Saya melanjutkan serangkaian publikasi tentang manajemen organisasi proyek dalam kondisi ketika ada banyak kebutuhan untuk memenuhi semua kewajiban tepat waktu dan secara penuh dan ada batasan sumber daya.
Terakhir kali saya berbicara tentang konsep Pulse Management (Metode Pulse, selanjutnya disebut sebagai "Metode"), dan sekarang kita akan menyentuh pada topik alat.
Berbicara tentang pendekatan Agile seperti Scrum atau Pemrograman eXtreme dalam pelatihan, Anda pasti menyentuh topik nilai dan prinsip. Tetapi ketika Anda mulai memperkenalkan metode yang sama ke dalam Organisasi, ternyata nilainya bagus, tetapi mereka tidak memenuhi tujuan perusahaan. Karena ini adalah
nilai -
nilai dari keberadaan proses itu sendiri , nilai-nilai ini penting untuk meningkatkan prinsip-prinsip proses kerja, dalam rangka meningkatkan metode proses berdasarkan prinsip-prinsip. Suatu perusahaan mungkin memiliki nilai-nilainya sendiri, yang sangat penting baginya sebagai "organisme hidup". Seringkali ini dibawa ke misi perusahaan.
Alat Metode Manajemen Organisasi
Berdasarkan konsep Metode, organisasi berkembang dalam tiga arah: Tujuan, Proses, Teknologi, dan ada tiga Aliran Pemikiran di mana kami beralih. Metode ini menentukan alat utama untuk memaksimalkan upaya seluruh organisasi untuk memenuhi kewajiban:
- Kesepakatan pada prinsip, nilai dan tujuan
- Aturannya
- Perjanjian kualitas
- Irama
Setiap Alat Metode yang digunakan secara terpisah tidak akan memberikan efek seperti bersama-sama.
Perjanjian tentang Prinsip, Nilai dan Tujuan
Metode Pulse tidak memberikan prinsip dan nilai siap pakai untuk mengatur proses, itu hanya bisa menjadi Nilai dan Prinsip Anda sesuai dengan yang Anda ambil dalam keputusan. Metode ini didasarkan pada asumsi dan jika Anda setuju dengan mereka, maka Anda dapat menggunakan alat Metode secara penuh atau menemukan analog sesuai dengan kenyataan Anda.
Prasyarat Aturan dan Metode Organisasi
Metode Pulse didasarkan pada premis berikut (aturan):
- Sebuah perusahaan ada untuk menghasilkan uang hari ini dan di masa depan.
- Pemenuhan kewajiban berkualitas tinggi kepada Klien tepat waktu dan penuh
- Prediktabilitas pemenuhan kewajiban oleh suatu organisasi penting untuk setiap Klien.
Tujuan organisasi
Berdasarkan tempat ini, Anda harus menentukan untuk organisasi Anda
- Misi dan Tujuan Organisasi.
- Nilai - apa yang penting dan apa yang tidak penting bagi Organisasi Anda. Apa yang paling Anda hargai dalam perilaku karyawan.
- Prinsip kerja - aturan yang dengannya Anda akan mencari dan meningkatkan metode untuk mencapai tujuan Organisasi
Aturannya
Setuju dengan aturan
Organisasi harus memiliki aturan. Jika ada aturan, maka Anda dapat mengontrol implementasinya. Aturan mengatur kejelasan maksud dan tujuan. Tetapi harus diingat bahwa orang tidak hanya bekerja sesuai dengan aturan, semakin detail instruksinya, semakin kecil kemungkinan mereka akan dieksekusi. Karena itu, buat aturan sehingga bisa diterapkan.
Peraturan Organisasi Program
Ketika aturan dibuat dan berfungsi, maka Budaya organisasi "di sini diterima" muncul. Dengan membentuk dan menyetujui aturan baru, Anda mengubah perilaku Organisasi. Aturan yang diterima dan ditegakkan memprogram Organisasi.
Konflik - Peluang Pertumbuhan
Kehadiran konflik tidak baik atau buruk. Konflik adalah titik pertumbuhan Organisasi. Jika ada konflik, jangan pilih solusi kompromi dan jangan menunda resolusi konflik. Menunda solusi untuk konflik mengarah pada penghancuran Organisasi, dan solusi kompromi untuk stagnasi. Seringkali, penyebab konflik terletak pada ketidaksepakatan dengan aturan atau cara tugas dilaksanakan. Putuskan situasinya, bukan orangnya. Cari titik di mana tujuan dan minat Anda bertemu.
Perjanjian Kualitas
Kualitas kerja
Kualitas hasil harus "sangat baik" atau "sebaik mungkin". Kualitas pekerjaan yang buruk "menyatukan" upaya-upaya Organisasi. Tidak peduli seberapa baik Anda merencanakan, kualitas buruk akan membunuh rencana Anda karena perubahan. Sejumlah besar perubahan melanggar ritme kerja spesialis dan mengurangi motivasi.
Kualifikasi kualitas karyawan
Kualitas karyawan harus setinggi mungkin. Apa pun tujuan ambisius Anda, dan tidak berupaya memastikan kualitas tinggi dari Produk, Anda tidak akan dapat mencapai ini jika spesialis Anda tidak memiliki kualifikasi. Tingkat kualifikasi juga merupakan indikator kualitas.
