Manajer proyek secara teratur menghadapi penerimaan proyek pada berbagai fase dari manajer proyek atau perusahaan lain. Biasanya, waktu transmisi terbatas: beberapa minggu atau kurang. Apakah proses ini berjalan dengan lancar tergantung pada fase proyek, serta sistem manajemen proyek di mana ia dilakukan.
Empat langkah pertama
Pertama, kepala berputar dari banyaknya informasi baru, orang, koneksi dan komunikasi. Ada keinginan untuk memahami semua tugas masa lalu dan masa depan.
- Bagaimanapun, tugas utama manajer proyek adalah membentuk saluran komunikasi yang efektif dengan semua peserta proyek. Sekalipun pada awalnya tidak jelas apa yang harus dibicarakan dengan setiap anggota tim, lebih baik segera menuliskan nama, posisi, dan informasi kontak mereka.
- Selanjutnya, Anda harus melakukan revisi proyek, di mana Anda akan menjadi lebih akrab dengan proyek dan akan dapat memahami apa yang ada di dalamnya.
- Selanjutnya, Anda perlu memikirkan apa yang perlu dilakukan agar proyek berhasil menutup proyek ini. Untuk melakukan ini, ada baiknya membuat, mengevaluasi, dan merencanakan BackLog (tugas registri).
- Ketika menjadi jelas bahwa untuk berapa lama dan dalam mode apa yang akan Anda lakukan, Anda perlu membuat proses yang efektif untuk pelaporan, peringatan, revisi, pengujian, dll.
Kenalan dengan proyek tersebut
Sebelum Anda memulai tindakan, Anda harus mencoba mencari tahu apa tujuan dari proyek ini. Jelajahi proyek serupa. Cara termudah untuk menemukannya adalah melalui Google. Jadi, Anda akan belajar tentang praktik terbaik di bidang ini dan memperluas wawasan Anda dalam topik yang diterapkan ini.
Segera setelah gagasan umum tentang ruang lingkup proyek diperoleh, kami dapat melanjutkan ke studi mendalam.
Pertama-tama, Anda harus mengumpulkan semua dokumen yang tersedia di proyek.
Jika beberapa dokumentasi tidak cukup, maka ada baiknya mengembangkan sendiri, setidaknya secara umum, tanpa detail halus yang akan sulit untuk diambil dari udara.
Pertama-tama, Anda harus tertarik dengan deskripsi sistem, strukturnya, dan fitur pekerjaannya. Ini akan membantu untuk memahami bagian apa dari proyek tersebut. Juga akan jelas spesialis mana yang dapat bekerja pada setiap bagian.
Informasi tentang dukungan teknis, lingkungan pengujian dan produksi dan pendekatan pengembangan dasar juga akan menjadi penting.
Semua ini dapat dijelaskan pada 5-10 lembar kertas. Tetapi lebih baik menggunakan sistem seperti wiki, karena dokumentasi semacam itu akan bermanfaat bagi semua anggota tim - tidak hanya manajer proyek.
Dokumentasi
Saat membuat daftar dokumen yang menggambarkan proyek dan memberikan ide pribadi tentang itu, Anda dapat menggunakan set dan template deskripsi yang berbeda.
Penting dalam satu atau lain bentuk untuk menggambarkan hal-hal berikut:
- Sasaran dan sasaran utama proyek atau tahapan individualnya. Mungkin deskripsi tidak akan dirinci, tetapi akan membantu untuk memahami apa yang bernilai dan apa yang tidak layak dilakukan dalam proyek ini.
- Logika bisnis dari proyek. Jika ada logika bisnis yang diterapkan dalam proyek ini, maka lebih baik untuk memiliki deskripsi tentang itu. Karakterisasi dalam bentuk teks atau diagram blok akan sangat berguna.
- Sistem interaksi integrasi eksternal dan internal. Jika proyek kami memiliki integrasi, maka perlu memiliki deskripsi untuk masing-masingnya. Paling tidak, Anda perlu mengetahui tujuan integrasi dan memiliki dokumentasi API.
Organisasi kerja
Jika tim bekerja secara efisien, maka kemungkinan besar ia memiliki sistem tindakan dan prosedur yang ramping yang diikuti oleh semua pengembang. Dalam hal ini, nuansa ini tidak dapat dikendalikan pada awalnya. Namun, disarankan untuk membuat atau menambah instruksi untuk mengatur kerja tim pada proyek.
Pertama-tama, ada baiknya memutuskan tim mana yang Anda miliki dan tugas apa yang diselesaikan masing-masing pesertanya. Ini bagus ketika tim selesai dan dapat menutup seluruh rentang tugas mulai dari pengembangan hingga pengujian dan rilis. Lebih buruk lagi, ketika beberapa spesialis terlibat secara tidak teratur atau sebagian.
Selama revisi dan pekerjaan yang direncanakan, manajer proyek harus memperhatikan metodologi kerja, kelengkapan penggunaannya, dan juga untuk mengklarifikasi prosedur untuk menguji hasil pekerjaan.
Ketika semua tugas sudah terlihat dan pada setiap saat waktu, setiap anggota tim dapat mengetahui keadaan proyek saat ini, jauh lebih mudah bagi manajer proyek untuk membuat keputusan pada pekerjaannya dan orang lain.
Visualisasi pekerjaan paling mudah dicapai dengan menggunakan
sistem manajemen tugas . Menggunakan aktivitas perawatan backlog, serta memprioritaskannya, Anda dapat membuat aliran pekerjaan yang stabil.
Selain itu, jika semua tugas akan dilakukan melalui sistem manajemen proyek bersama, akan jauh lebih mudah bagi manajer proyek untuk mengumpulkan informasi untuk pelaporan proyek dan biaya tenaga kerjanya.
Kesimpulan
Ketika menerima sebuah proyek, ada baiknya mempelajari topik-topik yang diterapkan, serta menciptakan saluran komunikasi yang efektif dengan semua peserta.
Dapatkan atau kembangkan dokumentasi yang menggambarkan tujuan bisnis proyek, strukturnya, arsitekturnya, dan semua persyaratan yang mungkin.
Audit proyek, klarifikasi dan pelengkap, jika perlu, akuntansi tugas, jam kerja dan pelaporan proyek.
Saya harap tips ini akan membantu Anda dengan mudah diintegrasikan ke dalam alur kerja dan secara kompeten membangun kerja tim. Saya berharap Anda berhasil proyek!