Tanda tangan otomatis dalam email mungkin merupakan salah satu fungsi bisnis yang paling umum digunakan. Tanda tangan yang dapat diatur satu kali tidak hanya dapat meningkatkan efisiensi karyawan secara permanen dan meningkatkan tingkat penjualan, tetapi dalam beberapa kasus meningkatkan tingkat keamanan informasi perusahaan dan bahkan menghindari tuntutan hukum. Misalnya, organisasi amal sering menambahkan informasi tentang berbagai cara untuk memberikan donasi ke tanda tangan otomatis, yang membantu untuk terus meningkatkan jumlah yang dikumpulkan. Selain itu, menandatangani email adalah cara yang bagus untuk mempromosikan blog atau situs web perusahaan. Anda juga dapat memposting berbagai peringatan kerahasiaan dalam tanda tangan email, dan bank komersial, misalnya, sering mengingatkan Anda dalam surat bahwa mereka tidak pernah memerlukan informasi akun pelanggan mereka. Zimbra OSE memudahkan untuk membuat tanda tangan otomatis untuk email, dan sekarang kami akan mencoba memahami bagaimana hal ini dapat dilakukan dan apa yang dapat dicapai dengan bantuan tanda tangan otomatis ke email.
Zimbra Open-Source Edition mendukung kemampuan untuk membuat tanda tangan yang berbeda untuk domain yang berbeda. Ini sangat nyaman bagi penyedia SaaS yang dapat meng-host ratusan atau bahkan ribuan domain berbeda pada infrastruktur Zimbra OSE yang sama. Namun, untuk membuat tanda tangan untuk domain, administrator harus terlebih dahulu memastikan bahwa Zimbra OSE menyertakan dukungan untuk tanda tangan email global. Ini dilakukan dengan menggunakan perintah
zmprov mcf zimbraDomainMandatoryMailSignatureEnabled TRUE . Setelah ini selesai, Anda dapat mulai mengonfigurasi tanda tangan domain. Misalnya, buat tanda tangan teks sederhana untuk domain
Company.ru .
Teks tanda tangan
ditulis ke LDAP menggunakan perintah
zimbraAmavisDomainDisclaimerText dan
zimbraAmavisDomainDisclaimerHTML . Berkat perintah ini, Anda dapat menambahkan tanda tangan teks dan HTML ke email. Misalnya, menggunakan perintah
zmprov md Company.ru zimbraAmavisDomainDisclaimerText "Jangan pernah mencetak teks pesan ini di atas kertas untuk menyimpan pohon sebanyak mungkin dan menunjukkan kepedulian Anda terhadap lingkungan" kami akan membuat tanda tangan teks sederhana yang akan singkat dan mudah diingat, dan juga memungkinkan Anda untuk sekali lagi mengingat pentingnya masalah lingkungan bagi perusahaan. Jika Anda membuat tanda tangan dalam format HTML, administrator memiliki kesempatan untuk menambahkan berbagai dekorasi dan pemformatan ke teks tanda tangan.
Setelah tanda tangan ditambahkan ke LDAP, Anda dapat mengaktifkannya dengan membuat perubahan pada pengaturan MTA. Jika server Anda memiliki satu MTA, Anda harus menjalankan perintah
./libexec/zmaltermimeconfig -e Company.ru di atasnya. Jika infrastruktur Zimbra OSE Anda memiliki beberapa server MTA, pada awalnya Anda harus memasukkan perintah
./libexec/zmaltermimeconfig -e Company.ru , dan di server lain batasi
diri Anda untuk memasukkan perintah
./libexec/zmaltermimeconfig .
Setelah tanda tangan ditambahkan ke LDAP, Anda dapat mengaktifkannya dengan membuat perubahan pada pengaturan MTA. Jika server Anda memiliki satu MTA, Anda harus menjalankan perintah
./libexec/zmaltermimeconfig -e Company.ru di atasnya. Jika infrastruktur Zimbra OSE Anda memiliki beberapa server MTA, pada awalnya Anda harus memasukkan perintah
./libexec/zmaltermimeconfig -e Company.ru , dan di server lain batasi
diri Anda untuk memasukkan perintah
./libexec/zmaltermimeconfig .
Jika Anda ingin menonaktifkan tanda tangan pada domain, Anda dapat menggunakan perintah
./libexec/zmaltermimeconfig -d Company.ru . Seperti dalam kasus sebelumnya, Anda harus menjalankannya di server MTA, dan jika ada beberapa di infrastruktur Anda, Anda harus memasukkan perintah
./libexec/zmaltermimeconfig pada yang lainnya.
Selain itu, administrator Zimbra OSE sering memiliki tugas untuk menonaktifkan tanda tangan dalam surat internal, yaitu, yang dikirim oleh pengguna dari domain yang sama satu sama lain. Ini dapat dicapai dengan mengeksekusi perintah
zimbraAmavisOutboundDisclaimersOnly TRUE . Secara default, fitur ini dinonaktifkan.
Dengan demikian, seperti yang telah kita lihat, Zimbra OSE menyediakan administrator dengan toolkit yang fleksibel dan nyaman untuk membuat dan mengelola tanda tangan email otomatis.
Untuk semua pertanyaan yang terkait dengan Zextras Suite, Anda dapat menghubungi perwakilan Zextras, Ekaterina Triandafilidi, melalui email katerina@zextras.com