Lakukan transformasi bisnis kecil digital Anda sendiri

Kesalahan umum dari pengusaha pemula adalah mereka tidak cukup memperhatikan pengumpulan dan analisis data, mengoptimalkan proses kerja, dan memantau indikator utama. Ini menghasilkan penurunan kinerja dan pemborosan waktu dan sumber daya. Dengan proses yang buruk, Anda harus memperbaiki kesalahan yang sama beberapa kali. Ketika jumlah pelanggan bertambah, layanan memburuk, dan tanpa analisis data, tidak ada pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu ditingkatkan. Akibatnya, keputusan dibuat atas kemauan.

Agar kompetitif, bisnis modern, di samping produk dan layanan berkualitas, perlu untuk memiliki proses transparan dan mengumpulkan data analitis. Tanpa ini, sulit untuk memahami keadaan sebenarnya dalam bisnis dan membuat keputusan yang tepat. Karena itu, penting untuk memiliki alat yang diperlukan dalam gudang senjata Anda, yang tidak hanya nyaman digunakan, tetapi juga yang menyederhanakan pekerjaan dan menciptakan proses yang paling transparan.

Saat ini ada sejumlah besar alat dan solusi. Tetapi sebagian besar pengusaha tidak menggunakannya, karena mereka tidak melihat nilai-nilai di dalamnya, atau mereka tidak mengerti cara menggunakannya, baik mahal atau sulit, dan 100.500 lainnya baik. Tetapi mereka yang menemukan, menemukan atau menciptakan alat-alat semacam itu untuk diri mereka sendiri sudah memiliki keunggulan dalam jangka menengah.

Selama lebih dari 10 tahun, saya telah menciptakan produk dan solusi TI yang membantu bisnis meningkatkan keuntungan melalui otomatisasi dan transformasi proses digital. Saya berpartisipasi dalam penciptaan selusin startup dan menciptakan puluhan alat online yang digunakan oleh ratusan ribu orang di seluruh dunia.

Berikut adalah satu contoh yang baik dalam praktik saya yang menunjukkan manfaat transformasi digital. Untuk satu firma hukum kecil Amerika, tim saya dan saya menciptakan alat untuk menghasilkan dokumen hukum, yang memungkinkan pengacara untuk menghasilkan dokumen lebih cepat. Dan kemudian, memperluas fungsi alat ini, kami menciptakan layanan online dan sepenuhnya mengubah perusahaan. Sekarang mereka melayani pelanggan tidak hanya di kota mereka, tetapi di seluruh negeri. Selama tiga tahun, kapitalisasi perusahaan telah tumbuh beberapa kali.

Dalam artikel ini, saya akan berbagi dengan Anda pengalaman nyata dalam menciptakan sistem transparan untuk memantau indikator bisnis dasar. Saya akan mencoba menanamkan nilai menggunakan solusi digital, saya akan menunjukkan bahwa itu tidak sulit dan tidak selalu mahal. Jadi ayo pergi!

Bagaimana semuanya dimulai

Jika Anda ingin memiliki sesuatu yang tidak pernah Anda miliki, Anda harus melakukan apa yang tidak pernah Anda lakukan.
Coco Chanel

Istri saya bosan duduk cuti hamil, dan kami memutuskan untuk membuka usaha kecil - ruang bermain anak-anak. Karena saya memiliki bisnis sendiri, pasangan itu benar-benar terlibat dalam ruang permainan, dan saya membantu dalam hal-hal strategis dan pengembangan.

Rincian memulai bisnis adalah cerita yang sama sekali berbeda, tetapi pada tahap pengumpulan data dan analisis pesaing, selain menyoroti masalah khusus bisnis ini, kami menarik perhatian pada masalah proses internal, yang tidak diperjuangkan sebagian besar pesaing.

Yang mengejutkan saya, pada abad ke-21, praktis tidak ada yang melakukan CRM setidaknya dalam beberapa bentuk, banyak yang membuat catatan tertulis, dalam buku catatan. Pada saat yang sama, para pemilik sendiri mengeluh bahwa para pekerja mencuri, membuat kesalahan dalam perhitungan dan mereka harus menghabiskan banyak waktu untuk menghitung ulang dan membandingkan dengan entri dalam buku catatan, data tentang baju besi dan deposito hilang, pelanggan pergi dengan alasan yang tidak dapat dimengerti oleh mereka.

