragmentasi. Tidak mungkin menafsirkannya dengan benar.
Untuk mengatasi masalah tersebut, kami mengembangkan layanan in-house lain - Canape STAT. Sistem Redmine memberikan semua data tentang biaya tenaga kerja, tugas dan proyek ke layanan ini, di mana biaya dan beban tenaga kerja untuk setiap pengembang ditampilkan dalam format peta panas. Ini adalah pekerjaan nyata yang dilakukan karyawan di Redmine.
Pada saat yang sama, kita segera melihat apakah ada suatu tempat, penyimpangan yang jelas dari jam yang diperlukan, kekurangan dan area masalah lainnya. Di perusahaan kami, seorang spesialis harus mengalahkan tugas 7 jam sehari. Dengan demikian, manajer dan spesialis melihat berapa jam setiap karyawan telah bekerja, ada kekurangan dan pemrosesan yang nyata.
Dalam sistem, Anda dapat memilih spesialis dan melihat tugas apa yang ia kerjakan pada hari tertentu, berapa jam yang dihabiskannya, dan komentar apa yang ia tinggalkan. Jadi Anda dapat mengidentifikasi alasan penyimpangan dari norma.
Langkah 4 - mengintegrasikan dengan ACS
Setelah kami membawa data ini ke sistem kami, masih perlu menambahnya dengan beberapa informasi yang kurang - data tentang waktu yang dihabiskan di kantor. Jadi kami menggabungkan sistem akuntansi tenaga kerja per jam dengan sistem kontrol akses.
Sekarang kita melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan seseorang untuk tugas-tugas dan seberapa banyak dia berada di kantor pada saat yang sama. Ini menghilangkan manipulasi persalinan. Jika karyawan berada di tempat kerja selama 6 jam, dan mengatur tugas selama 10 jam, manajer atau penyelia akan memiliki pertanyaan. Sistem ini juga membantu menjaga disiplin kerja. Kami melihat siapa yang selalu terlambat dan siapa yang datang tepat waktu. Ketika kantor memiliki lebih dari 50 orang dan mereka duduk di dua lantai dan kantor yang berbeda, sulit untuk melacak hal-hal seperti itu.
Dalam sistem yang sama, spesialis SDM kami memasukkan data tentang liburan, liburan, cuti sakit, mengisi kalender produksi.
Manajer dan kolega melihat ketika seseorang pergi berlibur atau cuti sakit. Ini menyederhanakan komunikasi dalam tim. Semua statistik terbuka untuk karyawan.
Ini juga menunjukkan jumlah jam yang direncanakan untuk setiap departemen dan untuk setiap karyawan, serta berapa banyak dari mereka yang benar-benar bekerja bulan ini. Berkat departemen SDM ini, pelaporan menjadi lebih mudah. Kami dapat merencanakan waktu untuk pengembangan diri, ketika kami memperkirakan jumlah jam standar per bulan dan membandingkannya dengan biaya tenaga kerja untuk tugas komersial.
Langkah 5 - mengoptimalkan proses
Semuanya sudah terlihat cukup baik, dan menjadi lebih mudah untuk mengendalikan proses, tetapi satu masalah tidak terpecahkan sama sekali - tidak mungkin untuk memprioritaskan tugas dengan benar. Prinsip standar "apa yang membakar - kita lakukan pertama kali" tidak berhasil, karena dengan pendekatan ini semua tugas cepat atau lambat berubah menjadi yang terbakar karena fakta bahwa mereka terus-menerus ditunda demi yang lebih mendesak. Karena itu, entah bagaimana perlu memahami apa yang harus dilakukan lebih cepat, dan siapa yang harus mengambil keputusan.
Untuk mengatasi masalah ini dan memberi karyawan pemahaman tentang cara mengunduhnya, kami kembali menyelesaikan STAT Canape. Sekarang para ahli melihat tugas mereka, didistribusikan sekitar satu setengah minggu ke depan, dan secara sistematis dapat melaksanakannya, mengingat waktu yang tersisa pada tugas dan pelaku di dalam tugas ini.
