Tiga tips untuk manajer / manajer persiapan untuk otomatisasi akuntansi"Sistem akuntansi - sistem informasi untuk mengumpulkan, memproses dan melaporkan data tentang aset dan operasi bisnis organisasi"
Mikhail Drobitko, Tecman
Anda adalah pemilik perusahaan. Anda menyadari bahwa sudah waktunya untuk melihat bisnis Anda dalam angka. Temukan kemacetan, kebocoran uang dan informasi, merampingkan dan menghitung semuanya.
Atau Anda, manajer menengah perusahaan, dan akhirnya memberi tahu Bos Besar bahwa akuntansi dan otomasi bisnis tidak hanya keren, tetapi juga vital.
Dan sekarang Anda pergi ke perusahaan IT, sehingga para ahli akan membantu Anda menerapkan sistem akuntansi. Anda pergi dan takut: "Bagaimana jika mereka menagih saya sekarang 100500 juta dolar, tetapi saya bahkan tidak akan mengerti - untuk apa? Bagaimana jika saya akan bercerai, seperti pada inspeksi teknis, alih-alih penggantian oli dan minyak rem yang direncanakan, blok baru dan kelelahan mesin akan mendidih? "
Khusus bagi pemilik dan manajer menengah untuk memahami apa yang diharapkan, kami akan mulai dengan dasar-dasar - kami akan memberi tahu Anda dari mana perusahaan IT berasal ketika mereka menawarkan solusi akuntansi yang berbeda.
Tiga tingkat tugas untuk sistem akuntansi
Tugas utama yang diselesaikan oleh sistem akuntansi untuk bisnis dibagi menjadi tiga tingkatan. Setiap level selanjutnya lebih maju dalam hubungannya dengan level sebelumnya.
Level 1. Kumpulkan semua data dalam satu tumpukan besar, buat satu ruang informasi. Paling sering masalah ini diselesaikan tanpa memperhatikan kenyamanan pengguna. Karyawan perusahaan meludah, bersumpah, dan entah bagaimana menguasai fungsi baru - meskipun mereka menganggapnya tidak perlu dan berlebihan. Tetapi masih menguasai, dan ruang informasi tunggal mulai diisi dengan makna dan angka.
Level 2. Tugas tingkat kedua adalah membuat sistem akuntansi "dengan wajah manusia", antarmuka yang ramah dan fungsionalitas yang jelas. Dengan sistem seperti itu seharusnya mudah bekerja untuk setiap pengguna. Efek menyelesaikan tugas-tugas dari tingkat kedua bisa berbeda - dari mengurangi biaya tenaga kerja dan jumlah staf, hingga mulai bekerja dengan tugas-tugas yang, pada prinsipnya, tidak dapat dicapai sebelum otomatisasi.
Level 3. Pada level ini, tugas-tugas pemilik bisnis mulai diselesaikan - meningkatkan transparansi dan pengelolaan bisnis. Sistem akuntansi membantu membentuk irisan data, dengan dasar pemilik atau manajer dapat membuat keputusan manajemen tertentu. Untuk ini, biaya dan manfaat dari banyak operasi spesifik harus disajikan dalam bentuk angka. Ini akan membantu melihat kebocoran, pengeluaran atau pencurian yang tidak efisien, atau sebaliknya - untuk mengidentifikasi area yang paling efektif, dan memperkuatnya.
Spesialis yang bekerja dengan sistem akuntansi dipandu oleh tugas Anda. Jika Anda hanya membutuhkan ruang informasi terpadu, profesional yang bertanggung jawab tidak akan memiliki alat keren untuk membuat keputusan manajerial. Karena lebih panjang, lebih mahal, lebih rumit, dan kemungkinan besar Anda tidak akan dapat menggunakannya - itu membutuhkan kualifikasi. Jika Anda ingin mendapatkan alat yang praktis, misalnya, untuk "membuat penjualan cepat," dan keputusan manajemen bukanlah keuskupan Anda, spesialis juga akan mempertimbangkan ini.
Intinya: sistem akuntansi bisnis menyelesaikan tiga tugas utama.
- Pembuatan ruang informasi tunggal.
- Identifikasi kemacetan, poin pertumbuhan.
- Bantuan dalam membuat keputusan manajemen.
Kiat pertama: lihat sekeliling, gemetarlah dan identifikasi tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh sistem akuntansi. Bagaimana perusahaan Anda akan berubah sebagai hasil dari pengenalan sistem? Dan jika Anda bukan pengguna sistem akuntansi yang berpengalaman, mungkin Anda harus menemukan ini dan bertanya - “Apa yang dapat diberikan sistem secara umum? Tunjukkan padaku milikmu? "
Tiga kawan
Bayangkan bahwa tiga kawan tinggal di kota yang sama - Mitya, Gennady dan Oleg.
