Terlepas dari popularitas topik manajemen dokumen elektronik, di bank-bank Rusia dan sektor keuangan pada umumnya, sebagian besar transaksi dieksekusi dengan cara lama, di atas kertas. Dan intinya di sini adalah tidak begitu banyak dalam konservatisme bank dan pelanggan mereka seperti tidak adanya perangkat lunak yang memadai di pasar.
Semakin kompleks transaksi, semakin kecil kemungkinan untuk melakukannya dalam kerangka EDI. Misalnya, transaksi leasing rumit karena setidaknya tiga pihak berpartisipasi di dalamnya - bank, penyewa, dan pemasok. Penjamin dan tukang mortal sering ditambahkan ke mereka. Kami memutuskan bahwa transaksi semacam itu dapat sepenuhnya didigitalkan, dan kami menciptakan sistem E-Leasing - layanan pertama di Rusia yang sepenuhnya menyediakan EDI dalam skenario seperti itu. Akibatnya, pada awal Juli 2019, 37% dari total jumlah transaksi yang disimpulkan melalui leasing melalui E-Leasing. Di bawah potongan, kami akan menganalisis E-Leasing dalam hal fungsi dan implementasi teknis.
Kami mulai mengembangkan sistem pada awal 2017. Hal yang paling sulit adalah memulai: merumuskan persyaratan produk, mengubah ide menjadi tugas teknis tertentu. Berikutnya adalah mencari kontraktor. Persiapan TK, konsultasi - semua ini memakan waktu sekitar empat bulan. Empat bulan kemudian, pada November 2017, rilis pertama dari sistem dirilis, yang cukup cepat untuk proyek ambisius tersebut. Versi pertama E-Leasing memiliki fungsi meminta dan menandatangani dokumen - tidak hanya yang utama, tetapi juga perjanjian penjaminan dan perjanjian tambahan lainnya yang mungkin diperlukan dalam proses kerja berdasarkan perjanjian sewa-guna-usaha. Pada bulan Maret 2018, kami menambahkan kemampuan untuk meminta dokumen sebagai bagian dari pemantauan, dan pada bulan Juli tahun yang sama, mengirimkan faktur elektronik.
Cara Kerja E-Leasing
Kami mulai mengembangkan sistem pada awal 2017. Seluruh langkah dari merumuskan persyaratan produk untuk memilih kontraktor dan merilis rilis pertama membutuhkan waktu kurang dari setahun - kami dirilis pada bulan November.
Permintaan untuk paket dokumen dari rekanan dibuat dari sistem bisnis kami, berdasarkan pada basis data Corus SQL dan Microsoft Dynamics NAV 2009. Semua dokumen yang dikirimkan oleh para peserta sebagai bagian dari transaksi dikirim untuk disimpan di sana. Frontend adalah portal E-Leasing yang memungkinkan pemasok dan pelanggan untuk meminta, mengunduh, mencetak dokumen, dan menandatanganinya menggunakan UKEC (tanda tangan elektronik berkualitas yang disempurnakan).
Sekarang kita akan menganalisis operasi sistem secara lebih rinci sesuai dengan skema di atas.
Permintaan dihasilkan dari entitas "Kartu Mitra" atau "Proyek". Saat mengirim permintaan, catatan dihasilkan dalam tabel kueri. Ini berisi deskripsi permintaan dan parameter. Objek codeunit bertanggung jawab untuk menghasilkan permintaan. Entri dalam tabel dibuat dengan status Ready, yang berarti bahwa permintaan siap dikirim. Tabel kueri berisi deskripsi badan permintaan. Semua dokumen yang diminta ada di tabel dokumen. Ketika sebuah dokumen diminta, nilai "Diminta" diatur di bidang "Status EDI".
Pekerjaan pada server CORUS yang berjalan pada agen SQL memonitor entri dengan status Siap di tabel kueri. Ketika catatan semacam itu ditemukan, tugas mengirim permintaan ke portal E-Leasing. Jika pengiriman berhasil, catatan ditandai di tabel dengan status Dijawab, jika tidak, dengan status Kesalahan. Hasil respons dicatat dalam tabel yang berbeda: kode respons dari server dan deskripsi kesalahan, jika permintaan tidak dapat dikirim, ke dalam satu tabel; catatan yang menggambarkan badan respons ke yang lain, dan yang ketiga, catatan dengan file yang diperoleh sebagai hasil dari permintaan, dengan nilai Buat di bidang Status dan nilai Periksa di bidang Status Pindai. Selain itu, tugas memantau acara dari portal E-Leasing dan menghasilkan kueri di tabel kueri, yang diproses sendiri.
