Keputusan yang berhasil sedang dicapai oleh upaya individu. Kolaborasi mereka adalah kunci kesuksesan. Tidak masalah apakah mereka telah memenangkan juara basket atau merilis produk perangkat lunak baru.
Di mana jalur tim menuju kesuksesan dimulai? Dalam posting ini, kami berbagi sepuluh tips penting tentang cara meningkatkan diskusi pertemuan tim dan menjelaskan lima metode ampuh yang mempercepat sesi brainstorming. Profesional TI, ini juga cocok untuk Anda.
Brainstorming , dalam arti umum, adalah metode pembuatan ide untuk menghasilkan banyak ide kreatif dalam waktu singkat. Proses ini tampaknya penting ketika diinginkan berbagai pilihan, ide-ide kreatif, dan partisipasi seluruh kelompok.
Sebagai ide, brainstorming pertama kali muncul kembali pada tahun 1942. Proses ini diperkenalkan oleh Alex Faickney Osborn, pendiri BBDO, agen periklanan terkenal AS. Dia menggambarkan brainstorming sebagai teknik kreatif yang terinspirasi oleh suasana kerja di agensi.
Osborn mengamati pekerjaan sehari-hari di kantor dan menemukan bahwa selama rapat tim, para karyawan tidak mengusulkan ide-ide cemerlang dan solusi kreatif.
Konsep brainstorming termasuk mendefinisikan masalah di mana solusi berbagai ide dihasilkan. Ide-ide ini kemudian diterima atau ditolak. Proses ini mempercepat stimulasi pikiran manusia ke arah
pemecahan masalah yang kreatif.
Aktivitas kelompok ini telah menjadi metode revolusioner yang dapat digunakan dalam startup dan perusahaan global terlepas dari industri.
Bagaimana menjalankan brainstorming yang efektif? 10 aturan
Persiapan menyeluruh
Bahkan mempertimbangkan etika perusahaan, penting untuk mengumumkan agenda curah pendapat dalam beberapa hari untuk membiarkan anggota tim dipersiapkan sebelumnya.
Manajer proyek / manajer produk atau moderator rapat memberi tahu semua peserta dan melaporkan tempat dan waktu yang dipilih.
Subjek brainstorming menentukan siapa yang harus diundang - spesialis konten tidak akan berguna dalam masalah pengembangan, dan direktur keuangan tidak harus hadir untuk membahas konsep blog perusahaan dan rencana konten.
Menyajikan masalah dengan benar
Ketika masalah dirumuskan dengan jelas dan benar - mereka memiliki lebih banyak peluang untuk diselesaikan dengan sukses. Ini penting bagi semua anggota tim. Penting untuk mengidentifikasi masalah tanpa klarifikasi tambahan.
Menentukan tujuan
Perumusan tujuan juga penting untuk mencapai hasil global. Semakin banyak data yang jelas akan diberikan, semakin efisien brainstormingnya.
Jangan mencoba menemukan benua, cukup ikuti aturan besar
konsep tujuan SMART , menetapkan
tujuan spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu.
Generasi ide
Ini adalah tahap yang paling penting ketika Anda mengamati bagaimana solusi nyata untuk masalah ini lahir.
Idealnya, ini adalah aliran berkelanjutan dari ide-ide paling sepele ke solusi hebat dan menakjubkan. Sebagian besar peserta aktif biasanya mempresentasikan ide-ide paling sukses selama sesi brainstorming.
Visualisasi pikiran
Mengunduh pikiran Anda akan membantu menemukan solusi untuk masalah apa pun dengan lebih cepat. Jangan malas dan perbaiki inisiatif Anda di atas kertas. Ini akan membantu untuk menghasilkan ide tambahan atau membangun rantai dari pemikiran abstrak.
Gambar ilustrasi dan bagan atau gunakan bantuan profesional - papan Kanban nyaman dengan kartu.
Kritik (tetapi konstruktif)
Sebenarnya, lebih baik tanpanya sama sekali. Ingatlah bahwa penting untuk tidak hanya mendengarkan tetapi juga mendengarkan dengan penuh perhatian. Jangan mengganggu kolega Anda dan biarkan mereka berbicara kepada semua orang. Bahkan ide paling gila pun memiliki hak untuk hidup. Kekritisan yang tidak diatur dapat menurunkan kecepatan atau bahkan menyinggung tetapi pada saat yang sama dapat meningkatkan proses curah pendapat.
Evaluasi dan penentuan prioritas
Tahap evaluasi dan pemeringkatan ide dimulai setelah diskusi aktif. Ini adalah waktu terbaik untuk mengingatkan tentang teknik prioritas pintar dan kerangka kerja yang memberdayakan brainstorming.
