Singkatnya - Gantt chart berguna ketika dependensi merupakan faktor utama dalam pembentukan jadwal, sementara papan Kanban dapat digunakan untuk pekerjaan yang tidak memiliki dependensi di antara mereka sendiri.
Selain itu, bagan Gantt cocok ketika ada rencana awal untuk seluruh konten proyek (setidaknya tingkat tinggi), sementara papan Kanban lebih cocok untuk kasus-kasus ketika seluruh rencana muncul dan diselesaikan saat proyek berkembang.
Papan Kanban lebih cocok untuk pekerjaan berulang (bekerja dengan langkah yang sama), dan Gantt chart paling baik untuk menggabungkan berbagai jenis pekerjaan.
Akhirnya, alat-alat ini menyiratkan perspektif berbeda tentang pekerjaan, yang harus sesuai dengan pendekatan Anda untuk bekerja dan pendekatan Anda untuk pengembangan (Agile atau prediktif).
Sekarang mari kita luangkan beberapa menit lagi untuk mencari tahu detailnya.
Ini lebih dari sekadar cara berbeda untuk memvisualisasikan data.
Grafik Gantt dan papan Kanban terlihat sangat berbeda, bukan?
Baik grafik Gantt dan papan Kanban secara default menawarkan cara mereka sendiri untuk memvisualisasikan data. Meskipun metode visualisasi mungkin penting dan memiliki implikasi praktis, konsep dan metode yang mendasari itu lebih penting, jadi mari kita lihat mereka.
Konsep di balik papan Kanban
Pertama, penting untuk dicatat bahwa Dewan Kanban berbeda dari Kanban, yang merupakan metode, dan juga berbeda dari Pengembangan Kanban, yang merupakan alternatif untuk Scrum (dan sebagian besar terinspirasi oleh Scrum).
Metode Kanban telah digunakan dalam produksi selama beberapa waktu. Metode ini memiliki beberapa aturan, dan salah satunya adalah memvisualisasikan pekerjaan. Visualisasi ini dilakukan pada papan kanban.
Dalam metode Kanban, kami menentukan tahapan dalam pekerjaan dan membuat kolom untuknya di papan tulis.
Pada setiap tahap, beberapa orang bekerja. Mari menambahkannya ke papan juga.
Aturan mendasar lain di Kanban (selain visualisasi) adalah bahwa setiap tahap pekerjaan harus memiliki batas pada pekerjaan yang tidak lengkap sehingga Anda dapat fokus pada menyelesaikan tugas.
Tidak ada rumus untuk menghitung batas ideal pekerjaan yang sedang berlangsung untuk setiap tahap. Sebagai aturan, orang menetapkan nilai awal berdasarkan pengalaman mereka sendiri, dan kemudian mencari yang optimal dengan coba-coba.
Jadi, mari kita tambahkan pekerjaan dalam batas kemajuan ke papan tulis.
Mari kita bayangkan bahwa mereka sudah mengerjakan beberapa elemen.
Biasanya dalam kasus seperti itu, kami mengirim elemen ke tahap berikutnya, yaitu, "dorong" itu. Kanban menawarkan solusi lain: ini adalah sistem "menarik", yaitu, kita tidak dapat mengirim pekerjaan ke tahap berikutnya; tetap ada sampai langkah berikutnya membutuhkan item pekerjaan lain dan itu tidak akan "menarik" ke dalam kolomnya.
Kedengarannya aneh? Sudahkah Anda memikirkan perbedaan praktis antara pendekatan? Saya akan membicarakannya sebentar lagi, tetapi pertama-tama, mari kita perbarui papan kami untuk memvisualisasikannya dengan lebih baik dengan membagi setiap kolom menjadi dua bagian: satu untuk elemen dalam kolom ini yang masih membutuhkan pekerjaan, dan satu untuk yang sudah selesai.
Sekarang, alih-alih memindahkan (F) ke kolom berikutnya, kita meletakkannya di sisi kanan kolom yang sama.
Jadi, Anda bertanya tentang perbedaan praktis, dan ini dia: bayangkan bahwa (G), (H), (I) dan (C) selesai.
Apa yang akan Anda lakukan jika Anda berada di Tahap 2?
