Optimalisasi farmasi: apa yang kami lakukan dengan matematika

Ternyata bisnis farmasi cukup sederhana dalam hal start-up (apotek dari waralaba besar dibuka hampir oleh mekanisme "lanjut, lanjut-ok"), tetapi cukup sulit untuk dikelola. Namun, sepertinya tidak demikian. Bagian yang sulit adalah dalam manajemen persediaan, yaitu dalam penyediaan obat-obatan, obat-obatan dan hal-hal lain ke titik ritel akhir. Pada kenyataannya, orang-orang melakukan ini dengan tangan mereka dan sering kali merasa sulit.

Ada situasi yang sangat sering terjadi kurang pemesanan (ketika obat populer yang dibutuhkan tidak tersedia di apotek), pemesanan ulang (barang dikirim untuk beberapa tahun ke depan) atau distribusi yang tidak tepat melalui jaringan apotek (satu tidak ada dan yang lain memiliki enam bulan persediaan). Tablet ini ringkas, diletakkan di apotek bagus jika 5% dari inventaris, sehingga delapan hingga sepuluh juta rubel dapat dengan mudah disembunyikan bahkan dalam kotak berukuran 15 meter persegi. Dan kemudian obat-obatan ini tiba-tiba kedaluwarsa setelah satu tahun.

Masalahnya adalah dalam manajemen persediaan manual dan dalam peramalan permintaan yang salah: pasar sedemikian rupa sehingga seringkali pada awal tahun kewajiban ditandatangani untuk tahun yang akan datang, dan produsen mendorong berton-ton barang yang bergerak lambat ke rantai farmasi.

Tentu saja, dalam situasi ini, model matematika sangat kurang. Ya, kami ikut dengannya. Dalam prosesnya, kami membuat beberapa penemuan hebat tentang pasar.

Bagaimana cara kerjanya

Ada dua jenis obat:

1. Yang hanya bisa didapatkan dari satu pemasok. Sebagai contoh, tahun lalu ada cacat pasar untuk diprospan (suntikan bersama): di beberapa titik, manajemen di apotek terakhir di mana ia membeli sepuluh paket dan menjual atau menggunakannya di pasar sekunder.
2. Yang memiliki obat generik (yaitu analog langsung, istilah ini di lingkungan farmasi tidak menyiratkan penurunan kualitas). Aspirin atau omeprazole jelas banyak hal yang berbeda, dan jika menghilang dari satu pemasok, maka Anda selalu dapat menemukan obat dengan INN yang sama.

Jauh lebih sulit dengan jenis barang pertama. Jika produsen tidak dapat memproduksi atau jika ada sesuatu yang tidak diperhitungkan dalam pesanan, maka ada peluang untuk meninggalkan beberapa apotek atau bahkan seluruh jaringan tanpa obat yang diperlukan. Kira-kira dari sini mengikuti konsekuensi logis, yang menurutnya kontrak paling serius diselesaikan selama setahun, dan Anda perlu membeli banyak semuanya sekaligus. Yaitu, sepakati jumlah tertentu, dan kemudian secara bertahap menerimanya, mendistribusikannya ke apotek dan membayar.

Pada awal setiap tahun, Anda mendaftar untuk menjual sejumlah obat. Ini terletak pada rencana pasokan distributor (ada tiga di antaranya besar di Rusia) dan lebih jauh ke dalam rencana produksi.

Fitur lain adalah bahwa, karena Anda tidak selalu bisa mendapatkan barang langsung dari pabrikan, Anda perlu bernegosiasi dengan distributor. Dan ada yang namanya diskon volume. Artinya, ini adalah alasan kedua untuk menandatangani perjanjian volume besar sebelumnya.

Akibatnya, dengan perkiraan kemampuan mereka yang salah, apotek menemukan diri mereka dalam resesi yang ketat. Mereka keluar dengan cara yang berbeda: mereka membuat motivasi untuk staf, promosi. Tetapi di sini mereka tidak memiliki hak untuk mengiklankan suatu produk, karena itu adalah obat. Pada akhirnya, semuanya berjalan melalui apoteker pertama kali di apotek. Mereka memiliki motivasi: mereka menjual nitrogliserin yang lebih mahal dari perusahaan seperti itu daripada yang biasa - Anda mendapatkan lebih banyak. Atau dia juga menjual vitamin setelah setiap pesanan kedua puluh.