Kualitas keputusan
Kualitas keputusan manajerial yang dibuat mengarah pada keberhasilan atau kegagalan terlepas dari kualitas komponen lainnya. Hanya memastikan kualitas di setiap tingkatan dan menghindari solusi kompromi yang dapat membuat organisasi efektif dan terobosan.
Irama
Ritme menyinkronkan seluruh organisasi dan semua tindakan. Ritme menyediakan waktu yang dijamin untuk melewati solusi dari tingkat manajemen strategis ke operasional. Semua keputusan kualitas terbaik dapat dikuburkan jika perusahaan tidak sinkron dan tidak ada pemahaman kapan keputusan akan mencapai kontraktor biasa dan implementasinya akan dipantau.
Ritme mungkin:
- Hari
- Minggu (atau dua, tiga)
- Bulan
- Seperempat
- Tahun
Ritme mengatur putaran umpan balik dan laju reaksi terhadap perubahan kondisi dan lingkungan. Tentu saja, jika terjadi bencana atau seseorang meninggal, Anda tidak perlu menunggu acara ritme berikutnya untuk melaporkannya. Dalam semua kasus lain, perlu untuk mematuhi ritme.
Ritme organisme hidup adalah Denyut nadi. Jika suatu organisasi berubah, itu membaik - itu hidup. Denyut nadi adalah ritme organisasi yang hidup.
Irama sinkronisasi
Ritme sinkronisasi memberikan titik kontrol menengah dan berfokus pada kesulitan yang muncul dalam proses. Orang, sebagai suatu peraturan, tidak suka mengatakan bahwa mereka memiliki masalah. Jika Anda bertanya "apakah Anda memiliki masalah dengan tugas itu?", Kami akan mendapatkan jawaban "Tidak, saya tidak punya masalah". Dan ketika "tidak ada masalah" maka tidak ada yang membaik.
Jika ritme sinkronisasi tidak ditentukan, maka kemampuan untuk menarik keluar karyawan dari “memikirkan masalah” meningkat, sebagai akibatnya, ritme kerja karyawan menjadi sobek dan tidak produktif. Akibatnya, sebuah situasi dibuat di mana "tidak mungkin untuk bekerja di lingkungan seperti itu" dan insinyur hanya berhenti bahkan mencoba untuk terjun ke dalam masalah yang sedang dipecahkan dan terganggu oleh masalah tidak bekerja.
Ritme perencanaan operasional
Ritme perencanaan operasional memberikan rekonsiliasi rencana yang berkelanjutan dengan hasil dan penyesuaian rencana. Tidak mungkin merencanakan sesuatu yang baru jika Anda belum memeriksa apa yang telah dilakukan sesuai dengan rencana Anda sebelumnya. Ritme perencanaan operasional dapat: seminggu, 2-3 minggu atau sebulan. Yang utama dia permanen. Lamanya waktu antara acara perencanaan disebut Sprint.
Ritme perencanaan memastikan pemindahan keputusan tingkat atas dari kepemimpinan organisasi ke tingkat eksekusi yang lebih rendah. Merencanakan kegiatan fokus pada sasaran langsung, tetapi jangan lupa tentang mentransfer sasaran strategis ke tingkat pelaksanaan yang menggabungkan semua kegiatan di Sprint.
Ritme perencanaan strategis dan taktis
Ritme perencanaan strategis dan taktis memberikan perencanaan kerja selama beberapa bulan sebelumnya. Semakin jauh rencana tersebut dikembangkan, semakin tinggi kepercayaan diri pada masa depan karyawan dan semakin rendah tingkat kecemasan dan stres. Namun, ingat bahwa bukan rencana itu sendiri yang penting sebagai hasil perencanaan, rencana apa pun terus berubah, langkah-langkah untuk membuat rencana itu penting.
Lingkungan eksternal terus berubah, sehingga setiap rencana jangka panjang dan jangka menengah harus ditinjau. Periodisitas ulasan - kuartal, tahun.
Ritme memperkenalkan peningkatan
Acara peningkatan ritme mengatur disiplin untuk perbaikan berkelanjutan dalam suatu organisasi. Kegiatan dalam ritme ini harus disinkronkan dengan ritme strategi dan perencanaan, karena mereka mencakup periode yang berbeda untuk analisis.
Acara untuk menganalisis pengalaman masa lalu dan mengembangkan rencana perbaikan disebut Retrospektif.
Bagian kesimpulan
Kami melihat 4 alat Manajemen Pulsa dasar. Kemungkinan besar Anda akan menemukan kesamaan dengan pendekatan manajerial lainnya, seperti yang saya katakan, Metode ini didasarkan pada solusi yang ada, mendefinisikan aturan permainan dalam Organisasi multi-proyek. Singkatnya, seluruh Metode dalam empat formulasi:
- Tetapkan Misi, nilai-nilai dan prinsip-prinsip Organisasi Anda
- Setuju dengan Aturan, aturan program Organisasi
- Bekerja dalam ritme yang konstan. Jika ada ritme, maka Organisasi itu hidup.
- Tentukan tingkat kualitas. Kualitas buruk menggabungkan semua upaya.
Semua bagian lain dari Metode ini adalah seperangkat Aturan berdasarkan lokasi.
Untuk dilanjutkan .PS: Tapi, kalau mau semuanya sekaligus, ada manual “Manajemen Pulsa: Manajemen organisasi proyek”.