Biasanya jawabannya adalah ini: Anda mengambil elemen (I) dari kolom sebelumnya dan mulai mengerjakannya. Tapi tunggu - pekerjaan Anda dalam batas kemajuan adalah tiga, dan Anda sudah memiliki tiga elemen! Ya - (F), (G) dan (H), yang berada di sisi kanan kolom, masih dihitung. Ini juga merupakan sistem tarik, dan Anda harus menunggu orang pada langkah 3 untuk meregangkan (F), daripada mendorongnya ke dalam kolom mereka.
Masalahnya adalah bahwa Anda tidak diperbolehkan mengambil item pekerjaan baru, tetapi Anda tidak punya apa-apa lagi untuk dilakukan; jadi apa yang terjadi sekarang?
Pembatasan ini sangat penting di Kanban. Pada titik ini, orang-orang di Tahap 2 tidak dapat mulai mengerjakan elemen baru dan mereka harus pergi dan membantu orang-orang yang berurusan dengan hambatan - Tahap 3 dalam contoh kita:
Ini dapat meluas ke kolom lain: ketika (J) dieksekusi di Tahap 1 dan (A) dan (B) dilakukan di Tahap 4, mereka juga harus bergabung dengan Tahap 3 dan mencoba untuk menyelesaikan masalah bersama.
Ini adalah ide metode Kanban: semua orang fokus pada keseluruhan proses, dan bukan pada salah satu tahapannya, dan prioritas tertinggi diberikan pada penyelesaian elemen kerja yang cepat, alih-alih menyelesaikan sejumlah besar tugas dan menciptakan pekerjaan yang belum selesai.
Jadi, papan Kanban adalah cara kami memvisualisasikan opsi kerja ini. Saya biasanya menekankan ini karena kebanyakan orang menggunakan papan tulis, seperti Trello, sebagai metode visualisasi gratis sederhana untuk tugas mereka, terlepas dari metode Kanban. (Harus saya akui, terkadang saya juga melakukannya!)
Jadi, sekarang mari kita lihat konsep-konsep yang mendasari grafik Gantt, dan kemudian kita bisa membandingkannya.
Konsep Bagan Gantt
Berikut ini adalah bagan Gantt yang khas:
Seperti yang Anda lihat, tanggal mulai dan berakhirnya operasi ditunjukkan di sini, ada tanggal penyelesaian proyek secara keseluruhan. Dari mana datangnya tanggal?
Bagan Gantt normal sepenuhnya didasarkan pada dependensi antar operasi. Misalnya, operasi A 'dari Hasil B tidak dapat dimulai sampai selesainya operasi A dari Hasil A.
Jadi, untuk membuat bagan Gantt, pertama-tama kita membuat SRI, yang berarti "struktur kerja hierarkis," walaupun sebenarnya ini bukan tentang pekerjaan, tetapi tentang hierarki hasil / produk. (Setidaknya seharusnya begitu.)
Kemudian kami memeriksa operasi apa yang perlu dilakukan untuk mendapatkan setiap hasil dan menambahkannya ke daftar. Tindakan ini agak mirip dengan kolom pada papan Kanban, kecuali bahwa kami tidak terbatas pada serangkaian langkah tetap, dan setiap hasil mungkin berbeda.
Kemudian kami mengevaluasi durasi operasi.
Kemudian kami menentukan ketergantungan antara operasi, yang pada gilirannya akan mempengaruhi tanggal mulai dan berakhirnya operasi. Tanggal biasanya dihitung menggunakan metode jalur kritis (CPM).
Dan voila, kami punya jadwal!
Nah, ini adalah bentuk jadwal paling sederhana, Anda juga dapat memperhitungkan sumber daya akun, batasan, jam kerja berbeda untuk berbagai operasi dan sumber daya, dll.
Jadi, hasil pertama menggunakan kombinasi CPM / Gantt ini adalah bahwa kami akan memiliki perhitungan bottom-up yang akan memberi kami tanggal penyelesaian proyek. Tapi bukan itu saja ... kita bisa belajar lebih banyak.
Berikut ini beberapa contohnya:
Kami dapat memeriksa berbagai skenario
Misalkan kita khawatir bahwa salah satu pemasok dapat menyelesaikan pekerjaan 30 hari kemudian. Bagaimana ini akan mempengaruhi proyek? Ini tidak mudah untuk ditentukan dalam sistem non-linear, tetapi ketika kita memiliki model jadwal yang tepat, kita dapat dengan mudah mengubah durasi elemen ini dan melihat bagaimana hal itu mempengaruhi yang lainnya.
