Transformasi digital pelatihan dan sertifikasi staf lapangan

Hari ini kita akan berbicara tentang solusi yang membantu mengotomatiskan proses pelatihan karyawan yang berkesinambungan dan mengecualikan pekerjaan kertas dari proses ini.

Klien kami adalah perusahaan manufaktur federal. Merchandiser nya bertanggung jawab atas ketersediaan barang di toko, representasi rak, materi POSM (iklan), pengetahuan penjual tentang produk, dll. Supervisor melatih, mengevaluasi, dan mengendalikan karyawan lapangan. Ada standar perusahaan dan proses yang diatur dengan jelas untuk ini.

Sebelumnya, informasi berharga tentang hasil pelatihan atau sertifikasi dicatat hanya di atas kertas. Pada siang hari, pengawas, bersama dengan pedagang, pergi melalui 20 outlet dan mengisi formulir ringkasan kertas di masing-masing. Kemudian akan diproses untuk memberikan umpan balik kepada orang tersebut.



Kami di True Engineering telah menciptakan alat teknologi yang membantu pengawas merencanakan pengembangan tim mereka, mencatat hasilnya dan mengambil stok. Artikel ini akan memberikan detail.

Bagaimana proses pengembangan diatur

Proses pengembangan multi-stage. Pelatihan diberikan selama pengoperasian merchandiser di gerai ritel. Pengiring berganti dengan pelatihan dan sertifikasi.

Proses pengembangan berkelanjutan memecahkan dua masalah:

1. Pertumbuhan profesional pemula yang cepat karena pengawalan yang sering di lapangan

Pengawas memilih pedagang dan menetapkan 2 tujuan untuk dukungan, misalnya, mengembangkan keterampilan presentasi dan bekerja dengan keberatan. Kemudian dia mencetak kuesioner dan pergi sepanjang rute dengan merchandiser ke 20 outlet. Sepanjang hari ia memantau pekerjaan pedagang, memeriksa untuk melihat apakah karyawan memperhitungkan saran dan komentar yang dibuat terakhir kali, memberikan rekomendasi dan mencatat semua hasil dalam kuesioner. Pada akhirnya, ia menyimpulkan dan menyusun rencana pengembangan, yang akan diperhitungkan pada pengiring berikutnya.

2. Pelestarian kualitas kerja karyawan berpengalaman melalui sertifikasi dan audit outlet secara berkala

Sertifikasi berlangsung serta pelatihan: seorang supervisor menemani seorang karyawan di gerai-gerai ritel dan memantau kualitas pekerjaannya. Audit berlangsung tanpa pedagang barang. Supervisor sendiri pergi berbelanja, setelah sebelumnya mencetak indikator utama untuk setiap outlet. Selama kunjungan, ia mengisi formulir ringkasan dan membuat laporan foto di telepon. Berdasarkan hasil, pengawas menyesuaikan rencana pengembangan dan membuat rekomendasi.

Dengan demikian, pada akhir hari, pengawas memiliki formulir kertas yang sudah diisi. Kemudian dia membutuhkan waktu ekstra untuk menyiapkan hasil akhir untuk umpan balik kepada karyawan dan untuk mentransfer hasil seluruh tim ke lembar kerja Excel. Semua ini membantu melacak dinamika perkembangan tim dan merencanakan acara berikutnya. Dalam sebulan, pengawas harus bertemu dengan masing-masing bawahan, dan rata-rata ada 7 dari mereka.

Jelas ada kesulitan dalam proses ini:

1. Banyak pekerjaan kertas. Orang-orang mengisi kuesioner kertas - tidak nyaman dan melelahkan.
2. Data terpecah-pecah: peringkat merchandiser dalam bentuk kertas, dan gambar tata letak produk ada di telepon. Dan untuk memberikan umpan balik, mereka perlu disatukan dan diproses.
3. Untuk menilai level dan memahami dinamika pengembangan untuk karyawan atau tim tertentu, perlu untuk menghitung secara manual poin untuk setiap kuesioner dan menulis hasil ini ke dalam lembar kerja Excel.
4. Sulit untuk membuat tujuan belajar lintas sektoral - sehingga setiap pertemuan berikutnya bekerja untuk hasil tunggal dan memperhitungkan pertemuan sebelumnya. Sejarah pengawalan tetap dalam bentuk kertas dan tidak terhubung dengan hasil dalam tabel Excel dan, karenanya, tidak dianalisis dengan cara apa pun.