Tugas lain memonitor entri dalam tabel dokumen yang diterima dengan nilai Buat di bidang Status dan nilai Terverifikasi di bidang Status Pemindaian. Tugas ini berjalan setiap 10 menit. Antivirus bertanggung jawab untuk bidang Status Pemindaian, dan jika pemindaian berhasil, nilai Terverifikasi ditulis. Fungsionalitas ini milik layanan IB. Objek codeunit bertanggung jawab untuk memproses catatan. Jika entri dalam tabel dokumen yang diterima diproses dengan sukses, itu ditandai di bidang Status dengan nilai Sukses dan dokumen yang diminta di bidang "Status EDI" di tabel dokumen menerima status "Diterima". Jika tidak mungkin untuk memproses catatan dalam tabel dokumen yang diterima, maka itu ditandai di bidang Status dengan nilai gagal dan deskripsi kesalahan dicatat dalam bidang "Teks kesalahan". Tidak ada perubahan dalam tabel dokumen.
Tugas ketiga memonitor semua catatan dalam tabel dokumen yang memiliki nilai tidak kosong dalam status dan bukan nilai "Diterima". Tugas dipenuhi sekali sehari pada pukul 23:30 dan menarik semua dokumentasi kontrak yang tidak ditandatangani untuk hari ini. Tugas menghasilkan permintaan untuk menghapus dokumentasi kontrak dalam tabel permintaan dan jawaban dan mengubah bidang "Status" ke nilai "Dipanggil" dalam tabel dokumen.
E-Leasing oleh pengguna
Untuk pengguna, semuanya dimulai dengan menerima undangan untuk bergabung dengan EDI dari manajer klien kami. Klien menerima surat dan menjalani prosedur pendaftaran sederhana. Kesulitan dapat timbul hanya jika tempat kerja pengguna tidak siap untuk bekerja dengan tanda tangan elektronik. Sebagian besar panggilan dukungan teknis dikaitkan dengan ini. Sistem ini memungkinkan rekanan untuk memberikan akses ke akun pribadi karyawannya - misalnya, akuntan untuk bekerja dengan faktur, dll.
PendaftaranSkema kerja selanjutnya juga sesederhana mungkin untuk masing-masing pihak. Permintaan untuk dokumen transaksi, serta penandatanganan dokumentasi kontrak, dilakukan melalui pengaturan tugas dalam sistem internal kami.
Permintaan BerkasSetelah mengirimkan permintaan atau dokumen apa pun kepada klien untuk ditandatangani, pemberitahuan akan dikirim ke emailnya bahwa kegiatan yang sesuai telah dihasilkan di akun pribadinya. Dari antarmuka-nya, klien mengunggah paket dokumen ke sistem, menaruh tanda tangan elektronik, dan kita dapat mempertimbangkan transaksi. Setelah ini, dokumentasi kontrak ditandatangani di sepanjang rute "Pemasok - Klien - Sberbank Leasing".
Kontrak saat iniManajemen dokumen elektronik dalam kasus kami tidak selalu menyiratkan tindakan klien dari awal hingga akhir. Anda dapat terhubung ke sistem di setiap tahap transaksi. Sebagai contoh, klien memberikan dokumen di atas kertas, dan kemudian memutuskan untuk menandatangani kesepakatan di EDI - skenario ini dapat diimplementasikan. Demikian pula, pelanggan yang memiliki perjanjian leasing yang valid dengan Sberbank Leasing dapat terhubung ke E-Leasing untuk menerima faktur elektronik.
Setelah menghitung dampak ekonomi dari penggunaan E-Leasing, kami menawarkan diskon tambahan kepada pelanggan untuk menggunakan layanan ini. Ternyata tidak adanya kebutuhan untuk pergi ke klien dan pemasok untuk menandatangani, serta mencetak dan menjahit kontrak, pada akhirnya
mengurangi biaya transaksi (pembuatan dan pemeliharaan) sebesar 18% .
Bagaimana proyek akan berkembang
Saat ini, E-Leasing stabil, meskipun tidak sempurna. Mekanisme pengiriman faktur elektronik kepada karyawan kami masih tidak ramah pengguna. Masalahnya dijelaskan oleh fakta bahwa prosedur ini sendiri cukup rumit, karena operator EDI selalu terlibat di dalamnya. Dia mengeluarkan tanda terima bahwa dia mengeluarkan faktur, manajer menandatangani tanda terima ini. Kemudian pengguna di sisi lain (klien) menandatangani pemberitahuan dan tanda terima, yang sekali lagi melalui operator manajemen dokumen elektronik. Dalam versi mendatang, kami akan mencoba membuat proses ini lebih nyaman. Fungsionalitas "permintaan dokumen pemantauan", yang cukup relevan untuk pelanggan besar, juga terletak di "zona pengembangan".
Dalam enam bulan ke depan, kami berencana untuk memindahkan sistem ke platform baru, yang akan mengoptimalkan pekerjaan dengan EDI, membuat antarmuka lebih mudah dimengerti dan menyenangkan bagi pengguna, dan memperluas fungsionalitas akun pribadi Anda. Dan juga menambahkan fitur baru - mulai dari membuat permintaan hingga melihat dokumen untuk semua transaksi yang dilakukan klien melalui E-Leasing. Kami berharap bahwa sistem, di mana pelanggan, pemasok dan penjamin sudah bergabung secara aktif, akan menjadi lebih nyaman bagi semua orang.