Apakah Anda dengan mudah menanggapi permintaan bantuan? Apakah tidak sulit bagi Anda untuk melakukan beberapa tugas tambahan? Apakah Anda diam-diam mengulang pekerjaan yang tidak terlalu baik untuk kolega atau bawahan? Kemungkinan besar, beban kerja Anda membuat Anda “kepanasan”.
Seringkali dalam bisnis kecil kita melakukan segalanya secara berurutan, tanpa memperhatikan bahwa: server pengujian akan dimulai kembali, yang kita sendiri akan memberi tahu klien dalam obrolan alih-alih insinyur; gantung spanduk - tunggu sebentar, saya punya akses ke panel admin, siap; kode analitik - biarkan Hang Tag Manager dan tunjukkan cara menempatkan tag melalui itu; di sini, di bongkar, ada puncak dan kegagalan yang mencurigakan, saya membuat perincian tambahan untuk Anda ... Situasi ini sangat sulit di perusahaan yang secara aktif mengerjakan permintaan pelanggan, dan setiap karyawan mengerjakan tugas yang paling beragam. Akibatnya: kelelahan, kelelahan, kesalahan dan penyumbatan tugas mereka sendiri yang luar biasa. Apakah itu familier? Mari kita mencari alasan dan solusi di bawah potongan.
Mengapa ini terjadi?
Ada banyak alasan mengapa seorang karyawan mengambil sejumlah tugas yang tak tertahankan. Jika Anda bukan pemilik bisnis dan tidak menerima bagian langsung dari keuntungan, Anda harus mencari alasan Anda dalam daftar di bawah ini. Ya, dan jika pemiliknya, juga - dan ini terjadi.
- Karyawan itu berusaha membuktikan nilainya. Jika seseorang tidak percaya diri, dia kesulitan mengidentifikasi dirinya dalam profesi - dia depresi dengan membandingkan dirinya dengan kolega lain, kisah sukses karier, dan bahkan dengan penemuan pesaing yang sukses. Oleh karena itu, ia menemukan cara: untuk menjadi multi-tasking dan membuktikan nilainya dengan menutup tugas demi tugas, bekerja 12 jam sehari dan tidak berhenti di akhir pekan.
- Terkadang alasan untuk menarik diri ke berbagai pekerjaan adalah keinginan untuk bermain aman : jika Anda memiliki banyak utas yang terkait dengan Anda, dan Anda bekerja di semua lini, kemungkinan dipecat atau dikurangi di masa-masa sulit berkurang. Jadi, Anda perlu memanfaatkan inersia dan kemalasan rekan kerja dan menjadi sangat diperlukan.
- Pekerjaan orang lain sering dilakukan oleh orang yang berkemampuan, cerdas, dan terkumpul. Mereka dengan mudah diberikan tugasnya, tidak sulit untuk mengambil orang asing, dan bahkan mengatur pekerjaan paruh waktu dengan freelance. Mereka adalah para profesional gila kerja yang kuat yang suka melakukan tugas dengan baik dan tidak suka minum kopi dengan rekan kerja lima kali sehari. Sebagai aturan, mereka menghargai dan mencintai perusahaan dan proyek, oleh karena itu mereka bekerja agak tanpa pamrih untuk semua orang menjadi lebih baik daripada mereka.
- Ada saat-saat ketika seorang karyawan hanya menyukai pekerjaannya , ia bersemangat tentang hal itu dan melakukannya dengan senang hati. Anda bahkan tidak memperhatikan bahwa hari kerja seperti itu sudah berakhir. Selain itu, menjatuhkan kasus pada tahap akhir tidak senonoh. Ini setengah jam lagi - Saya akan menyelesaikan proyeksi ini dan pulang sehingga besok saya tidak kembali ke sana, tetapi melakukan hal-hal lain :).