Dapat dilihat dari grafik ini bahwa untuk obat ini, sisanya hampir dua kali lebih besar dari yang diperlukan.

Perkiraan permintaan

Sebelum kedatangan kami, jaringan farmasi secara independen membuat perkiraan menggunakan rata-rata bergerak dan membuat banyak penyesuaian manual, karena modelnya tidak selalu cocok. Lebih tepatnya, mereka menggunakan autoforming pesanan dan kemampuan untuk mengeditnya. Menurut pendapat kami, pengeditan agak disalahgunakan, karena hampir setiap pesanan melibatkan intervensi manual. Ini terjadi lebih mungkin karena kurangnya model: dengan demikian, pesanan otomatis tidak memperhitungkan apa yang sudah pergi ke apotek, tetapi belum dibawa ke gudang ritel.

Akibatnya, mereka membungkus setiap pesanan dengan awan kruk mental dan membuat koreksi pada jari-jari mereka: "itu naik, itu perlu dua kali lipat, di sini pemasoknya buruk, kami akan memesan lebih banyak, dan musim ini musim dingin, kami juga membutuhkan ini." Pendekatan ini memiliki hak untuk hidup, tetapi ternyata sangat tidak akurat di garis bawah. Tidak mungkin untuk bekerja secara murni sesuai dengan perkiraan yang tersedia: mereka membuat tambalan - itu bekerja di satu tempat, tetapi rusak di tempat lain - mereka membuat tambalan di sana. Akibatnya, tidak ada yang bisa mengingat bagaimana semuanya dimulai dan mengapa. Tetapi banyak koreksi bekerja untuk semuanya:

"Mengapa Anda menambahkan sepuluh bungkus semua obat dalam daftar ini?"
- Ya, sistem selalu membuat kesalahan di sini, jadi saya memperbaiki.

- Dan mengapa Anda mengambil 12 bungkus per poin, ketika konsumsi bulanan rata-rata adalah dua buah?
- Yah, saya pikir itu tidak cukup, jadi saya menambahkan!
"Apakah kamu mengerti bahwa ini adalah lima apotek, dan sekarang seseorang akan dibiarkan tanpa mereka?"
- Ya Aduh Nah, pesan lagi.

"Mengapa kamu hanya mengangkut tiga botol?"
"Karena butuh satu atau dua potong dalam sebulan."
"Mereka mengambil lima potong minggu lalu!" Membawa sepuluh, Herodes !!!

Ternyata KPI pembeli dipertimbangkan untuk barang yang hilang. Bukan karena keefektifan pergantian, bukan oleh beberapa kriteria yang bahkan lebih dekat dengan perdagangan, tetapi dengan berapa banyak tablet yang ia dorong ke masing-masing apotek. Fakta bahwa mereka kemudian dihapuskan setelah tanggal kedaluwarsa tidak lagi sakit kepala. Mengurangi margin dan penjualan dengan biaya pada akhir umur simpan, juga.

Eksekusi sebenarnya dari pesanan adalah sekitar 20%.

Apa yang terjadi?

Selanjutnya, kami memecahkan masalah peramalan ritel klasik. Itu tersedot seratus kali dan dikenal, mungkin, untuk semua orang.


Permintaan dipulihkan, perkiraan dan cadangan optimal untuk obat kritis - Viagra.

Pertanyaannya adalah dalam menyiapkan model. Kami menggunakan aturan berikut:

