Sekarang komunikasi asinkron sedang dilaksanakan tidak hanya di situs jarak jauh

Ilustrasi: Yin Weihung

Studi demi studi sekali lagi membuktikan bahwa pekerja jarak jauh lebih produktif daripada rekan-rekan mereka di kantor.

Hanya saja, tidak sepenuhnya jelas mengapa.

Ya, orang menghemat waktu (dan alasan) dengan menghindari kemacetan saat jam sibuk. Mereka tidak terpengaruh oleh gangguan di kantor. Mereka mendapatkan rasa kontrol atas jadwal kerja. Lebih banyak waktu tersisa untuk keluarga, teman, dan hobi.

Tetapi selain bepergian ke tempat kerja, semua keuntungan ini tidak begitu banyak merupakan hasil dari lokasi otonom sebagai produk sampingan dari komunikasi asinkron - karyawan memutuskan kapan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja.

Banyak manajer berpikir tentang mengatur pekerjaan jarak jauh, tetapi hanya sedikit orang yang mempertimbangkan gagasan komunikasi yang lebih tidak sinkron. Meskipun saya percaya bahwa masa depan terletak pada pekerjaan jarak jauh , komunikasi asinkron adalah faktor yang bahkan lebih penting dalam kinerja tim, terlepas dari apakah itu bekerja dari jarak jauh atau tidak. Asynchrony tidak hanya memberikan hasil terbaik, tetapi juga memungkinkan orang untuk melakukan pekerjaan yang lebih penting dan menjalani kehidupan yang lebih bebas dan memuaskan.

Berdasarkan pengalaman Doist , perusahaan saya yang terpencil dan sebagian besar tidak sinkron, saya akan mencoba menjelaskan apa komunikasi asinkron itu, bagaimana meningkatkan produktivitas dan langkah spesifik apa yang dapat Anda ambil untuk menciptakan lingkungan yang lebih tidak sinkron.

Apa itu komunikasi asinkron?

Intinya, komunikasi asinkron adalah ketika Anda mengirim pesan tanpa menunggu tanggapan segera . Misalnya, email. Saya membuka dan menjawab surat dalam beberapa jam.

Sebaliknya, komunikasi sinkron adalah ketika Anda mengirim pesan, dan penerima membacanya segera dan langsung menjawab . Komunikasi pribadi, seperti rapat, adalah contoh komunikasi yang murni disinkronkan. Anda mengatakan sesuatu, saya segera menerima informasi dan segera merespons.

Tetapi bentuk komunikasi digital, seperti pesan waktu-nyata, juga bisa sinkron. Anda mengirim pesan, saya mendapat notifikasi dan membuka Slack untuk membaca pesan secara real time dan membalas. Bahkan email dilihat terutama sebagai bentuk komunikasi yang sinkron. Sebuah studi tahun 2015 oleh Yahoo Labs menunjukkan bahwa waktu respons rata-rata untuk email hanya dua menit.

Sebelum menggali manfaat dari pendekatan kolaborasi yang lebih tidak sinkron, mari kita lihat mengapa kita harus mempertanyakan cara-cara kerja dan komunikasi kita saat ini, yang sebagian besar sinkron.

Masalah dengan komunikasi yang konstan dalam waktu nyata

Jika karyawan lebih produktif di luar kantor, ada yang salah dengan kantor.

Menurut artikel Collaborative Overload di Harvard Business Review, selama dua puluh tahun terakhir, karyawan mulai menghabiskan 50% lebih banyak waktu untuk berkomunikasi dengan kolega. Hingga 80% dari waktu ini dihabiskan untuk komunikasi email (rata-rata, enam jam sehari), rapat (rata-rata, 15% ), dan yang lebih baru, aplikasi messenger instan (rata-rata, Slack mengirim 200 pesan ke hari , meskipun seribu pesan “tidak terkecuali” untuk yang paling aktif).

Kecenderungan ke arah komunikasi yang hampir konstan ini berarti bahwa pekerja mental rata-rata harus merencanakan hari kerja di sekitar beberapa pertemuan, dan di antaranya, ia bekerja tanpa sadar, terganggu oleh email dan Slack.