- Kebetulan Anda membantu dan itu menjadi norma . Memang, pada awalnya tampaknya tidak ada yang istimewa dalam membantu rekan kerja. Namun, mungkin banyak pembaca yang akrab dengan kusut ini: pertama, kirim tautan, lalu bantu, lalu datang, lalu tunjukkan, pada akhirnya, "Lakukan, pliz, cepat, kalau tidak saya akan memilih tiga baris laporan ini selama dua jam." Perlahan-lahan, permohonan semacam itu menjadi norma dan jika Anda menolak, Anda akan menjadi orang terburuk. Karyawan itu tidak ingin menjadi buruk, dan menasihatinya ke kanan dan kiri, membantu, dan kemudian lampu di kantornya padam setelah 22:00 ...
- Anehnya, sindrom pemula menjadi alasan untuk "pekerjaan bertumpuk". Seorang pria datang ke kantor baru, menunjukkan pengetahuan dan keterampilannya secara penuh, agar tidak mengenai kotoran di wajah, dan kemudian sesuai dengan skenario standar "Nah, jika Anda begitu pintar, Anda bisa melakukan ini juga".
- Salah satu skenario yang paling umum: kepala melakukan pekerjaan untuk bawahan , karena dia takut atau perlu atau malu dengan buruknya kualitas pekerjaan unit. Dan ini bukan manajemen mikro yang terkenal buruk dan perfeksionisme, itu hanya keinginan untuk melakukan pekerjaan yang setidaknya dapat diterima. Secara alami, bawahan santai, karena bosnya dilakukan dengan baik, mereka melakukan tugas yang lebih buruk, dan dia lupa tidak hanya makan, tetapi juga pergi ke toilet.
- Terkadang pekerjaan berjalan terus karena rutinitas . Ini adalah buah dari organisasi bisnis yang buruk: beberapa proses berjalan secara bersamaan, dan tidak ada opsi untuk melakukan sesuatu secara berurutan, Anda harus melakukan semuanya sekaligus.
- Selama krisis (dalam ekonomi atau di kepala manajer puncak), alasan pemuatan tugas untuk satu atau dua karyawan adalah keinginan untuk menutup semua lubang dengan bantuan sepasang unit staf . Itu benar, mengapa menyewa yang baru jika yang ini
belum mati ? Kisah yang sama terjadi ketika mereka meminta untuk diganti sampai mereka menemukan karyawan baru, tetapi tidak ada yang berubah bahkan setelah mempekerjakan tiga lagi - mereka adalah anak - anak baru, belum pindah, dan kemudian mereka memiliki pekerjaan baru, mereka tidak memenuhi tanggung jawab yang mana mereka dipekerjakan.
- Ada orang - orang sesuai dengan sifat karakter "penyelamat" : mereka tidak perlu menjilat, mereka profesional, mereka tidak membeli persahabatan rekan kerja, mereka memiliki beban normal, tetapi mereka masih mengambil pekerjaan untuk diri mereka sendiri. Alasannya sederhana - kasihan dan kebaikan, mereka dibesarkan, itu berasal dari masa kanak-kanak. Tim mengambil kebaikan untuk kelemahan dan secara aktif menggunakan layanan dari kolega yang baik.
- Alasan paling kejam untuk mengambil alih pekerjaan orang lain adalah teman dalam tim . Ingat saja: jika teman Anda mengizinkan Anda bekerja untuknya, dia bukan teman. Setelah Anda atau kepergiannya dari perusahaan Anda bahkan tidak akan mendengar tentang dia.
Tiga baris iklan
Kami menentang kontrol waktu dan pelacak di tempat kerja - kami untuk alat kerja yang nyaman bagi karyawan. Helpdesk cloud baru kami Dukungan ZEDLine adalah perangkat lunak yang berguna untuk layanan dukungan apa pun, internal dan klien. Awal membutuhkan 5 menit, pengaturannya 30-60 menit. Bergabunglah sekarang!
Biasanya di satu kantor mega-workaholic beberapa alasan dicampur, murni satu atau dua motif jarang. Tetapi ada tanda-tanda eksternal umum yang dengannya orang tersebut dapat dikenali.
- Orang-orang seperti itu, sebagai suatu peraturan, membosankan dalam percakapan - dan sama sekali bukan dari kenyataan bahwa mereka hidup dengan pekerjaan, hanya saja kepala mereka sibuk dengan pemikiran tentang proses kerja dan secara psikologis sulit untuk beralih ke perjalanan hari Sabtu atau mendiskusikan seri baru, dilihat pada malam hari.