Komposisi Solusi

Solusi kami terdiri dari portal web dan aplikasi seluler untuk iPad.



Di portal, pengawas merencanakan pelatihan, sertifikasi, dan audit outlet selama seminggu. Selama pengawalan, pengawas mengisi kuesioner dalam aplikasi mobile: mengevaluasi kualitas pekerjaan sesuai dengan standar perusahaan, merencanakan tujuan, menunjukkan kekuatan dan kelemahan karyawan dan merumuskan tugas untuk pengembangan diri. Kemudian itu memberikan umpan balik kepada merchandiser dan mengirimkan hasilnya untuk penyimpanan ke portal.

Kembali ke portal, penyelia menganalisis hasil dan dinamika pengembangan tim atau karyawan tertentu untuk periode tersebut. Dan berdasarkan informasi ini, ia merencanakan acara berikut.



Kami mengembangkan portal Angular 5 (versi terbaru saat itu), backend pada .Net Core 2.2, dan aplikasi seluler di Swift.

Backend diimplementasikan atas dasar arsitektur layanan mikro dan dibagi menjadi 9 layanan terisolasi berdasarkan satu tanggung jawab tunggal. Satu layanan hanya berurusan dengan perencanaan, yang lain - menyimpan dan menampilkan hasilnya, yang ketiga - berinteraksi dengan aplikasi mobile, yang keempat - bekerja dengan foto dan sebagainya. Karena ini, perubahan pada satu layanan sama sekali tidak mempengaruhi pekerjaan yang lain.



Microservices berkomunikasi satu sama lain melalui bus RabbitMQ + Mass Transit. Setiap layanan memiliki database sendiri, akses ke database "asing" dilarang.

Ada juga database pelanggan yang terpisah di mana daftar pengguna dan peran mereka, subordinasi, daftar outlet, informasi produk, dan data lainnya disimpan. Data ini disinkronkan oleh layanan integrasi Layanan. Integrasi. ( Kami menulis lebih banyak tentang arsitektur di Habr sebelumnya).

Transformasi digital pelatihan dan sertifikasi

• Perencanaan Acara

Ternyata dalam proses perencanaan, penyelia mengandalkan terlalu banyak faktor:

• tingkat kompetensi karyawan,
• urutan kegiatan
• hasil pelatihan, sertifikasi, audit terbaru,
• kekuatan dan kelemahan
• menetapkan tujuan dan sasaran untuk pengembangan,
• Waktu yang disediakan untuk setiap karyawan selama sebulan.

Oleh karena itu, kami mengusulkan tidak hanya UI / UX, tetapi metodologi perencanaan yang dipikirkan dengan matang dan intuitif sehingga pengawas dapat melihat semua informasi ringkasan untuk membuat keputusan dan tidak ketinggalan apa pun dalam proses pembelajaran.

Di portal, pengawas melihat seluruh timnya dan merencanakan serangkaian acara untuk bulan mendatang, dengan mempertimbangkan semua informasi tentang waktu yang diambil dan kegiatan yang dilakukan sebelumnya. Pendekatan ini memberikan pelatihan yang lebih seragam untuk seluruh tim: semua orang dan indikator yang fokus fokus. Jika seorang pemula telah dilatih minggu ini, sertifikasi minggu depan perlu direncanakan untuk memahami bagaimana ia telah berkembang sejak saat itu, dan kemudian outlet dapat diaudit. Semua ini mudah diatur dalam presentasi bulanan, sementara paket mudah diubah menggunakan seret & jatuhkan.



Kinerja mingguan sudah digunakan untuk tingtur yang lebih rinci dari kegiatan yang direncanakan, agar tidak melupakan proses.