Yang memperburuk keadaan, pertumbuhan teknologi seluler berarti bahwa komunikasi kerja tidak lagi terbatas pada tempat kerja fisik atau waktu kerja. Kami dapat memeriksa email dan membalas pesan setiap saat sepanjang hari. Akibatnya, kami tidak pernah sepenuhnya mematikan. Seperti yang dikatakan oleh seorang pekerja kantoran dalam sebuah komentar oleh Majalah New York: “Saya dulu bangun, mematikan alarm, dan memeriksa Tinder. Sekarang saya bangun dan melihat Slack. "


Slack membanggakan bahwa pengguna menghabiskan sembilan jam atau lebih pada hari kerja. Penggunaan aktif selama 90 menit, yang diulur selama sembilan jam, merupakan gangguan

Gaya kerja yang sangat sinkron seperti itu akan dibenarkan jika menghasilkan hasil. Tetapi ada bukti yang berkembang bahwa overhead komunikasi secara real time membuatnya sulit untuk fokus pada pekerjaan, menghabiskan sumber daya mental, dan umumnya membuat sulit untuk membuat kemajuan yang berarti.

Saya sudah menentang aplikasi pesan waktu nyata , tetapi ada baiknya meringkas masalah utama yang berlaku untuk sebagian besar bentuk komunikasi sinkron:

• Gangguan konstan . Mereka mengalihkan perhatian dan menghambat kemajuan dalam pekerjaan. Aktifitas yang sangat efektif, tuntutan kognitif seperti pemrograman, penulisan, perancangan, pengembangan strategi, dan penyelesaian masalah membutuhkan pekerjaan yang panjang dan terfokus . Komunikasi sinkron tidak memungkinkan untuk mengalokasikan periode waktu yang lama untuk ini.
  
  

  Contoh kerja kecil	Contoh pekerjaan yang dalam
  Parsing surat di kotak surat	Sketsa rencana untuk meluncurkan fitur baru
  Jawaban untuk rekan dalam obrolan seperti Slack	Pemrograman
  Panggilan telepon untuk logistik	Persiapan presentasi utama
  Kehadiran pertemuan kehadiran	Cari dan analisis informasi tentang masalah tertentu

  
  Ungkapan "pekerjaan dalam" diperkenalkan oleh profesor ilmu komputer di Universitas Georgetown dan penulis buku-buku Cal Newport
  
  
• Prioritas konektivitas daripada produktivitas . Secara real time, Anda dianjurkan untuk tetap berkomunikasi dan selalu tersedia setiap saat. Jika Anda memutuskan sambungan, diskusi akan berlanjut tanpa Anda, sehingga Anda tidak dapat menjawab atau bahkan melihatnya. Agar tidak ketinggalan keputusan dan diskusi penting, orang berusaha untuk selalu online dan pada pertemuan sebanyak mungkin, yang membahayakan kesejahteraan dan produktivitas mereka.
  
• Stres yang tidak perlu . Ketersediaan permanen berarti bahwa karyawan tidak mengontrol waktunya. Pada siang hari, dia menanggapi permintaan, dan tidak secara proaktif mengatur jadwalnya sendiri. Satu studi menunjukkan bahwa orang mengganti waktu yang hilang karena gangguan, berusaha bekerja lebih cepat, yang mengarah pada "lebih banyak stres, frustrasi, pemborosan energi dan tekanan ekstra." Kultur sinkron secara langsung menyebabkan kelelahan.
  
• Penurunan kualitas diskusi dan solusi suboptimal . Saat Anda perlu segera menjawab, orang tidak punya waktu untuk memikirkan pertanyaan-pertanyaan kunci dengan hati-hati dan memberikan jawaban yang bijaksana. Reaksi pertama Anda terhadap situasi sering kali bukan yang terbaik.

Manfaat Lingkungan yang Lebih Asinkron

Kebanyakan orang menganggap gangguan sebagai rutinitas, tetapi beberapa perusahaan, seperti Doist, Gitlab , Zapier , Automattic dan Buffer , mencoba menerapkan pendekatan asinkron. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari kontrol yang lebih baik atas komunikasi pribadi:

• Kontrol waktu kerja = karyawan yang lebih bahagia dan lebih produktif . Dalam lingkungan asinkron, tidak ada jam kerja yang ditetapkan. Karyawan hampir sepenuhnya memiliki kendali atas bagaimana mereka menyusun hari kerja mereka sesuai dengan gaya hidup, bioritme, dan tanggung jawab mereka (misalnya, merawat anak-anak!). Beberapa bekerja di malam hari, karena lebih nyaman bagi mereka. Setiap pagi saya menghabiskan satu jam dengan putra saya, dan tidak seorang pun di organisasi asinkron saya memperhatikan hal ini.
  
