Beberapa waktu yang lalu, saya menghadapi pilihan alat untuk mengelola proyek kecil menggunakan metodologi SCRUM. Saya memiliki banyak pengalaman menggunakan berbagai alat termasuk Jira, Asana, Trello, dll., Tetapi tidak ada satupun yang sepenuhnya cocok untuk proyek saya: beberapa terlalu mengerikan, dan beberapa kekurangan fitur penting bagi saya. Akibatnya, saya harus menciptakan alat sendiri, berdasarkan Google Sheets.
Persyaratan yang saya buat untuk instrumen adalah sebagai berikut:
- Penggunaan yang memakan waktu rendah: memasukkan tugas baru, memprioritaskan jaminan simpanan atau mengubah status tugas harus memakan waktu minimum.
- Ambang entri rendah untuk semua peserta proses.
- Visibilitas dan minimalis: Saya ingin melihat jaminan simpanan, tugas sprint, dan kemajuan saat ini di satu layar. Dan sementara tidak melihat sesuatu yang berlebihan.
- Buat bagan burndown, apalagi, dengan jam (pekerjaan tersisa), dan bukan dengan tugas tertutup.
- Kemungkinan kontrol yang jelas dan mudah: apakah semua jam ditempelkan, apakah semua status diperbarui.
Sebagian persyaratan ditentukan oleh fakta bahwa dalam proyek ini saya menggabungkan dua peran: produk dan manajer proyek, jadi saya ingin waktu yang dihabiskan untuk mengelola tim menjadi minimal sehingga ada waktu untuk manajemen produk.
Sebagai hasilnya, adalah mungkin untuk membuat alat persyaratan saya yang benar-benar nyaman dan memuaskan yang telah teruji oleh waktu, telah melalui beberapa modifikasi dan sekarang siap untuk memberi tahu publik tentang hal itu. Saya percaya bahwa seseorang mungkin menganggapnya berguna.
Tampilan umum
Tampilan umum alat ditampilkan pada tangkapan layar:
Angka-angka menunjukkan bidang utama berikut:
- Tumpukan produk
- Sprint backlog
- Sisa jam untuk tugas
- Bagan burndown
Seperti disebutkan di atas, salah satu persyaratan untuk alat ini adalah minimalis, namun, templat dirancang sedemikian sehingga memungkinkan untuk menambahkan kolom tambahan (misalnya, kolom dengan tautan ke dokumen yang menggambarkan kisah pengguna) dan tidak ada yang akan rusak.
Bagaimana cara menggunakannya
Langkah-langkah dasar penggunaan alat dijelaskan di bawah ini, semua tangkapan layar dapat diklik.
Mulai dari proyek. Isi backlog
Kami membuka templat kosong perawan dan mulai mengisinya dengan tugas dan halaman pengguna. Akibatnya, lembar akan mengambil kira-kira bentuk berikut:
Prioritas backlog dilakukan dengan mengatur tugas yang lebih tinggi atau lebih rendah dalam daftar. Dan di sini poin penting harus diperhatikan: Google Sheets, tidak seperti MS Excel, mendukung menyeret dan menjatuhkan baris tabel dengan drag-and-drop biasa: cukup ambil nomor baris dengan mouse dan pindahkan jika perlu. Namun, itu tidak menimpa baris lain, tetapi berdiri di antara mereka. Tanpa fitur ini, tidak akan ada yang terjadi.
Perencanaan
Sebelum merencanakan, setel parameter sprint: tunjukkan jumlah hari (bidang hari sprint), dan juga tunjukkan hari kerja sprint di header tabel. Awalnya, ada ide untuk membuat tanggal dicap secara otomatis, namun, pada akhirnya saya sampai pada kesimpulan bahwa lebih mudah untuk mengisinya secara manual dan tidak perlu khawatir memproses liburan publik, acara perusahaan, dll.
Pada perencanaan, kami mengevaluasi dan menguraikan tugas, menetapkannya untuk pemain dan menariknya ke sprint backlog, di mana kami mengontrol pemuatan masing-masing pemain.
Di sini perlu untuk membuat beberapa penjelasan:
- Dekomposisi tugas dilakukan melalui konvensi penamaan, ketika tugas dan subtugas dipisahkan oleh titik dua: " Tugas : subtugas ".
Varian dari template diimplementasikan, di mana kolom khusus dipilih untuk hierarki, di mana orang dapat memilih tugas root dari daftar drop-down (terbentuk secara otomatis dari jaminan), tetapi praktik telah menunjukkan bahwa komplikasi seperti itu tidak perlu.
- Tentu saja, untuk mengontrol pemuatan seniman, orang dapat membuat jadwal indah yang terpisah, tetapi saya tidak ingin mengacaukan antarmuka dengan jadwal yang diperlukan hanya sekali per sprint. Oleh karena itu, saya memilih opsi yang ditunjukkan pada tangkapan layar - ternyata cukup nyaman. Jika ada banyak tugas dan pengembang, mereka dapat dipilih menggunakan filter sehingga lebih nyaman untuk memilih dengan mouse.
Kinerja sprint dan pelaporan harian
Pada akhir hari kerja, setiap pengembang mencatat jumlah jam yang tersisa untuk masing-masing tugas mereka. Saat tugas selesai - atur ke nol. Berdasarkan data ini, bagan burndown dibuat. Menurut pendapat saya, ini adalah jenis pelaporan yang optimal: tidak memerlukan banyak waktu dan memungkinkan Anda untuk secara signifikan menilai secara lebih akurat kemajuan kinerja sprint dibandingkan dengan ketika burndown dibangun pada tugas-tugas tertutup.
Saya juga ingin menarik perhatian pada kenyamanan mengendalikan relevansi data: cukup satu pandangan saja sudah cukup untuk memahami tugas-tugas apa yang para pengembang atur waktu dan yang mereka lupakan.
Merencanakan sprint baru
Ketika sprint selesai, kami mulai merencanakan sprint baru. Untuk melakukan ini:
- Buat salinan daun dengan sprint yang baru saja selesai
- Hapus semua tugas yang sudah selesai darinya.
- Untuk tugas yang belum selesai, kami mentransfer jumlah jam tersisa dari hari terakhir sprint ke hari kolom 0.
Kemudian kami mengulangi semua tindakan yang dijelaskan di bagian "Perencanaan".
Pendekatan dengan menyalin lembar memungkinkan Anda untuk meminimalkan tenaga kerja manual dan melestarikan sejarah semua sprint sebelumnya: kadang-kadang berguna untuk melihat apa yang terjadi beberapa sprint kembali kepada kami.
Tentang pengujian
Tapi bagaimana dengan pengujian? - kamu bertanya. Pengujian diatur sebagai berikut: kami cukup membuat lembar bersih lain tempat semua bug ditemukan dimasukkan. Dan kemudian kita memperbaikinya dalam sprint saat ini, atau memasukkannya ke dalam tumpukan proyek dan merencanakan implementasinya bersama dengan tugas-tugas biasa dalam sprint berikut.
Alih-alih sebuah kesimpulan
Anda dapat mengunduh templat di sini . Ini benar-benar siap untuk digunakan: cukup simpan salinan dan mulai menggunakannya.
Untuk jaga-jaga: tentu saja, saya tidak mendesak semua orang untuk keluar dan beralih ke manajemen proyek menggunakan Google Sheets. Namun, hidup adalah hal yang beragam, dan sangat mungkin bahwa seseorang akan bertemu dengan proyek yang alat ini akan menjadi pilihan terbaik.