Sinopsis buku "Manajer Satu Menit dan Monyet" (Burroughs Hal, Onken William Jr., Blanchard Kenneth).
Dalam buku I. Menghargai "Gaya manajemen" ada pahlawan seperti itu - Pemadam Kebakaran. Ini adalah spesialis yang dipromosikan. Tapi dia masih mencoba melakukan semuanya sendiri. “Melakukan dengan baik, lakukanlah sendiri” adalah mottonya.
Tampaknya bagi para manajer ini bahwa manajemen mencakup penyelesaian semua masalah kompleks, itulah sebabnya mereka dibanjiri dengan masalah - "bola" dari tugas karyawan mereka. Manajer menjadi leher sempit, yang mengarah pada penurunan produktivitas seluruh tim.
Buku ini terutama untuk para manajer yang telah bertumbuh dari eksekutif tentang cara mengatur tugas untuk karyawan mereka, tidak membiarkan kelebihan mereka sendiri, tetapi tidak kehilangan kendali.
Monyet dalam konteks buku adalah tanggung jawab untuk langkah selanjutnya dalam menyelesaikan masalah atau tugas. Seperti monyet, tanggung jawab ini berada di pundak Anda dan duduk di sana sampai Anda menyelesaikan masalah atau memindahkannya ke yang lain. Atau lebih luas lagi, tanggung jawab untuk menyelesaikan masalah atau tugas atau mencapai tujuan yang cerdas, tergantung pada kemampuan Anda untuk mendelegasikan dan tingkat manajemen karyawan. Ini adalah bola dari frasa “Di pihak siapa adalah bola”.
Ulasan pengantar yang bagus untuk berkenalan dengan awal buku ada di sini
m.habr.com/en/post/80805 , itu mengungkapkan definisi monyet yang diberikan oleh penulis. Tetapi artikel itu tidak memuat manual pelatihan yang dapat dengan cepat dibaca kembali atau digantung di dinding. Tujuan kami hanyalah manual pelatihan.
Ulasan buku yang sangat singkat. Saya tidak suka perbandingan dengan monyet. Dalam kebanyakan kasus, orang yang tidak terbiasa dengan materi menganggap monyet sebagai karyawan, yang menyebabkan penolakan. Dan karenanya, itu tidak efektif. Karena itu, saya akan memanggil monyet sebagai tugas atau bola.
Saya sarankan membaca yang asli, bukunya kecil, senang dibaca. Tetapi agar tidak keluar dari kepalaku (dengan dukungan peserta pertemuan Francis Bacon Club) manual pelatihan dibuat untuk pengulangan.
Manual pelatihan
Berikan bola ke sisi karyawan. Cara melakukan ini tanpa kehilangan kualitas - baca aturannya.
Aturan untuk mengelola tugas - dialog pada tugas tidak berhenti sampai selesai:
- Langkah-langkah berikut harus dijelaskan dan ditentukan.
- Suatu tugas harus memiliki satu tanggung jawab.
- Asuransi ketidakpatuhan harus didefinisikan.
- Waktu, tempat, dan metode dari titik kontrol berikutnya ditetapkan.
Item 1. Langkah Berikutnya
Diskusi tentang pernyataan masalah tidak berakhir sampai langkah selanjutnya dipahami oleh Anda dan pelaku.
Skenario:
I. “Saya tidak tahu harus berbuat apa.”
U. “Dan aku tidak tahu harus berbuat apa. Ternyata perusahaan itu punya dua orang yang tidak tahu harus berbuat apa. Sebuah perusahaan hanya dapat mendukung satu orang seperti itu. ”
Cobalah untuk memastikan bahwa langkah selanjutnya tidak ada di pihak Anda.
Karyawan harus berpikir dan membawa rekomendasi untuk menyelesaikan masalah. Jika dia mengirim mereka, maka bola akan berada di sisi Anda (Anda harus membaca dan mengeluarkan resolusi) dan sebagai hasilnya Anda lagi dibanjiri dengan tugas-tugas seperti itu. Jika ia akan membawa mereka untuk berdiskusi, maka pada diskusi tersebut resolusi akan dikerjakan dan langkah-langkah baru berikutnya dan bola lagi ke sisi pemain.