• Komunikasi berkualitas tinggi alih-alih jawaban yang dangkal . Memang, komunikasi asinkron lebih lambat, tetapi biasanya berkualitas lebih tinggi. Orang-orang belajar berkomunikasi lebih jelas dan menyeluruh untuk menghindari obrolan yang tidak perlu. Mereka punya waktu untuk memikirkan masalah atau ide tertentu dan memberikan jawaban yang lebih bijaksana. Alih-alih reaksi refleksif, orang dapat menjawab ketika mereka siap untuk ini (sebagai keuntungan tambahan: ketika kita punya waktu untuk memikirkannya, kita jauh lebih kecil kemungkinannya untuk melihat ledakan emosi tanpa berpikir, selama delapan tahun terakhir kita tidak memiliki satu masalah serius dengan komunikasi yang salah).
  
• Perencanaan yang lebih baik = lebih sedikit stres . Jika tidak lagi mungkin mengirim permintaan ASAP pada menit terakhir, ada kebutuhan untuk perencanaan lanjutan. Orang-orang belajar merencanakan beban kerja mereka dan mengoordinasikan kegiatan mereka dengan lebih hati-hati sehingga kolega memiliki cukup waktu untuk menjawab permintaan mereka. Ini menghilangkan stres, dan akhirnya pekerjaan dilakukan lebih efisien.
  
• Pekerjaan dalam secara default . Karena karyawan tidak harus membaca pesan pada saat penerimaan, mereka dapat mencurahkan banyak waktu untuk pekerjaan yang menciptakan nilai terbesar bagi organisasi. Mereka kembali untuk tanggapan batch ke pesan 1-3 kali sehari, dan tidak melompat bolak-balik antara pekerjaan dan pesan / rapat.
  
  

  Baiklah	Buruk
  Temukan waktu untuk percakapan yang menarik, dan kemudian kembali ke mode dalam	Juggling berupaya berkomunikasi saat bekerja

• Mendokumentasikan otomatis dan transparansi yang lebih baik . Karena sebagian besar komunikasi dilakukan secara tertulis, diskusi utama dan informasi penting secara otomatis didokumentasikan, terutama jika Anda menggunakan alat yang lebih terbuka daripada email. Percakapan ini lebih mudah untuk menempatkan tautan. Misalnya, di Doist, alih-alih mencari tahu alasan keputusan atau status proyek tertentu, biasanya memberi tautan ke topik Twist yang relevan.
  
  
  Dalam ringkasan bulan ini, direktur pemasaran kami, Brenna, merujuk ke topik terkait sehingga orang dapat dengan mudah memahami secara tidak sinkron.
  
• Persamaan zona waktu . Koneksi yang mulus antara zona waktu, tidak ada yang akan dirugikan karena zona waktu mereka. Dengan demikian, Anda memperluas kelompok calon yang memungkinkan. Anda dapat membuat tim karyawan yang berbintang dan benar-benar beragam dari seluruh dunia.
  
  Meskipun retensi karyawan adalah semacam indikator kesombongan, kami percaya bahwa itu berkat budaya asinkron yang secara praktis kami tidak memiliki pergantian staf selama lima tahun terakhir. Retensi karyawan melebihi 90%, yang jauh lebih tinggi dari rata-rata industri. Misalnya, bahkan di Google dengan kampusnya yang legendaris, banyak manfaat dari makanan gratis hingga potongan rambut gratis, rata-rata kehidupan karyawan hanya 1,1 tahun . Kebebasan untuk bekerja dari mana saja kapan saja lebih penting daripada cookie dan biaya perusahaan kami persis nol.

Tapi! Anda masih membutuhkan komunikasi yang sinkron

Seperti halnya segala sesuatu dalam hidup, budaya asinkron memiliki pro dan kontra. Doist mengalami keduanya.

Pada awal perjalanan kami yang tidak sinkron, kami membuat daftar hitam sebagian besar pertemuan, karena kami menganggapnya membuang-buang waktu. Hampir semuanya bisa diselesaikan secara tertulis. Namun baru-baru ini, direktur pemasaran kami, Brenna, terus terang mengatakan bahwa kami telah kehilangan kontak manusia, dan dia merasa terisolasi tanpa kontak pribadi dengan karyawan lain.


Kami menemukan bahwa sinkronisasi yang berlebihan juga buruk

Sebagai hasilnya, kami belajar bahwa Anda masih perlu mencampuradukkan komunikasi yang sinkron di tempat yang masuk akal: misalnya, pertemuan atau acara tatap muka. Sulit untuk membangun saling pengertian dan hubungan pribadi hanya secara tertulis - bagaimanapun juga kita adalah manusia © Daft Pank.

