Membawa Jira keluar dari tempat sampah, dari mana harus memulai

Tiba-tiba, kami menyadari bahwa Jira telah menjadi tempat pembuangan sampah. Setiap detik RP membuat Jira lebih nyaman baginya tanpa terkendali. Dan ketika proyek mulai terbakar, ia mulai memadamkan api secara manual, meninggalkan tugas di pelacak di beberapa negara, jauh dari selesai. Jika proyek telah membuat CI / CD penuh, maka sebagian besar tugas pengembangan akan berada dalam status akhir yang benar, tetapi sisanya ...

Beberapa proyek membeku, beberapa jatuh, RP dikeluarkan, tetapi tugas-tugas di Jira tidak dibersihkan. Anda memiliki 10-20 "proyek" yang sedang berlangsung dan Anda perlu cepat memahami di mana itu lebih menyakitkan.

Membandingkan pengalaman para peserta dalam pertemuan KiFB (Francis Bacon Club) dalam memecahkan masalah ini, kami menyajikan pengalaman ini dalam bentuk rekaman (yang terima kasih kepada semua peserta).

Pada awalnya, Anda datang ke organisasi dengan lebih dari 50 proyek, di mana pelacak diperkenalkan dengan keinginan yang kuat untuk membangun manajemen proyek yang sistematis, termasuk pelaporan yang transparan.

Pemahaman tentang keadaan proyek, berdasarkan pada sesuatu selain dari pendapat manajer proyek (RP), diinvestasikan dalam objektivitas.
Kenapa begitu? RP, seperti kebanyakan orang, terbiasa dipukuli karena kesalahan. Apa yang dilakukan RP? Menyembunyikan kesalahannya sampai terlambat.

Beberapa laporan disediakan oleh manajemen keuangan dan hukum. Pembayaran, kontrak, pengeluaran, tindakan, dll. Tetapi dana ini tidak banyak berguna untuk diagnosis awal masalah jika masalah muncul dalam proses kerja itu sendiri. Jika alur kerja dikendalikan melalui pelacak tugas, dimungkinkan untuk mendapatkan informasi darinya.

(Tapi tentu saja ini berfungsi jika seseorang di RP akan membaca laporan ini, menarik kesimpulan dan membuat keputusan yang menjadi tanggung jawab mereka).

Mengapa saya perlu laporan

Laporan tidak diperlukan untuk laporan



Ditembak dari film "The Pentagon Wars". Auditor membawa laporan. SEMUA laporan.

Seorang manajer yang menghadapi kumpulan data dalam kumpulan laporan dapat jatuh pingsan. (Bentuk teguran: jika Anda ingin laporan - dapatkan laporan).

Perusahaan menerima uang dengan menyelesaikan tugas.

Laporan harus menunjukkan terutama arus masuk uang masa depan, modal yang terkait, tingkat perolehan laba, dan biaya operasional. Jika pelacakan digunakan untuk mengelola perubahan, maka itu juga merupakan tingkat perubahan.

Ada berbagai jenis kegiatan (berlangsung bersama dan saling melengkapi): desain, proses, organisasi dan penelitian, yang analisisnya agak bervariasi.

Kegiatan proyek

Dalam proyek biaya tetap, penting untuk melacak tingkat pembakaran suatu pekerjaan. Jika pekerjaan dimulai sebagai tugas di Jira, laporan (yang tidak kita bahas dalam artikel ini) dapat membantu. Cara umum lainnya adalah melacak status proyek menggunakan grafik Gantt, bersama dengan fakta rencana anggaran (sayangnya, tugas-tugas di Jira sering dilupakan untuk ditutup).

Penelitian

Kegiatan penelitian tidak memerlukan solusi dari semua tugas yang ditugaskan di satu sisi, di sisi lain, tugas yang diselesaikan biasanya tidak menghasilkan pendapatan. Organisasi yang bukan kegiatan utamanya melakukan penelitian dalam tim kecil dan siklus pendek, di mana manajemen dilakukan “dengan jari” hasilnya. Pelaporan Jira sedikit membantu dalam mengelola.

