Tiga tips manajemen waktu untuk mereka yang telah mencoba segalanya.

Optimasi waktu dan jadwal tidak harus menjadi tugas matematika yang sulit

Jika Anda mencari "tips manajemen waktu" di Internet, Anda akan menemukan banyak halaman dengan rekomendasi - dari blog pribadi hingga artikel yang diulas bersama - di mana Anda pasti akan diberi tahu tentang satu trik sederhana yang akan menghemat waktu Anda, menghilangkan stres dan meningkatkan produktivitas.

Banyak rekomendasi sangat membantu, sementara yang lain terdengar terlalu bagus untuk menjadi kenyataan. Namun pada kenyataannya, pendekatan yang tepat ditentukan oleh jenis orang, tugas, tim, dan persyaratan yang dimaksud.

Belajar mengatur waktu Anda sendiri bisa jadi sulit, dan setiap orang akan memiliki jalurnya sendiri. Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa pendekatan umum yang keliru, serta strategi efektif yang dapat digunakan sebagai gantinya.

Diterjemahkan ke Alconost

1. Tugas mendesak tidak harus selalu dilakukan terlebih dahulu

Kadang-kadang Anda dapat mendengar bahwa Anda pertama-tama harus berurusan dengan tugas-tugas yang lebih cepat dan tidak memakan waktu, karena lebih menyenangkan untuk menghapusnya dari jalur dan mendapatkan momentum untuk fokus pada yang penting. Namun, di bawah pengaruh apa yang oleh para ilmuwan disebut " efek urgensi yang berlaku " (tugas-tugas mendesak diberikan prioritas lebih daripada yang penting), Anda berisiko lupa tentang perencanaan strategis dan penggunaan pemikiran kreatif.

Untuk manajemen waktu yang lebih efektif, perlu untuk mengambil pendekatan kritis untuk menyaring dan mengatur tugas, dan juga untuk menghindari penentuan prioritas tergantung pada rasa urgensi tugas, dan menetapkan tujuan jangka panjang akan membantu dalam hal ini.

"Jika Anda tidak memprioritaskan tugas paling penting atau mencoba untuk mengambil terlalu banyak, akan sulit untuk tidak jatuh ke dalam lubang hitam," tulis Michael Watkins , penulis The First 90 Days . Dia menyarankan untuk mengingat beberapa tujuan jangka panjang yang jelas : “Luangkan waktu untuk mengklarifikasi mereka dan mendapatkan dukungan. Tuliskan dan tempelkan ke dinding. Lihatlah sasaran-sasaran ini setiap hari dan tanyakan pada diri Anda: "Bagaimana yang saya lakukan membantu bergerak ke arah ini?"

Salah satu kiat manajemen waktu terbaik untuk mengurangi dampak penetapan prioritas berdasarkan urgensi adalah dengan mengumpulkan perkiraan waktu ketika sampai pada tanggal penyelesaian proyek. "Titik awal yang baik adalah untuk mempertimbangkan bahwa proyek akan memakan waktu 10-25% lebih banyak dari yang Anda harapkan," tulis Art Markman, profesor di University of Texas di Austin. "Ini memungkinkan ... membuat cadangan untuk titik-titik buta otak yang bertanggung jawab atas perencanaan waktu."

Namun demikian, penting untuk diingat bahwa tidak ada satu pun cara perencanaan yang "benar" - sangat mungkin bahwa dalam kasus Anda, paling efektif untuk bekerja di bawah tekanan urgensi tugas. Jika Anda secara sadar memprioritaskan, berkomunikasi dengan tim dan melakukan pekerjaan yang diperlukan, maka pendekatan Anda juga benar.

2. Fokus pada pengelolaan perhatian, bukan penjadwalan

Rekomendasi perencanaan waktu biasanya mengatakan bahwa pengembangan jadwal terperinci membantu menjaga semuanya terkendali dan mengalokasikan waktu secara efektif, terutama jika Anda memiliki beberapa proyek dengan hasil yang diharapkan berbeda. Tetapi dalam beberapa kasus, perencanaan sepanjang hari dapat menciptakan batasan yang tidak perlu.