- Orang-orang seperti itu sering marah - mereka lelah. Tidak, mereka tidak menyalahkan siapa pun atas kemacetan, hanya orang yang lelah dengan senyum yang keras, Anda dapat memeriksanya saat latihan.
- Orang-orang ini jarang berbicara tentang memproses, mengenali, dan bahkan menyadari beban kerja mereka. Mereka menganggap mode operasi dan intensitasnya sebagai norma dan bahkan menarik perhatian dari ini.
- Dalam tim, karyawan ini dianggap engkol, lemah, atau karier yang tangguh - itu tergantung pada opsi lain dari karakter kolega. Sayangnya, kesalahpahaman menang atas penghargaan dan terima kasih (ha ha ha).
- Karyawan ini tidak pernah mencari kepemimpinan, pamer, atau melaporkan hasil pada seratus halaman dan bangunan berwarna. portal, di mana mereka sering dianggap remeh, atau bahkan jatuh di bawah kendali karena "Anda menyeret lebih banyak - lebih banyak tanggung jawab."
- Di atas meja cowok dan cewek seperti itu ada cangkir teh atau kopi dingin yang hampir penuh :-)
Tentunya Anda, membaca artikel ini, tersenyum ketika Anda mengenali diri sendiri atau rekan kerja. Tetapi waktunya telah tiba untuk wahyu yang sulit: orang-orang seperti itu dalam tim sangat buruk bagi perusahaan, terutama dalam bisnis kecil, di mana setiap karyawan memiliki pengaruh besar. Dan kelihatannya prinsip Pareto biasa bekerja: 20% karyawan melakukan 80% pekerjaan. Tapi betapa menyebalkannya dalam hal biaya staf ...
Jadi mengapa ini buruk?
- Karyawan yang paling produktif akan cepat terbakar, karena beban dan tanggung jawab akan melakukan pekerjaan mereka. Akibatnya, mereka jatuh sakit, berusaha mengatasi kelelahan, atau pekerjaan meningkat, karena tangan mereka jatuh.
- Sulit untuk melakukan banyak pekerjaan dengan baik, sehingga Anda akan mendapatkan kesalahan dalam pekerjaan (seringkali bodoh dan menyinggung), atau tenggat waktu (sampai semuanya dilakukan dengan baik).
- Karyawan yang mampu menjalankan sendiri berbagai tugas yang beragam sulit dicapai dalam karier mereka, meskipun mereka tidak layak mendapatkannya seperti orang lain. Faktanya adalah bahwa pergantian yang konstan antara berbagai jenis pekerjaan memungkinkan Anda untuk menjadi spesialis yang luas dan tidak meninggalkan kesempatan dan waktu untuk menembus kedalaman beberapa bidang ilmu yang sempit.
- Karyawan yang santai, untuk siapa pekerjaan dilakukan, akan memutuskan bahwa sisa bisnis akan dilakukan dengan sendirinya, sehingga Anda dapat menurunkan lengan baju, menuangkan kopi dan menyalakan YouTube.
- Cepat atau lambat, konflik akan muncul dalam tim yang akan datang baik dari karyawan yang bekerja terlalu keras karena ketidakadilan umum, upah yang sama untuk beban kerja yang berbeda, dll., Atau dari orang-orang yang "kurang beban" karena ketegangan dalam hubungan, menuntut untuk mengambil lebih banyak pekerjaan , masalah dengan kepemimpinan dan bahkan karena arogansi umum.
Dalam kasus apa pun, cepat atau lambat itu akan mengakibatkan hilangnya pendapatan atau pelanggan (dan pendapatan di sana).
