Rapat internal harian dalam format stand-up atau hanya pertemuan singkat tim bertujuan untuk mengoptimalkan proses kerja dan menyinkronkan pekerjaan. Tradisi untuk mengatur pertemuan 15-20 menit seperti itu telah ditetapkan dengan kuat dalam kegiatan kebanyakan bisnis modern. Tim pengembangan yang gesit juga mempraktikkan pertemuan sehari-hari ini. Namun, pertemuan Kanban, Scrum, atau XP berbeda dan mencakup aturan dan prinsip mereka sendiri.
Di sini Anda akan menemukan beberapa argumen penting untuk mendukung pentingnya pertemuan harian Kanban. Kami ingin berbagi pemikiran tentang konsep utama pertemuan Kanban, nilainya untuk alur kerja, dan kiat-kiat bagaimana menahannya dengan benar.
Tampaknya menjalankan rapat harian Kanban bukanlah bakat yang hebat. Itu terlihat sederhana, seperti pertemuan lainnya. Namun, manajer proyek mungkin akan bersikeras bahwa acara sehari-hari ini harus ada dan layak untuk dijalankan karena dapat dianggap sebagai salah satu "tuas" manajemen produk yang penting.
Pertama, penting untuk mengakui bahwa setiap rapat internal adalah salah satu elemen inti dari budaya perusahaan. Apa pun agenda pertemuannya: untuk membahas desain email selamat datang yang baru atau merencanakan fitur produk baru, - itu bertujuan untuk memberikan transparansi.
Jangan mensimulasikan efisiensi dan untuk tidak menjalankan rapat sebagai formalitas. Anda akan memerlukan tidak lebih dari 15 menit setiap hari, jadi pastikan untuk
menghabiskan waktu secara produktif karena waktu kerja yang terbuang sia-sia ini untuk setiap anggota tim mungkin memerlukan banyak biaya untuk perusahaan Anda.
Praktek menunjukkan bahwa sebagian besar pertemuan harian dijadwalkan pukul 11-12 siang. Apa yang agak mengejutkan - lebih dari 60% dari mereka memulai tanpa agenda yang disiapkan.
Jika kembali ke Agile-tim realitas, maka inti inti dari pertemuan harian adalah dengan cepat, andal dan kualitatif memimpin semua tugas sampai selesai.
Manajer proyek (kadang-kadang manajer produk atau pemilik bisnis) yang sering menyelenggarakan pertemuan semacam itu peduli tentang cara menghindari rutinitas dalam tugas dan bersedia untuk mengetahui perilaku peserta dan hal-hal terkini.
Peserta rapat yang tidak diundang
Ada beberapa peran yang agak berbahaya dan berbahaya yang harus dihilangkan:
- “ Seorang anggota tim pseudo-kecanduan kerja ” yang sepertinya selalu sangat sibuk. Mereka biasanya datang dengan laptop karena memiliki puluhan tantangan kritis untuk diselesaikan selama pertemuan.
- " Seseorang digunakan untuk pamer " - mungkin karyawan yang paling aktif, yang suka mengkritik dan berkomentar secara tidak konstruktif. Tujuan utama mereka adalah membuat semua orang menghargai posisi aktif mereka.
- " Seorang yang tidur dengan mata terbuka " yang berpartisipasi hanya karena pertemuan itu adalah formalitas. Mereka mendengarkan dengan penuh perhatian tetapi sebenarnya tidak mengerti apa-apa.
- " A distracter " - anggota tim yang dengan mudah meninggalkan agenda rapat dan tiba-tiba dapat beralih ke topik lain.
- " Pembuat PR-diri " yang sebagian besar fokus pada pekerjaan sendiri yang dilakukan dan kepentingan globalnya untuk produk atau seluruh perusahaan.
Seringkali, orang tidak membedakan pertemuan harian di Kanban dan Scrum. Inilah perbedaan utama:
Kanban dan rapat scrum
Hal utama adalah: Rapat Scrum fokus pada orang, Kanban Stand up fokus pada tugas.Metode Agile populer berbeda dalam pertemuan yang diatur setiap hari yang dilakukan oleh tim mereka.
- Rapat Scrum bertujuan untuk melacak apakah tim mampu melaksanakan semua iterasi. Ini juga membantu mengidentifikasi alasan mengapa mereka tidak dapat dieksekusi sedini mungkin. Selama pertemuan singkat, para peserta membagikan hasil mereka pada hari sebelumnya dan status tugas mereka saat ini. Mereka saling memberi janji untuk melakukan tugas tertentu hari ini. Kemungkinan tantangan juga dibagikan.
- Pertemuan harian Kanban berfokus pada meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk tugas di semua tahapannya. Seringkali, pertemuan seperti itu tidak diperlukan tetapi hal itu dapat mempengaruhi proses kerja secara signifikan. Diskusi biasanya berjalan di sekitar papan khusus dan mengidentifikasi kemacetan saat ini.
Pertemuan Kanban harian: bagaimana ini biasanya terjadi?
- Ada seorang moderator yang mengumpulkan semua peserta. Peran ini biasanya melakukan manajer produk.
- Tim ini berfokus pada papan Kanban yang dapat divisualisasikan sebagai papan tulis fisik atau disajikan dengan bantuan alat manajemen proyek seperti Kanban. Jika anggota tim didistribusikan di tempat atau negara yang berbeda, manajer dapat mengatur panggilan.
