Habr, halo!
Setiap orang yang bekerja di setidaknya satu perusahaan besar yang tersebar secara geografis dengan jaringan cabang di seluruh negeri, menghadapi masalah: "Bagaimana cara memberi tahu pihak yang berkepentingan tentang layanan dan layanan yang Anda berikan di dalam unit Anda? Bagaimana menghindari duplikasi laporan / pengembangan fungsional karena fragmentasi tim TI dari berbagai daerah di negara yang luas, bagaimana memusatkan data dan pelaporan, bagaimana mengurangi biaya perusahaan untuk mengembangkan laporan? "
Masalah ini belum melewati tim kami, tim intelijen bisnis untuk manajemen data. Tetapi bagaimana cara menyampaikan informasi tentang apa yang saat ini kita miliki, proyek apa yang sedang kita kerjakan, dan bagaimana berinteraksi dengan kita? Kami akan berbicara tentang alat komunikasi kami dan saya harap Anda akan membagikan rekomendasi Anda.
Yang kami mulai adalah membangun portal. Untuk memulai dengan cepat, wiki dimunculkan di mana mereka mencerminkan aspek-aspek utama dari layanan dan proses mereka. Kemudian mereka memparalelkan kegiatan mereka. Di satu sisi, mereka mulai bekerja pada portal penuh dengan antarmuka yang nyaman dan fungsional. Di sisi lain, mereka mengisi konten di wiki dengan tujuan untuk menggunakannya kembali.
Jadi, mari kita bicara tentang konten yang ingin kita tayangkan. Tujuan utama kami adalah membuat database laporan diimplementasikan di perusahaan - "Daftar laporan". Idenya bagus, tapi ... pertanyaan segera muncul: "Data apa yang harus ditunjukkan dalam registri sehingga pengguna memahami jenis laporan apa itu dan apakah itu cocok untuknya?"
Memang, jika kita menunjukkan nama, maka ini jelas tidak akan cukup, dan jika kita menunjukkan semua yang kita ketahui dari laporan, termasuk tumpukan teknologi, itu akan menjadi kelebihan informasi yang jelas, yang dapat menakutkan.
Lalu di mana jalan tengah ini yang akan memungkinkan pengguna untuk memahami informasi penting utama pada laporan, tetapi tidak akan berlebihan baginya? Semua orang mungkin akan menjawab pertanyaan ini dengan caranya sendiri, tetapi kami akan berbagi dengan Anda pendekatan kami dalam menyusun daftar:
- Nama laporan - baik, semuanya jelas, tanpa mengetahui namanya, tidak mungkin untuk menggunakan laporan.
- Deskripsi singkat dari laporan - semuanya jelas di sini juga, nama tidak selalu sepenuhnya mencerminkan esensi laporan, oleh karena itu, dalam deskripsi singkat kami menunjukkan indikator utama dan bagian untuk pembuatannya.
- Sistem pelaporan - item ini relevan jika Anda memiliki lebih dari satu sistem pelaporan. Anda perlu memahami sistem pelaporan mana yang diterapkan.
- Frekuensi ketersediaan data - ini bisa sangat penting bagi pengguna. Misalnya, laporan diperbarui setiap bulan, dan untuk tujuan tertentu, pembaruan harian diperlukan.
- Kedalaman ketersediaan data - penting untuk memahami berapa banyak data yang ada dalam laporan.
- Tautan ke dokumentasi - jika, setelah melihat semua yang kami tunjukkan sebelumnya, pengguna tertarik pada laporan, maka Anda dapat masuk dan melihat dokumen dengan deskripsi yang lebih terperinci, yang menjelaskan semua persyaratan terperinci.
- Kontak orang - seorang karyawan yang dapat memberi saran kepada kolega jika ada pertanyaan pada laporan.
- Tautan ke laporan - jika ada pemahaman bahwa laporan tersebut sesuai, maka Anda dapat langsung mengklik tautan dan masuk ke formulir laporan.
Dan sekarang dalam rangka.
1. Daftar Istilah
Di perusahaan besar, semua orang berbicara bahasa yang berbeda. Untuk satu departemen, alamat adalah alamat untuk pendaftaran, dan untuk yang lain, alamat tempat tinggal yang sebenarnya.
Bagaimana cara mengatasi masalah ini? Satu kosakata istilah, singkatan, dan konsep yang sangat terspesialisasi datang ke bantuan - glosarium. Untuk pengembangan yang kami mulai.
2. Registri
Dalam registri, kami mencerminkan semua laporan, tetapi ada banyak dari mereka. Tidak perlu menghitung bahwa pengguna akan melihat semua yang terdaftar di dalamnya. Pencarian kata kunci mungkin tidak selalu berfungsi dengan benar. Untuk membantu dalam pencarian, kami membagi semua laporan berdasarkan area subjek dan menampilkan bidang ini dalam filter.