Proses kegiatan

Pertimbangkan aktivitas proses - ini adalah pelaksanaan aliran tugas yang masuk dengan pembayaran terkait dengan implementasinya, sementara tugas tiba secara konstan dengan beberapa keteraturan (dengan kata lain, tidak ada cakupan tetap). Misalnya, penyempurnaan sistem TI. Dalam hal ini, laporan dapat langsung mencerminkan status proses.

Tugas yang masuk adalah uang masa depan. Tugas gantung = menggantung uang. Masalah yang busuk (tidak lagi dibutuhkan) = kehilangan uang. Tugas yang pekerjaannya dilakukan, tetapi yang tidak ditutup = modal terkait, yang dapat dibuang jika tugas memburuk.

Berapa omset masa depan yang Anda miliki? Ini adalah tugas baru, dengan penilaian yang disepakati dengan pelanggan. Tetapi untuk melihat ini, Anda perlu membersihkan terak - tugas usang tidak relevan.

Apa modal yang terkait? Dalam harga jual, ini adalah tugas yang diambil ke dalam pekerjaan dan tidak selesai. Dalam harga biaya, ini adalah biaya tenaga kerja untuk tugas-tugas tersebut dalam jam atau dalam nilai penggajian. Kurang terak.

Berapa tingkat pendapatan yang dihasilkan? Jumlah uang untuk menyelesaikan masalah dalam sprint dikurangi biaya kepemilikan tim. Tetapi untuk ini perlu bahwa tugas mengubah status mereka + orang mencatat waktu yang dihabiskan untuk proyek. Namun, dengan indikator masalah ini, sebagai suatu peraturan, yang paling tidak muncul.

Kegiatan organisasi terutama merupakan kegiatan perubahan.
Seberapa cepat Anda berubah? Punya waktu untuk berubah? Ini adalah kecepatan tugas organisasi dan tingkat akumulasi yang baru. Dan melaporkan tugas yang tergantung pada karyawan, memungkinkan Anda untuk mengingat untuk mengimplementasikan keputusan yang dibuat.

Jalan lebih lanjut ke Lean didukung oleh laporan yang lebih kompleks (yang tidak banyak menyentuh pertemuan, dan tidak masuk secara detail).

Gagasan apa yang muncul dalam pikiran:

• Kehilangan waktu karena menunggu. Rasio waktu yang dihabiskan untuk perekrutan hingga implementasi. Batas waktu backlog.
• Kerugian karena transportasi yang tidak perlu. Jumlah pengembalian selama siklus hidup dengan perhitungan hilangnya waktu menunggu dalam pemrosesan
• Kerugian karena langkah pemrosesan yang tidak perlu. Downtime karena tahapan yang tidak perlu dalam mengoordinasikan tugas dengan penyelia atau penyelia.
• Kerugian karena kelebihan stok. Waktu henti bagi karyawan yang tidak dilengkapi dengan pelatihan, PR, atau presale
• Kerugian karena gerakan yang tidak perlu. Kehilangan waktu mengatur pertemuan, menemukan kontak, menunggu kode untuk dikompilasi, dan menjalankan unit dan tes lainnya.
• Kerugian karena rilis produk yang cacat. Rasio kesalahan yang ditemukan dalam pertempuran melawan yang ditemukan pada tes. Jumlah pekerjaan untuk memperbaiki kesalahan. Jumlah pekerjaan pada perubahan karena pementasan yang buruk.
• Kerugian kelebihan produksi. Penerapan fungsi yang tidak memengaruhi kinerja bisnis. Kerugian untuk menguji fungsionalitas yang tidak kritis atau tidak terpengaruh. Dukungan untuk browser yang usang atau versinya.

Tetapi sebelum ini, Anda perlu membersihkan pelacak dari terak.

Kami membersihkan Jira

Langkah 1. Kami tidak mengonfigurasi apa pun

Jangan mengubah alur kerja, status, resolusi. Meskipun tidak biasa untuk berurusan dengan status yang tidak biasa, tetapi ini adalah data di mana orang menanamkan pengertian.

