Sejarah email kembali beberapa dekade. Selama masa ini, standar komunikasi perusahaan ini bukan saja tidak ketinggalan zaman, tetapi setiap tahun menjadi semakin populer karena diperkenalkannya sistem kolaborasi di berbagai perusahaan, yang, pada dasarnya, didasarkan pada email. Namun, karena kurangnya efisiensi email, semakin banyak pengguna meninggalkannya demi obrolan teks, panggilan suara dan video, serta konferensi video. Metode komunikasi perusahaan seperti itu membantu karyawan menghemat banyak waktu dan, sebagai hasilnya, menjadi lebih efektif dan membawa perusahaan lebih banyak uang.
Namun, penggunaan obrolan dan komunikasi video untuk menyelesaikan masalah bisnis sering kali mengarah pada ancaman baru terhadap keamanan informasi perusahaan. Faktanya adalah bahwa tanpa adanya solusi perusahaan yang tepat, karyawan dapat secara mandiri mulai berkorespondensi dan berkomunikasi dalam layanan publik, yang dapat menyebabkan kebocoran informasi penting. Di sisi lain, manajemen perusahaan jauh dari selalu bersedia mengalokasikan dana untuk pengenalan platform perusahaan untuk konferensi video dan ruang obrolan, karena banyak yang yakin bahwa mereka mengalihkan perhatian karyawan dari pekerjaan daripada meningkatkan efisiensi mereka. Jalan keluar dari situasi ini mungkin penyebaran obrolan perusahaan dan konferensi video berdasarkan pada sistem informasi yang ada. Mereka yang menggunakan Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition sebagai platform kolaborasi dapat menyelesaikan masalah menciptakan obrolan perusahaan dan konferensi video melalui Tim Zextras, solusi yang menambahkan satu ton fitur baru ke Zimbra OSE terkait dengan komunikasi online perusahaan.
Tim Zextras disampaikan dalam dua edisi: Zextras Team Basic dan Zextras Team Pro, dan berbeda dalam satu set fungsi yang disediakan. Opsi pengiriman pertama benar-benar gratis dan memungkinkan Anda untuk mengatur obrolan teks berdasarkan Zimbra OSE baik dalam format satu-satu dan dalam format obrolan grup, serta obrolan video dan panggilan audio dalam format satu-satu. Pada saat yang sama, semua fungsi ini akan tersedia langsung dari klien web Zimbra OSE. Selain itu, pengguna Zextras Team Basic dapat menggunakan aplikasi seluler yang tersedia di platform iOS dan Android. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengakses obrolan pribadi dan teks, dan di masa depan akan memungkinkan Anda untuk melakukan panggilan video. Harap perhatikan bahwa untuk obrolan video dan panggilan audio, pengguna Tim Zextras akan membutuhkan webcam dan / atau mikrofon yang berfungsi dengan baik.
Tapi Zextras Team Pro menyediakan fungsionalitas yang lebih kaya. Selain fitur yang sudah terdaftar, pengguna Tim Zextras akan memiliki kesempatan untuk membuat konferensi video untuk sejumlah besar karyawan. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengadakan rapat di antara karyawan yang secara geografis terletak di tempat yang berbeda dan karena ini menghemat waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk mengumpulkan peserta rapat di satu ruangan dan menghabiskannya untuk studi masalah yang lebih mendalam, atau untuk menyelesaikan tugas kerja tertentu.
Zextras Team Pro juga menawarkan penciptaan ruang virtual dan ruang rapat virtual untuk karyawan. Ruang dapat berisi beberapa percakapan sekaligus, di mana berbagai peserta dalam ruang dapat mendiskusikan topik umum. Misalnya, pertimbangkan perusahaan yang memiliki departemen penjualan 16 orang. Dari jumlah tersebut, 5 karyawan bekerja dalam penjualan b2c, 5 karyawan menjual b2b, dan 5 karyawan lainnya bekerja di b2g. Seluruh departemen dipimpin oleh kepala departemen penjualan.