Ada berbagai alat dan aplikasi online yang bertujuan untuk membuat prioritas sebagai bagian dari proses brainstorming dan memvisualisasikan ide yang paling penting dan ekstra.
Sebagai contoh, banyak dari alat-alat ini mengusulkan untuk menggunakan kerangka kerja berdasarkan matriks Eisenhower 2X2.
Backlog Priority Chart di Hygger.io menyediakan kriteria berikut:
- Kemenangan Cepat - untuk ide-ide utama.
- Taruhan Besar - untuk gagasan dengan prioritas tinggi, tetapi yang dapat dieksekusi nanti.
- Maybes - ide-ide dengan nilai dan urgensi yang lebih sedikit, mereka dapat ditunda.
- Tenggelam Waktu - ide-ide prioritas terbaru.
Bantuan pihak ketiga
Diskusi dapat mencapai jalan buntu atau suara para peserta dapat dibagi secara adil. Jika ini terjadi, jangan ragu untuk memanggil kepala "segar".
Moderasi
Koordinator brainstorming harus terus-menerus mengelola proses brainstorming dan tidak "meninggalkan" agenda walaupun hanya satu menit. Selalu ada peserta yang pemalu yang tidak berbicara tepat waktu. Sangat penting untuk melacak waktunya, mengajukan pertanyaan terkemuka dan memberikan suara kepada semua orang.
Perhatian
Jangan terganggu dan jangan kehilangan kesimpulan selama brainstorming. Perbaiki semua pikiran Anda untuk memiliki kesempatan untuk kembali lagi nanti dan menganalisis sesuatu lagi.
Mempelajari subjek, saya menemukan
pos Quora oleh Ron Gibori, Kepala Departemen Kreatif di Ideabooth. Di antara tip tip khas tentang cara meningkatkan curah pendapat, ia menyarankan yang berikut:
Dorong "Juara Individual". Kolaborasi membantu memperluas pemahaman dan perspektif, melepaskan ide-ide yang mungkin tidak dipikirkan oleh individu. Gagasan yang tidak dilihat oleh orang lain, jelas dalam benak individu, tetapi belum diilustrasikan atau dipikirkan secara cukup untuk membangkitkan minat kelompok. Itulah peran Juara Individual.
Dengan mengadakan curah pendapat, Anda dapat menetapkan aturan Anda sendiri atau mengikuti prinsip-prinsip salah satu metodologi terkenal yang dibuat khusus untuk diskusi yang berhasil.
5 teknik dan praktik untuk memberdayakan brainstorming
Teknik stepladder
Pengambilan keputusan tidak selalu berjalan mulus. Mungkin ada lebih banyak peserta aktif dan anggota tim yang lebih memilih untuk tetap diam jika posisi mereka tidak mendapatkan kekuatan yang diperlukan.
Metodologi stepladder adalah salah satu pendekatan yang paling sederhana namun efektif untuk merangsang masuknya anggota tim ke dalam kelompok pembuat keputusan.
Beberapa orang mungkin mendapatkan kredibilitas sejak menit pertama dan seseorang akan membutuhkan banyak waktu untuk memperjuangkan pengakuan. Faktor ini bisa menjadi alasan mengapa brainstorming bisa lepas kendali.
Stepladder dideskripsikan pada tahun 1992 oleh Steven Rogelberg, Janet Barnes-Farrell, dan Charles Lowe. Teknik ini memotivasi anggota tim untuk berpartisipasi pada tingkat individu, tanpa pengaruh yang tidak semestinya. Itu tidak termasuk tekanan dari anggota tim yang lebih aktif dan tidak memaksa orang untuk "menutup".
Stepladder terdiri dari 5 tahap:
- Sebelum melakukan brainstorming, orang mempelajari detail tentang masalah yang akan dibahas. Mereka membentuk opini dan ide mereka tentang bagaimana menyelesaikan tugas atau menyelesaikan masalah.
- Mereka membentuk kelompok dua orang dan mulai membahas masalah di antara mereka sendiri.
- Peserta ketiga bergabung dengan grup. Ia membagikan ide sendiri kepada dua peserta pertama sebelum mendengar gagasan mereka. Setelah ketiga peserta mempresentasikan solusi mereka, mereka mendiskusikan opsi yang memungkinkan bersama.
- Kemudian orang keempat bergabung dengan kelompok itu dan prosesnya diulangi, dan seterusnya dan seterusnya.
- Setelah semua anggota tim mempresentasikan ide-ide mereka dan mendiskusikannya, keputusan akhir diambil.
Pendekatan sistematis ini melibatkan semua anggota kelompok dan memungkinkan semua orang didengar.
Teknik delphi
Metode Delphi memungkinkan untuk mempertimbangkan pendapat semua anggota kelompok, dengan secara konsisten menggabungkan proposal dan kesimpulan.
