Sulit membayangkan hari-hari kerja kita tanpa pertemuan. Kami akan menyelesaikan masalah atau masalah, menetapkan tugas, membahas rencana, dan melakukan retrospektif. Tetapi tidak setiap pertemuan bisa disebut bermanfaat dan efektif. Bagaimana membuat rapat kerja tidak membuang waktu? Pertemuan apa yang bisa saya tolak? Berapa biaya pertemuan? Pertanyaan-pertanyaan ini dijawab oleh pelatih bisnis EPAT Dmitry Tatti.
Pertemuan seperti apa yang ada di sana
Ada banyak jenis rapat kerja: rapat harian, stand-up, sesi curah pendapat, retrospektif, upacara SCRUM. Semuanya dapat digabungkan menjadi tiga kelompok besar - tergantung tujuannya.
Pertemuan informatif
Yang di mana panitia memberi tahu para peserta beberapa informasi. Biasanya, banyak orang diundang ke pertemuan tersebut untuk membicarakan berita atau inovasi apa pun. Misalnya, untuk memberi tahu bahwa proses umpan balik telah muncul di perusahaan.
Rapat Diskusi
Mereka yang peserta pikir bagaimana memecahkan masalah atau pertanyaan dan berbagi ide-ide mereka. Misalnya, mereka mendiskusikan fitur baru mana yang akan ditambahkan ke aplikasi.
Rapat Pengambilan Keputusan
Mereka yang peserta harus mengambil keputusan bersama. Misalnya, pilih pelacak tugas yang akan digunakan seluruh tim.
Seringkali pertemuan yang sama menggabungkan unsur-unsur informasi, diskusi dan pengambilan keputusan. Dalam satu reli, pemimpin tim dapat memberi tahu tim tentang persyaratan baru pelanggan, mendiskusikan penerapannya dengan pengembang dan bersama-sama memutuskan siapa yang akan melakukan apa.
Pertemuan apa yang bisa saya tolak
Selama rapat, karyawan tidak memenuhi tanggung jawab pekerjaan mereka dan, karenanya, tidak membawa keuntungan bagi perusahaan. Berikut adalah penghitung online yang dengannya Anda dapat menghitung berapa banyak uang yang "hilang" perusahaan pada setiap rapat umum. Inilah yang disebut "biaya pertemuan". Anda harus memasukkan jumlah peserta, gaji rata-rata per jam kerja, dan mulai konter saat rapat dimulai.
Sebelum membuat janji, penyelenggara perlu memahami apakah itu benar-benar diperlukan. Ada beberapa jenis rapat yang bisa Anda pilih.
Rapat Agenda Luas
Ini adalah pertemuan yang ditujukan untuk berbagai masalah dari berbagai bidang. Mereka tidak efektif karena pada waktu yang berbeda sejumlah orang berpartisipasi dalam diskusi, dan sisanya menunggu dalam antrean, menghabiskan waktu kerja.
Apa yang harus dilakukan Pertama, pahami berapa banyak pertanyaan yang ingin Anda ajukan di rapat umum. Kemudian - alih-alih satu pertemuan panjang, rencanakan beberapa pertemuan singkat dan undang hanya peserta yang berminat untuk masing-masing.
Pidato oleh beberapa departemen kepada manajemen
Biasanya ini adalah pertemuan di mana departemen bergantian melaporkan kepada manajer umum tentang hasil pekerjaan untuk bulan itu. Itu tampak seperti serangkaian laporan di depan jenderal - ada yang mengatakan, dan semua orang berdiri memperhatikan dan mendengarkan.
Apa yang harus dilakukan Ganti pertemuan seperti itu dengan serangkaian pertemuan singkat dengan masing-masing tim, dan kemudian kirimkan surat umum dengan informasi paling penting tentang hasil pekerjaan masing-masing departemen.
Pertemuan informatif
Ini adalah pertemuan di mana manajemen perusahaan berkomunikasi dengan karyawan. Secara umum, tidak ada yang salah dengan mereka jika berita itu benar-benar penting dan menjadi perhatian semua orang. Namun, mengumpulkan sejumlah besar orang pada satu waktu hampir mustahil. Dan ini berarti bahwa informasi tidak akan menjangkau karyawan mana pun.
Apa yang harus dilakukan Pertama-tama, kirim berita kepada karyawan melalui surat, lalu buat janji untuk sesi tanya jawab. Jadi orang akan memiliki kesempatan untuk mempelajari informasi pada waktu yang nyaman bagi mereka dan memikirkan pertanyaan, daripada merumuskannya dengan terburu-buru selama pertemuan.
Rapat untuk membuat keputusan strategis dengan sejumlah besar peserta
Di sini kita berbicara tentang pertemuan-pertemuan di mana Anda perlu membuat semacam keputusan tingkat atas. Masalah dengan pertemuan tersebut adalah bahwa mereka mengundang orang-orang yang tidak dapat secara langsung berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan. Misalnya, pertemuan di mana manajer proyek dan arsitek menghitung berapa biayanya pelanggan untuk memperkenalkan modul baru ke dalam sistem, dan pengembang hanya duduk dan diam.
Apa yang harus dilakukan Untuk mengundang ke rapat umum hanya para peserta yang benar-benar dapat mempengaruhi pengambilan keputusan.