Manajer dan pengembang tidak perlu saling mengklarifikasi tentang siapa yang akan melakukan tugas apa, kapan dan apa. Semuanya ada di sistem. Tugas dengan status "Evaluasi" (Anda perlu memberikan jawaban kepada klien baru) dan "Pada tampilan" (ketika Anda perlu meletakkan sesuatu di situs langsung) lakukan dahulu secara default. Ada tugas dengan status "Tidak Dijual." Ini berarti bahwa proyek pasti akan diluncurkan, waktu perlu dialokasikan untuk itu, tetapi belum memungkinkan untuk memulai tugas, karena beberapa data tentangnya masih ditentukan. Tugas-tugas tersebut juga termasuk label “Prioritas” - ini adalah tugas yang paling mendesak, dan hanya kepala departemen yang dapat menetapkan label seperti itu.
Kita telah sampai pada apa
Ini adalah jalan panjang yang kita belum sampai pada akhirnya. Seperti di perusahaan mana pun, kami masih memiliki hambatan yang sedang kami kerjakan. Subtotalnya adalah sebagai berikut:
- Meningkatkan kecepatan menyelesaikan tugas dan menyelesaikan proyek.
- Perkiraan beban produksi selama sebulan di muka.
- Ramalan kebutuhan akan sumber daya manusia.
- Alat Pelaporan Manajemen.
- Lebih dari 90% proyek di zona profitabilitas.
- Layanan internal lain :(
Poin terakhir tidak terlalu menyenangkan bagi kami, tetapi ketika kami memulai proses ini, baik Bitrix maupun AmoCRM tidak ada di sana. Kami menulis alat kami sendiri untuk diri sendiri tanpa mengandalkan layanan eksternal. Jika masalah seperti itu sekarang datang sebelum kita, kita tentu saja akan mencari solusi di samping, dan hari ini ini adalah hambatan kami. Mempertahankan dan meningkatkan sistem membutuhkan banyak sumber daya dan upaya pengembangan. Namun, ada poin positif - ini adalah tantangan serius bagi karyawan baru. Mereka memompa keterampilan mereka pada produk dalam negeri kita.
Logika dari sistem akuntansi jam kerja
- Tidak mengganggu alur kerja.
Hal yang paling sulit bagi karyawan dalam sistem kami adalah menentukan waktu mereka pada tugas dan menerapkan pass dalam sistem pass. Sulit membayangkan bahwa seseorang tidak bisa mengatasinya.
Direktur, kepala departemen, pemimpin tim, karyawan lini, staf administrasi - aturan berlaku untuk semua orang. Semua menyimpan catatan biaya tenaga kerja dan melaporkan waktu yang dihabiskan di tempat kerja. Ini memungkinkan kami untuk melacak secara akurat profitabilitas proyek dan biaya tugas internal.
Semua orang bisa pergi ke STAT Canape dan melihat berapa banyak waktu dia atau rekannya bekerja pada proyek, ketika mereka datang dan pergi, membandingkan diri mereka dengan tim.
Kami mempercayai karyawan, tetapi mengendalikan mereka. Kepala memeriksa disiplin kerja sebulan sekali dan, jika ada pelanggaran sistematis, melakukan percakapan dengan karyawan. Dia bertanggung jawab atas kelebihan departemen, bawahannya berkinerja buruk dan produktivitasnya rendah, karena dia memiliki semua alat untuk melakukan intervensi sebelum masalahnya menjadi kritis.
- Dibangun di sekitar profitabilitas.
Mencapai dan meningkatkan profitabilitas adalah tujuan utama penerapan sistem ini. Semua alat dalam sistem ini difokuskan untuk memaksimalkan efek ekonomi perusahaan.
- Ini sedang diperkenalkan secara bertahap.
Perubahan global tidak dapat dimasukkan secara massal. , . , .
, . , ? ?
, CRM.
Telegram , .