Langkah 2. Kami menghapus proyek lama

Laporkan dalam format (Proyek, Tanggal terakhir perubahan status tugas terakhir).

Proyek yang tidak ada pergerakan adalah kandidat untuk dipindahkan ke arsip.

Jika orang yang bertanggung jawab atas proyek masih bekerja, ia akan mengatakan status, jika tidak, pencarian untuk menemukan tujuan dimulai.

Kami mentransfer tugas proyek arsip ke status akhir dengan tidak akan diperbaiki. Ada proyek beku. Status tugas tersebut diterjemahkan menjadi beku.

Langkah 3. Kami menghapus tugas lama

Laporkan tugas yang tidak tertutup dengan perubahan status terakhir kurang dari X (dua tahun lebih dari cukup. Tetapi biasanya, jika tugas macet selama 90 hari - itu "memburuk") hari, dikelompokkan berdasarkan penerima. Kemungkinan besar mereka busuk, orang yang bertanggung jawab akan mengatakan (jika dia diangkat dan tidak diberhentikan).

Langkah 4. Hapus jenis tugas yang tidak perlu

Laporan distribusi tugas yang tidak ditutup berdasarkan jenis tugas untuk keluar dari jenis yang tidak perlu.

Langkah 6. Kami menganalisis tugas-tugas yang diberhentikan

Kami memilih tugas dengan pemain yang dipecat.

Sangat menarik untuk melihat tugas-tugas karyawan yang diberhentikan oleh atasan mereka. Kepala karyawan mengizinkan "menguras" modal terkait dari waktu yang dihabiskan untuk tugas tersebut dan tidak mengatur penyelesaian tugas tersebut.

Kami masuk dalam peraturan tentang pemberhentian kewajiban untuk melebihi / menutup tugas yang tidak relevan.

Langkah 5. Cari dan parsing tumpukan terbesar

Laporkan status tugas tidak tertutup. Kami mengidentifikasi di status mana tugas terbanyak.

Jika statusnya adalah tugas dalam pekerjaan, maka kami membuat laporan tentang distribusi tugas dalam status ini oleh pelaku. Kami memilih tugas tanpa pelaksana yang ditugaskan, kami melihat tugas oleh pelaksana "langsung". Pada beberapa artis, 2000 tugas telah terakumulasi. Hmm ...

Langkah 7. Kami menstandarkan status, resolusi, siklus hidup

Kesempatan untuk melihat secara setara proyek apa pun. Kami bertemu dan memecah resistensi RP. Sayangnya, orang tidak suka berpikir tentang pertukaran mereka, argumen khas: "Saya unik dalam mengelola proyek, saya perlu siklus hidup yang unik."

Langkah 8. Kami mencari proyek yang paling bermasalah. Kami melihat laporan pembakaran

Jira - mungkin ada dua jenis proyek

• Proyek dengan ruang lingkup tugas yang diketahui (ini terjadi) di mana laporan pembakaran berlaku. Terkadang itu terjadi.
• Proses: Memproses Tugas Berkelanjutan

Proyek

Jika kumpulan tugas dimulai, maka kami melihat prakiraan penyelesaian dan mengambil tindakan jika prakiraan tidak memuaskan.

Prosesnya

Kami melihat masalah yang diselesaikan terhadap tugas yang masuk.

Tugas yang dibagi dibagi menjadi eksternal dan internal (pelatihan, refactoring, dll.), Kami hanya menampilkan yang eksternal pada grafik.

Cara membaca grafik

Ada tiga grafik bersyarat:



Realitas TI adalah bahwa tenaga kerja yang terlibat dalam melepaskan tugas memiliki penyebaran statistik yang signifikan (kecuali tentu saja itu adalah tugas seperti memberikan hak).

Akibatnya, untuk memastikan SLA yang diperlukan untuk dukungan, sumber daya harus direncanakan dengan margin, jika tidak ini akan mengarah pada akumulasi tugas dalam buffer tugas yang masuk, yang akan membuat tenggat waktu tidak dapat diterima. Orang tidak akan selalu sibuk dengan tugas yang masuk, melakukan pelatihan atau pekerjaan non-inti lainnya selama istirahat.

