Bagaimana kami mengumpulkan tim super di situs jarak jauh dan tidak pernah menyesalinya

Saya tidak menyerukan revolusi, tetapi saya ingin kantor-kantor di Rusia ditutup secara besar-besaran, dan sebagian besar karyawan beralih ke situs terpencil. Tampaknya bagi saya bahwa ini akan memungkinkan orang dan perusahaan untuk bekerja lebih efisien.

Saya akan membagikan pengalaman pribadi saya tentang cara merekrut karyawan jarak jauh, cara membentuk proses kerja dan cara melengkapi "kantor" virtual yang nyaman.

Sekarang 10 orang bekerja di tim YouGile kami, dan semuanya dalam format jarak jauh. Kami tidak menarik investasi, menghasilkan untung, dan tumbuh di pengguna aktif 10% per bulan selama 2 tahun sekarang.

Perencanaan harian

Dan saya dapat mengatakan bahwa membentuk tim super di situs jarak jauh cukup realistis - pasar kerja jarak jauh tumbuh dari tahun ke tahun. Saya memiliki sesuatu untuk dibandingkan: Perusahaan IT pertama kami (RedHelper) menyewa 250 m2 di Paveletskaya di Moskow.

Artikel ini memiliki dua bagian: "Bagian 1. Bagaimana kami mencari orang" dan "Bagian 2. Bagaimana kami mengatur pekerjaan." Bagaimanapun, sebelum mengatur proses, penting untuk membentuk tim yang baik.

Saya mengundang Anda untuk melihat "belakang panggung" kami.

Bagian 1. Bagaimana kami menemukan profesional yang kuat

Persaingan 100 orang untuk 1 lowongan adalah prospek nyata bahkan untuk perusahaan terkecil, jika siap untuk mempekerjakan karyawan jarak jauh. Saya akan mengungkapkan beberapa aturan yang membantu kami mendapatkan banyak umpan balik dan memilih kolega yang sangat kuat darinya.

Berikut adalah contoh bagaimana dalam 10 hari kami menerima 294 tanggapan untuk hh.ru:

Posting pekerjaan HH

Ini bukan indikator mutlak, jumlah respons tergantung pada posisi, tingkat gaji dan faktor lainnya. Namun, jelas bahwa ada banyak yang ingin bekerja.

Cara menulis lowongan

Kami selalu menunjukkan dalam judul pekerjaan bahwa ini adalah pekerjaan jarak jauh. Nama ini terkadang dimoderasi di hh.ru, tetapi saya mengeditnya kembali dan memanggil dukungan. Hasilnya (respons 3 kali lebih banyak, tanpa batasan regional) sepadan.

Selain itu, ini memungkinkan Anda untuk "memikat" bagi diri Anda sendiri spesialis terbaik yang selalu dipekerjakan. Dan udalenka hampir merupakan satu-satunya cara untuk mulai bekerja dengan mereka. Ini terutama berlaku untuk startup yang memimpikan pengembang yang keren, tetapi tidak dapat menawarkan ruang terbuka yang sama, seperti misalnya dengan Yandex. Tetapi mereka dapat menawarkan udalenka yang demokratis.

Dalam uraian tugas, kami mematuhi gaya "rumah". Tidak ada formalitas dan birokrasi. Satu hal adalah lowongan kantor dari sebuah bank besar, dan yang lainnya adalah lowongan untuk karyawan jarak jauh di perusahaan IT modern. Kami hanya menulis siapa kami dan apa yang kami lakukan.

Seringkali kami meminta kandidat untuk menyelesaikan tugas pendek dalam surat lamaran:

"Tulis dengan kata-kata Anda sendiri dalam 3-4 kalimat apa itu sistem manajemen proyek."

Jadi, Anda dapat memahami dalam 30 detik apakah akan melakukan wawancara. Ini bekerja dengan baik ketika mempekerjakan copywriter, desainer, dan manajer, tetapi untuk teknisi, lebih baik tidak menggunakan langkah ini. Tanggapan programmer keren tidak cukup, jadi kami mencoba untuk melindunginya.