- Anggota tim mengeksplorasi tugas dari kanan ke kiri dari atas ke bawah. Mereka membahas opsi untuk pemindahan tercepat ke tahap berikutnya.
- Setiap orang memiliki pidato jika diperlukan.
- Semakin cepat setiap tugas berjalan ke kolom paling kanan, semakin sedikit waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakannya. Kolom paling kanan adalah penyelesaian pekerjaan; tugas-tugas yang paling dekat dengan penyelesaian adalah prioritas tinggi.
- Alasan yang mencegah dari memindahkan tugas tertentu ke kolom dilakukan didefinisikan. Jika tugas diblokir, itu ditandai dan disertai dengan komentar tentang mengapa itu diblokir.
- Setiap anggota tim mengambil tugas untuk memindahkannya ke kolom berikutnya dengan posisi berikutnya.
Pertanyaan-pertanyaan pertemuan Scrum yang relevan juga dapat ditanyakan selama Kanban berdiri dengan fokus pada tugas-tugas:
- Apa yang saya kerjakan kemarin?
- Apa yang saya kerjakan hari ini?
- Masalah apa yang menghalangi saya?
Menghindari tugas yang tertunda
Memahami alasan mengapa tugas tertentu tertunda akan membantu Anda membuat langkah yang tepat untuk mempercepatnya secara efektif.
Alasan biasa untuk tugas yang tertunda adalah sebagai berikut:
- Tugas yang sudah mencapai akhir sering kali kehilangan prioritasnya. Pelaku secara otomatis beralih ke tugas baru. Karena itu, tugas ini yang belum sepenuhnya selesai, dapat ditunda untuk waktu yang lama.
- Beberapa tugas dapat "terhenti" selama tahap persetujuan. Ini mungkin terjadi karena bisnis manajer produk atau manajer proyek.
- Ketika pekerjaan mengisi waktu yang dipilih untuk itu. Semua tugas akan ditempatkan di bagian mana saja dari papan sampai iterasi selesai. Jika tugas dilakukan sebelumnya, itu mungkin tidak mencapai tahap terakhir. Jadi, Anda harus "mendorong" tugas hingga rilis karena tujuan pertemuan Kanban adalah untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas.
Langkah mudah untuk mengoptimalkan pertemuan Kanban
Sebagai instruksi sederhana, setiap anggota tim Agile harus mengingat beberapa aturan selama pertemuan Kanban yang akan membantu menghindari tugas rutin:
- Ketepatan waktu adalah salah satu kunci kesuksesan. Jangan terlambat dan biasakan bahwa waktu yang tetap untuk rapat internal adalah sesuatu yang harus dimiliki dalam jadwal anggota tim. Ada hukuman di banyak perusahaan IT yang bertujuan untuk membuat peserta lupa terlambat. Sebagai contoh, mereka dapat mempelajari puisi dengan hati-hati untuk pertemuan berikutnya.
- Perangkat berbahaya saat Kanban berdiri. Sebelum pertemuan, tinggalkan smartphone dan laptop Anda di ruang kerja Anda. Selain itu, 15 menit bebas perangkat akan berguna untuk mengistirahatkan mata Anda.
- Pertemuan Kanban tidak boleh diubah menjadi sesi panjang atau melanjutkan. Format pertemuan singkat berarti diskusi cepat tentang masalah-masalah bisnis yang penting. Untuk menjadi kreatif dan mampu mengendalikan waktu, gunakan bola permainan untuk "meneruskan kata" kepada orang berikutnya.
- Pertemuan singkat Kanban tidak dimaksudkan untuk diskusi masalah besar, jadi jangan mencoba menyelesaikan masalah global. Lebih baik menunjuk pertemuan khusus untuk mereka.
- Bagikan info, tetapi jangan laporkan. Rapat Kanban Anda bukan rapat tim biasa, jadi Anda perlu berbagi data dengan semua orang.
- Setiap kali peduli dengan keterampilan pidato Anda. Cobalah untuk menghindari formulasi yang tidak jelas dan ungkapkan pikiran Anda dengan jelas. Bagikan hal yang paling penting, tinggalkan detail teknis.
- Ketahui agendanya. Sebelum Kanban harian, teliti dan analisis semua status tugas Anda.
- Akhirnya, hargai audiens Anda dan jangan menyela mereka.
Pikiran terakhir
Dengan mengingat semua aturan dasar dan mencoba berbagai pendekatan kreatif untuk mengatur pertemuan, Anda akan dapat melakukan pertemuan Kanban harian yang efektif dan produktif untuk tim Anda.
Pendirian Kanban yang sukses harus diakhiri dengan ide-ide segar, keputusan brilian, dan rencana aksi jangka pendek. Manajer produk dan semua anggota tim harus kembali ke tempat kerja dengan pemahaman penuh tentang status mereka sebagai status keseluruhan proyek.
Setiap orang harus memiliki beberapa catatan yang diperlukan di papan Kanban mereka dan mulai memikirkan pertemuan status hari berikutnya.
Seperti apa pertemuan Kanban harian Anda? Apakah Anda cukup memperhatikan bagian konsep Kanban ini? Silakan berbagi pengalaman dan pikiran Anda.