Karena semua karyawan bekerja dalam satu departemen, akan lebih bijaksana untuk menciptakan ruang bersama bagi mereka, di mana Anda dapat mendiskusikan semua topik yang terkait dengan setiap karyawan departemen penjualan. Pada saat yang sama, topik sering muncul yang hanya berhubungan dengan unit yang bekerja, misalnya, dengan b2b. Tentu saja, karyawan departemen penjualan yang bekerja di bidang lain tidak boleh berpartisipasi dalam diskusi topik tersebut, namun, kepala departemen harus mengambil bagian dalam diskusi masing-masing divisi. Itulah sebabnya dimungkinkan dalam ruang yang dialokasikan untuk kebutuhan departemen penjualan untuk memilih ruang rapat virtual yang terpisah untuk setiap arah, sehingga masing-masing karyawan dapat berkomunikasi satu sama lain dan dengan kepala departemen. Selain itu, di kepala sendiri, ketiga ruang pertemuan virtual akan dengan mudah dirakit di ruang terpisah. Dan dengan mempertimbangkan bahwa semua komunikasi terjadi di server perusahaan dan data tidak ditransfer dari mereka di mana saja, maka obrolan ini dapat disebut cukup aman dari sudut pandang keamanan informasi. Selain departemen penjualan, prinsip ruang dan ruang rapat virtual dapat diterapkan ke seluruh perusahaan.
Selain panggilan video, panggilan audio juga tersedia untuk pengguna. Selain fakta bahwa mereka memuat saluran komunikasi jauh lebih sedikit, banyak karyawan sering hanya malu untuk berkomunikasi dalam format video dan bahkan sering menempelkan webcam pada laptop mereka.
Selain obrolan video dan panggilan audio dengan karyawan, Tim Zextras memungkinkan Anda untuk membuat obrolan video dan panggilan audio dengan pengguna mana pun yang bukan karyawan perusahaan dengan membuat dan mengirimkan tautan khusus kepadanya untuk terhubung ke rapat. Karena Tim Zextras hanya membutuhkan peramban modern, menggunakan fungsi ini Anda selalu dapat berkomunikasi dengan cepat dengan klien atau pihak lawan dalam kasus-kasus di mana korespondensi reguler membutuhkan terlalu banyak waktu. Selain itu, Tim Zextras mendukung berbagi file, yang dapat dikirim karyawan satu sama lain secara langsung selama panggilan video atau obrolan teks.
Kami tidak bisa tidak menyebutkan aplikasi mobile khusus Tim Zextras, yang memungkinkan karyawan untuk berpartisipasi dalam obrolan perusahaan sementara tidak di tempat kerja mereka. Aplikasi ini tersedia untuk platform iOS dan Android, dan saat ini memungkinkan pengguna untuk:
- Korespondensi, menerima dan mengirim pesan pada ponsel cerdas Anda
- Buat, hapus, dan bergabunglah dengan obrolan pribadi
- Buat, hapus, dan bergabung dengan obrolan grup
- Bergabunglah dengan ruang virtual dan ruang obrolan, dan buat dan hapuslah
- Undang pengguna ke ruang virtual dan ruang rapat, atau sebaliknya, hapus mereka dari sana
- Terima pemberitahuan push dan buat koneksi aman ke server perusahaan.
Di masa depan, aplikasi akan menambahkan fitur untuk obrolan video pribadi, serta konferensi video dan berbagi file.
Fitur lain yang menarik dari Tim Zextras adalah kemampuan untuk menyiarkan konten layar komputer secara real time, serta kontrol transfer ke pengguna lain. Fitur ini bisa sangat berguna selama pelatihan webinar, di mana perlu untuk memperkenalkan karyawan ke antarmuka baru. Fitur ini juga dapat membantu departemen TI perusahaan membantu karyawan memecahkan masalah dengan komputer mereka tanpa kehadiran fisik pekerja TI.
Dengan demikian, Tim Zextras adalah solusi lengkap untuk mengatur komunikasi online yang nyaman antara karyawan baik di jaringan internal perusahaan dan di luarnya. Karena fakta bahwa Pencadangan Zextras dapat mencadangkan semua informasi yang dihasilkan dalam Tim Zextras sepenuhnya, informasi tersebut tidak akan hilang dari sana, dan tergantung pada tingkat keparahan kebijakan keamanan, administrator sistem akan dapat secara mandiri mengkonfigurasi berbagai batasan bagi pengguna.
Untuk semua pertanyaan yang terkait dengan Zextras Suite, Anda dapat menghubungi perwakilan Zextras, Ekaterina Triandafilidi, melalui email katerina@zextras.com