Mengapa selalu menjaga pekerjaan tetap terbuka
Masuk akal untuk mewawancarai 1 kandidat dari 100, tetapi yang paling menarik. Jika Anda perlu mencari spesialis secepatnya, dalam 2-3 minggu, maka Anda harus membuat kompromi keras dan menurunkan standar. Jika Anda memilih strategi perekrutan permanen, maka Anda dapat dengan aman membidik calon yang lebih tinggi dan memilih kolega yang benar-benar kuat.

Siapa yang kita panggil untuk wawancara?

• Kandidat berhasil menyelesaikan tugas kecil, yang kami minta dia lakukan dalam surat lamaran.
• Disarankan bahwa kandidat sudah memiliki pengalaman dalam pekerjaan jarak jauh. Menurut pengamatan saya, dalam 80% kasus seseorang tanpa pengalaman di lokasi terpencil tidak akan dapat terlibat dalam proses kerja. Tetapi ada semakin banyak orang dengan latar belakang seperti itu. Hanya 3 tahun yang lalu, hanya 5 dari 100 kandidat yang sebelumnya bekerja dari jarak jauh, sekarang setiap empat.
• Penting juga bagi saya bahwa kandidat memiliki hasil dan pencapaian yang terukur. Jika tidak profesional, maka paling tidak pribadi. Misalnya, gelar master olahraga penting bagi saya. Ini menunjukkan bahwa seseorang mampu bekerja keras, mencapai tujuan dan menang.

Langkah yang baik adalah mempekerjakan karyawan jarak jauh selama setengah waktu. (4 jam sehari)
Pengalaman saya menunjukkan bahwa sering diadakan pro yang memilih format ini. Mereka sudah memiliki pekerjaan, tetapi mereka menginginkan lebih. Mungkin mereka menggabungkan beberapa proyek. Dan ini merupakan indikator bahwa spesialis itu berdiri. Selain itu, dengan cara ini Anda mengoptimalkan sendiri biaya: jika seorang karyawan tidak memenuhi harapan Anda, Anda akan berpisah dengan biaya yang lebih rendah daripada dalam mode penuh waktu.

Cara wawancara

Tugas utama yang saya tetapkan untuk diri saya sendiri di wawancara adalah untuk memahami apakah seseorang akan dapat menyelesaikan tugas tes. Ini berbeda dari pendekatan biasa ketika mencoba membuat keputusan tentang janji temu untuk wawancara.

Mengapa ini penting bagi saya? Jika pada tahap selanjutnya kandidat benar-benar gagal dalam tugas tes, maka masalahnya adalah bagaimana kita mengatur seleksi, bukan kandidat. Karena itu, semua pertanyaan saya terkait dengan apakah seseorang dapat menyelesaikan masalah.

Saya melakukan wawancara dalam format video, melalui sistem Whereby (alternatif yang baik untuk Skype).

Bagaimana kami bermain dengan layar di sebuah wawancara
Pada wawancara untuk posisi penjualan, kami kehilangan 2-3 kali penjualan yang berbeda. Game pertama adalah dengan produk yang dijual pemohon sebelumnya. Game kedua adalah dengan produk apa pun yang muncul di benak Anda. Kami menjual kuda, jeruk ... Saya secara khusus mendorong penjualan ke jalan buntu: "Saya tidak perlu", "Saya sudah menandatangani kontrak tahunan dengan pemasok lain" - dan melihat bagaimana ia akan keluar. Kuncinya di sini bukan skrip templat hafal, tetapi fleksibilitas dan kemampuan untuk mencari pendekatan yang berbeda. Kadang-kadang kita "membalikkan" peran, dan dalam peran sebagai penjual, saya sendiri menawarkan opsi untuk menyelesaikan pertanyaan buntu. Jika kandidat dengan cepat menangkap pemikiran saya dan mengatasi tugas di pertandingan berikutnya, maka ini jelas merupakan penantang yang baik.

Tugas tes berbayar (titik seleksi paling penting!)

Selama tahap perekrutan, tugas utama adalah untuk memeriksa pola pikir pelamar dan untuk menentukan apakah dia cocok untuk melaksanakan tugas-tugas. Dan tugas tes itu sendiri harus menjadi tugas nyata kecil.

