Perusahaan besar di bidang TI terkadang mencakup seluruh wilayah negara kita. Skala seperti itu membutuhkan perubahan konstan dalam pendekatan, revisi nilai. Tentu saja, tidak di setiap perusahaan, tetapi pasti di banyak proyek. Dan seperti yang Anda tahu, dalam hal nilai di depan yang lain - Jepang.
Artikel ini ditujukan bagi mereka yang tertarik dalam manajemen proyek, praktisi dan ahli teori. Ini akan memungkinkan Anda untuk berkenalan dengan metodologi Jepang P2M (Manajemen Proyek & Program untuk Inovasi Perusahaan), yang berbeda dari pendekatan Barat yang biasa, termasuk berfokus pada penciptaan nilai-nilai tambahan untuk perusahaan dan secara langsung menghubungkan perubahan yang dibuat untuk bisnis dengan misi perusahaan.
SumberSaat ini, masalah manajemen dalam masyarakat industri maju sangat kompleks. Teori manajemen proyek hanya dapat memberikan pengetahuan dasar tentang cara menyelesaikan sebagian masalah tersebut. Jadi, manajemen program, berdasarkan pada pengelolaan beberapa proyek, pertama-tama mencoba untuk membagi masalah yang kompleks menjadi beberapa yang sederhana, menunjuk setiap proyek sebagai solusi yang terpisah, dan hanya kemudian mereka digabungkan menjadi satu keseluruhan untuk mencapai misi bersama. Standar pertama yang menggunakan pendekatan ini adalah P2M (Manajemen Proyek & Program untuk Inovasi Perusahaan), yang dikembangkan oleh spesialis Jepang berdasarkan pengetahuan yang diterima secara umum yang dijelaskan dalam PMI PMBOK, dan berdasarkan pengalaman yang diperoleh oleh generasi manajer dari "Negeri Matahari Terbit". Standar manajemen proyek ini adalah yang pertama kali diterbitkan di luar Barat.
Jepang selalu berkembang dan berkembang, pertama-tama, berdasarkan akumulasi pengetahuan dan penelitian baru dan merupakan salah satu pusat inovasi terkemuka di seluruh dunia. Sekarang, perusahaan-perusahaan di sektor teknologi tinggi dari ekonomi harus mengubah pendekatan mereka terhadap produksi agar dapat bertahan hidup. Mereka perlu merevisi kebijakan pengadaan, kebijakan personel pelatihan dan penolakan terhadap bagian bisnis yang tidak menguntungkan, menciptakan produk baru. Pada saat yang sama, masyarakat masih ingin menerima lebih banyak nilai kehidupan dan teknologi inovatif dan nyaman untuk kehidupan. Mempertimbangkan kebutuhan bisnis ini, P2M diciptakan, esensinya adalah penciptaan fondasi dasar untuk inovasi, dan dalam jangka panjang, struktur organisasi perusahaan yang baru, sambil memperkuat nilai-nilai perusahaannya.
SumberManajemen menurut metodologi P2M berbeda dari manajemen administrasi sederhana karena menetapkan tenggat waktu sesuai dengan misi dan solusi perusahaan untuk masalah yang diidentifikasi. Seluruh ide P2M didasarkan pada manajemen proyek, manajemen program, manajemen individu dan keterampilan manajemen umum. Dengan demikian, para ahli Jepang di bidang manajemen proyek membedakan tiga generasi manajemen proyek.
- Generasi pertama. Konsep dasarnya adalah menetapkan sasaran untuk biaya, waktu, kualitas, dan konten untuk mencapai hasil yang tinggi secara konsisten.
- Generasi kedua. Selain kegiatan proyek, perhatian difokuskan pada kegiatan operasional untuk mendapatkan hasil yang diharapkan yang memuaskan semua pihak yang berkepentingan.