Menganalisis data yang dikumpulkan, kami menyadari bahwa kami tidak ingin mengulangi kesalahan mereka dan kami membutuhkan sistem transparan yang akan meminimalkan risiko ini. Hal pertama yang kami mulai mencari solusi yang siap pakai, tetapi kami tidak dapat menemukan persyaratan yang sepenuhnya memuaskan. Dan kemudian saya memutuskan untuk membuat sistem saya, meskipun tidak sempurna, tetapi bekerja dan murah (hampir gratis).

Ketika memilih alat, saya mempertimbangkan kriteria berikut: itu harus murah, memiliki fleksibilitas dan keterjangkauan, dan mudah digunakan. Saya dapat menulis sistem yang lengkap, kuat, dan mahal untuk bisnis ini, tetapi kami memiliki sedikit waktu dan anggaran yang kecil, ditambah kami tidak mengerti sampai akhir apakah proyek kami akan gagal, dan tidak masuk akal untuk menghabiskan banyak sumber daya pada sistem ini. Oleh karena itu, pada saat menguji hipotesis, saya memutuskan untuk memulai dengan MVP (Produk Minimum yang layak - produk minimum yang layak) dan dalam waktu sesingkat mungkin dengan investasi minimal membuat versi yang berfungsi, dan akhirnya memodifikasi atau mengulanginya.

Akibatnya, pilihan saya jatuh pada layanan Google (Drive, Sprei, Kalender). Sumber utama input / output informasi adalah Google Sheets, karena istri saya memiliki pengalaman bekerja dengan spreadsheet, maka, jika perlu, ia dapat membuat perubahan sendiri. Saya juga memperhitungkan fakta bahwa alat tersebut akan digunakan oleh karyawan yang mungkin tidak pandai menggunakan komputer, dan akan jauh lebih mudah untuk mengajari mereka cara memasukkan data dalam tabel daripada mengajari mereka cara bekerja dengan beberapa program khusus seperti 1C.

Data yang dimasukkan dalam tabel diubah secara real time, yaitu, setiap saat Anda dapat melihat situasi perusahaan, keamanan bawaan, Anda dapat membatasi akses ke orang-orang tertentu.

Merancang arsitektur dan struktur data

Ruang bermain anak-anak menyediakan beberapa layanan dasar.

• Kunjungan standar adalah ketika seorang pelanggan membeli waktu yang dihabiskan di ruang bermain anak-anaknya.
• Kunjungan yang diawasi - ketika klien membeli waktu yang dihabiskan di ruang bermain anak-anaknya dan membayar ekstra untuk pengawasan. Artinya, klien dapat meninggalkan anak dan menjalankan bisnisnya, dan pekerja kamar akan menonton dan bermain dengan anak selama ketidakhadiran orang tua.
• Ulang tahun terbuka - klien menyewa meja terpisah untuk makan dan menampung tamu dan membayar untuk kunjungan standar ke ruang permainan, sementara kamar beroperasi secara normal.
• Ulang tahun tertutup - klien menyewakan seluruh kamar, kamar tidak menerima klien lain selama periode sewa.

Penting bagi pemilik untuk mengetahui berapa banyak orang mengunjungi ruangan, berapa umur, berapa banyak waktu yang mereka habiskan, berapa banyak uang yang mereka hasilkan, berapa banyak yang mereka habiskan (sering terjadi bahwa administrator perlu membeli sesuatu atau membayar sesuatu, misalnya, untuk pengiriman atau air), berapa hari ulang tahun di sana.

Seperti proyek TI lainnya, saya mulai dengan memikirkan arsitektur sistem masa depan dan mengembangkan struktur data. Karena pasangannya terlibat dalam bisnis, dia tahu semua yang dia perlu lihat, kontrol, dan atur, jadi dia bertindak sebagai pelanggan. Bersama-sama, kami melakukan brainstorming dan menyusun persyaratan sistem, atas dasar itulah saya memikirkan fungsionalitas sistem dan membentuk struktur file dan folder berikut di Google Drive:



Dokumen Konsolidasi berisi informasi umum tentang perusahaan: pendapatan, pengeluaran, analitik



Dokumen “Pengeluaran” berisi informasi tentang pengeluaran bulanan perusahaan. Untuk transparansi yang lebih besar, dikelompokkan ke dalam kategori: pengeluaran kantor, pajak, biaya staf, biaya iklan, biaya lainnya.