Misalnya, untuk kekosongan copywriter, kami menyarankan Anda menulis artikel dalam format apa pun selama 4 jam dan 2.000 rubel - “Perbandingan berbagai sistem kontrol”. Dalam hal ini, kandidat dapat (harus) mengajukan pertanyaan.


Bahkan dengan resume yang sangat bagus dan wawancara yang sukses, hanya 4 dari 5 pelamar yang melakukan tugas ini dengan buruk. Masalah utama adalah mencoba untuk "menuangkan air", mereka menulis teks yang panjang dan tidak berarti. Atau mereka menulis terlalu iklan dan "murah".

Saya berharap mendapatkan teks penulis, materi yang dipikirkan matang-matang dengan fakta dan saran berharga. Tentu saja, selama 4 jam untuk mempelajari secara mendalam subjek yang tidak dikenal hampir mustahil. Tetapi saya menghargai upaya yang tepat untuk melakukan ini, serta kemampuan untuk mengekstrak dan memproses informasi. Kandidat terbaik mengajukan banyak pertanyaan dan menulis artikel pendek dengan makna di setiap kalimat.

Mengapa tugas tes harus dibayar
Kami hanya menawarkan item tes berbayar. Ini secara signifikan meningkatkan kemungkinan mendapatkan spesialis yang baik. Tidak setiap kandidat yang menghargai diri sendiri akan menghabiskan waktu untuk tes gratis, dan jika demikian, ia akan enggan, tanpa tingkat keterlibatan yang tepat. Tugas uji dengan pembayaran jauh lebih dekat dengan pekerjaan nyata. Seseorang mungkin keberatan bahwa ini adalah biaya tambahan untuk perusahaan, dan kandidat sering setuju untuk menunjukkan diri tanpa pembayaran. Pada kenyataannya, itu hanya kesengsaraan, dalam kerangka pengeluaran perusahaan itu biasanya dalam jumlah kecil, dan tingkat kandidat akan sangat berbeda.

Bagian 2. Bagaimana kami mengatur pekerjaan

Jadi kita sampai pada intinya. Tim dibentuk, tetapi sekarang bagaimana mengatur di situs terpencil? Bagaimana cara mengikuti pekerjaan, bagaimana memahami apa yang sedang terjadi di perusahaan? Saya akan membagikan pengalaman saya tentang bagaimana kami memecahkan masalah ini.

Mitos: TV, kulkas, dan sofa menang dari karyawan yang jauh
Namun, jika Anda mengikat seseorang ke kantor - ini tidak berarti ia akan bekerja. Facebook, mesin kopi, dan ruang merokok juga dapat menang di kantor. Baik di kantor dan di remote - orang itu bekerja atau tidak. Di situs jarak jauh, sebaliknya, lebih mudah bagi Anda untuk mengevaluasi produktivitas karyawan. Karena Anda benar-benar fokus pada tugas, dan karyawan tidak dapat menyamarkan kelambanannya dengan komunikasi yang menyenangkan sambil minum kopi dan acara perusahaan. Di tempat terpencil, hampir tidak mungkin meniru aktivitas kekerasan, karena tidak terlihat. Tetapi hasilnya langsung terlihat. Produktivitas karyawan sangat mudah dievaluasi dengan jumlah tugas yang diselesaikan.

Bagaimana memahami apakah seorang karyawan bekerja atau bermain bodoh?

Tidak mungkin. Tapi ini tidak bisa dipahami di kantor. Penting di sini untuk memantau bukan orang, tetapi tugas. Setiap karyawan dapat melakukan apa saja dan kapan saja, ini adalah bisnisnya. Bisnis kami adalah untuk melihat apakah dia memecahkan masalah atau menceritakan kisah-kisah indah, mengapa itu tidak berhasil.

Seringkali, manajer yang terbiasa dengan kantor memiliki perasaan yang kuat: karyawan tidak bekerja jika mereka tidak ditendang. Saat bekerja di situs jarak jauh, Anda perlu membalik perasaan ini ke kebalikannya - karyawan bekerja secara default!