Dan apa lagi yang bisa dimasukkan dalam register untuk tujuan memberi informasi? Sudah ada atas pertimbangan Anda, tetapi masih ada banyak opsi: pelanggan yang melapor (yaitu, yang umumnya menetapkan persyaratan untuk laporan ini), sumber informasi awal (yaitu tempat data berasal dari penyimpanan), alat visualisasi, dan banyak lagi.
Apakah registri cukup untuk menyelesaikan kebutuhan pengguna tanpa penjelasan rinci tentang komposisi atribut? Tentu saja tidak. Dan untuk setiap laporan, kami mulai menyiapkan uraian ini.
Tentu saja, untuk menunjukkan hanya nama atributnya yang akan kecil. Karena itu, kami memutuskan untuk menunjukkan poin-poin berikut:
- Nama atribut - semuanya jelas
- Deskripsi atribut - di sini makna bisnis istilah diindikasikan dan, jika dihitung, maka logika bisnis kalkulasi
- Jenis Atribut - Dimensi atau Metrik
- Kategori atribut - atribut hanyalah filter, atau hanya tercermin dalam laporan, atau secara umum ditampilkan sebagai filter dan sebagai atribut laporan
Glosarium dan interaksi registri
Dan sekarang kami memiliki alat yang mudah untuk melihat laporan yang diterapkan di perusahaan, dan ini sudah merupakan kemenangan besar. Dan TAPI muncul lagi ...
Tetapi apa hubungan antara Registry Laporan dan deskripsi laporan umum, registri laporan dengan deskripsi laporan terperinci dan glosarium?
Untuk menjawab pertanyaan ini, mari kita lihat diagram:
Jadi, pengguna dapat memulai pencarian baik dari registry laporan dengan deskripsi umum, atau dari glosarium.
Dan kemudian transisi dikonfigurasi:
- Glosarium - Deskripsi lengkap laporan - dalam transisi ini, ketika Anda mengklik nama istilah, Anda akan dibawa ke halaman tersebut untuk deskripsi terperinci dari istilah tersebut, yang menampilkan laporan yang menggunakan istilah ini. Melalui nama laporan, Anda dapat masuk ke daftar laporan.
- Registri laporan - Deskripsi lengkap laporan - dalam transisi ini, ketika Anda mengklik nama laporan, Anda akan dibawa ke selembar dengan deskripsi rinci laporan, di mana struktur atributif ditunjukkan. Melalui setiap atribut, Anda dapat pergi ke glosarium.
Jadi kami dapat menghubungkan dua alat pelaporan utama untuk pelaporan yang diterapkan dan meletakkan dasar untuk proses Lineage Data yang lengkap.
Tetapi ini tidak semua layanan informasi yang telah kami terapkan. Selain pelaporan yang dikembangkan, kami ingin menunjukkan data apa yang kami miliki di repositori dan seberapa sering itu diunduh. Untuk tujuan ini, kami menerbitkan Peta Data di portal.
3. kartu data
Karena kami membutuhkan alat sederhana dan dapat dipahami yang dapat digunakan oleh pengguna yang tertarik, kami membuat dasbor yang terdiri dari dua tab:
- Pada tab utama, kami menunjukkan semua sumber yang terhubung ke repositori kami. Dan kami memiliki banyak dari mereka - lebih dari 150 buah. Tetapi informasi tentang nama sumber tidak akan berguna jika kami tidak mencerminkan peraturan dan tanggal pemuatan yang direncanakan. Jadi kami menambahkan informasi ini.
- Pada tab kedua, kami sudah memiliki informasi terperinci untuk tabel dan atribut oleh lapisan penyimpanan. Struktur dan deskripsi tabel lapisan operasi, dimuat dalam format sumber dari sumber. Dan struktur lapisan analitis - lapisan kasus tampilan pelaporan.
Menilai dari umpan balik yang diterima, alat ini sangat berguna bagi pengguna dan pelanggan bisnis kami. Tanpa menghubungi spesialis departemen kami, mereka dapat memperoleh gambaran umum tentang data yang kami operasikan di repositori.
Apa lagi yang ingin Anda sampaikan tentang portal? Selain layanan informasi yang memberi tahu kami tentang apa yang telah dilaksanakan, kami telah memposting bagian tentang kegiatan saat ini di portal. Kegiatan kami dibagi menjadi dua aliran besar - ini adalah pengembangan linier dan proyek. Sebagai bagian dari pengembangan linier, kami mengembangkan pelaporan tentang kebutuhan pelanggan bisnis saat ini, dan dalam kerangka proyek, kegiatan infrastruktur utama terkait dengan pengembangan gudang itu sendiri. Jadi di portal kami menerbitkan semua informasi tentang kegiatan ini - tujuan, sasaran, peserta proyek, rencana kerja, tonggak sejarah.