Bola tidak ada di pihak Anda - ini adalah situasi di mana Anda berdua (ada waktu untuk pekerjaan proaktif) dan karyawan (dia tidak menunggu Anda, dan tanggung jawab atas tugas memotivasi dia untuk menyelesaikannya dengan lebih baik) dan masalahnya (diselesaikan lebih cepat).
Poin 2. Kami menentukan tanggung jawab untuk tugas tersebut
Jika seseorang tidak ditugaskan untuk memecahkan masalah, risikonya adalah bahwa tugas tersebut tidak akan diselesaikan (efek saksi).
Cobalah untuk memastikan bahwa Anda dan karyawan Anda tidak bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah, jika tidak, Anda akan dengan cepat kelebihan tugas. Ini tidak berarti bahwa semua tugas harus diselesaikan oleh karyawan Anda, ada tugas yang terlalu rumit dan kemudian tugas ini menjadi milik Anda (tetapi jika Anda tidak bisa menyelesaikannya, pindahkan ke atasan Anda).
Aturan: manajer superior mendelegasikan tugas ke manajer yang lebih rendah, dan dia mendelegasikan tugas ke manajer yang bahkan lebih rendah, dan seterusnya sampai bawahan manajer berikutnya berhasil menyelesaikan masalah secara mandiri.
Cara terbaik untuk mengembangkan rasa tanggung jawab pada orang adalah dengan memberi mereka tanggung jawab.
Berikut ini adalah skenario kasus-kasus tipikal ketika karyawan Anda mengalihkan tanggung jawab ke pundak Anda dan cara keluar dari situasi ini.
Skenario 1
I. “Kami memiliki masalah” (Kontraktor secara implisit mencoba untuk mengatasi masalah di pundak Anda).
U. “Kami tidak memiliki masalah dan tidak akan pernah mau.
Saya tidak ragu bahwa ada masalah, tetapi itu bukan masalah kita, tetapi masalah saya atau milik Anda.
Jika ini adalah masalah Anda, maka saya akan membantu Anda menyelesaikannya dengan satu syarat: sementara saya membantu Anda dengan masalah Anda, masalah Anda tidak akan menjadi masalah saya sesaat, karena yang kedua itu menjadi masalah saya, Anda tidak akan lagi memiliki masalah dan saya tidak akan memiliki apa pun untuk membantu orang yang tidak memiliki masalah. "
Tapi itu bisa menjadi masalah saya jika Anda membuktikannya. Dan bukti adalah masalah Anda.
Skenario 2
I. “Saya punya masalah” (mengharapkan Anda untuk membawa bola ke sisi Anda, tanpa mencoba mencari solusi secara mandiri).
U. “Tidak ada masalah, ada peluang yang belum Anda ketahui cara menggunakannya. Saya yakin Anda memikirkan opsi tersebut. Terus ”
(jeda)
Dan: "Mungkin aku akan memikirkan apa yang harus aku lakukan selanjutnya?"
W. "Berpikir."
Skenario 3
Dan: "Ini solusinya .... "(Keputusan tidak lengkap dari kategori - saya pikir sedikit di sini, dan kemudian berpikir malas, pikirkan saya).
W: "Kamu mampu melakukan yang terbaik."
Dan: "Saya meningkatkan solusi (solusi tidak lengkap)."
W: "Apakah itu yang terbaik yang bisa Anda lakukan?"
Dan: "Ini solusinya, dengan mempertimbangkan semua masalah yang mungkin terjadi." (jika Anda benar-benar berpikir dan mencari solusinya)
W: "Hebat."
Poin 3. Asuransi terhadap wanprestasi
Kami tidak setuju sampai pemenuhan tugas diasuransikan (karena Anda tetap bertanggung jawab atas hasil akhir. Manajer “akan menyerahkan” bukan manajer).
Karyawan dapat melakukan kesalahan dan tanggung jawab Anda adalah untuk mencegah atau mengurangi kerusakan dari kesalahan mereka. Asuransi adalah perlindungan terhadap kesalahan yang tidak dapat diterima.
Ada dua jenis polis asuransi:
- Tawarkan dulu, lalu bertindak.