Mitya mengerahkan bisnis penjualan balon dan dekorasi liburan dan acara. Gennady membuka layanan taksi, dan Oleg mulai memberikan pinjaman mikro kepada para korban.
Mitya menyimpan catatan dengan cara sederhana, di Google Documents dan sebagian lagi di Excel, dan ia bahkan menghitung sesuatu dengan jari-jarinya (kadang-kadang pro menyebutnya sistem akuntansi kotoran dan tongkat). Ketika (dan jika) volume penjualannya meningkat, akuntansi tersebut dapat menjadi masalah.
Gennady mengidentifikasi bidang-bidang bisnis di mana otomasi paling penting, dan membeli solusi kotak yang dirancang khusus untuk industri taksi. Ini memiliki satu set modul terbatas - workstation pengemudi, workstation dispatcher dan aplikasi mobile untuk pengguna. Untuk akuntansi pajak dan personel, Gennady menggunakan produk 1C tradisional. Perangkat seperti itu sangat cocok untuk taksi, tetapi jika Gennady terlibat dalam transportasi kargo, maka ia tidak akan dapat menarik burung hantu ini di dunia - ia harus mencari alat lain.
Pekerjaan genggaman Oleg membutuhkan akuntansi dan kontrol yang paling parah. Jika dia tidak mengelola arus keuangan dengan baik, bisnisnya akan berakhir sekeras dan secepat Drevprom, Elephant Finance, dan Home Money. Oleg membangun beberapa sistem akuntansi yang sudah jadi dalam bisnisnya, tetapi dengan cepat mengungguli solusi kotak, dan memikirkan sesuatu yang lebih tersetel, kurang khas - tentang sistem yang 100% tepat relevan dengan spesifiknya.
Jawaban atas pertanyaan "Di sini, di tiga bisnis ini - solusi mana yang benar, ideal?" Saya tidak punya. Semua opsi memiliki hak untuk ada, mereka semua bekerja dan membantu menyelesaikan masalah bisnis pemiliknya. Perbedaan di antara mereka hanya dalam biaya dan jumlah kenyamanan bagi pengguna. Oleh karena itu, ketika tiga tetangga pengusaha datang ke pengembang TI untuk alat akuntansi, mereka akan ditawari solusi yang berbeda - dan itu akan benar.
Kiat kedua: Siapkan informasi untuk spesialis TI tentang ruang lingkup perusahaan; tentang siapa yang akan menggunakan sistem dan bagaimana; bagaimana Anda menyimpan catatan sekarang; tentang apa yang tidak Anda sukai sekarang dan apa yang Anda inginkan dari sistem di masa depan.
Ini adalah brief yang saya kirim ke pelanggan. Di satu sisi, ini akan memudahkan pencarian bahasa yang sama dengan spesialis TI yang akan mengembangkan produk, di sisi lain, ini akan membantu Anda lebih memahami tujuan sistem di masa depan.
Uang dan batasan "dari atas" dan "dari bawah"
Dua parameter utama yang akan memengaruhi pilihan sistem akuntansi untuk perusahaan adalah anggaran dan kompetensi pembuat keputusan.
Hari ini di pasar ada banyak alat yang akan membantu untuk membangun akuntansi, dari shareware hingga bernilai beberapa juta rubel sebulan. Semakin besar anggaran Anda untuk pengembangan / penerapan sistem akuntansi untuk bisnis, semakin banyak solusi yang tersedia untuk Anda. Tetapi baik anggaran maupun jumlah opsi yang sesuai tidak hanya bergantung pada ketersediaan uang untuk perusahaan Anda - tetapi juga pada pemahaman Anda tentang tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh sistem Anda.
Jika Mitya, yang sebagian naif dalam bisnis, ditawari untuk mengembangkan sistem akuntansi proses bisnis yang canggih, keren, super nyaman dan menghitung secara umum, ia tidak akan setuju. Pertama, dia tidak punya uang untuk itu. Dan kedua, jika dia punya uang, berarti dia tidak membutuhkannya lagi - sistem "omong kosong" di levelnya bekerja dengan sangat baik! Dan dia akan ditawari - apa? - Ya, hanya penyempurnaan dan peningkatan sistem kerja ini. Ini bisa disebut pembatasan "dari atas": ada solusi yang terlalu bagus untuk Mitya, jelas terlalu banyak.