- Generasi ketiga. Berbeda dengan dua generasi lain yang berfokus pada lingkungan internal proyek, ada penekanan pada perubahan lingkungan proyek dan pada menemukan solusi untuk misi kompleks untuk meningkatkan nilai-nilai perusahaan, serta pada penggunaan aspek terbaik dari tim proyek yang terlibat. Ini adalah milik generasi ini yang menjadi pemilik P2M.
Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang bagaimana P2M berbeda dari metodologi manajemen proyek Barat yang populer, kami akan mempertimbangkan definisi standar manajemen proyek dalam konteksnya.
- Proyek: adalah kegiatan untuk menciptakan nilai, yang tujuan utamanya adalah untuk memenuhi misi khusus dalam periode waktu tertentu (ditunjukkan oleh awal dan akhir) di bawah batasan tertentu (sumber daya, keadaan).
- Manajemen proyek: organisasi kerja tim proyek untuk memenuhi misi dan memperoleh hasil yang jelas dengan secara efektif mengatur kegiatan proyek dengan cara yang dapat diterima dan dapat dibenarkan.
- Program proyek: satu set tugas yang harus diselesaikan. Program adalah kombinasi dari beberapa proyek yang memenuhi pelaksanaan misi bersama. Fitur utama dari program ditunjukkan pada tabel di bawah ini.
- Manajemen program: penekanannya adalah pada perubahan eksternal mengenai program dan adaptasi terhadap manajemen fleksibel mereka, meningkatkan nilai-nilai umum perusahaan, mengoptimalkan manajemen hubungan dan menggabungkan proyek-proyek untuk mencapai misi keseluruhan program. Untuk manajemen yang efektif, atribut yang diperlukan dari program, seperti misi, nilai-nilai, masyarakat, arsitektur dan keterampilan manajemen yang diperlukan untuk itu, harus ditentukan.
Selain itu, dalam pemahaman P2M, rencana manajemen program pendek akan terlihat seperti ini:
- langkah pertama (deskripsi): adaptasi terhadap perubahan eksternal dan implementasi misi bersama;
- langkah kedua (ide umum): memahami elemen-elemen khusus untuk program yang sedang dilaksanakan;
- langkah ketiga (dasar-dasar umum): menetapkan tujuan utama manajemen program;
- langkah keempat (manajemen integrasi): menciptakan nilai-nilai perusahaan dan optimisasi manajemen umum di dalamnya.
Seperti metodologi dan standar proyek lainnya, P2M membagi manajemen program dan proyek menjadi beberapa komponen, yang dengannya Anda dapat mencapai keberhasilan misi. Pertimbangkan mereka di bawah ini.
- Manajemen strategi proyek: mendefinisikan hubungan antara strategi perusahaan dan proyek, dan juga menetapkan arah untuk pelaksanaan kegiatan proyek yang efektif sesuai dengan nilai-nilai perusahaan;
- manajemen keuangan proyek: menciptakan dan menyiapkan dasar untuk mobilisasi dana yang diperlukan untuk proyek;
- manajemen organisasi proyek: menentukan kemungkinan pengorganisasian kegiatan untuk reaksi cepat dan fleksibel terhadap perubahan tidak langsung di lingkungan eksternal proyek;
- manajemen sasaran proyek: menetapkan rencana untuk mencapai sasaran proyek, sebagai akibatnya manajer dan tim proyek dapat merencanakan proses pelaksanaan proyek sampai program diselesaikan dengan mempertimbangkan semua batasan (termasuk kondisi kontrak dan keterbatasan sumber daya) dan melaksanakan pekerjaan proyek secara seimbang;
- manajemen sumber daya proyek: menentukan sumber daya yang diperlukan untuk proyek dan menyediakannya dengan tepat (termasuk bahan, orang, sumber daya informasi dan keuangan, sumber daya intelektual);
- manajemen informasi: mendefinisikan teknologi untuk mempersiapkan sebagian besar informasi selama proyek;
- manajemen risiko: pemantauan dan respons terhadap setiap risiko;
- manajemen hubungan: kegiatan operasional yang mendefinisikan prinsip dan metode pengelolaan hubungan antara pihak-pihak yang berkepentingan yang terlibat dalam suatu proyek;
- manajemen nilai: mengumpulkan pengetahuan, pengalaman, dan sumber yang memberikan nilai (seperti aktivitas perusahaan atau proyek) untuk proyek;
- manajemen komunikasi: mendefinisikan prinsip-prinsip dasar dan metode komunikasi berdasarkan pengalaman sebelumnya, dengan mempertimbangkan komunikasi antar budaya;
- manajemen proyek yang sistematis: menghindari masalah kontroversial dan tidak terduga selama pelaksanaan proyek.