- Bertindak pertama, lalu tawarkan.
1 kebijakan - perlindungan terhadap kesalahan yang tidak dapat diterima. Kesalahan yang bukan karyawan akan dipecat, tetapi Anda.
2 kebijakan - jika karyawan dapat secara mandiri memperbaiki konsekuensinya. Ini memberi lebih banyak kebebasan bagi karyawan dan menghilangkan bola ekstra dari Anda.
Cari tahu apa yang terjadi jika tugas gagal? Perusahaan akan bangkrut atau kehilangan proyek atau masalah besar akan pecah - maka ini adalah 1, karena bahkan Anda tidak mungkin berhasil memperbaiki situasi. Jika ini adalah pergeseran waktu yang valid atau kesan karyawan Anda sedikit rusak - maka 2.
Studi kasus.
Contoh 1. Seorang karyawan menyiapkan halaman arahan untuk promosi di mana klien akan mendarat dari buletin email iklan. Promosi ini teratur, tidak ada pertumbuhan lalu lintas besar yang direncanakan. Ini bukan pertama kalinya seorang karyawan melakukan ini, jika dia gagal tugasnya, maka Anda tidak dapat melakukan buletin hari ini di halaman arahan ini. Jika Anda dapat memindahkan perusahaan satu hari dan jika volume omset tambahan yang direncanakan kecil, maka Anda dapat mentransfer tanggung jawab kepadanya.
Contoh 2. Seorang karyawan menyiapkan halaman arahan untuk promosi Black Friday. Iklan TV disiapkan dan dibayar pada waktu tertentu, sehingga sangat sulit untuk memindahkan waktu. Peningkatan omset yang signifikan direncanakan. Jika seorang karyawan gagal dalam tugas dan Anda tidak memiliki rencana cadangan (ambil halaman arahan tahun lalu), maka Anda tentu perlu "terus mengikuti" dan memantau ketersediaan rencana pelatihan, setiap langkah dari rencana ini, risiko, dll. Ini adalah kebijakan jenis pertama.
Tanggung jawab untuk memilih jenis asuransi adalah milik Anda.
Aturan: "Jangan campur tangan sejauh mungkin, campur tangan seperlunya."
Dalam proses penyelesaian masalah, peningkatan risiko yang signifikan dapat terjadi (misalnya, perubahan tenggat waktu pembayaran dapat berubah menjadi non-pembayaran), dalam hal ini Anda harus mengubah jenis asuransi dari 2 menjadi 1.
Karyawan dapat merasakan kontrol ketat dari atas secara negatif, terutama jika mereka terbiasa dengan otonomi. Variasi penjelasan kepada karyawan: “Saya menghargai apa yang Anda lakukan, tetapi proyek ini tidak dapat dipertaruhkan. Anda akan memiliki peluang lain untuk meningkatkan keterampilan Anda. "
Aturan: "Ketika mempraktikkan seni manajemen, jangan biarkan perusahaan masuk ke dasar ini."
Butir 4. Kontrol
Percakapan dengan karyawan pada tugas tidak berhenti sampai tanggal dan tempat kontrol berikutnya ditentukan.
Agar tugas kontrol tidak menggantung di pundak Anda, ada baiknya Anda beralih ke pundak karyawan. Pada saat yang sama, kontrol penting bagi manajemen, untuk menekankan hal ini, ketika mendiskusikan, menjadwalkan janji temu untuk kontrol berikutnya dalam kalender.
Jika masalah muncul dengan tugas tersebut, maka diperlukan penyesuaian: mengubah langkah selanjutnya, mengubah orang yang bertanggung jawab atau mengubah asuransi.
Jika semuanya beres, maka - kami memuji karyawan untuk pekerjaannya.
Kami tidak menggeser titik kontrol, bahkan jika tidak ada yang dilakukan, kalau tidak itu adalah dorongan untuk tidak melakukan apa pun.
Terkadang karyawan membawa masalah ke bencana, tanpa memberi tahu Anda, sampai titik kontrol berikutnya.
Apa yang harus dilakukan Kami memberi tahu karyawan:
Memecahkan masalah baru adalah tugas karyawan,
Tetapi jika upaya untuk mengatasi masalah itu tidak berhasil, tarik saya sebagai seorang pemimpin.