Jika Gennady tidak akan meluncurkan, selain taksi, berbagi mobil atau transportasi kargo, ia tidak mungkin perlu mengembangkan sistem akuntansi individu. Dia membutuhkan bantuan dalam memilih solusi kotak yang lebih nyaman, modern dan informatif yang dibuat khusus untuk bidang bisnisnya. Dan, tentu saja, dalam implementasi dan integrasi di antara mereka sendiri. Itulah yang akan ditawarkan oleh para ahli yang baik kepadanya.
Tetapi ketika Oleg datang ke pengembang TI, situasinya akan berbeda secara fundamental. Oleg adalah pengusaha yang makmur, ia sangat memahami bahwa akuntansi dan kontrol adalah setengah dari keberhasilan bisnis pinjaman mikronya. Tanpa melacak dan mengevaluasi efektivitas semua proses bisnis, ia tidak mewakili pekerjaan perusahaannya. Dia perlu mengembangkan sistem akuntansi dari awal dan khusus untuk kebutuhannya. Oleh karena itu, Oleg akan mencatat bahwa bagian dari keputusan yang dia mampu dapat dianggap tidak cukup fleksibel dan informatif - dan ini adalah batasan pada jumlah solusi akuntansi yang tersedia "dari bawah".
Tip tiga: Tentukan berapa banyak, berdasarkan situasi keuangan dan pemahaman Anda tentang tugas-tugas bisnis, yang bersedia Anda keluarkan untuk alat akuntansi. Seringkali, itu dari diskusi tentang anggaran yang spesialis TI mulai berkomunikasi dengan Anda (mereka tahu lusinan solusi untuk masalah Anda, dan memilih dari yang Anda mampu).
Kenapa repot-repot begitu? Excel adalah solusi paling keren!
Saya punya pendapat:
otomasi dan sistem akuntansi dalam bisnis bukan hanya mode. Ini adalah kebutuhan dan peluang bagi bisnis untuk mencapai level baru.
Biarkan saya memberi Anda sebuah contoh: Saya kenal dengan pemilik perusahaan X, yang bergerak dalam penjualan barang-barang anak secara online. Hanya dalam 4 tahun beroperasi, perusahaan ini telah menjadi pemimpin pasar. Bagaimana mereka melakukannya? Mereka awalnya membuat pernyataan yang sangat ambisius: "Kami akan mengirimkan pesanan Anda ke mana saja di Rusia dalam 24 jam." Untuk sehari ke mana saja di negara besar - ini sangat keren! Dan itu membutuhkan akurasi dan efisiensi yang besar dari setiap proses bisnis. Setelah men-debug, menstandarkan, dan mengotomatiskan semua yang mereka bisa dalam pekerjaan mereka, mereka berhasil - dan, sebagai hasilnya, memasuki 3 teratas industri mereka.
Ada ratusan toko online lainnya untuk produk anak-anak - yang cukup puas dengan pangsa pasar dan keuntungan mereka: mereka berinvestasi minimum dalam akuntansi dan kontrol proses bisnis, mendapatkan perkembangan organik
minimum yang sama.
Bisakah "orang lain" berfungsi dan untung tanpa sistem canggih yang dikembangkan oleh perusahaan X? Tentu saja ya! Tetapi bisakah mereka menjadi top-end menggunakan Excel? Saya kira Anda sendiri yang tahu jawabannya.
Untuk meringkas
Untuk memahami apa dan mengapa profesional TI menawarkan kepada Anda , gunakan tiga tips kami. Putuskan tugas-tugas Anda, pikirkan di mana dan bagaimana Anda akan tumbuh, dan putuskan seberapa banyak Anda bersedia berinvestasi dalam pengembangan sistem akuntansi pribadi Anda.
Di mana untuk memulai?
Analis bisnis yang berpengalaman memiliki pepatah: otomatisasi kekacauan melahirkan kekacauan otomatis. Jika Anda bertanya-tanya "harus mulai dari mana" - mungkin ungkapan ini tentang Anda. Dalam kasus seperti itu, langkah pertama sering menjadi pengaturan akuntansi manajerial. Ini lebih tentang prosedur dan proses daripada tentang pemrograman. Analis bisnis atau direktur keuangan melakukan pekerjaan ini, ini membantu pemilik memahami tugas-tugas apa yang pada prinsipnya dapat diselesaikan oleh sistem akuntansi. Dan bahkan melihat peluang pekerjaannya sebelum memulai pemrograman dan berinvestasi dalam memperoleh sistem. Cobalah - dan mungkin selanjutnya di 3 teratas kami akan melihat Anda. Semoga beruntung