Hai Nama saya Masha, saya Scrum Master di ivi. Saya bekerja dengan tim penagihan dan pengembangan web dan membantu anak-anak mengatur proses kerja mereka sehingga mereka tidak hanya secara efektif mencapai tujuan yang ditetapkan oleh bisnis, tetapi juga menikmati apa yang Anda lakukan. Dalam artikel saya, saya ingin berbagi pengalaman tentang cara mengatur pekerjaan saya sendiri dan pekerjaan tim jika Anda adalah Scrum Master atau Team Lead. Dan dalam artikel ini, mari kita bicara tentang pentingnya budaya umpan balik.
Umpan balik dari anggota tim lainnya adalah kompas, yang menurutnya setiap orang menentukan ke mana harus pergi selanjutnya. Menurut Patrick Lensioni, salah satu dari lima sifat buruk tim saling tidak menuntut. Cacat ini cukup sulit untuk "disembuhkan". Tetapi pada saat yang sama, itu bisa berakibat fatal.
Apa yang tidak menuntut?
Pertama-tama, ini adalah kurangnya umpan balik dari anggota tim satu sama lain. Misalnya, ketika Vasya membuat sampah, dan Petya tidak akan pernah memberitahunya tentang hal itu. Kenapa tidak bilang? Karena "ini bukan urusanku" / "Aku tidak ingin merusak hubungan" / "Vasya akan tersinggung." Alhasil, Petya berdiskusi di ruang merokok dengan yang lain apa yang buruk dari Vasya. Vasya, dalam ketidaktahuan yang bahagia, terus membuat sampah. Sementara kabut beracun dari gosip, kemunafikan, dan intrik menyebar dengan diam-diam di dalam tim.
Tapi intinya bukan hanya di atmosfer beracun, yang mulai terbentuk di tim. Jika anggota tim, dan terutama tim scrum, tidak belajar dan tidak akan terus memberikan umpan balik satu sama lain, maka tim tidak hanya tidak akan dapat berkembang, tetapi akan mulai menurun.
Mari kita beralih ke contoh yang lebih umum dari kehidupan.
Manusia adalah sistem kompleks yang tidak dapat berfungsi tanpa umpan balik. Ambil contoh tingkat fisiologi: ketika kita membakar diri kita di atas tungku atau menikmati buah-buahan manis, kita mendapat umpan balik dari lingkungan, yang memberi tahu kita bahwa kita perlu makan lebih banyak pisang dan menyentuh lebih sedikit benda panas. Dalam bentuk yang sangat sederhana, umpan balik semacam itu adalah mekanisme perkembangan evolusi.
Ambil contoh lain
Ketika seseorang ditempatkan di ruang perampasan (mengambang) - tangki yang benar-benar tertutup diisi dengan larutan garam cair dari suhu tubuh manusia, di mana cahaya, suara dan bau tidak menembus - ia mengapung di sana dalam gravitasi nol dan tanpa rangsangan eksternal ke indra. Setelah beberapa waktu, halusinasi dimulai: ketika tidak ada umpan balik dari realitas di sekitarnya, otak mulai menciptakan "realitas" itu sendiri.
Dengan analogi dengan otak kita, orang-orang dalam organisasi, tanpa menerima umpan balik, mulai hidup dalam realitas mereka sendiri, yang diciptakan oleh mereka. Bayangkan situasinya: Anda seorang pengembang, Anda bekerja selama sebulan, menyadari fitur besar dan meluncurkannya untuk produksi. Kode Anda melewati beberapa jenis ulasan - dengan sejumlah perubahan, tetapi secara umum tidak terlalu buruk. Namun, tidak ada tim yang memberi Anda umpan balik.
Apa realitas yang akan Anda jalani?
Apakah Anda menganggap bahwa Anda adalah guru pengembangan, cepat menyelesaikan tugas dan Anda memiliki kode keren?
Putuskan bahwa semuanya hilang, karena fitur dapat dilakukan dalam seminggu, bukan sebulan, dan Anda akan segera dipecat?
Pikirkan bahwa semua orang lupa tentang Anda dan tidak ada yang membutuhkan pekerjaan Anda dalam tim?Mengapa umpan balik anggota tim satu sama lain sangat penting, terutama jika Anda bekerja di Scrum?
Umpan balik adalah mekanisme evolusi tim. Saat menerima umpan balik, masing-masing peserta memahami apa yang dia lakukan dengan baik dan apa yang perlu dilanjutkan, dan tindakannya yang mana yang mengganggu tim dan bagaimana mengubahnya. Umpan balik inilah yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pekerjaan Anda, mempelajari hal-hal baru dan berubah. Dan jangan berpikir bahwa "Vasya bukan orang bodoh, dia sendiri akan mengerti bahwa dia kacau." Dia tidak akan mengerti, tetapi akan menciptakan di dalam kepalanya realitasnya sendiri dengan kesimpulannya sendiri, yang tidak harus sama dengan milikmu.
Dalam scrum-tim tidak ada bos yang dalam sistem manajemen klasik memberikan umpan balik (omong-omong, benar-benar subjektif) kepada karyawannya. Seluruh tim menjalankan fungsi ini. Setiap kali, ragu apakah akan memberikan umpan balik kepada kolega atau tidak, pikirkan: jika tidak Anda, lalu siapa?
Jika tidak ada umpan balik dalam tim, maka masing-masing pesertanya mulai hidup dalam realitasnya sendiri, membangun hipotesis tentang apa yang dia lakukan dengan baik dan apa yang tidak. Tanpa memberikan umpan balik satu sama lain, Anda mendorong mereka yang malas dan menghasilkan bug untuk memangkas lebih lanjut dan menurunkan motivasi mereka yang mencoba, kurangnya persetujuan dan terima kasih manusia yang sederhana.
