Apakah Anda seorang guru manajemen proyek atau hanya pemula, Anda pasti pernah mendengar tentang grafik Gantt. Pada pandangan pertama, diagram-diagram ini mungkin tampak mengerikan dan rumit, namun, diagram-diagram itu tidak membingungkan seperti yang Anda kira.
Gantt Charts membantu manajer proyek dan tim mereka untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi alur kerja dan memastikan pelaksanaan tugas yang tepat waktu. Bagan dapat diterapkan untuk proyek-proyek kecil dan yang paling kompleks. Apa rahasia diagram yang dikembangkan oleh Henry Gantt dan apa yang digunakan orang dalam manajemen proyek sebelum mereka dibuat?
Pendahuluan Gantt Charts: untuk apa mereka?
Gantt Chart adalah cara visual untuk menampilkan tugas terjadwal yang menggambarkan jalannya seluruh proyek dan semua bagiannya. Jenis grafik horizontal ini banyak digunakan untuk perencanaan proyek dari berbagai ukuran di industri yang berbeda. Grafik cukup nyaman untuk menunjukkan pekerjaan apa yang direncanakan akan dilakukan pada hari dan waktu tertentu. Mereka juga membantu tim dan manajer proyek untuk melacak tanggal mulai dan berakhirnya setiap proyek. Semua dalam satu ruang.
Dimana akarnya?
Henry Gantt adalah orang yang menggambarkan diagram batang ini. Ada pendapat bahwa ide awal perencanaan proyek dengan penggunaan histogram horisontal juga datang kepadanya.
Pandangan lain mengacu pada insinyur Polandia
Karol Adamiecki , sebagai orang pertama yang mengaitkan diagram tersebut dengan kegiatan proyek pada tahun 1896.
Adamiecki mengusulkan ide sendiri untuk memvisualisasikan proses dan kemajuan untuk membuatnya lebih mudah untuk melihat dan merekam jadwal produksi. Bagian utama dari penelitiannya terkait dengan industri baja. Nama awal untuk bagan adalah "harmonogram".
Insinyur itu menerbitkan artikel tentang "penemuannya" dalam bahasa Polandia dan Rusia. Itulah alasan mengapa idenya dengan grafik tidak banyak digunakan di dunia.
Henry Gantt secara mandiri sampai pada gagasan yang sama sekitar 15 tahun kemudian. Dia memulai perencanaan visual dengan histogram pada tahun 1910 untuk mengomunikasikan pengawas jika produksi berhasil atau tidak sesuai jadwal. Dengan demikian, nama Gantt Charts berakar.
Sebelum mulai menggunakan diagram Gantt yang praktis, manajer proyek hanya merencanakan proyek mereka di atas kertas. Beberapa penggemar bertindak seperti ini saat ini.
Untungnya, sekarang Anda dapat menerapkan
alat manajemen proyek yang mudah dan ramah pengguna yang sering memungkinkan grafik Gantt sebagai dasar untuk menampilkan proyek visual.
Apa yang bisa dilacak dengan bantuan grafik Gantt?
Diagram Gantt akan membantu Anda untuk melihat dan memantau tanggal kapan proyek Anda dimulai dan berakhir, tugas-tugas yang termasuk dalam proyek, durasi tugas, cara untuk menggabungkan tugas, berapa lama setiap tugas, dan siapa yang mengerjakan tugas tertentu.
Manfaat utama bagan gantt dalam manajemen proyek
- Memungkinkan Anda untuk mengetahui apa yang sedang terjadi dalam proyek Anda
- Tingkatkan komunikasi dan tingkatkan kohesi tim
- Ukur kemajuan proyek
- Membantu menghindari sumber daya yang berlebihan
- Menunjukkan kegiatan yang tumpang tindih dan dependensi tugas
- Berikan manajemen waktu yang lebih baik
- 7 Tambahkan lebih banyak kejelasan
- Memotivasi anggota tim jarak jauh
- Tingkatkan fleksibilitas
- Promosikan transparansi
Siapa yang bisa menggunakan Gantt Charts?
Hal terbaik tentang Gantt chart adalah mereka dapat membantu hampir semua orang yang ingin memvisualisasikan tugas mereka. Proses yang paling kompleks dilakukan oleh algoritma komputer saat ini, sehingga siapa pun dapat dengan mudah membangun daftar tugas sederhana dengan mulai dan berakhir.
Gantt Charts biasanya digunakan oleh:
- Manajer top
- Pemilik produk
- Tim memimpin
- Manajer proyek
- Manajer produk
- Pemasar
- Manajer akun
- Analis bisnis
- Manajer operasional dan sebagainya.