Pengeluaran bulanan


Ringkasan tabel pengeluaran untuk tahun tersebut

Dalam folder "Pendapatan" adalah 12 file Google Sheets, satu untuk setiap bulan. Ini adalah dokumen kerja utama yang diisi karyawan setiap hari. Mereka berisi tab dan tab dasbor wajib untuk setiap hari kerja. Tab dasbor menampilkan semua informasi yang diperlukan untuk bulan berjalan untuk pemahaman cepat tentang berbagai hal, dan juga dimungkinkan untuk menetapkan harga dan menambahkan layanan.


Tab dasbor


Tab harian

Dalam proses pengembangan bisnis, kebutuhan tambahan mulai muncul dalam bentuk diskon, berlangganan, layanan tambahan, acara. Kami juga menerapkan semua ini dari waktu ke waktu, tetapi contoh ini menunjukkan versi dasar sistem.

Penciptaan Fungsi

Setelah saya menemukan indikator utama, bekerja melalui arsitektur dan pertukaran data antar entitas, saya mulai implementasi. Pertama-tama, di folder "Penghasilan", saya membuat dokumen Google Sheet. Dia membuat dua tab di dalamnya: dashboard dan hari pertama bulan itu, di mana dia menambahkan tabel berikut.


Lembar kerja utama

Ini adalah lembar kerja utama yang akan digunakan oleh Administrator. Dia hanya perlu mengisi kolom yang diperlukan (ditandai dengan warna merah), dan sistem akan secara independen mempertimbangkan semua indikator yang diperlukan.

Untuk mengurangi kesalahan input dan kenyamanan, bidang "Jenis kunjungan" telah diterapkan dengan daftar drop-down dari layanan yang dapat kita edit di halaman dasbor. Untuk melakukan ini, tambahkan verifikasi data ke sel-sel ini dan tunjukkan kisaran dari mana mendapatkan data.



Untuk mengurangi kesalahan manusia dalam perhitungan, saya menambahkan perhitungan otomatis dari jam yang dihabiskan oleh klien di kamar, dan perhitungan jumlah uang yang harus dibayarkan.

Untuk melakukan ini, Administrator hanya perlu menandai waktu kedatangan klien (kolom E) dan waktu keberangkatan (kolom F) dalam format HH: MM. Untuk menghitung total waktu yang dihabiskan oleh klien di ruang permainan, saya menggunakan rumus ini:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8) 

Untuk perhitungan otomatis jumlah uang untuk menggunakan layanan, saya harus menggunakan formula yang lebih kompleks, karena harga satu jam dapat bervariasi tergantung pada jenis layanan. Oleh karena itu, saya harus mengikat data ke tabel layanan di halaman dasbor menggunakan fungsi QUERY:

 =ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0) 

Selain tindakan utama, saya menambahkan fungsi tambahan untuk menghilangkan kesalahan IFERROR atau ISBLANK yang tidak diinginkan, serta fungsi ROUNDDOWN - agar tidak mengacaukan hal-hal kecil, saya membulatkan jumlah akhir ke bawah, ke arah klien.

Selain penghasilan utama (waktu sewa), dalam permainan anak-anak ada penghasilan tambahan dalam bentuk layanan atau penjualan mainan, dan karyawan membuat beberapa pengeluaran kecil, misalnya, membayar air minum atau membeli permen untuk pujian, semua ini juga harus diperhitungkan.

Karenanya, saya menambahkan dua tablet lagi tempat kami akan memperbaiki data ini:



Untuk membuatnya lebih mudah untuk bekerja dengan tablet, saya mewarnai mereka dan menambahkan pemformatan bersyarat sel.

Tabel utama siap, sekarang Anda perlu merangkum indikator utama dalam tabel terpisah sehingga Anda dapat melihat dengan jelas berapa banyak yang telah diperoleh per hari dan bagian mana dari uang ini yang ada di tangan dan mana yang ada di kartu.



Untuk total penghitungan uang berdasarkan jenis pembayaran, saya kembali menggunakan fungsi QUERY:

 =QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''"»  «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''") 

Pada akhir hari kerja, administrator hanya perlu memeriksa ulang pendapatan dan tidak perlu menghitung ulang secara manual. Kami tidak memaksa orang tersebut untuk melakukan pekerjaan ekstra, dan pemilik dapat melihat dan mengendalikan situasi kapan saja.