Metode ini sangat mirip dengan Stepladder tetapi pendekatannya untuk brainstorming sangat berbeda. Semua peserta di Stepladder sama.
Begini cara kerjanya menurut Delphi. Koordinator mengendalikan kelompok dan mengelola aliran informasi. Ini mengasumsikan anonimitas anggota grup. Peserta mungkin tidak tahu siapa lagi yang berpartisipasi (sementara di Stepladder rapat dilakukan secara tatap muka).
Praktek ini membutuhkan lebih banyak orang. Mereka dibagi menjadi dua kelompok:
- Para ahli menyampaikan pandangan mereka tentang masalah tersebut.
- Analis membawa pendapat para ahli ke kesimpulan umum.
Ada 3 tahap konsekuen:
- Tahap awal adalah memilih ahli (hingga 20 orang).
- Tahap utama, ketika para ahli mempelajari pertanyaan utama dan memecahnya menjadi potongan-potongan kecil. Analis memilih pertanyaan yang paling umum dan membentuk kuesioner. Para ahli menerima kuesioner ini dan kemudian mereka perlu mengenali jika ada sesuatu untuk ditambahkan. Mereka menawarkan solusi sendiri dan mengeksplorasi posisi alternatif, menilai efektivitas, ketersediaan sumber daya, dan relevansi solusi. Kemudian para analis mengidentifikasi pendapat utama dan mencoba mendekatkan mereka. Langkah-langkah diulangi hingga konsensus tercapai.
- Tahap analitis adalah tentang menyetujui pendapat para ahli, menganalisis hasil dan rekomendasi akhir.
Membalikkan curah pendapat
Selalu lebih mudah untuk berkomunikasi negatif daripada positif. Emosi negatif memicu untuk berbicara, sehingga brainstorming terbalik dapat berubah menjadi peristiwa yang menyenangkan.
Metode sebaliknya terlihat berguna jika pendekatan yang lebih tradisional tidak lagi berfungsi.
Diskusi semacam ini adalah cara radikal untuk meningkatkan aktivitas tim dan mencapai hasil yang sukses dari sebaliknya. Seseorang mungkin menamainya sebagai proses negatif karena alih-alih menghasilkan ide-ide terbaik, orang diminta untuk menawarkan tujuan yang mustahil. Mungkin, pikiran negatif membantu anggota kelompok menerima info berguna tentang apa yang tidak berfungsi.
Brainstorming terbalik efektif ketika perusahaan mendapatkan "jalan buntu" atau anggota tim terbakar.
Teknik Rolestorming
Brainstorming bermain peran adalah proses permainan, lebih cocok untuk tim kreatif. Kadang-kadang pendekatan non-formal ini memungkinkan untuk melampaui yang diterima dan mendapatkan ide-ide baru dengan menghadirkan masalah atas nama orang lain.
Anda dapat menghasilkan ide-ide Anda sebagai siapa pun yang Anda inginkan. Kenakan topeng Napoleon, lalu bayangkan bahwa Anda adalah Aretha Franklin atau John Travolta.
Setiap anggota kelompok menjelaskan karakter mereka sendiri dan menyajikan tantangan dengan solusi yang memungkinkan dari sudut pandang orang yang dijelaskan. Semua ide dibahas dalam kelompok.
Round robin
Untuk menerapkan metodologi Round-Robin, Anda harus menjalankan sesi curah pendapat dengan prinsip menciptakan gagasan melingkar.
Ini berlangsung tidak selama teknik sebelumnya. Semakin banyak peserta, hasil yang lebih baik akan tercapai. Brainstorming Round-Robin paling baik dilakukan dengan meja bundar besar.
- Moderator mengumumkan masalah tersebut kepada hadirin.
- Setiap peserta menulis keputusan / solusi mereka sendiri di selembar kertas.
- Semua kertas dengan entri dikirim searah jarum jam ke yang berikutnya.
- Setiap anggota kelompok harus memunculkan ide mereka berdasarkan ide tertulis dan juga menuliskannya.
- Semua kertas ditransfer dan putaran diulang sampai setiap orang mengembalikan lembar kertasnya. Akhirnya, setiap peserta menerima "bank ide" sendiri. Setelah itu, diskusi dimulai.
Metode apa yang harus dipilih?
Anda pasti akan menemukan pendekatan yang lebih baik untuk mengadakan sesi curah pendapat yang sukses, tetapi itu akan memakan waktu.
Menguji teknik, Anda akan menemukan bahwa brainstorming bukanlah buang-buang waktu, tetapi tindakan nyata untuk meningkatkan produktivitas tim. Cobalah semuanya dan jangan ragu untuk membagikan pemikiran Anda.