Umpan balik bukanlah hal yang mudah. Itu sulit untuk diberikan, dan bahkan lebih sulit untuk diterima
Namun, jika Anda mematuhi tiga aturan utama, kemungkinan besar, dia akan diterima secara positif oleh lawan bicaranya.
Peraturan nomor 1
Umpan balik harus didasarkan pada fakta. Bukan emosi atau sikap terhadap seseorang, tetapi spesifik - apa yang sebenarnya salah dalam pekerjaan. Bukan "Vasya! Anda adalah huruf M eksentrik, merobek kami seluruh proyek! Apa yang kamu lakukan di tim kami ?! ” Dan "Vasya, jika pertemuan dengan para kontraktor telah diselenggarakan sebelumnya, kami akan berhasil menyelesaikan proyek tepat waktu."
Peraturan nomor 2
Berikan umpan balik berdasarkan niat positif: mungkin keinginan untuk membantu seseorang; sorot beberapa aspek bermasalah; Perbaiki proses kerja yang memengaruhi seluruh tim. Jika Anda memberikan umpan balik untuk membuktikan kasus Anda, untuk menunjukkan seberapa pintar Anda atau mengatakan "Saya katakan" - kemungkinan besar, lawan bicara akan menyalakan reaksi defensif, komentar Anda tidak akan diterima, tetapi akan berubah menjadi argumen yang bodoh. Bandingkan: “Vasya! Saya bilang tidak menyertakan item ini dalam kontrak dengan kontraktor! Kenapa kamu melakukan ini? " dan "Vasya, tampaknya kita memiliki masalah dengan kontraktor karena klausul kontrak ini: mari kita pikirkan bersama apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki situasi dan agar itu tidak terjadi lagi di masa depan."
Peraturan nomor 3
Perhatikan keadaan emosi Anda. Itu berbicara lebih banyak kata untuk kita. Jika kita mengandalkan fakta objektif dan dapat dipahami oleh lawan bicaranya, tetapi pada saat yang sama marah padanya, merasa tidak suka atau jengkel, maka orang tersebut pertama-tama akan memahami emosi kita dan menutup. Kemarahan dan iritasi adalah emosi agresi. Dan jika kita merasa agresif terhadap diri kita sendiri, reaksi pertama adalah pertahanan atau serangan sebagai respons. Tetapi tidak satu atau yang lain berkontribusi pada persepsi umpan balik yang efektif. Emosi mudah dibaca oleh lawan bicara, jadi jangan mencoba menyembunyikannya - ini tidak akan berhasil. Lebih baik menunggu sebentar, berjalan-jalan, melihat ke luar jendela, melompat dengan tali lompat, minum air, tenang, tulis poin-poin utama percakapan di selembar kertas - dan kemudian berikan umpan balik. Kata-kata yang diucapkan melalui gigi, dengan iritasi atau nada tinggi, akan dirasakan jauh lebih buruk daripada kata-kata yang diucapkan dalam keadaan tenang, ramah, dengan perhatian dan senyum.
Selain rekomendasi tentang cara memberikan umpan balik, ada beberapa tips tentang cara mengambilnya
- Tarik napas dan dengarkan. Tuliskan apa yang diperintahkan kepada Anda: di satu sisi, itu sangat mengurangi tingkat stres, dan di sisi lain, itu membantu untuk merekam semua yang Anda dengar sehingga Anda nanti bisa memikirkannya dalam lingkungan yang tenang.
- Jangan berdebat atau membuat alasan. Umpan balik bukanlah tuduhan atau kritik, tetapi hanya alasan untuk berpikir. Mercusuar ada yang tidak beres. Jika ada saat-saat yang tidak dapat dipahami dalam apa yang dikatakan kepada Anda, atau Anda tidak setuju dengan sesuatu, ajukan pertanyaan klarifikasi.
- Pada akhirnya, terima kasih kepada orang yang memberikan umpan balik. Memang, kemungkinan besar, orang tersebut berangkat dari niat baik dan keinginan untuk membantu Anda, untuk memperhatikan sesuatu yang penting. Dan mungkin lebih sulit baginya untuk memutuskan dan memberikan umpan balik daripada Anda - untuk menerimanya.
- Pikirkan tentang apa yang telah dikatakan dan pilih apa yang akan Anda ambil sendiri - apa yang Anda setujui dan apa yang dapat Anda sesuaikan dalam pekerjaan Anda. Anda tidak harus setuju dengan semua yang telah dikatakan kepada Anda. Tetapi ini jelas merupakan suatu kesempatan untuk berpikir bahwa ada sesuatu yang salah dalam sistem.
Budaya umpan balik tidak dibuat dalam satu hari
Anda tidak bisa hanya datang ke tim dan mengatakan bahwa mulai Senin orang-orang harus saling menuntut. Tugas Scrum Master dalam konteks ini:
- Tunjukkan pada tim mengapa dan betapa pentingnya memberikan umpan balik satu sama lain.
- Mengajarkan satu tim untuk saling memberi umpan balik adalah ramah lingkungan: tanpa emosi dan negatif, tanpa menjadi pribadi, dengan tujuan membantu peserta dan tim menjadi lebih baik.
- Buat ruang yang aman untuk umpan balik, merangsang dan mendorongnya.
Untuk mengatasi wakil yang tidak menuntut, tim harus menempuh jalan panjang, tetapi cara apa pun dimulai dengan langkah pertama. Karena itu, lain kali Anda melihat bahwa Vasya melakukan sesuatu yang salah, dan Anda ingin tetap diam, pikirkan - dan siapa, jika bukan Anda?