Berikut adalah beberapa trik yang membantu kami menjalin hubungan pribadi dalam sebuah tim:

• Setiap karyawan setidaknya melakukan pembicaraan bulanan dengan atasan langsungnya untuk menyelidiki tanah, membahas masalah, menetapkan tujuan untuk pengembangan profesional, dll.
  
• Eksperimen dengan hangout tim acak melalui Zoom, tempat orang-orang dari tim yang berbeda dapat berkumpul dan berbicara tentang hal-hal yang tidak berfungsi.
  
  

  Saya bersenang-senang mengejar @aboutboard , @odsamuels , dan @jvalente tentang kehidupan dan pekerjaan.
  
  Kami punya banyak hangout santai yang terjadi minggu ini di @doist ! Hal-hal kecil seperti ini membantu kita merasa terhubung dengan semua orang hebat yang bekerja dengan kita! #remotework pic.twitter.com/lAhAL8LQSw

  - Andrew Gobran (@AndrewGobran) 2 Oktober 2019

  
  
• Perjalanan korporat dan tim tahunan di mana orang berkomunikasi secara langsung.
  
  
  Tamasya perusahaan Doist. Azores, 2019
  
• Untuk semua pemula, satu minggu kerja pribadi dengan pemimpin tim terkemuka. Ini membantu pemula untuk lebih nyaman berintegrasi ke dalam proses, mengajukan pertanyaan.
  
• Kami mengganti biaya kerja bersama sehingga orang-orang, jika mereka mau, meninggalkan rumah mereka dan berkomunikasi lebih banyak di kantor / komunitas.
  
  (Jika tertarik, inilah artikel saya yang lebih mendetail tentang pekerjaan jarak jauh dan kesehatan mental ).

Hari ini kami meminimalkan jumlah pertemuan, tetapi tidak melarangnya. Tumpukan komunikasi kami saat ini terlihat seperti ini:

• 70% asinkron melalui Twist, Github, Paper
  
• 25% disinkronkan melalui alat seperti Zoom, Appear.in atau Google Meet
  
• 5% dari pertemuan pribadi, misalnya, kunjungan tahunan ke alam oleh seluruh perusahaan atau tim

Untuk informasi lebih lanjut tentang alat yang digunakan dan metode komunikasi kami, lihat artikel "Piramida Komunikasi Jarak Jauh dalam Tim".


Tumpukan komunikasi kami

Secara umum, gunakan komunikasi sinkron dalam kasus berikut:

• Anda ingin membangun saling pengertian antara orang-orang (misalnya, percakapan satu lawan satu atau pertemuan tim yang cocok).
  
• Penting untuk membawa informasi penting atau mendiskusikan beberapa topik sensitif.
  
• Ada banyak faktor yang tidak diketahui, dan Anda ingin melakukan brainstorming berbagai ide dan solusi.
  
• Ada banyak variabel yang berubah dengan cepat, dan Anda ingin dengan cepat membawa informasi yang sama kepada semua orang, misalnya, pada pertemuan tentang peluncuran suatu proyek.
  
• Ada krisis yang membutuhkan perhatian segera, misalnya, server crash. Kami menggunakan Telegram dengan pemberitahuan yang disertakan hanya untuk komunikasi darurat.

Komunikasi sinkron harus menjadi pengecualian, bukan aturan.


Alih-alih (dan kadang-kadang sebagai tambahan) pertemuan mingguan, setiap tim pada hari Senin meluncurkan aliran dan menerbitkan hasil dari rencana minggu lalu untuk saat ini. Dengan demikian, semua orang dapat melihat apa yang sedang dikerjakan orang lain di tim yang berbeda.

Cara membuat budaya asinkron dalam suatu tim

Transisi ke asinkron tidak akan terjadi dalam semalam. Ini membutuhkan perubahan besar dalam alat, proses, kebiasaan, dan budaya. Berikut adalah beberapa langkah spesifik yang dapat Anda ambil baik secara individu maupun sebagai pemimpin tim.

Apa yang dapat dilakukan karyawan:

• Lebih dari komunikasi . Saat mengirim pesan, berikan informasi sebanyak mungkin. Visualisasikan tangkapan layar atau layar. Katakan dengan jelas apa yang Anda butuhkan dari orang lain dan dalam jangka waktu berapa. Menghabiskan beberapa menit untuk detail dan mengedit teks (untuk pemahaman yang lebih baik) dapat menghemat berhari-hari berbicara bolak-balik dalam lingkungan yang tidak sinkron.
  
