Setiap manajer tahu bagaimana rasanya memecahkan masalah. Ini adalah kegiatan sehari-hari bagi banyak orang dan biasanya mengarah pada hasil terbaik. Jika Anda mengabaikan atau mengakui masalah dalam bisnis Anda, pesaing dapat dengan cepat melewati Anda dan perusahaan Anda akan ketinggalan.
Setiap tindakan yang ditujukan untuk menyelesaikan masalah harus mengidentifikasi masalah khusus ini dan penyebabnya. Memahami penyebabnya, Anda akan dapat menetapkan prioritas dan memilih alternatif untuk solusi terbaik, serta langsung mengimplementasikan solusi ini. Kemampuan untuk memecahkan masalah internal dan eksternal tepat waktu dan membuat keputusan yang bertanggung jawab adalah apa yang harus dipelajari manajer sejak awal karir mereka. Dalam artikel ini, kami akan mengidentifikasi kegiatan pemecahan masalah yang kuat dan menganalisis beberapa teknik dan latihan yang efektif untuk kerja tim.
Gagasan pemecahan masalah
Strategi penyelesaian masalah yang diatur dengan baik telah menguntungkan banyak perusahaan dan membantu mereka menghilangkan hambatan yang jelas dan tersembunyi.
Ada pendekatan sistematis untuk penyelesaian masalah yang mencakup 5 tahap:
- Identifikasi masalah . Definisi masalah yang tepat adalah langkah pertama menuju penyelesaiannya. Tahap penting ini secara langsung memengaruhi cara Anda mencoba menyelesaikannya.
- Menentukan alasannya . Ketika masalah sudah ditentukan, sekarang saatnya untuk mencari tahu apa penyebabnya. Diagram Ishikawa yang populer (atau diagram tulang ikan) sering digunakan untuk menentukan hubungan sebab-akibat. Analisis yang efektif ini membantu para manajer untuk memastikan bahwa keputusan mereka ditujukan untuk menghilangkan penyebab yang sebenarnya, bukan gejala masalah.
- Menghasilkan ide . Ini tentang kreativitas tim dan mengusulkan ide-ide terbaik. Sesi brainstorming atau diskusi dalam kegiatan membangun tim akan menjadi solusi yang bagus.
- Memilih solusi terbaik . Tahap ini adalah untuk memilih satu metode solusi dan teknik dan kerangka kerja prioritas yang kuat akan membantu Anda menyelesaikan semua hal. Bahkan matriks sederhana yang digunakan dalam Lean Prioritization akan membantu Anda dengan jelas menentukan apa yang mendesak dan apa yang tidak. Anda dapat memvisualisasikannya di selembar kertas atau menggunakan alat manajemen produk online modern dengan fitur yang relevan.
- Aksi Memiliki solusi yang relevan, Anda dapat bertindak. Lebih baik memiliki rencana tindakan yang jelas dan memperlakukannya sebagai proyek mini.
Kerangka kerja lima langkah yang sederhana ini tentu saja dapat meningkatkan efektivitas keterampilan pemecahan masalah Anda. Pendekatan ini dengan perubahan opsional digunakan sebagai dasar untuk banyak metode populer.
Metode pemecahan masalah yang populer
Analisis Kasus Root
Pendekatan Root cause analysis (RCA) mengidentifikasi penyebab utama masalah. Metode ini biasanya digunakan ketika terjadi kesalahan.
Menurut metode ini, analisis pemecahan masalah dan akar masalah secara mendasar didasarkan pada 3 pertanyaan:
- Apa masalahnya?
- Mengapa itu terjadi?
- Apa yang harus dilakukan untuk mencegahnya terjadi berulang kali?
Untuk menerapkan metode RCA, Anda harus mengikuti langkah-langkah ini:
- Definisikan masalah dengan dampaknya pada sasaran keseluruhan.
- Visualisasikan dan analisis masalah untuk mengungkap penyebabnya.
- Selesaikan dengan memilih solusi terbaik. Solusi yang efektif harus mengubah cara orang menjalankan proses.
Biasanya kita menghadapi penyebab berikut:
- Penyebab fisik (material dan nyata).
- Penyebab manusia, ketika orang melakukan sesuatu yang salah atau tidak melakukan sesuatu yang diminta.
- Penyebab organisasi terhubung dengan sistem, proses atau kebijakan yang digunakan orang untuk membuat keputusan.
Analisis Root ause karena ketiga jenis penyebab dan termasuk menemukan kelemahan tersembunyi dan mendefinisikan tindakan spesifik yang berkontribusi pada masalah.
Metode 5 mengapa
Teknik 5 Whys dijelaskan oleh Sakichi Toyoda, seorang industrialis Jepang, (dan pendiri Toyota Industry) pada 1930-an.
Metode ini agak sederhana: ketika masalah terjadi, Anda mencari penyebabnya dengan bertanya "Mengapa?" lima kali. Kemudian, ketika solusinya menjadi jelas, Anda mengikutinya untuk mencegah masalah ini tidak terjadi lagi.
Ada aliran 6 langkah:
- Pertemuan tim dengan diskusi kelompok.
- Menentukan masalah dan menyetujui semua anggota tim.
- “Mengapa?” Utama - tanyakan mengapa masalah terjadi.
- Sisanya "Whys" - ajukan pertanyaan ini 5 kali lagi. Lanjutkan sampai masalah utama ditemukan. Sebenarnya, mungkin ada lebih atau kurang pertanyaan.
