Bagaimana cara tetap fokus saat bekerja di kantor rencana terbuka?

Di mana Anda bekerja terbaik?

Tahun lalu, saya sangat terpesona oleh perselisihan tentang kantor rencana terbuka dan tertarik pada tips tentang bagaimana tetap fokus di bawah masuknya gangguan. Manajer bersikeras bahwa perlu untuk berinteraksi dengan kolega. Profesor - apa yang perlu Anda fokuskan . Bagaimana menemukan keseimbangan antara ini dan itu?

Jawabannya mungkin tidak sesederhana kembali ke bilik berpagar. Bahkan di kantor di balik pintu tertutup, tidak selalu mungkin untuk bersembunyi dari gangguan dunia maya. Sekarang, ketika teknologi baru memungkinkan Anda untuk selalu berhubungan, sikap terhadap komunikasi dengan rekan kerja telah berubah.

Berkat SMS, panggilan menjadi dirasakan sebagai cara komunikasi yang terlalu mengganggu. Obrolan mengubah email menjadi rutinitas yang membosankan. Menonaktifkan notifikasi membantu Anda tidak terganggu, tetapi apakah itu benar-benar memungkinkan untuk memasuki keadaan "mengalir" - atau apakah kita hanya membangun bunker yang semakin terisolasi?

Jennifer Brook, sebagai spesialis dalam penelitian SDM di Dropbox, mewawancarai banyak orang dari seluruh dunia . Dari percakapan dengan pekerja pengetahuan dari berbagai bidang, ia belajar bagaimana mereka beralih di antara dua lingkungan kerja.

Diterjemahkan ke Alconost

"Ada contoh yang menarik ketika mereka mengatakan kepada saya:" Saya suka di kantor, tetapi di sana saya tidak bisa mengerjakan apa yang membutuhkan konsentrasi ""
- Jennifer Brooke

Brooke mengatakan: “Banyak yang menyatakan gagasan bahwa waktu optimal untuk bekerja di kantor adalah dua hingga tiga hari seminggu, dan jumlah yang sama dari rumah. Orang-orang yang diwawancarai secara teratur mengatakan, "Saya sangat suka di kantor, tetapi di sana saya tidak dapat mengerjakan apa yang membutuhkan konsentrasi."

Studi menunjukkan bahwa karyawan sering mengeluh tentang gangguan yang melekat pada kantor rencana terbuka. Sebagai contoh, salah satu masalah adalah ketika orang berbicara di kantor, mereka sering berbicara tentang sesuatu yang mungkin menarik bagi Anda. David Barkus menulis dalam artikel Tinjauan Bisnis Harvard :

“Obrolan tenang rekan kerja dan sedikit ventilasi seharusnya membantu fokus. Masalahnya mungkin kita di kantor tidak bisa menghentikan diri dari terlibat dalam percakapan orang lain dan tidak membiarkan diri kita mengganggu ketika kita ingin berkonsentrasi. "

Agar tidak terganggu, karyawan menggunakan sinyal eksternal - misalnya, kenakan headphone - yang memungkinkan Anda membenamkan diri dalam pekerjaan. Tetapi ketika rekan kerja ingin menghubungi Anda, itu menyebabkan ketidaknyamanan. Akibatnya, pemimpin tim sering kali harus melindungi bawahan mereka dari gangguan.

“Mereka mengisolasi bawahannya dari yang lain sehingga mereka bisa berkonsentrasi. Pemimpin tim di perusahaan adalah semacam perantara yang memberikan perlindungan dan dukungan kepada karyawan mereka, kata Brook. - Jadi, percakapan tentang bunker masuk ke percakapan tentang perbatasan. Tim, departemen dalam organisasi, terutama yang besar, membutuhkan batasan. Tetapi pada saat yang sama, kami membutuhkan orang-orang yang dapat menyediakan pertukaran informasi dan pemrosesan permintaan dengan cara yang saling menguntungkan dan memenuhi kebutuhan tim dan organisasi kami. "

"Mekanisme interaksi ide acak dibangun ke dalam arsitektur ruang."

Pertanyaannya adalah: bagaimana mengatur batas yang fleksibel tanpa memutus alur kerja?

Banyak yang ingat cara Bell Labs mengatur ruang kerja yang mendorong penyerbukan silang gagasan. "Para ilmuwan riset memiliki laboratorium, kamar, dan kantor mereka sendiri," kata Brooke. "Tetapi untuk mencapai ruang yang tepat di gedung, mereka harus berjalan jauh di sepanjang koridor di mana mereka mau tidak mau bertemu dengan karyawan lain." Mekanisme interaksi ide acak dibangun ke dalam arsitektur ruang. "

Ini membuka jalan bagi semacam " pembelajaran simulasi bersama " yang membantu menerapkan pengetahuan yang diperoleh dan meningkatkan pertukaran mereka dalam organisasi.

