Saya melanjutkan serangkaian publikasi tentang Manajemen Pulse - Manajemen Organisasi Proyek (Metode Pulse). Dalam artikel ini saya akan berbicara tentang bagian yang paling "enak": Perencanaan Proyek. Perencanaan adalah bagian paling sederhana dan paling sulit dari setiap proyek berdasarkan tujuan yang merupakan penciptaan kekayaan intelektual. Sederhana - karena "Anda mengambil algoritma tindakan dan pergi ke rencana", dan sulit - karena iblis ada dalam detail yang selalu kita lupakan.
Biarkan saya mengingatkan Anda isi dari seri sebelumnya yang menjadi dasar perhitungan dalam artikel ini:
Model organisasi ,
prinsip-prinsip Metode . dan
Aturan Manajemen Sasaran . Jadi, ketika kami memutuskan untuk menetapkan tujuan, dan memilih tujuan, saatnya untuk berurusan dengan perencanaan proyek.
Perencanaan
Sebuah rencana tidak pernah sesuai dengan kenyataan, tetapi penting untuk memilikinya agar dapat mengurangi ketidakpastian dan mengurangi ancaman. Dan Anda perlu merencanakan berdasarkan prinsip-prinsip berikut:
Prinsip perencanaan
- Pekerjaan apa pun akan memakan waktu persis seperti yang dialokasikan atau lebih. (Hukum Parkinson) .
- Orang-orang menunda semua pekerjaan hingga saat terakhir. (Sindrom Pelajar).
- Orang-orang cenderung memberikan perkiraan optimis mengenai kompleksitas pekerjaan kecil. Kecuali dalam kasus ketika mereka kehilangan bonus karena melanggar nilai, dalam kasus ini nilai tersebut pesimistis dan dilebih-lebihkan.
- Orang-orang memberikan ramalan pesimistis mengenai sulitnya pekerjaan besar. Karena mereka ingin tepat waktu "pasti" dan melakukan "perang kemenangan".
- Orang tidak pernah mulai bekerja pada saat pekerjaan itu direncanakan dan tidak pernah menyelesaikan tugas tepat waktu .
- Semua proyek dikaitkan dengan ketidakpastian. (Hukum Murphy - jika ada yang salah, itulah yang akan terjadi. Kami tidak pernah tahu kapan hukum Murphy akan memanifestasikan dirinya).
- Realitas tidak akan pernah sesuai dengan rencana . Tidak peduli seberapa baik kita merencanakan, rencana kita tidak akan mencakup semuanya.
- Lingkup proyek tidak konstan . Inti dari Proyek ini adalah menciptakan sesuatu yang unik, dan kita tidak pernah tahu "apa yang sebenarnya perlu dilakukan" sampai kita mulai melakukannya.
- Orang tidak pernah melakukan apa yang tertulis dalam kerangka referensi . Mereka melakukan lebih atau kurang, atau dengan cara lain.
- Orang dapat secara efektif melakukan hanya satu tugas pada satu waktu .
Dua tingkat perencanaan
Berdasarkan pada prinsip-prinsip perencanaan dan kewajiban eksternal Organisasi, perlu untuk menerapkan dua tingkat perencanaan:
- Tingkat pertama adalah perencanaan strategis, perencanaan proyek besar-blok berdasarkan pada Aturan Perencanaan Proyek.
- Tingkat kedua adalah perencanaan sprint taktis dan mendefinisikan tujuan pendek.
Kerusakan seperti itu dikaitkan dengan prinsip "keharusan dan kecukupan", ketidakpastian isi proyek dan ketidakpastian perilaku manusia.
Tingkat perencanaan proyek menyediakan perencanaan urutan pekerjaan oleh Organisasi, menetapkan tujuan fokus yang jelas dan memberikan kontrol atas pemenuhan kewajiban.
Tingkat perencanaan taktis sprint memberikan tujuan pendek dan dapat dipahami bagi karyawan yang mengimplementasikan proyek dan memperhitungkan ketidakpastian yang tinggi dari metode implementasi.
Perencanaan adalah suatu proses
Perencanaan, sebagai suatu proses, tidak boleh terbatas pada sesi “dibuat dan dilupakan”. Ini adalah proses yang membutuhkan banyak upaya seperti desain produk. Perencanaan dan pemilihan prioritas untuk pekerjaan di masa depan harus dilakukan sementara pekerjaan saat ini belum
selesai. Perencanaan hanya dapat dilakukan dengan meninggalkan "aliran menciptakan" - Aliran Implementasi dalam Aliran Kontrol.
Aturan:- Perencanaan untuk proyek-proyek masa depan dan pengembangan produk dilakukan secara teratur.
- Sesi perencanaan dijahit ke dalam alur kerja.
- Setiap karyawan dapat mengambil bagian dalam perencanaan jika ia melihat manfaatnya sendiri di dalamnya.
- Rapat perencanaan diadakan secara teratur untuk menyinkronkan semua rencana dan keputusan visi.
Perencanaan proyek
Saat Anda membuat jadwal proyek, Anda memprogram pembuatan keputusan di Organisasi untuk jangka waktu yang lama. Memiliki jadwal proyek dan urutan tugas, tidak
diperlukan upaya untuk memilih tugas yang paling penting dan prioritas setiap kali Anda membutuhkannya. Ini menghemat upaya pengambilan keputusan.