Rapat Reguler Reguler
Rapat di mana masing-masing anggota tim berbicara tentang apa yang sedang dikerjakannya dan tugas-tugas apa yang akan dia selesaikan dalam waktu dekat. Mengikuti perkembangan tim kerja tidaklah buruk. Masalahnya adalah bahwa kadang-kadang kita mengadakan pertemuan seperti itu, karena itu adalah kebiasaan di perusahaan, metodologi yang ditentukan, itu ditulis dalam buku pintar, dan bukan karena ada kebutuhan nyata bagi mereka.
Apa yang harus dilakukan Jadwalkan setiap pertemuan sesuai kebutuhan - jika ada topik yang benar-benar perlu dibahas oleh seluruh tim.
Bagaimana mengatur dan melakukan pertemuan yang efektif
Pertemuan yang efektif adalah pertemuan yang menguntungkan semua pesertanya, serta - idealnya - proyek atau perusahaan. Setiap peserta dalam rapat umum harus memahami mengapa ia diundang, bagaimana ia bisa berguna dan apa yang akan ia dapatkan di pintu keluar.
Untuk membuat rapat apa pun seefektif mungkin, Anda perlu:
- merumuskan topik, rencana dan tujuan pertemuan
Penyelenggara perlu memberi peserta informasi sebanyak mungkin tentang pertemuan di awal. Untuk melakukan ini, Anda perlu merumuskan topik rapat sejelas mungkin, tuliskan daftar topik dan pertanyaan yang akan Anda ajukan dan hasil apa yang ingin Anda capai.
- beri peserta kesempatan untuk memengaruhi rencana pertemuan
Dalam undangan rapat, penyelenggara ingin bertanya kepada para peserta: "Apakah Anda setuju dengan rencana rapat, apakah Anda perlu mengubahnya entah bagaimana? Apakah ada pertanyaan lain yang ingin Anda diskusikan? " Ini membantu penggagas pertemuan untuk mengumpulkan umpan balik sebelum pertemuan, serta menyesuaikan rencana, dengan mempertimbangkan keinginan dan kebutuhan para peserta.
Sebagai contoh, seorang manajer proyek ingin berbicara tentang menerapkan fungsi baru dengan tim proyek. Dan pengembang, untuk bagian mereka, dapat menawarkan untuk membahas kekurangan arsitektur aplikasi yang ada, yang dapat mempengaruhi operasi fungsi ini.
- beri peserta waktu untuk mempersiapkan
Mempersiapkan reli adalah hal yang sangat penting. Seringkali pertemuan tidak efektif hanya karena para peserta tidak punya waktu untuk memahami, memproses, dan menyusun informasi yang diharapkan akan mereka terima.
Rapat-diskusi dan pertemuan untuk pengambilan keputusan harus ditunjuk dalam satu hingga dua minggu. Rapat untuk mendapatkan informasi - dalam satu atau dua hari kerja, sehingga para peserta dapat merencanakan dan mendistribusikan muatan mereka dalam waktu dekat. Namun, ini bukan aksioma - setiap reli harus didekati secara individual.
- menentukan kerangka waktu yang jelas
Perlu berusaha keras untuk memastikan bahwa pertemuan tersebut memakan waktu minimum yang diperlukan untuk mencapai tujuannya. Idealnya, seharusnya tidak lebih dari 45 menit. Itu adalah berapa banyak waktu yang dapat kita rasakan dan asimilasi informasi secara kualitatif. Pada menit ke-90, fokus perhatian kami sangat melemah, dan setelah dua jam pertemuan kami sangat lelah sehingga kami siap untuk menyetujui keputusan apa pun jika hanya menyelesaikan rapat secepat mungkin.
- menunjuk seorang moderator
Untuk mengatur agenda pertemuan adalah setengah dari pertempuran. Agar rapat benar-benar efektif, Anda harus mengikutinya. Untuk melakukan ini, Anda membutuhkan orang yang akan mengendalikan kemajuan pertemuan. Moderator dapat menjadi penyelenggara rapat umum, dan salah satu peserta.
Tanpa moderator, reli apa pun berisiko menjadi pasar. Peserta dapat mulai berdebat, beralih ke topik lain, dan mencegah orang lain berbicara. Moderator perlu memastikan bahwa para peserta selama pertemuan memiliki waktu untuk membahas semua topik yang ditentukan dalam rencana. Orang dapat mendengar frasa seperti itu dari dia: "Kami menyimpang dari topik", "Ini adalah pertanyaan yang sangat luas, mari kita bahas pada pertemuan terpisah", "Kami lulus kata ...".
Sekretaris diperlukan untuk mencatat keputusan yang diambil, kesepakatan, ide, dan poin penting lainnya dari pertemuan tersebut. Jika informasi ini tidak dicatat di mana saja, kita dapat mengasumsikan bahwa keputusan belum diambil, perjanjian tidak diperbaiki, dan pertemuan itu membuang-buang waktu.
Setelah pertemuan, sekretaris mengirim semua peserta surat yang disebut tindak lanjut dengan hasil rapat umum. Setiap anggota dapat mengambil peran sebagai sekretaris.
Meminta para peserta untuk umpan balik adalah ide yang sangat bagus. Ini bisa dilakukan dalam lima menit terakhir rapat. Jika Anda seorang penyelenggara, tanyakan pada peserta: “Apakah pertemuan ini tampaknya efektif bagi Anda? Bagaimana itu bisa diperbaiki? "
Rapat perlu dianggap sebagai alat untuk interaksi kerja. Dan meningkatkan alat yang kami gunakan adalah penting dan perlu.