“Bagaimana organisasi dapat memastikan pekerjaan karyawan dalam tim sehingga, di satu sisi, mereka memiliki batasan untuk perlindungan terhadap gangguan, dan di sisi lain, beberapa permeabilitas komunikasi? - tanya Brooke. "Agar lahir ide, bahwa karyawan mengerjakan tugas yang tidak dicakup oleh proyek, sehingga mereka menemukan topik yang menarik bagi mereka, orang lain dan kelompok yang dapat digunakan untuk berinteraksi?"

Karyawan tidak perlu menunggu sampai seorang manajer turun tangan, perantara atau perusahaan lain mengubah gaya kerja mereka. Brooke mengatakan bahwa ada beberapa strategi berbeda yang bisa Anda coba dalam menemukan cara untuk tetap fokus dan tetap terbuka untuk interaksi.

Jennifer mulai memperhatikan bahwa karyawan dalam organisasi mulai menutup akses ke kalender mereka.

“Banyak percakapan yang dilakukan sebagai bagian dari studi musim panas lalu memiliki dampak besar pada bagaimana saya mengatur hidup dan pekerjaan saya tahun lalu,” kata Brooke. - Salah satu metode organisasi seperti itu, saya memilih kalender saya. "Saya mengalihkan perhatian menjaga perbatasan ke kalender, karena ini adalah perantara saya dalam bekerja dengan perusahaan."

“Saya mencoba melakukan ini: tiga hari seminggu, waktu dalam kalender saya tidak boleh ditempati oleh karyawan lain, dan pada dua hari lainnya, sebaliknya, interaksi didorong. Untuk beberapa alasan, metode "tiga hari keheningan + dua hari komunikasi" bekerja dengan baik. "

Jennifer mulai memperhatikan bahwa karyawan dalam organisasi mulai menutup akses ke kalender mereka, dan ini mengilhami dia untuk melakukan hal yang sama - untuk mengendalikan jadwalnya sendiri.

“Saya agak memiliki interval waktu yang dapat diisi dengan jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan saya,” jelas Brooke. - Ini adalah konsep batas permeabel, kan? "Saya ingin semua orang di organisasi memahami bahwa Anda dapat berbicara dengan saya atau meluangkan waktu di kalender saya."

Brooke mengatakan bahwa manipulasi sederhana dengan kalender mempengaruhi bagaimana orang lain berhubungan dengan pertemuan dengannya: “Orang-orang yang tidak akrab dengan saya biasanya menghubungi untuk meminta izin dan menjelaskan konteks komunikasi yang akan datang. Dan ini adalah komunikasi yang lebih terhormat. Jika Anda memiliki taman yang indah dan pagar di sekitarnya, tidak ada yang akan memetik tomat Anda: Anda kemungkinan besar akan ditanya terlebih dahulu apakah ini bisa dilakukan. "

Namun, setelah menyetujui pertemuan, satu keputusan penting lagi harus dibuat: berapa banyak waktu yang harus dialokasikan untuk ini?

"Dalam kalender, satuan waktu default adalah jam," kata Jennifer. - Dan saya pikir dengan cara tertentu mengendalikan waktu dan perhatian kita. Pada saat yang sama, bagi saya tampaknya menyisihkan satu jam untuk rapat itu bodoh. Satu jam yang dihabiskan untuk percakapan membutuhkan satu jam lagi untuk bersiap, dan jumlah yang sama untuk refleksi lebih lanjut dan tindakan lainnya. Ternyata rapat satu jam biasanya menghasilkan tiga hingga empat jam kerja. ”

Akibatnya, sedikit waktu yang tersisa untuk melakukan pekerjaan yang diperlukan. Jadi bagaimana Anda menemukan tempat dan waktu untuk ini - di kalender dan di kantor?

Kantor rencana terbuka belum menjadi utopia bagi pengusaha dalam arti bekerja bersama, tetapi tampaknya kita harus bekerja di dalamnya di masa mendatang . Sementara itu, kami belum menemukan paradigma baru untuk mengatur ruang kantor - asah kemampuan Anda untuk tetap fokus dan mencari cara untuk melindungi waktu kerja Anda dari "perambahan". Karena bahkan jika Anda tidak mengendalikan lingkungan tempat Anda bekerja, Anda dapat mengendalikan perbatasan Anda.

Tentang penerjemah

Artikel ini diterjemahkan oleh Alconost.

Alconost melokalkan game , aplikasi , dan situs dalam 70 bahasa. Penerjemah asli bahasa, pengujian linguistik, platform cloud dengan API, pelokalan berkelanjutan, manajer proyek 24/7, segala format sumber daya string.

Kami juga membuat video iklan dan pelatihan - untuk situs yang menjual, gambar, iklan, pelatihan, permainan asah, penjelajah, trailer untuk Google Play dan App Store.

→ Baca lebih lanjut