- Rencana aksi. Diskusikan daftar tindakan dan tindakan untuk menghindari terulangnya masalah di masa depan.
- Analisis. Diskusikan seberapa efektif tindakan itu, apakah mereka membantu menyelesaikan masalah atau menguranginya.
Bergerak cepat dari jawaban ke pertanyaan berikutnya. Ini akan memungkinkan Anda untuk menentukan gambaran keseluruhan sebelum kesadaran memahami masalahnya.
CATWOE
Menggunakan strategi pemecahan masalah yang kuat seperti Analisis CATWOE dapat membantu Anda meningkatkan cara Anda menghadapi tantangan yang mungkin Anda hadapi di masa depan.
Singkatan singkatan:
- Pelanggan
- Aktor
- Proses transformasi
- Pandangan dunia
- Pemilik
- Kendala lingkungan
Anda mungkin berpikir bahwa itu hanya daftar periksa sederhana untuk menemukan solusi untuk masalah. Namun, metode ini akan sangat membantu dalam mengidentifikasi area masalah, menentukan apa yang diinginkan perusahaan, dan solusi mana yang dapat memengaruhi para pemangku kepentingan.
Setiap segmen dihadiri dengan pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Siapa pelanggan dan bagaimana masalah akan mempengaruhi mereka?
- Aktor apa yang terlibat dalam masalah ini? Siapa yang harus dilibatkan untuk menyelesaikan masalah ini?
- Proses apa yang dipengaruhi oleh masalah ini?
- Apa gambaran umum dari apa yang terjadi?
- Siapa yang memiliki proses dan peran apa yang akan mereka mainkan dalam keputusan?
- Apakah ada batasan yang dapat mempengaruhi hasil akhir?
Analisis CATWOE menyediakan data yang komprehensif tentang masalah dan elemen-elemennya membantu mempelajari studi masalah. Metode ini membantu menentukan tingkat keparahan tantangan Anda sebelum melibatkan anggota tim lain dalam pengambilan keputusan.
Semua metode dan teknik yang disebutkan membutuhkan studi dan pendalaman ke dalam rincian. Jika Anda tidak ingin berurusan dengan mereka, ada lebih banyak latihan sederhana dan permainan menyenangkan untuk pemecahan masalah tim yang dapat diterapkan tanpa persiapan khusus.
Game pemecahan masalah dan aktivitas yang menyenangkan
Kadang-kadang keputusan yang sederhana dan menyenangkan bisa lebih efektif daripada pendekatan ilmiah yang paling ketat. Game bisnis nonformal juga dapat membantu Anda dalam pemecahan masalah.
Kegiatan yang menyenangkan ini bertujuan untuk mengembangkan komunikasi tim, delegasi, adaptasi, bantuan timbal balik, dan kualitas serta keterampilan lain yang bermanfaat.
Mereka tidak cocok untuk setiap tim karena kebanyakan dari mereka memerlukan tingkat penerimaan yang cukup dari anggota tim, kreativitas dan pemikiran yang fleksibel.
Mengorganisir kegiatan seperti itu, manajer harus memahami bahwa tidak akan ada pemenang atau yang kalah. Berikut adalah beberapa contoh bagus:
Telur jatuh
Eggs Drop adalah permainan sederhana yang dapat meningkatkan keterampilan pengambilan keputusan untuk karyawan tertentu dan kolaborasi tim.
Untuk menjalankan aktivitas, Anda memerlukan sekotak telur, kaset, koran bekas, sedotan, bungkus plastik, balon, karet gelang, dan barang kantor lainnya yang dapat digunakan untuk konstruksi manual.
Menempati area gratis yang bisa Anda jadikan berantakan. Kemudian bagi semua peserta menjadi dua kelompok dan berikan semua orang telur dan beberapa bahan konstruksi.
Setiap anggota tim akan memiliki waktu di atas 20 menit untuk membuat telur pengangkut dengan bantuan benda-benda konstruksi yang akan melindunginya dari kerusakan.
Anda bertujuan untuk menjatuhkan setiap pengangkut dari meja atau tangga (secara mengejutkan untuk semua orang) dan melihat siapa pengangkut yang dapat melindungi telur dengan lebih baik. Jika beberapa telur bertahan hidup, pertahankan ketinggiannya hingga hanya satu telur yang tersisa.
Jaringan wol
Permainan sederhana ini yang membutuhkan konsentrasi dan arah yang jelas akan membantu mengembangkan keterampilan pengambilan keputusan dan meningkatkan kolaborasi di dalam grup.
Yang Anda butuhkan adalah membagi tim Anda ke dalam kelompok-kelompok dengan jumlah yang sama. Beri masing-masing tim bola benang dan minta untuk membuat jaring menggunakan benang mereka.
10 menit akan cukup untuk tujuan ini. Kemudian gabungkan grup-grup tersebut sehingga setiap tim memiliki web selain milik mereka.
Setiap kelompok harus memilih satu orang dan menutup matanya. Peserta ini harus melepas web menggunakan instruksi verbal dari rekan satu tim. Tim pertama yang telah membongkar web menang.
Singkatnya
Menghadapi masalah adalah aturan bagi perusahaan mana pun. Tidak ada tim yang lolos dari tantangan selama bekerja.
Gagasan utamanya adalah peduli dengan masalah dan mengambil keputusan yang tepat. Berbagai metode ilmiah, teknik permainan, dan alat manajemen dapat menyelamatkan tim dan membantu menemukan solusi yang berhasil. Cobalah semuanya dan pilih favorit Anda!