Secara stereotip, orang berpikir bahwa diagram Gantt pada dasarnya digunakan dalam bidang IT. Itu sebagian benar, karena diagram yang paling sering digunakan dalam pengembangan perangkat lunak.
Namun, Anda dapat menerapkan bagan Gantt ke berbagai bidang untuk hampir semua proyek di:
- ITU
- pemasaran
- konstruksi
- agen konsultasi
- lembaga keuangan dan bank
- sumber daya manusia
- pendidikan
- asuransi
- perawatan kesehatan
- arsitektur
- acara, dll.
Bagaimana cara membuat bagan gantt sederhana?
Gantt Chart yang paling sederhana dapat dibuat di selembar kertas, seperti yang disebutkan di atas.
- Anda harus menggabungkan semua tugas Anda dalam daftar.
- Tandai tanggal mulai dan sorot perkiraan durasi untuk setiap tugas.
- Gambar diagram dan bilah horizontal. Bagilah pembagian menjadi beberapa hari / minggu.
- Tempatkan tugas Anda di blok grafik dan identifikasi tanggal mulai lebih awal.
- Atur waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Tentukan jadwalnya. Semua kegiatan dependen tidak boleh dimulai sampai tugas yang menjadi tanggungannya selesai.
Grafik ini akan membantu Anda
menemukan jalur kritis , memprioritaskan, dan menerapkan struktur rincian kerja (WBS).
Jika Anda mengelola proyek besar yang mencakup banyak tugas, pastikan untuk menginstal semua dependensi dengan benar. Dalam kasus lain, sesuatu yang rumit akan muncul.
Jika diperlukan, Anda dapat berbagi proyek dengan anggota tim Anda. Dan itu dia! Satu-satunya hal yang harus Anda lakukan adalah menganalisis hasilnya.
Gantt chart dan unggul
Anda dapat membuat bagan Gantt sederhana menggunakan Excel yang membantu perusahaan di seluruh dunia untuk memvisualisasikan dan melacak proyek dari berbagai ukuran.
Perangkat lunak Gantt Chart
Untungnya, manajer proyek telah menemukan sekali bahwa mereka dapat menghemat sumber daya dan waktu mereka untuk membuat dan memperbarui bar Gantt dengan bantuan alat online pintar. Perangkat lunak yang berfokus pada Gantt Chart dirancang untuk merencanakan proyek dan mengelolanya sepenuhnya. Layanan tersebut dibuat untuk mengotomatisasi proses bisnis, membuat dependensi tugas, menentukan jalur kritis, menambahkan langkah-langkah, dan sebagainya.
Fitur penting mereka biasanya termasuk bagian tugas, pengaturan kemajuan, subtugas, tonggak, dependensi, menggunakan warna kustom, dll.
Anda dapat menggunakan program lokal, misalnya, Microsoft Project, atau mencoba perangkat lunak manajemen proyek yang kuat dengan fitur Gantt chart. Solusi online ini akan menyederhanakan penjadwalan dan berbagi proyek, akan tersedia untuk setiap anggota tim. Anda akan dengan mudah menjadwalkan tugas, melacak statusnya, memperbarui, dan melampirkan file.
Berikut adalah beberapa solusi online yang berhasil yang berfokus pada grafik Gantt:
Jika kita mengingat kembali tanggung jawab utama manajer produk dan manajer proyek, kita akan menemukan bahwa penggunaan diagram sering kali dapat dilihat di peta jalan online.
→ Peta Jalan
Hygger
→
Roadmunk Roadmap
→
Perencana Peta Jalan
→ Peta Jalan
Wizeline
Pikiran terakhir
Ini akan menjadi pertanyaan yang wajar untuk ditanyakan apakah aman untuk menggunakan perangkat lunak dengan grafik Gantt?
Sebagian besar perusahaan menawarkan perlindungan dan enkripsi perangkat lunak yang kuat dan memiliki protokol keamanan yang ketat untuk melindungi data, jadi ini tidak akan menjadi masalah.
Untuk meringkasnya, mari kita menyoroti keunggulan utama dari Gantt Charts dan perangkat lunak profesional dengan fitur ini:
- Memvisualisasikan tugas dan semua fase proyek
- Membantu mengidentifikasi poin-poin penting
- Mengoptimalkan perencanaan dan distribusi tugas
- Dapat dengan mudah diperbarui
- Bahkan bisa dibuat di atas kertas atau di Excel
Seberapa sering Anda menggunakan Gantt Charts dan untuk apa? Perangkat lunak apa yang layak diterapkan untuk membuat grafik gantt online? Jangan ragu untuk membagikan pemikiran Anda.