Pada prinsipnya, situasi ini dapat terjadi di unit mana pun, tetapi lebih sering daripada tidak, kelebihan karena tugas orang lain terjadi di beberapa:
- dukungan teknis dan dukungan apa pun: "Ambil tiket, tema Anda", "Ambil tiket, saya lari ke apotek", "Jawab di sana, kalau tidak saya tidak tahu", "Oh, Anda menjawab dengan sangat keren - jawab punyaku";
- pengembangan: "Kode Anda lebih bersih, tetapi Anda tidak punya waktu", "OOP melewatiku," "Yah, berapa biayanya Anda untuk menutup tiga bug di sana";
- pemasaran dan periklanan: "Lihat pengaturan untuk periklanan", "Dan tulis iklan", "Oh, bagaimana itu dalam bahasa Inggris", "Dan lakukan kampanye ini juga, Anda mengerti."
Jadi pecat mereka, atau apa?
Tidak, tentu saja - Anda tidak ingin mengurangi sendiri efisiensi tenaga kerja. Penting untuk mengambil langkah-langkah manajerial dan operasional untuk menggunakan potensi seperti itu untuk keuntungan perusahaan dan pada saat yang sama tidak mengurangi sisanya.
Tidak perlu didorong
Pastikan untuk merujuk pada tipe-tipe di atas dan cobalah untuk memahami yang mana yang Anda hadapi. Berdasarkan ini, Anda perlu bekerja dengan seorang karyawan, membangun percakapan. Jika Anda tidak melihat alasan kelebihan karyawan atau kolega Anda, Anda tidak tahu banyak tentang perusahaan. Lemparkan hobi selama jam kerja dan membaca Forbes (atau Habr) dan lebih dekat dengan bawahan atau kolega.
Ancaman terhadap pekerja keras tidak akan membantu dengan cara apa pun - mereka tidak akan mengerti mengapa mereka dikritik, karena begitu banyak pekerjaan yang telah dilakukan. Karena itu, segala celaan, ancaman, tekanan apa pun akan dianggap negatif dan milisi terhadap karyawan, akan menyebabkan kemarahan dan stres. Hal terburuk yang bisa Anda katakan adalah, "Anda belum berlibur untuk waktu yang lama, pergilah." Ini akan ditafsirkan sebagai keinginan untuk membuktikan bahwa Anda memiliki karyawan yang tidak perlu.
Cari praktik manajemen
Mengotomatiskan pekerjaan di unit-unit di mana ada masalah. Jika ini tentang penjualan dan pemasaran, instal CRM dengan pemisahan hak akses, di mana setiap karyawan akan memiliki area tanggung jawab, rencana, KPI, dan setiap kasus delegasi mereka akan dicatat dan, misalnya, jika Anda melihat perubahan manajer secara berkala dari klien Ivanov. ke Prokhorov, maka Prokhorov jelas sedang memproses, dan Ivanov jelas memutuskan untuk mengubah waktu kerja menjadi waktu luang.
Jika kita berbicara tentang dukungan, dukungan teknis dan setiap karyawan yang berkomunikasi dengan pelanggan eksternal atau dengan karyawan sebagai pelanggan internal (administrator sistem, misalnya), menggunakan sistem tiket, mereka tidak mahal, tetapi mereka jelas menunjukkan tugas (panggilan dan permintaan), kemajuan bekerja, hasil, dan, seperti dalam CRM, pergantian manajer. Sebagai contoh, kami mengembangkan untuk keperluan seperti itu
help desk cloud Dukungan ZEDLine , di mana sangat nyaman untuk mempertimbangkan semua permintaan pelanggan dan bekerja dengannya. Dalam hal ini, Anda tidak akan kehilangan waktu untuk pelatihan dan adaptasi personel ke perangkat lunak - pengaturan tidak akan memakan waktu lebih dari satu jam, dan pengembangan antarmuka - 5-10 menit.
Coba KPI
Jika menerapkan KPI untuk programmer sulit dan dalam banyak kasus hanya tidak diinginkan, maka KPI untuk layanan komersial dan dukungan adalah kebutuhan manajerial dan motivator keren. Hal utama adalah membuat indikator terukur, dapat dimengerti dan tergantung pada pencapaian nyata, dan bukan pada hubungan pribadi (misalnya, "menutup 17 tugas layanan" adalah indikator, tetapi "menurut penilaian rekan kerja adalah sopan oleh -2" adalah kesempatan untuk memberhentikan pencetus KPI semacam itu).