Jika Anda melihat jauh ke dalam P2M, Anda dapat melihat bahwa itu dikembangkan berdasarkan pendekatan standar dalam manajemen program. Selain itu, memperluas ke perusahaan secara keseluruhan, fokus utamanya adalah meningkatkan interaksi perusahaan pada proses kerja, menciptakan dan mengembangkan basis strategis untuk interaksi tersebut dalam manajemen proyek perusahaan. Pada saat yang sama, manajemen berusaha untuk belajar dari seluruh tim tentang nilai-nilai perusahaan yang ada, dan untuk menciptakan model bisnis manajemen perusahaan yang baru atas dasar ini.
Langkah-langkah manajemen P2M yang umum di perusahaan adalah sebagai berikut:
- definisi dan penciptaan nilai-nilai;
- perluasan zona pengaruh proyek di perusahaan dan sekitarnya;
- penggunaan akumulasi kearifan nasional;
- melakukan sertifikasi tiga tingkat profesional yang tugas utamanya adalah menciptakan fondasi dasar baru dari proses bisnis;
- menciptakan gabungan pengetahuan dan kemampuan;
- adopsi model manajemen proyek utama: "skema", "sistem" dan "layanan";
- Transisi dari seni manajemen individu pada PMBOK ke manajemen program pada P2M;
- menciptakan pemahaman (konsep dan visi umum) PMBOK oleh manajer proyek;
- perluasan manajemen individu, dengan mempertimbangkan masing-masing elemen manajemen: strategi, keuangan, sistem, sumber daya, hubungan, nilai-nilai.
Sorotan P2M telah dijelaskan di atas. Kesimpulannya, kita dapat mengatakan bahwa metodologi ini sangat berbeda dari rekan-rekan Baratnya. Menggunakan pengalaman yang diperoleh dari generasi ke generasi, dan, pertama-tama, berfokus pada peningkatan proses bisnis dan pencapaian misi perusahaan berbeda dari tujuan proyek yang diterima secara umum - menghasilkan keuntungan. Melihat pengalaman mengimplementasikan proyek di "tanah matahari terbit", Anda dapat melihat bahwa sejumlah besar perusahaan mengelola proyek sesuai dengan Barat atau metodologi mereka sendiri, sambil memperoleh hasil yang sangat baik, dan pada saat yang sama, perusahaan terbesar (misalnya, perusahaan energi), bekerja sama dengan tugas yang kompleks dan kreatif, mereka berhasil diselesaikan dengan menggunakan pendekatan perangkat lunak P2M, yang melampaui gaya manajemen Barat dan pada saat yang sama sesuai dengan budaya Jepang.
SumberTanpa ragu, dalam abad inovasi yang serba cepat ini, standar P2M akan segera populer di seluruh dunia, dan tidak hanya perusahaan Jepang yang akan menggunakannya. Di masa lalu, pemerintah Ukraina telah mempekerjakan spesialis P2M untuk melatih pegawai negeri untuk mengatasi tantangan dan misi inovatif.
Tentu saja, sulit untuk menerapkan keseluruhan metodologi "dari" dan "ke", tetapi Anda dapat menerapkan gagasan dan prinsip individu yang akan memungkinkan Anda untuk membawa semangat kaizen dalam proyek Anda.
SumberSumber informasi