Kita bisa menganalisis penundaan
Misalkan kita menyelesaikan proyek kita tiga bulan lebih lambat dari yang seharusnya. Namun, beberapa bagian dari proyek tertunda karena pelanggan, dan sekarang kita perlu menganalisis keterlambatan dan melihat bagian mana dari keterlambatan adalah tanggung jawab kita. Dalam hal ini, kita dapat menambahkan penundaan klien ke elemen bagan, melihat keterlambatan apa yang mereka buat untuk seluruh proyek, dan kemudian perbedaan antara ini dan penundaan yang sebenarnya akan menjadi tanggung jawab kita.
Kami dapat menemukan operasi yang paling penting
Tidak semua operasi setara. Beberapa dapat ditunda untuk waktu yang wajar tanpa menunda seluruh proyek, sementara yang lain memiliki dampak yang lebih besar, yang berarti bahwa setiap hari keterlambatan dalam operasi ini akan menambah satu hari keterlambatan untuk seluruh proyek. Apakah tidak layak mengetahui operasi mana yang kritis, dan karena itu lebih berhati-hati dengan mereka? Metode jalur kritis membantu kami menemukan tindakan ini.
Jadi, kami memeriksa konsep dan metode yang mendasari diagram papan Gantt dan Kanban. Sekarang kita benar-benar dapat membandingkannya.
Perbedaan dalam Konteks
Grafik Gantt dimaksudkan untuk proyek, dan bukan untuk produksi dan jenis kegiatan sehari-hari lainnya (yaitu, bisnis biasa atau OS). Saya telah melihat banyak orang memandang urusan sehari-hari mereka sebagai proyek dan mencoba menggunakan alat dan metode seperti Gantt chart dan CPM, tetapi ini tidak bekerja dengan baik. Saya juga melihat orang-orang yang mengklaim bahwa semuanya adalah proyek (yang biasanya mendorong saya untuk memulai diskusi yang sangat panjang dengan mereka;)
Kanban, di sisi lain, pada awalnya (dan mungkin terutama) dimaksudkan untuk produksi, tetapi orang telah lama menggunakannya dalam proyek.
Perbedaan dalam Jenis Item Pekerjaan
Kolom diperbaiki pada papan Kanban, yang membuatnya berguna ketika elemen memiliki tahap yang sangat mirip dalam mengerjakannya. Ini tidak selalu terjadi, yang membatasi penggunaan Kanban. Kita selalu dapat memaksakan diri kita untuk membuat kolom seumum mungkin, berlaku untuk setiap elemen, tetapi ini membuat sistem Kanban tidak efektif.
Jadi, jika elemen-elemen dalam proyek Anda sangat berbeda satu sama lain (misalnya, dalam proyek konstruksi), papan Kanban mungkin tidak berfungsi.
Perbedaan Ketergantungan
Grafik Gantt hampir tidak berarti tanpa dependensi. Saya masih ingat salah satu rilis Microsoft Project bertahun-tahun yang lalu ketika mereka pertama kali memperkenalkan "perencanaan manual" dan dimungkinkan untuk membuat diagram tanpa ketergantungan. Banyak yang menganggap penistaan ini!
Meskipun demikian, Anda dapat mempertimbangkan CPM / Gantt sebagai alat untuk mengelola dependensi, tetapi ini tidak terjadi dengan papan Kanban, yang digunakan ketika elemen-elemen itu sendiri tidak memiliki saling ketergantungan, dan satu-satunya ketergantungan adalah tahap kerja, yang divisualisasikan dalam bentuk kolom pada papan tulis.
Untuk proyek, konsep dependensi agak kontroversial. Penjelasan umum adalah bahwa ada ketergantungan dalam proyek prediktif (beberapa orang menyebut ini "air terjun," yang saya tidak suka), dan oleh karena itu grafik Gantt adalah pilihan yang baik; sementara dalam proyek Agile tidak ada dependensi, maka proposal untuk menggunakan papan Kanban.
Saya bahkan mendengar beberapa orang yang bukan penggemar Agile mempertanyakan Agile karena "tidak memperhitungkan kecanduan." Faktanya adalah bahwa Agile tidak mengabaikan dependensi, tetapi idenya adalah untuk mendekati proyek dan membentuk elemen sedemikian rupa sehingga dependensi tidak dibuat. Jika dilakukan dengan benar, tidak akan ada (atau setidaknya tidak banyak) ketergantungan.