Bagaimana cara keluar dari puncak bagi karyawan itu sendiri?
Dalam blok ini, akan mungkin untuk secara positif dan instruktif menggambarkan metode psikologis dan terapi perusahaan lainnya, tetapi tidak. Ini tidak akan berfungsi.
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memahami bahwa pekerjaan orang lain yang berlebihan tidak membuat Anda menjadi pahlawan super, tetapi membuat Anda kehilangan keseimbangan antara pemain tim yang berharga (yaitu, ini menggerakkan perusahaan) dan pekerjaan yang kelebihan beban dengan alis (mereka membajak dengan sangat buruk dan tidak selalu bergerak, karena tidak ada waktu tersisa untuk definisi vektor).
Yang kedua adalah memahami apa yang Anda lakukan terhadap kolega Anda dengan buruk: mereka mengalami depresiasi, mereka terlihat pucat dengan latar belakang Anda, dan mereka sangat membenci dan sangat mengkhawatirkan Anda.
Ketiga: Anda harus mengembalikan pekerjaan kepada mereka yang telah mengucapkan selamat tinggal padanya dan kehilangan kontak dengan bagian bisnis ini, Anda harus menolak dan mempertahankan ruang kerja dan pekerjaan Anda. Anda akan menjadi bajingan. Rendah hati, ini tidak lama.
Anda dapat google ratusan metode untuk menangani beban kerja dan ketidakmampuan untuk mengatakan tidak, pergi ke psikolog, berbicara dengan bos di bawah segelas bourbon atau dengan rekan kerja di bawah sekotak bir, berhenti (omong-omong, hal paling bodoh adalah bahwa pekerjaan baru akan dimulai), - itu akan lebih mudah untukmu. Tetapi pertama-tama, Anda perlu mempelajari skema kerja dengan permintaan lebih lanjut, pertanyaan atau keinginan Anda untuk memegang tali dari semua tugas perusahaan.
Algoritma itu sederhana
Beri peringkat permintaan
Pertama-tama, pahami siapa yang menoleh kepada Anda: karyawan takut dengan tugas baru, yang cukup untuk dikirim, atau delegasi terry yang paling baik dikirim. Kemudian hitung apa yang harus Anda korbankan untuk memenuhi tugas seorang kolega, seberapa intensif sumber daya untuk Anda. Jangan langsung memberikan jawaban, pikirkan dan kembali dengan penolakan atau persetujuan yang bijaksana - sehingga Anda hanya akan menimbulkan rasa hormat.
Identifikasi Prioritas
Pada saat menganalisis tugas, ingatlah bahwa Anda tidak hanya akan menggeser salah satu tugas Anda, Anda akan "pergi" semua perencanaan pribadi Anda, termasuk waktu pribadi setelah bekerja, karena tidak ada yang akan melakukan pekerjaan Anda untuk Anda. Sebagai aturan, jika seorang karyawan atau bos siap untuk mengalihkan tugas kepada seseorang, dia “menderita”, yaitu, Anda dapat setuju untuk melakukannya ketika Anda selesai dengan pekerjaan utama Anda. Selain itu, saya akan mengatakan hal yang mengerikan sekarang: 90% dari pekerjaan kantor dapat menunggu beberapa jam.
Perkirakan timeline
Tentukan kepada kolega berapa banyak waktu yang akan Anda habiskan untuk tugas itu, berapa banyak yang dapat Anda alokasikan untuk itu, dan kapan tepatnya. Misalnya, "Saya akan menyiapkan permintaan untuk unggahan ini, tetapi hanya besok sore, itu akan memakan waktu sekitar tiga jam." Jika perusahaan Anda memiliki praktik memberikan laporan kerja setiap jam (sayangnya, ada perusahaan seperti itu di bidang TI, dan ada banyak lagi di bidang lain), peringatkan kolega Anda bahwa Anda akan dipaksa untuk memasukkan tugas ini ke dalam laporan ("Vasya, saya tiga Saya tidak membayangkan jam, saya harus menentukan pekerjaan ini secara langsung "). Saya akan memberi tahu Anda sebuah rahasia: kemungkinan bahwa delegator Anda tiba-tiba mengatasi peningkatannya sendiri secara dramatis setelah kata-kata seperti itu.