Semua tabel yang diperlukan sudah siap, sekarang cukup duplikat tab untuk setiap hari, beri nomor dan dapatkan yang berikut.



Hebat! Hampir semuanya sudah siap, masih menampilkan semua indikator utama untuk bulan itu di tab dasbor.

Untuk mendapatkan jumlah total pendapatan per bulan, Anda dapat menulis formula berikut

 ='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+ '12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+ '22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1 

di mana D1 adalah sel dengan pendapatan harian, dan '1', '2' dan seterusnya adalah nama tab. Dengan cara yang persis sama, saya mendapatkan data tentang pendapatan dan pengeluaran tambahan.

Untuk lebih jelasnya, saya memutuskan untuk menampilkan hasil total berdasarkan kategori. Untuk melakukan ini, saya harus membuat seleksi dan pengelompokan yang kompleks dari semua tab, dan kemudian menyaring dan menghapus baris kosong dan tidak perlu.


Profitabilitas berdasarkan kategori

Alat akuntansi pendapatan dasar sudah siap, sekarang cukup duplikat file untuk setiap bulan dalam setahun.

Setelah saya membuat alat untuk akuntansi dan kontrol pendapatan, saya mulai membuat tabel pengeluaran di mana kami akan memperhitungkan semua pengeluaran bulanan: sewa, penggajian, pajak, pengadaan barang dan pengeluaran lainnya.

Dalam folder tahun ini, ia membuat dokumen Google Sheet dan menambahkan 13 tab, dasbor, dan dua belas bulan untuk itu.


Tab dasbor

Untuk kejelasan, tab dasbor merangkum semua informasi yang diperlukan tentang pengeluaran keuangan untuk tahun ini.

Dan di setiap tab pada bulan itu saya membuat tabel di mana kami akan menyimpan semua pengeluaran uang perusahaan berdasarkan kategori.


Tab bulan

Ternyata sangat nyaman, sekarang Anda dapat melihat dan mengendalikan semua biaya perusahaan, dan jika perlu, lihat sejarah dan bahkan lakukan analisis.

Karena informasi tentang pendapatan dan pengeluaran ada dalam file yang berbeda dan tidak mudah untuk memantau, saya memutuskan untuk membuat satu file di mana saya mengumpulkan semua informasi yang relevan yang diperlukan bagi pemilik untuk mengendalikan dan mengelola perusahaan. Saya menyebut file ini "Konsolidasi."


Tabel ringkasan

Dalam file ini, saya membuat tabel yang menerima data bulanan dari tabel, untuk ini saya menggunakan fungsi standar:

 =IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1") 

di mana argumen pertama adalah ID dokumen, dan parameter kedua adalah rentang yang diimpor.

Lalu ia menyatukan saldo tahunan: berapa banyak yang diperoleh, berapa banyak yang dihabiskan, berapa untung, profitabilitas. Visualisasikan data yang diperlukan.

Dan untuk kenyamanan, agar pemilik bisnis dapat melihat semua data di satu tempat dan tidak menjalankan melalui file, saya mengintegrasikan kemampuan untuk memilih bulan apa saja sepanjang tahun dan menampilkan indikator utama secara real time.

Untuk melakukan ini, saya membuat banyak bulan dan ID dokumen



Kemudian saya membuat daftar drop-down menggunakan "Data -> Validasi Data", menentukan rentang tautan dan mengkonfigurasi impor dengan tautan dinamis ke dokumen

 =IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8") 

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, meningkatkan proses dalam bisnis Anda tidak sesulit kelihatannya, dan Anda tidak perlu memiliki keterampilan super untuk ini. Tentu saja, sistem ini memiliki sejumlah besar kelemahan, dan dengan pertumbuhan bisnis tidak mungkin untuk menggunakannya, tetapi untuk bisnis kecil atau pada awalnya ketika menguji hipotesis, ini adalah solusi yang sangat baik.

Ruang permainan ini telah mengerjakan keputusan ini untuk tahun ketiga, dan hanya tahun ini, ketika kami sudah memahami semua proses dengan jelas, kami tahu klien kami dan pasar. Kami memutuskan untuk membuat alat manajemen bisnis online yang lengkap. Aplikasi demo di Google Drive

PS

Menggunakan Google spreadsheet sangat tidak nyaman untuk memantau bisnis, terutama dari ponsel. Jadi saya membuat aplikasi PWA yang menampilkan semua indikator bisnis utama dalam format yang nyaman secara real time