Perbedaan Metode Perencanaan
Bagan Gantt bekerja ketika ada rencana awal yang mencakup seluruh ruang lingkup proyek, dan bekerja paling baik ketika rencana tersebut relatif rinci. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa jika hanya elemen-elemen dari tingkat yang sangat tinggi yang ada dalam rencana, ketergantungan di antara mereka akan sangat tidak akurat dan agak sewenang-wenang, karena hubungan nyata dibentuk berdasarkan operasi yang relatif kecil, dan kemudian tercermin pada tingkat yang lebih tinggi dari rencana tersebut.
Dengan demikian, jika tidak ada rencana lengkap di awal proyek, grafik Gantt tidak akan berfungsi. Di sisi lain, tidak ada batasan seperti itu dalam metode Kanban. Anda selalu dapat menambahkan elemen baru ke kolom pertama dan mengatur kolom lagi; kemudian Anda melanjutkan dan menambahkan lebih banyak elemen saat mereka muncul. Untuk lebih memahami hal ini, bayangkan sebuah tim yang mendukung aplikasi perangkat lunak langsung, memperbaiki bug dan menambahkan fitur-fitur kecil (yang merupakan rutinitas sehari-hari, bukan proyek).
Karena itu, bagan Gantt tidak cocok untuk proyek Agile tipikal di mana tidak ada rencana awal. Namun, beberapa proyek Agile (seperti DSDM) memiliki rencana awal tingkat tinggi.
Kapan harus menggunakan papan Kanban
Karena proyek Agile dapat memiliki elemen tanpa dependensi, Anda dapat menggunakan papan Kanban di dalamnya. Ini dapat berupa papan Kanban hanya untuk visualisasi, seperti yang biasanya terjadi di sebagian besar proyek Scrum, atau teknik Kanban dengan papannya sendiri, yang sering ditemukan dalam metode pengembangan Kanban.
Di sisi lain, proyek Agile tipikal pada awalnya mungkin tidak memiliki konten yang jelas, tetapi memungkinkannya untuk muncul dan berkembang di seluruh proyek. Itu dikelola dengan sangat baik oleh Kanban.
Bahkan, tidak mungkin untuk menghapus dependensi dalam proyek prediktif, atau meluncurkan proyek tanpa konten tertentu. Meskipun Anda selalu dapat memulai proyek tanpa rencana, itu tidak akan menjadi proyek yang prediktif atau adaptif; itu hanya kekacauan. Jadi, sudah karena dua alasan ini, Kanban tidak akan menjadi solusi yang baik untuk proyek-proyek prediksi.
Kapan Menggunakan Gantt Charts
Proyek prediktif memiliki banyak dependensi dan konten tertentu, yang ditentukan sebelumnya. Bagan Gantt dirancang khusus untuk mendukung jenis proyek ini - sederhana!
Karena proyek Agile tidak memiliki dependensi (atau setidaknya seharusnya tidak memilikinya), bagan Gantt tidak akan berguna bagi mereka. Meskipun beberapa proyek Agile (seperti DSDM) memiliki rencana pendahuluan tingkat tinggi yang dapat dikelola menggunakan grafik Gantt, sebagian besar proyek Agile menggunakan Scrum atau variasi lainnya tidak harus memiliki rencana awal, yang membuat menggunakan diagram Gantt secara praktis tidak mungkin.
Kombinasi
Lalu bagaimana dengan menggabungkan dua alat?
Masing-masing lebih berguna untuk salah satu pendekatan; jadi ini tidak akan membantu jika kita mencoba untuk mencampur dua alat di tingkat proyek. Namun, mungkin skenario yang bermanfaat adalah memiliki bagan Gantt untuk proyek secara keseluruhan (proyek prediktif) dan menggunakan papan Kanban untuk tahapan proyek yang sesuai. Misalnya, dalam proyek konstruksi, kita dapat menggunakan papan Kanban untuk tahapan kerja yang memiliki lebih sedikit ketergantungan dan hasil yang serupa. Beberapa langkah desain cocok untuk ini.
Menariknya, beberapa alat perencanaan mendukung kedua tampilan untuk dataset yang sama, yang berarti bahwa Anda dapat merencanakan proyek Anda dengan mereka dan memvisualisasikannya sebagai bagan Gantt dan papan Kanban. Mereka sangat berguna untuk campuran seperti itu.