  

  Kurang komunikasi	Lebih dari komunikasi
  Bisakah Anda mengirim laporan tentang konten begitu ada waktu?	Bisakah Anda mengirim laporan singkat (p1 hal.) Dengan metrik blog dari Google Analytics pada Selasa depan hingga 14-00 EST? Perhatikan ini: posting teratas, jumlah tampilan unik, rasio pentalan, RKT dan rencanakan posting selanjutnya. Berikut adalah contoh yang bagus dari laporan semacam itu: templat laporan konten . Saya akan berterima kasih!

  
  Tulis pesan Anda sejelas dan hati-hati.
  
• Rencanakan ke depan sehingga orang punya waktu untuk meninjau pesan Anda . Misalnya, "Saya ingin menyelesaikan ini dalam dua hari, lebih disukai dengan partisipasi Anda," dan bukan "Saya membutuhkan jawaban Anda dalam satu jam."
  
• Selalu periksa pengaturan berbagi dokumen Anda . Ini sepertinya sepele, tetapi jika seseorang harus meminta akses, itu dapat menunda proses keseluruhan selama beberapa jam atau bahkan berhari-hari.
  
• Sebelum rapat, mulailah aliran atau buat dokumen . Bagikan semua informasi dan diskusikan masalah-masalah utama sebelum pertemuan sehingga setiap orang dapat datang dengan pemahaman penuh tentang topik tersebut.
  
• Setelah pertemuan, tuliskan diskusi dan hasilnya . Mulai aliran atau lanjutkan dokumen sehingga semua yang kehilangan dapat menemukan informasi ini. Kami bahkan mulai bereksperimen dengan merekam pertemuan di video sehingga semua orang dapat hadir secara tidak sinkron.
  
• Matikan notifikasi . Alih-alih, sisihkan interval waktu tertentu sepanjang hari untuk memeriksa dan menanggapi email dan pesan.
  
  
  
  
  
• Gunakan waktu tunggu secara produktif . Menunggu jawaban tidak akan menjadi masalah besar jika ada sesuatu yang harus dilakukan.

Apa yang bisa dilakukan oleh seorang pemimpin tim:

• Dorong semua orang untuk menguasai komunikasi tertulis sebagai keterampilan inti . Ini akan mengurangi waktu tunggu dan dengan cepat menyampaikan esensi hal-hal. Dalam lingkungan asinkron, setiap orang dituntut untuk menjadi penulis hebat.
  
• Mengevaluasi orang berdasarkan hasil mereka, bukan kecepatan respons atau jumlah jam kerja . Kami sudah menulis secara rinci tentang evaluasi kinerja .
  
• Batalkan jam wajib atau jam kantor . Ini akan memungkinkan Anda untuk mempekerjakan karyawan dari mana saja di dunia dan secara alami akan menggeser organisasi Anda ke arah komunikasi yang lebih tidak sinkron ketika menepuk bahu tidak lagi tersedia.
  
• Fokus pada kepercayaan, organisasi, kemandirian, dan akuntabilitas . Tanpa ini, komunikasi asinkron tidak akan pernah berfungsi. Misalnya, salah satu nilai inti Doist menyatakan bahwa semua orang memercayai tenggat waktu Anda - dan teman-teman Anda tidak perlu memikirkan untuk menepati janji Anda. Pemasar kami, Brenna Laurie berbicara lebih terinci tentang bagaimana membangun kepercayaan dalam tim yang jauh dengan komunikasi yang tidak sinkron.
  
• Menerapkan model Direct Responsible Individual (DRI) dalam manajemen dan pengambilan keputusan . Model ini telah membuat Apple populer. Ini berarti bahwa perusahaan selalu memiliki orang tertentu yang bertanggung jawab atas area atau proyek tertentu. Orang ini tidak melakukan semuanya sendiri, melainkan mengatur tim atau proyek, membuat keputusan kunci dan, sebagai aturan, diberitahu tentang waktu dan hasil. , , . , .
  
• . , Doist 24 .
  
• . , Doist , . . , .
  
  
  
  
  Doist « Doist» (Doist Heads)
  
  
• , , , - GitHub, Basecamp Twist . . , , . , . . .
  
• . Telegram. . . .

— ,

, - , . .

, , . , , , . . .