• Pengaturan aktivitas

Pengawas membuka kartu aktivitas yang direncanakan, yang secara otomatis menggantikan informasi tentang kekuatan dan kelemahan karyawan dari pengawalan sebelumnya, sehingga lebih mudah untuk mengingat levelnya dan membuat keputusan berdasarkan informasi ketika memilih tujuan untuk pelatihan yang akan datang. Dalam hal ini, pengguna dapat menambahkan komentar dan melihat hasil pengawalan sebelumnya.



Misalnya, pelatihan karyawan yang direncanakan di toko terlihat seperti ini:



Kartu kegiatan yang direncanakan terkait langsung dengan templat kuesioner untuk acara ini. Kami telah membuat template untuk semua jenis acara: dukungan untuk tujuan pelatihan, sertifikasi dan audit. Templat adalah sekumpulan blok pertanyaan dan jawaban yang berbeda, atas dasar pembentukan kuesioner.

Di templat, Anda dapat membuat daftar pertanyaan, urutan, jenis, berat, dan bentuk pertanyaan:

• dengan jawaban ya / tidak
• pilih opsi dari daftar,
• kotak teks dan sebagainya.

Berbagai pertanyaan dapat dikelompokkan. Misalnya, Anda bisa membuat blok dengan daftar produk, dan sebaliknya setiap bidang adalah bidang untuk memasukkan kuantitas. Atau gabungkan daftar pertanyaan ke dalam kelompok berdasarkan bidang kegiatan, misalnya, semua pertanyaan untuk menguji keterampilan bekerja dengan keberatan.

Portal web bekerja dengan layanan penjadwalan, yang menginformasikan layanan lain tentang semua perubahan dalam kegiatan yang direncanakan melalui bus data.

• Sinkronisasi aplikasi seluler dengan portal

Setelah merencanakan portal, pengawas membuka aplikasi seluler yang secara otomatis memanggil Service.Mobile dan meminta daftar dukungan dan audit terjadwal bersama dengan templat kuesioner yang sesuai.

Diagram di bawah ini menunjukkan struktur yang digunakan aplikasi seluler dan atas dasar mana UI dibangun untuk pemeliharaan atau audit.



Aktivitas - pertemuan yang dibuat oleh pengguna.

Bagian (Bagian) - elemen yang digambar dalam UI aplikasi seluler tergantung pada jenisnya (properti objectType). Misalnya, itu bisa berupa grup yang diberi nama atau semacam kontrol. Di bagian ada tautan ke daftar bagian bersarang, mis. bersarang bagian tidak terbatas.

Tangkapan layar di bawah ini menunjukkan bagaimana kegiatan ditampilkan dalam aplikasi seluler di iPad. Bagian 1 memiliki bagian bersarang (2) dalam bentuk pertanyaan, mereka memiliki tipe objek yang berbeda.



Dengan demikian, kami mendapatkan kesempatan untuk menyesuaikan template dan struktur profil kami secara fleksibel dan pada saat yang sama tidak akan merilis kembali aplikasi seluler.

• Mendukung dan mengisi kuesioner

Di layar utama aplikasi seluler menampilkan informasi tentang karyawan dan tingkat kompetensinya, serta seperangkat kuesioner yang harus diisi sebagai bagian dari pemeliharaan atau audit:

• Persiapan untuk pelatihan lapangan - harus diselesaikan pada awal hari,
• Templat kuesioner - diisi untuk setiap outlet,
• Standar kerja - harus diselesaikan pada akhir hari kerja.

Pengawas menemani bawahan di toko, mengamati pekerjaannya dan menjawab kuesioner. Di setiap profil, kami menampilkan ringkasan tentang kekuatan dan kelemahan karyawan, sehingga supervisor fokus pada pengembangan keterampilan khusus. Kami juga menampilkan skala dengan hasil dukungan saat ini sehingga supervisor dapat bekerja pada bawahannya di sini dan sekarang.