Selain itu, tanggung jawab untuk eskalasi masalah ada pada karyawan.
Dimungkinkan untuk menunjukkan waktu yang diizinkan untuk solusi independen untuk masalah (mungkin berbeda tergantung pada tugas dan potensi kerusakan).
Yah, tidak ada yang membatalkan stand-up untuk kontrol menengah cepat.
Apa yang harus dikontrol, kapan harus menunjuk titik kontrol? Buku ini tidak menjelaskan secara spesifik, penulis berasumsi bahwa pembaca mengetahui bagaimana melakukan kontrol.
Sebuah contoh dicatat tentang mengendalikan relevansi langkah-langkah selanjutnya dalam memecahkan masalah. Terkadang karyawan terus diyakinkan bahwa mereka tahu apa yang harus dilakukan lebih baik daripada daftar yang disepakati. Untuk tugas dengan asuransi tipe 1, karyawan tidak dapat secara independen mengubah langkah-langkah berikut.
Saya akan menambahkan bahwa ada metodologi startup Lean yang bagus. Artikel yang bermanfaat tentang buku pendiri Eric Rhys dapat dibaca di sini:
habr.com/ru/company/makeright/blog/299560 . Singkatnya, pikirkan dan ambil langkah berikutnya dengan upaya minimal, mengandalkan metrik kesuksesan yang dipikirkan dengan matang untuk memastikan bahwa program yang dipilih benar.
Pendekatan ini juga berguna untuk mengelola karyawan: jika Anda tidak tahu apakah karyawan itu akan mengatasi tugas tersebut, pikirkan tentang langkah minimum berikutnya untuk tugas yang harus ia ambil dan cara termudah bagi Anda untuk memverifikasi kebenaran langkah ini untuk memahami "tarikan" atau "tidak menarik".
Delegasi
Ini bukan hanya tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas, di samping itu, itu adalah tanggung jawab untuk mengatur tugas untuk orang lain dan mengontrol hasilnya. Dengan demikian, karyawan melakukan tugas yang lebih kompleks, membebaskan Anda dari kebutuhan untuk menguraikan tugas, mendistribusikan dan mengatur subtugas dan mengendalikannya.
Tugas Anda adalah meningkatkan produktivitas unit. Jika orang dapat melakukan tugas sendiri tanpa mengganggu Anda, produktivitas akan meningkat, karena itu tugas Anda adalah mengajarkan orang bagaimana mendelegasikan tugas kepada mereka.
Tujuan dari pelatihan karyawan adalah untuk memungkinkan mereka mendelegasikan wewenang.
Kami melepas bola - biarkan karyawan membuktikan bahwa mereka mampu menyelesaikan masalah sendiri. Tetapi ini tidak berarti bahwa semua tugas dimulai oleh karyawan.
Karyawan harus menyiapkan dan menunjukkan secara independen:
- Apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan masalah atau langkah selanjutnya yang harus diambil, rencana tindakan atau langkah-langkah untuk membuatnya.
- Apa tugas yang diberikan kepada bisnis, mengapa itu dibutuhkan dan mengapa itu penting.
- Apa yang mempengaruhi departemen perusahaan ini, bagaimana kepentingan mereka diperhitungkan.
- Jika kepentingan klien perusahaan terpengaruh, lalu apa tugasnya memberi klien dan mengapa itu penting baginya.
- Sumber daya dan waktu apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah dan apa yang perlu Anda lakukan untuk menemukan sumber daya ini.
- Kekuatan apa yang akan dibutuhkan baginya dan mengapa itu sudah cukup.
- Bagaimana cara mengendalikannya dalam proses penyelesaian masalah.
- Masalah apa yang mungkin timbul dan bagaimana itu akan bertindak jika mereka muncul.
Apa yang Anda butuhkan untuk dapat mendelegasikan wewenang:
- Kurangi tingkat kecemasan Anda dengan keyakinan bahwa karyawan dapat secara mandiri mengatasi sebagian besar masalah jika timbul. Selama ada kekhawatiran, karyawan harus menyelesaikan tugas yang lebih kecil dari tugas itu, di bawah kendali Anda.