Dalam proses pengembangan produk, mereka mencoba mencegah pengembang dari downtime untuk memastikan kecepatan pengembangan maksimum = menghasilkan uang. Untuk melakukan ini, Anda harus selalu memiliki persediaan tugas di tumpukan, yang berarti bahwa bagian dari tugas paling sering tidak dilakukan, dan karena tugas secara bertahap kehilangan relevansi, ini berarti bahwa tugas tidak akan pernah dilakukan.

Opsi A

Itu normal jika ini adalah implementasi fitur. Lebih banyak fitur memasukkan input daripada yang dapat dicerna tim.

Jika ini dukungan (administrasi dan perbaikan bug), maka situasinya buruk. Semakin banyak kesalahan, semakin lambat koreksinya. Semakin lambat koreksi, semakin banyak kesalahan terakumulasi. Sesuatu berdetak di bawah tong mesiu. Centang-tik-tik-tik ....

Opsi B

Jika sebuah tim melakukan tugas yang persis sama banyaknya dengan backlog, maka ini artinya

• baik tumpukan simpanan dikelola di proyek / tempat lain dan, sebagai hasilnya, Anda tidak melihat pergantian masa depan dalam laporan dan tidak dapat membuat keputusan berdasarkan pada laporan tentang pentingnya meningkatkan ukuran tim,
• atau orang menciptakan tugas untuk diri mereka sendiri pada saat downtime (pada sensasi dan intuisi, tanpa custdev, analisis pasar, dll.); berapa banyak tugas yang tidak jelas dan ini mengkhawatirkan (bagaimana jika sudah ada 90% dari mereka),
• atau laporan tersebut dipalsukan.

Opsi C

OK jika itu mendukung. Tim harus memiliki waktu henti sehingga dapat dengan cepat dan efisien menyelesaikan masalah dan tugas.

Jika ini merupakan implementasi fitur, maka situasinya paling sering tidak normal. Setelah tumpukan tugas diakumulasikan, yang mengerti lebih cepat dari yang baru. Mengapa ini bisa terjadi?

• Sebagai contoh, tim telah meningkat secara dramatis dan sedang menganalisis hutang, tetapi pada saat yang sama, kebutuhan bisnis tidak lagi menjadi. Bisnis tidak menanggapi (tidak berhasil bereaksi) terhadap pertumbuhan peluang atau lebih buruk lagi, produk telah mengambil tempatnya dan berhenti tumbuh.
• Atau produk mandek dan tidak membutuhkan pengembangan.
• Atau pemasaran telah berhenti menciptakan peluang baru.

Tahap keamanan akses tahap

Kami menangkap tugas dengan tautan di Internet ke Google Dox. Semua dokumen harus berada di dalam perimeter, kami menetapkan tugas untuk mentransfer materi ke dalam

Langkah Kontrol Analis

Tahapan dibuat dimana?

Opsi A. Tepat di lemak.
Opsi B. Di karyawan Google Doks pribadi.

Opsi yang benar: Perubahan fungsi paling sering disertai dengan perubahan dalam dokumentasi teknis dan kerja dalam Confluence. Bagaimana cara mengendalikannya?

Kami menautkan halaman pernyataan ke tugas dalam lemak (cukup masukkan tautan, ini akan secara otomatis mengarah pada pembuatan tautan dua arah).

Kami membuat laporan tentang perubahan halaman dalam pertemuan dan merangkumnya dalam analisis dengan laporan Jira tentang peningkatan dengan biaya tenaga kerja. Semua perbaikan dengan biaya tenaga kerja yang signifikan harus berkorelasi dengan perubahan pada artikel.

Ucapan Terima Kasih

Terima kasih kepada anggota aktif KiFB untuk bahan yang disiapkan dan organisasi diskusi, dan untuk semua orang yang berpartisipasi dalam diskusi.