Bukan satu portal
Jika Anda berpikir bahwa kami terpaku pada portal, maka ini tidak benar. Untuk memastikan transparansi proses dan menginformasikan pelanggan tentang tahapan tugas, kami mengambil Jira. Pada intinya, Jira adalah sistem yang lebih cocok untuk mengatur dukungan dan pengembangan. Tetapi kelemahan Jira adalah bahwa ia hampir tidak memiliki kemampuan manajemen waktu. Jadwal jadwal harus dilakukan di luar, misalnya, di Proyek MS.
Bagaimana cara memberi pelanggan format perencanaan waktu yang lazim dalam alat modern untuk mengatur pekerjaan unit kami? Bagi kami sendiri, kami menemukan solusi dalam memasang plugin BigGantt.
Apa fitur baru yang dibawa oleh plugin ini ke fungsionalitas JIRA:
- Ada fitur hierarki untuk semua subtugas epos \ tugas \
- Sekarang Anda dapat membangun dependensi antara tugas berdasarkan bagan Gantt
- Sekarang Anda dapat merencanakan sprint mendatang langsung di antarmuka plugin
- Sekarang Anda dapat secara visual menampilkan aktivitas saat ini dalam format bagan Gantt.
Akibatnya, pelanggan diberi kesempatan kapan saja untuk melihat statistik aktual tentang pelaksanaan tugas dalam bentuk laporan dan bagan Gantt.
Semuanya tampak jelas dengan alat portal. Tetapi bagaimana memastikan bahwa pengguna mencari tahu tentang produk kami ketika mereka muncul dan diluncurkan di pasar? Untuk mengatasi masalah ini, kami telah memperkenalkan praktik pengiriman intisari reguler. Format dan isi intisari diproses beberapa kali sebelum berangkat ke buletin. Namun pada akhirnya, kami sampai pada pendekatan yang paling nyaman:
- Mereka mencerminkan informasi yang berguna minimal tentang tugas, tautan ke persyaratan fungsional bisnis dan penghubung untuk proyek tersebut.
- Kami membagi pencernaan menjadi 2 jenis: bulanan pada pengembangan linier dan triwulanan pada aktivitas proyek.
- Bertanggung jawab atas persiapan, verifikasi, dan peraturan pelatihan yang disepakati.
Ketika intisari siap, muncul pertanyaan dengan penerima: kepada siapa untuk mengirimnya dan bagaimana membuat milis? Awalnya, kami menyiapkan milis berdasarkan umpan balik dari mitra bisnis di wilayah tersebut. Kemudian mereka meminta rekomendasi tentang kontak dari penerima sendiri. Jadi kami mendapat daftar yang mencakup audiens target utama. Selebihnya, mereka yang tertarik dengan buletin mengembangkan peluang untuk berlangganan sendiri di portal DataOffice, atau untuk mengajukan banding ke satu kotak surat.
Cara memberi informasi selanjutnya, yang mulai kami gunakan di rumah, adalah melalui webinar. Di webinar, kami berbicara tentang proses kami, pendekatan pelaksanaan tugas, bidang utama kegiatan pengembangan linier pelaporan, rencana / fakta pelaksanaan tugas pelaporan. Format ini ternyata sangat nyaman, karena Anda bisa segera mendapatkan umpan balik dan mendiskusikan masalah terbuka.
Agar informasi yang bermanfaat tidak hilang di mana saja dan dapat dengan cepat diperoleh, kami menyimpan semua webinar di portal.
Tetapi kami tidak berhenti pada metode pemberian informasi ini, kami mulai berinteraksi secara aktif dengan para kolega dalam kerangka Persekutuan, komunitas spesialis mandiri yang dikelola sendiri dari berbagai arah dan proyek. Perusahaan kami telah meluncurkan serikat arsitek, manajer proyek, dan analis. Di dalam guild, kami membahas praktik umum, mengembangkan toolkit dan pendekatan bersama. Sekarang kami secara aktif mengembangkan proyek "mitapnaya internal", yang dirancang untuk meningkatkan efektivitas mitaps dan menarik minat rekan kerja lain untuk terhubung dengannya.
Sejauh ini, hanya itu yang ingin kami beri tahu tentang alat kami. Tetapi kami tidak berhenti di situ dan terus berupaya mengembangkan komunikasi kami. Kami akan senang jika pengalaman kami bermanfaat bagi Anda!
Tim DataOffice