- Karyawan harus mencari tahu apa yang harus dilakukan.
- Dia sendiri harus memahami apa yang dia butuhkan: sumber daya, uang, waktu, informasi, kekuasaan dan bantuan (persyaratan karyawan). Siapa yang lebih baik darinya yang lebih sadar akan apa yang dibutuhkan?
- Anda perlu menentukan penerimaan persyaratan ini. Bagaimana cara mendefinisikannya? Dengan analogi dengan tugas-tugas lain yang diselesaikan oleh Anda atau karyawan lain.
- Karyawan harus tertarik dengan hasil proyek.
Waktu yang Anda miliki
Waktu untuk pekerjaan Anda terbatas. Dimungkinkan untuk membagi waktu menjadi:
- Waktu yang ditentukan oleh pihak berwenang
- Waktu yang ditentukan oleh sistem
- Waktu yang bisa Anda kendalikan.
Selain itu, waktu yang dapat Anda buang dibagi menjadi waktu yang diambil oleh karyawan Anda atau lainnya, memaksa Anda untuk memecahkan masalah yang tidak dapat mereka selesaikan sendiri, dan waktu yang dapat Anda habiskan untuk kegiatan proaktif untuk mengembangkan bisnis Anda dan meningkatkan interaksi.
Waktu diberlakukan oleh otoritas
Dia yang memiliki emas menetapkan aturan. Jika Anda melakukan dengan tidak memuaskan pekerjaan yang dipercayakan kepada atasan Anda, ia akan mengencangkan mur dan Anda akan memiliki lebih banyak pekerjaan.
Jika Anda selalu setuju dengan atasan Anda, maka salah satu dari Anda tidak berguna.
Jika Anda tidak setuju dengan bos, maka cobalah meyakinkan dia tentang solusi alternatif terbaik, tetapi jika Anda tidak berhasil, ikuti keputusannya.
Waktu yang ditentukan oleh sistem
Birokrasi dan birokrasi untuk penggantian mouse, penerbitan akses, sertifikat SDM, dan fungsi layanan lainnya membutuhkan waktu. Sebagai aturan, Anda tidak harus memperburuk hubungan dengan karyawan, mereka dapat membiarkan Anda pergi dalam lingkaran panjang, mereka dilindungi oleh peraturan. Lebih baik membangun hubungan yang baik dan kemudian mereka akan makan lebih sedikit waktu.
Waktu sendiri
Waktu yang bisa Anda kendalikan. Pertama-tama, itu akan tersumbat dengan masalah (bola) karyawan Anda. Apa yang tersisa, jika dibiarkan, adalah waktu paling berharga untuk perkembangan Anda. Inilah waktu yang bisa Anda pakai untuk:
- Meningkatkan hubungan dengan bos, sekutu dan departemen layanan untuk membebaskan lebih banyak waktu di masa depan.
- Latih bawahan Anda untuk pendelegasian, untuk tujuan yang sama
- Pelatihan Anda
- Analisis, penciptaan inisiatif baru dan peluncuran serta pemantauan proyek baru dan perubahan untuk pengembangan perusahaan, dan inilah yang benar-benar dihargai oleh para manajer (jika, tentu saja, mereka berhasil memenuhi tugas utama mereka).
Dan pada akhirnya, kesempatan untuk pulang tepat waktu untuk menghabiskan waktu bersama keluarga, bergaul dengan anak-anak dan bersantai, jika tidak itu adalah cara untuk kelelahan.
Kata penutup
Fiksasi dari orang yang di pihaknya bola diilustrasikan dengan baik oleh lelucon tentang tuan Inggris.
London Tuan Inggris dengan istrinya saat sarapan.
"Lord John, ada desas-desus di dunia bahwa Lady Jane punya kekasih."
"Ini adalah masalah Lady Jane."
"Ya, tetapi mereka mengatakan suami Lady Jane bersumpah untuk membunuh kekasih ini ..."
"Ini adalah masalah suaminya."
"Ya, tapi rumor mengatakan kekasih ini adalah kamu."
"Ini adalah masalahku." - Bagaimana dengan saya?
"Dan ini adalah masalahmu."