Apakah saya perlu memeriksa berapa jam seorang karyawan bekerja
Jangan coba-coba. Itulah perbedaan format pekerjaan jarak jauh dengan format kantor. Kami tidak bekerja dari jarak jauh "dari panggilan ke panggilan". Beberapa perusahaan menawarkan karyawan jarak jauh untuk menginstal program untuk merekam waktu di komputer. Dan dengan demikian menakuti spesialis yang menghargai jarak jauh justru karena sifatnya yang demokratis, jadwal yang fleksibel dan fokus pada hasil (terlepas dari waktu yang dihabiskan untuk proses). Dengan melacak waktu kerja, Anda sebenarnya akan meratakan semua keuntungan dari pekerjaan jarak jauh, melemahkan disiplin diri karyawan dan mengurangi motivasi mereka untuk menutup tugas tepat waktu. Apalagi jika gaji mereka tergantung pada jumlah jam kerja. Dalam hal ini, karyawan akan secara khusus meregangkan waktu mereka mengerjakan tugas.

Bagaimana kami merencanakan pekerjaan

Kami sedang mengembangkan sistem manajemen proyek di mana setiap tugas adalah obrolan dan, tentu saja, kami melakukan semua komunikasi dan perencanaan di YouGile . Terkadang demi pengujian, kami melakukan beberapa proses dalam produk yang bersaing.

Kami mengadakan pertemuan mingguan umum pada hari Senin. Kami menetapkan tugas untuk minggu ini di semua bidang: pengembangan, desain, pemasaran, pengujian. Kami menampilkan semuanya di papan Perencanaan. Jika kami tidak punya waktu untuk menyelesaikan tugas dalam seminggu, kami merumuskannya lebih tepat. Misalnya, tugasnya adalah "Menulis artikel", memformulasikan ulang menjadi "Lepaskan artikel". Tidak ada denda untuk tugas yang terlambat, semuanya didasarkan pada akal sehat.


Badan Perencanaan Mingguan

Juga, setiap pagi kami bertemu dengan karyawan pada pertemuan 20 menit untuk membahas apa yang berhasil dilaksanakan kemarin dan apa yang masih harus dilakukan hari ini.

Bagaimana proses kerja diorganisasikan dalam departemen yang berbeda

Departemen pengembangan

Seperti inilah bentuk papan pengembangan. Ini semua tentang sprint, ada stiker sprint khusus tempat Anda dapat memfilter tugas. Secara default, tugas saat ini ditampilkan. Ada tumpukan di mana ide dan tugas yang tertunda jatuh. Departemen ini masih kecil, dan semuanya dilaksanakan dengan sangat sederhana, kami tidak secara khusus menyulitkannya.


Dewan Pengembangan

Departemen pemasaran

Departemen pemasaran bukan dewan biasa. Ini memiliki curah pendapat terus menerus dan membahas berbagai metode promosi. Sejauh ini ada 5 poin utama yang kami putuskan untuk fokus: Iklan kontekstual, Video, Artikel, Email newsletter dan jejaring sosial. Tugas-tugas utama juga diletakkan di papan perencanaan mingguan untuk dilihat semua orang.


Dewan Pemasaran

Departemen penjualan

Sistem CRM penuh dibentuk berdasarkan dewan departemen penjualan. Pelanggan dibagi ke dalam kategori sesuai dengan status mereka: "Gagal menghubungi", "Sedang diproses", "Melakukan Skype", "Diskusi pembayaran", "Ditagih", "Dibayar". Ada juga banyak stiker: dari mana asalnya, apa yang disepakati, apa langkah selanjutnya. Beberapa ratus kartu terus bekerja. Beberapa orang dapat bekerja di papan tulis. Untuk melihat tugas masing-masing manajer secara terpisah, Anda dapat memfilternya berdasarkan artis.


Penjualan CRM

Dukungan teknis

Semua panggilan dari pengguna yang datang kepada kami secara otomatis masuk ke sistem pada papan Helpdesk yang terpisah. Dukungan teknis berfungsi dengan tiket dan diprioritaskan. Juga, di papan lain, gambar umum panggilan dengan penghitung untuk setiap permintaan dikompilasi.


Gambar banding

PS Namun, ada kelemahan dalam mengatur tim jarak jauh. Misalnya, di situs terpencil tidak ada rezim tunggal yang membentuk kantor, dan ini adalah aspek yang sangat penting. Tapi ini adalah topik untuk bahan yang terpisah.

Dan akhirnya, sebuah polling kecil ...