1. Pendekatan biasa untuk mengoptimalkan stok adalah memulihkan permintaan (membuang plot tanpa produk ini tersedia untuk statistik), memperkirakan permintaan dengan model autoregresif dengan mempertimbangkan tren akun, musim, acara kalender, membuat jadwal persediaan, menghitung stok optimal di apotek dan stok, membuat pesanan.
2. Pertimbangan pemasok tidak dapat diandalkan: semakin banyak kejutan yang dapat disajikan oleh pemasok, semakin banyak stok gudang yang dibutuhkan untuk jaringan.
3. Menghitung ketidaktergantungan obat untuk pengadaan operasional: tidak ada gunanya menyimpan karbon aktif: setiap pemasok memilikinya. Obat-obatan sesuai dengan formula setelah pengungkapan paten juga. Tapi obat baru yang unik - ya.
4. Beberapa produk memerlukan penyimpanan dingin: ada optimasi inventaris yang lebih ketat di titik ritel.
5. Obat-obatan narkotika diberikan sesuai dengan kondisi khusus.
6. Anda tidak dapat memindahkan barang antar apotek, jadi jika memungkinkan Anda perlu menggunakan transaksi persediaan yang lebih sering dan lebih kecil.

Poin terakhir mungkin tampak aneh, tetapi proses yang tepat untuk obat-obatan adalah Anda harus mengambilnya dari apotek dan mengirimnya kembali ke gudang pusat. Di sana, terima, lakukan akun batch baru (yaitu, mulai sebagai SKU baru dengan tanggal kedaluwarsa yang berbeda sebenarnya) dan distribusikan lagi. Selain itu, setiap batch barang dari pemasok melewati proses sertifikasinya, yang agak mempersulit alur kerja. Seluruh proses, tentu saja, adalah manual.


Untuk beberapa barang ada pengembalian uang (persediaan yang diperlukan, yang harus selalu di apotek, menurut pendapat spesialis bermacam-macam), di sini adalah pemulihan permintaan dan pemodelan saldo untuk salah satunya.

Akibatnya, lebih mudah bagi mereka untuk membuang barang setelah tanggal kedaluwarsa daripada mencoba mendistribusikannya kembali. Ada hack hidup dengan "semak-semak" apotek ketika beberapa outlet ritel milik direktur yang sama, dan itu dapat relatif mudah didistribusikan di antara mereka, tetapi ada beberapa jebakan di sana juga. Benar membangun sistem optimasi multi-eselon di mana kebutuhan gudang dibentuk dari kebutuhan apotek dengan cakupan yang diatur. Kebutuhan akan apotek dihitung berdasarkan perkiraan statistik dengan mempertimbangkan tren dan musiman. Produk ini didistribusikan di antara semua apotek melalui penjualan, mengurangi fungsi negatif untuk laba yang hilang. Stok gudang dibagi menjadi beberapa stok virtual, salah satunya menyediakan apotek dengan barang, dan yang lain digunakan untuk memenuhi kewajiban pemasaran, penjualan grosir, dll. Tetapi sangat sulit untuk membuktikan yang kedua. Sebagai hasilnya, kami sekarang membangun perkiraan pasar rata-rata untuk semua apotek, kemudian kami membentuk pesanan umum yang benar untuk gudang, dan kemudian kami mendistribusikannya dengan transaksi kecil saat kami menghabiskannya.


Grafik ini menunjukkan bahwa barang-barang berada di satu apotek di pasar saham, dan di dua lainnya tidak pada waktu itu.

Hasil pertama berjalan, berikut adalah grafik untuk beberapa obat:


Contoh pertama.


Contoh kedua.

Sebelum ini, distribusi apotek memiliki fitur lain. Produk pergi ke mereka yang lebih dekat ke bagian atas daftar sesuai abjad! Yaitu, dalam kasus 12 bungkus obat dengan konsumsi rata-rata untuk jangka waktu dua, enam apotek pertama pada "A" menerimanya, dan sisanya tidak. Di jaringan lain, apotek prioritas dialokasikan: di sana, pada awalnya, barang berjalan sesuai satu daftar, lalu - menurut yang lain. Tapi hampir sama. Jika Anda membuka apotek, cobalah untuk tidak memanggilnya "Y". Lebih baik menyebutnya "Aachenosaurus", dan badan hukumnya adalah "AAA" LLC. Akan ada banyak pertanyaan, tetapi Anda akan membawa barang.

Direktur farmasi mengetahui fitur ini dan mencoba untuk menyetujui terlebih dahulu untuk mengambil semua barang: lebih baik untuk menyimpan di rumah daripada menunggu cuaca di laut. Ini juga menyebabkan ketidakmerataan dalam model lama dan menciptakan rasa unik dari tindakan-tindakan TI yang berlawanan, karena skema yang biasa melanggar ke arah lebih hemat biaya untuk seluruh jaringan.