Jadwal proyek adalah aturan yang menentukan prioritas tugas yang harus diikuti. Jika sesuatu telah berubah di lingkungan eksternal atau internal, maka perencanaan ulang harus dilakukan untuk memperhitungkan semua pihak yang berkepentingan dan kewajiban Organisasi. Melanjutkan pekerjaan pada rencana lama berbahaya bagi Organisasi. Kehadiran jadwal kalender memungkinkan Anda untuk lebih memahami perkiraan tanggal untuk mencapai tujuan, pada dan atas dasar sinkronisasi pekerjaan lain.
Strategi perencanaan proyek
Ketika merencanakan implementasi proyek, beberapa faktor harus dipertimbangkan:
- Durasi proyek
- Keuntungan langsung dari proyek yang diselesaikan.
- Keuntungan tidak langsung dari proyek yang diimplementasikan, atau jumlah perubahan dalam pendapatan perusahaan selama 12 bulan ketika memperkenalkan produk yang dibuat sebagai bagian dari proyek. Menghemat sumber daya untuk melakukan pekerjaan juga merupakan keuntungan Organisasi.
- Biaya menunda pengiriman hasil dalam waktu yang dijanjikan.
- Kesempatan untuk mendapat untung dari Produk yang dikembangkan sampai selesainya seluruh proyek untuk penciptaan Produk.
Berdasarkan faktor-faktor ini, perlu untuk memilih strategi untuk mengimplementasikan seluruh portofolio proyek.
Opsi Strategi:
- Semua sumber daya organisasi difokuskan pada satu proyek yang menguntungkan untuk mengurangi waktu pelaksanaannya.
- Proyek mengalir (disejajarkan) dengan batas sumber daya.
Strategi fokus pada satu proyek
Fokus pada satu proyek memberikan tingkat interaksi yang tinggi di antara semua peserta proyek dan bantuan timbal balik. Bahkan ketika seorang karyawan tidak sibuk dengan pekerjaan apa pun, ia dapat membantu orang lain untuk melakukannya. Karena ini, waktu pelaksanaan proyek berkurang.
Kerugian dari pendekatan ini adalah bahwa ia menciptakan ilusi "penghentian sumber daya". Terutama ketika beberapa sumber daya dibutuhkan hanya pada awal proyek, dan kemudian tidak diperlukan. Tapi ini juga ilusi. Sebagai contoh:
- Ada beberapa fase dalam proyek TI: analisis, pengembangan, pengujian. Analisis dilakukan oleh analis, pengembangan oleh pengembang, pengujian oleh penguji. Jika semua pekerjaan analisis dilakukan pada awal proyek, maka ada ilusi bahwa analitik akan menganggur. Tetapi pada kenyataannya, mereka secara konstan diminta untuk mengklarifikasi persyaratan untuk Produk atau untuk mengklarifikasi mereka. Tentu saja tidak lengkap, tetapi wajib.
- Dalam proyek konstruksi dalam fase "implementasi" ada "pengawasan lapangan" dari perancang struktur. Artinya, verifikasi kepatuhan secara teratur terhadap hasil dengan spesifikasi teknis dan dokumentasi desain.
Ingat: kurangnya bantuan tepat waktu dari rekan kerja masing-masing mengurangi motivasi kontraktor, dan kecepatan implementasi produk.
Dalam gambar: proyek A, B, C, D dilakukan secara berurutan. Sumber daya hijau - kendala dipaksa untuk menunggu sampai sumber daya merah dan biru bekerja.
Strategi Penyelarasan Kendala Sumber Daya
Batasan sumber daya - sumber daya Organisasi, karyawan atau tim tertentu, atau sumber daya material yang membatasi kemampuan Organisasi untuk menghasilkan uang.
Strategi penyelarasan sumber daya mengurangi waktu pelaksanaan semua proyek. Karena perencanaan seperti itu, sumber daya paling mahal dari Organisasi akan bekerja dengan 100% pekerjaan.
Dalam gambar: proyek A, B, C, D diselaraskan pada sumber daya hijau - pembatasan. Sumber daya ini merupakan batasan karena paling banyak berfungsi dalam rangkaian proyek ini. Dengan perencanaan seperti itu, penting bahwa pada awal pekerjaan sumber daya hijau, segala sesuatu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan harus disiapkan dengan kualitas setinggi mungkin.
Ingat: biaya waktu kendala sumber daya adalah pendapatan Organisasi untuk periode ini.Kelemahan dari pendekatan ini adalah bahwa proyek B, C, D memiliki ketidakpastian yang tinggi tentang tanggal mulai proyek. Ini disebabkan oleh fakta bahwa kita tidak tahu persis "kapan batasan sumber daya berakhir."
Bagian kesimpulan
Kami memeriksa prinsip-prinsip dasar perencanaan dan opsi untuk proyek kaskade. Setiap strategi memiliki pro dan kontra, lebih buruk jika tidak ada strategi. Dua tingkat perencanaan memastikan penyelarasan kewajiban eksternal dan ketidakpastian tinggi pada tahap implementasi.
Jika Anda menulis di komentar prinsip perencanaan apa yang Anda gunakan saat merencanakan proyek Anda, itu akan menjadi super!
Untuk dilanjutkan.
PS: Tapi, kalau mau semuanya sekaligus, ada manual “Manajemen Pulsa: Manajemen Organisasi Proyek”