Dalam proses dukungan, pengawas membuat komentar pada sekelompok pertanyaan, membuat laporan foto, sehingga pada akhir hari kerja memberikan umpan balik yang kompleks. Setiap kuesioner memiliki blok kekuatan dan kelemahan yang diisi sepanjang hari dan merupakan pedoman untuk perencanaan pengembangan karyawan selanjutnya.



• Mengirim profil ke server

Pada akhirnya, pengawas memberikan umpan balik yang panjang kepada merchandiser dan mengirimkan hasil perawatan ke portal. Pertama, data dasar untuk kuesioner yang lengkap hilang, dan kemudian foto-foto.



• Memproses hasil

Profil dikirim ke server dan ditampilkan di portal web, dan strukturnya menyerupai template. Data juga disimpan dalam bentuk universal dan terpisah dari komponen lain. Dengan demikian, kami memperoleh independensi dari perubahan dalam struktur kuesioner bahkan dalam laporan.

Hasil memungkinkan pemimpin untuk membuat laporan dengan berbagai bagian kinerja: seluruh tim dan setiap karyawan.

• Ada informasi tentang berapa banyak pertemuan dan jenis apa yang dibuat dalam sebulan, berapa banyak yang terjadi,
• Anda bisa mendapatkan laporan tentang kompetensi bawahan (semuanya dievaluasi dalam poin, sehingga Anda dapat memvisualisasikan dinamika),
• Anda dapat menganalisis dinamika perkembangan seluruh tim. Dan jika perlu, lihat hasil terperinci dari dukungan atau audit khusus, bersama dengan jawaban atas pertanyaan, komentar, laporan foto dan catatan lain untuk memahami alasan perubahan tersebut.
• Ada statistik untuk Rusia secara keseluruhan, untuk setiap wilayah dan kota.

Laporan dapat disimpan dalam PDF atau Excel.

Untuk membuat laporan menggunakan Layanan Pelaporan SQL Server. Faktanya, dengan laporan semuanya tidak mudah, karena kami ingin mempertahankan kesinambungan gaya desain bahkan dalam tabel dan nuansa cukup untuk artikel yang terpisah. Kami berjanji bahwa dalam waktu dekat kami akan menulis artikel terperinci tentang solusi yang kami gunakan.

Hasil

Solusi ini memungkinkan dilakukannya pelatihan dan sertifikasi karyawan pada tingkat yang berbeda secara kualitatif, untuk menganalisis kompetensi dan keterampilan karyawan. Ini telah beroperasi selama lebih dari 10 bulan, dan selama waktu itu lebih dari 3.700 pemeliharaan dan audit telah dilakukan.

Aplikasi iPad telah menggantikan profil kertas ringkasan. Sangat meningkatkan kecepatan pengisian dan efisiensi pengawas. Sekarang lebih banyak waktu yang tersisa untuk observasi, pelatihan dan memberikan umpan balik terperinci.

Bagian portal memungkinkan Anda untuk melihat laporan dalam satu klik, mengunggah dinamika oleh karyawan, oleh tim, dan oleh setiap jenis aktivitas. Dari laporan tersebut Anda dapat melihat kuesioner yang diisi, lihat detail untuk setiap pertemuan dengan setiap karyawan. Memahami alasan perubahan. Lihat laporan foto dan komentar. Dan rencanakan pengembangan tim lebih lanjut berdasarkan banyak faktor dan analitik terintegrasi.

Pengembangan lebih lanjut

Arsitektur sistem memiliki potensi besar untuk penskalaan dan pengembangan.
Di masa depan, solusi tersebut dapat dengan mudah dilengkapi dengan fungsionalitas untuk pengumpulan cepat informasi tambahan untuk kebutuhan pemasaran (misalnya, untuk menganalisis representasi setiap merek di etalase berdasarkan pada solusi ilmu data kami untuk mengenali produk dari foto etalase), departemen logistik, produk dan SDM perusahaan, dan dengan demikian sekali lagi dapat mengubah pekerjaan semua pihak yang berkepentingan secara kualitatif.