Beri peringkat dan diskusikan opsi
Terkadang lebih mudah bagi Anda untuk melakukan pekerjaan sehingga kolega Anda menyingkirkannya, terkadang lebih mudah menghabiskan waktu satu kali dan belajar bagaimana melakukan tugas dengan cepat dan baik. Evaluasi apa yang optimal untuk Anda dalam hal biaya tenaga kerja dan secara strategis lebih menguntungkan. Anda juga dapat melakukan beberapa pekerjaan dan menawarkan untuk menyelesaikannya sendiri kepada seorang kolega - tetapi bersiaplah bahwa Anda akan ditarik seratus kali lagi.
Cara paling efektif adalah bekerja dengan kredit (seperti uang). Jika Anda diminta melakukan sesuatu untuk orang lain, Anda perlu mengatur "faktur". Saya melakukan Anda sekarang, Anda akan membantu saya nanti. Jika seorang kolega tidak memenuhi tugasnya, maka saat berikutnya dia mencari bantuan, Anda akan memiliki argumen sengit: Anda menutup dulu utang lama, lalu datang untuk yang baru.
Hanya setelah pekerjaan mereka!
Jika Anda memutuskan untuk mengambil tugas - lakukan hanya setelah pekerjaan utama Anda, dengan tegas menunjukkan bahwa ini adalah tindakan bantuan satu kali, dan bukan terjemahan dari pekerjaan tersebut.
Beberapa tips
Tidak peduli bagaimana hubungan Anda dengan kolega dan kilang berkembang karena tugas orang lain, apa pun alasan yang Anda pimpin, penting untuk diingat bahwa Anda bertindak dalam segitiga relasi “tim - Anda adalah bos”, dan Anda harus memperhitungkan semua orang.
- Jangan katakan "Ini bukan pekerjaan saya, saya tidak akan melakukannya" - sebagian besar pemimpin akan menganggapnya negatif. Biasanya, pemimpin tertarik pada hasil, dan bukan siapa dan kapan akan mencapai hasil ini. Untuk alasan yang sama, Anda tidak boleh mengguncang deskripsi pekerjaan di depan kepala dan membacanya keras-keras dengan kebosanan seorang pengacara - prinsip-prinsip Anda akan dengan cepat disebarkan oleh kusen dan kesalahan yang Anda temukan.
- Jangan menjalankan misi layanan penyelamatan perusahaan - jangan memadamkan api orang lain dan menyeret semua proses perusahaan yang gagal. Bukannya Anda harus acuh tak acuh - faktanya adalah Anda tidak akan bisa mengatasi semuanya sekaligus, hanya menghabiskan energi Anda dan menjadi bertanggung jawab atas sebagian besar kegagalan. Bahkan jika tim gagal, ini bukan alasan untuk menyalahkan diri sendiri - ini adalah kesempatan bagi Anda, bersama dengan kolega dan manajemen Anda untuk menganalisis kesalahan dan mungkin mencapai tingkat yang baru.
- Hindari kontak dengan kekasih utama untuk mendelegasikan tugas mereka - biarkan mereka mencari korban lain.
Tiga aturan ini akan membantu Anda mengambil langkah pertama menuju menjaga hubungan kerja di dalam tim dan menghindari masalah kemacetan.
Mungkin terdengar kasar, tetapi pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman Anda adalah produk yang harus Anda jual dan hargai. Ini sangat sulit, dan semakin sulit, semakin Anda mencintai pekerjaan Anda dan produk yang Anda buat. Ini karena keluhan dan hubungan yang sulit, ketika Anda mungkin karyawan yang paling diremehkan. Tetapi yang utama adalah Anda kuat dalam pengetahuan Anda, mandiri dalam profesionalisme dan siap untuk setiap perubahan. Tetap belajar menghargai diri sendiri.