Ada masalah dengan parapharma, yaitu, dengan sampo terapi yang sama. Mereka tidak bisa mengirimkan satu tabung yang sedang dijual: seluruh rak perlu dikirim. Pemasok membayar untuk tampilan terbuka, ini adalah apotek setengahnya dengan bisnis periklanan. Namun dalam model pembelian, mereka hanya menjual kembali segmen ini. Secara teori, manajemen persediaan di sana lebih fleksibel daripada di obat-obatan, tetapi lebih sedikit perhatian diberikan pada matriks bermacam-macam. Selama pembeli membutuhkan waktu pada produk utama, pada parapharm, keputusan dibuat untuk merevisi matriks setahun sekali. Ini berarti bahwa sepanjang tahun produk baru tidak dapat diperkenalkan atau produk yang tidak dijual ditarik. Intinya: ya, mereka mendapat bonus, tetapi efisiensi operasional menderita.

Ternyata, kira-kira hal-hal serupa kadang-kadang dilakukan dengan meletakkan obat-obatan: mungkin ada obat yang tidak akan dijual selama bertahun-tahun.

Arah lain di mana jaringan berusaha untuk mengembangkan adalah untuk memindahkan grosir Anda. Karena mereka sudah membeli dalam jumlah besar dengan harga yang baik, akan logis untuk menjualnya lebih lanjut. Ada hak untuk menjual kembali, pasar tidak menderita dumping, karena sangat mudah untuk mengontrol harga eceran yang disarankan. Hanya sekarang, grosir juga dijual dalam jumlah besar, dan kadang kala pengiriman semacam itu meninggalkan apa yang mungkin berguna bagi jaringan ritelnya sendiri. Tidak banyak keseimbangan di sana.

Dan akhirnya: mengontrak untuk persediaan adalah hal yang aneh, yaitu ada gangguan dalam pembayaran. Sangat lurus ke bawah paku. Karena tidak ada manajemen uang yang tepat (sekali lagi, karena tidak selalu personil terbaik dan tidak selalu ada setidaknya semacam otomatisasi rutin), ini berarti masalah dengan pesanan berikut.

Mengapa tidak ada bingkai yang lebih baik? Karena dalam lingkup pergantian staf tinggi, termasuk dalam kepemimpinan. Hal ini menyebabkan kekacauan dalam pengelolaan sistem pelaporan dan pemahaman yang tidak akurat tentang proses bisnis mereka sendiri. Frasa “Saya tidak tahu harus mencari ke mana” dan “Ya, ini tidak mungkin! Bagaimana Anda menemukan ini? " - Salah satu yang paling sering dalam dialog kami untuk sistem TI.

Cukup berpikir? Tidak. Jika Anda datang untuk mengotomatisasi sesuatu di dunia nyata, maka ada jauh dari matematika murni, tetapi banyak, banyak pencarian sumber data dan penyatuan mereka. Dalam kasus kami, lebih banyak fitur:

• Bisnis menggunakan beberapa direktori barang sekaligus, di direktori sering ada kesalahan tata bahasa atau fitur ejaan, karena produk serupa dapat jatuh ke dalam kategori yang berbeda.
• Tareness, yaitu, jumlah paket tablet dalam paket transportasi, terus berubah dan disimpan di kepala orang-orang di beberapa tempat.
• Logistik logistik tidak selalu dijelaskan dengan benar: mengacu pada apotek yang ditutup atau produk yang berasal dari matriks.
• Anda tidak dapat melihat seluruh distribusi produk. Bukan dari satu sistem, tetapi tidak mungkin. Perlu untuk mengumpulkannya dengan gema dari banyak sistem dan kertas.

Akibatnya, kami mengurangi defisit sebesar 15% dan mengurangi persediaan kami hingga lima hari hanya dengan redistribusi barang yang benar dan perkiraan permintaan yang lebih akurat (tidak termasuk promo, mereka dipesan ulang dengan tangan kami). Penjualan naik 1,5%. Math memenangkan babak ini.