Seperti yang ditulis oleh Chris Bailey , penulis Hyperfocus. Ketika saya belajar untuk melakukan lebih banyak, menghabiskan lebih sedikit waktu , mengelola perhatian sebenarnya jauh lebih penting daripada mengatur waktu Anda: “Anda dapat tampil di pertemuan pada waktu yang ditentukan, Anda dapat mengikuti jadwal - kebanyakan dari kita pandai mengatur waktu kita. Tetapi ini tidak bisa dikatakan tentang mengatur perhatian Anda sendiri. "

Bahkan hari terencana yang terbaik bisa sama sekali tidak produktif jika kita terganggu, dan mengembalikan perhatian ke jalur yang benar tidaklah sesederhana itu. Untuk mempelajari cara "mengelola perhatian" yang lebih baik, instruktur bisnis Monique Walcourt menyarankan mencurahkan waktu untuk refleksi diri setiap hari : ini dapat membantu untuk memahami apa yang ternyata bermanfaat, apa yang tidak, dan bagaimana melanjutkan besok. “Jika satu pendekatan tidak berhasil, jangan teruskan upaya yang sia-sia, tetapi cobalah opsi lain,” tulisnya.

Anda dapat masuk jauh ke dalam perencanaan atau bertindak tanpa jadwal yang ketat, dengan firasat - hal utama adalah bahwa dalam kasus Anda itu berfungsi. "Strategi produktivitas ... kehilangan potensi motivasi mereka jika tampaknya tidak ada artinya," kata Walcourt. "Cobalah memikirkan kembali apa yang perlu dilakukan berdasarkan prinsip utama Anda sendiri - ini akan membantu untuk lebih berkonsentrasi dan mempertahankan fokus."

3. Pikirkan tentang apa yang akan menjadi hasilnya, bukan hanya mencoret tugas

Salah satu kiat manajemen waktu yang paling terbukti adalah memulai hari dengan daftar tugas. Dan memang: bagi banyak orang, bekerja dengannya adalah kegiatan yang menenangkan dan bermanfaat, tetapi yang lain mungkin terperosok dalam rutinitas karena hal ini.

Dalam dunia tanpa cacat, daftar hal-hal yang harus dilakukan membantu kita melacak apakah kita mengatasi tugas dan tidak melewatkan apa pun, serta memberikan rasa pencapaian ketika kita mencoret item lain. Dengan berfokus pada pencapaian dan memprioritaskan produktivitas, kita dapat membatasi kebebasan berpikir kreatif. Daftar yang harus dilakukan sering memberikan hasil yang baik, karena mereka memberikan jalur yang jelas ke hasil tertentu: lakukan A, lalu B, lalu C. Namun, sebuah studi di Wisconsin School of Business menunjukkan bahwa ketika kita memberikan tugas tertentu dengan solusi yang jelas, itu dapat membatasi.

Coba pendekatan manajemen waktu yang lebih longgar - fokuslah pada hasil , bukan penyelesaian tugas. “Pendekatan ini memfokuskan orang dan tim pada hasil tertentu, bukan proses untuk mencapainya,” kata Jennifer Robison , editor senior di Gallup Business Journal . "Jadi karyawan mendapatkan lebih banyak kebebasan untuk menggunakan bakat unik mereka sendiri untuk mencapai tujuan dengan cara mereka sendiri."

Dengan menerapkan budaya perusahaan yang berorientasi pada hasil, manajer dapat meningkatkan potensi inovatif dan komitmen semua karyawan. Jika Anda dan tim Anda tidak dapat sepenuhnya fokus pada hasil, cobalah alternatif untuk manajemen tugas individu. Misalnya, pada rapat perencanaan harian, tim dapat berbicara tentang prioritas, dan manajemen tugas dapat terjadi secara online dan tidak sinkron - atau dapat dipusatkan di tangan manajer proyek.

Kombinasikan Tips Manajemen Waktu

Lain kali seseorang berkata bahwa mereka telah menemukan solusi ajaib untuk meningkatkan produktivitas, ingatlah bahwa penting untuk bertindak dengan cara yang nyaman bagi diri Anda sendiri. Sistem dan kebiasaan produktivitas pribadi kita menyisakan ruang untuk kreativitas dan memungkinkan kita untuk fokus pada yang paling penting. Lebih memperhatikan apa, bagaimana dan mengapa Anda melakukan (dengan cara yang nyaman bagi Anda), dan Anda akan menemukan diri Anda di jalan untuk membuat kehidupan kerja Anda seproduktif mungkin.

Tentang penerjemah

Artikel ini diterjemahkan oleh Alconost.

Alconost melokalkan game , aplikasi , dan situs dalam 70 bahasa. Penerjemah asli bahasa, pengujian linguistik, platform cloud dengan API, pelokalan berkelanjutan, manajer proyek 24/7, semua format sumber daya string.

Kami juga membuat video iklan dan pelatihan - untuk situs yang menjual, gambar, iklan, pelatihan, permainan asah, penjelajah, trailer untuk Google Play dan App Store.

→ Baca lebih lanjut