Sedikit teori proses bisnis

Sebagai bagian dari pengembangan strategis organisasi, mereka memutuskan untuk mempelajari kemungkinan memperbarui proses bisnis dan mencoba memperkenalkan pendekatan proses di dalam. Saya ingin berbagi pengetahuan teoretis yang tepat. Karena tanpa teori, kita memiliki kematian, kematian, dan kematian lagi! Mari kita mulai. Sebagian besar untuk artikel saya menggunakan informasi dalam buku-buku M. Rybakov , M. Rother , A. Osterwalder , K. Anderson , K. Moore dan dari pertemuan dengan rekan kerja.



Apakah organisasi komersial, nirlaba atau negara, tujuan utamanya adalah untuk menciptakan produk dan layanan yang bernilai bagi konsumen. Tujuan organisasi dicapai melalui pengelolaan proses bisnis secara sadar. Ini harus menjadi semua tujuan organisasi. Inti dari perencanaan strategis adalah untuk menentukan vektor utama pengembangan organisasi dan indikator kegiatannya untuk periode waktu tertentu, mengidentifikasi hasil yang diinginkan dari kegiatannya secara keseluruhan. "Dalam kerangka perencanaan strategis, pembenaran komprehensif dari masalah yang mungkin dihadapi perusahaan disediakan, dan tindakan untuk menyelesaikannya ditentukan, dan rencana manajemen spesifik (strategi) dikembangkan untuk memenuhi misi perusahaan dan mencapai tujuan yang dinyatakan."

Organisasi adalah sistem yang diwujudkan dalam model nyata. Model yang berfungsi baik harus konsisten, cepat, disinkronkan, dan ekonomis. Untuk membangun model seperti itu, Anda perlu menggunakan algoritma tindakan tertentu, yang disebut proses bisnis. "Proses bisnis adalah urutan logis dari tindakan seseorang (atau beberapa orang) dalam sebuah tim." Proses bisnis hanya ada selama ia memiliki seseorang. Jika ada proses atau algoritma yang dilakukan oleh sistem otomatis atau program komputer, itu menjadi proses teknologi. Proses bisnis melibatkan orang dalam berbagai bentuk, tingkat keterlibatan dan tanggung jawab.

Misalkan seseorang bekerja sendiri (misalnya, seorang musisi), ia masih memiliki orang yang terlibat dalam proses bisnisnya (misalnya, sebuah studio rekaman) dan calon konsumen (pendengar). Tidak ada yang ada dalam "kekosongan" - dengan cara yang sama seorang musisi sendiri memiliki orang-orang yang secara langsung menjadi faktor dalam mempengaruhi pekerjaannya. Dalam hal ini, ini adalah studio rekaman dan pendengar potensial. Orang-orang ini dalam satu atau lain cara berdampak pada proses bisnis. Untuk kemajuan lebih lanjut tentang topik ini, perlu untuk mempertimbangkan konsep "proses bisnis" secara lebih rinci.

"Proses bisnis adalah urutan tindakan agregat untuk mengubah sumber daya yang diterima pada input menjadi produk akhir yang bernilai bagi konsumen pada output." "Proses bisnis adalah algoritma tertulis yang jelas untuk melakukan aktivitas tertentu." Proses bisnis diperlukan untuk memvisualisasikan tindakan yang terjadi di dalam organisasi, untuk menggambarkan bidang nyata tanggung jawab pekerja, untuk mengidentifikasi potensi segmen lemah dari perusahaan, untuk sistematisasi dan standardisasi proses kerja yang terperinci dan meningkatkan pengambilan keputusan. Proses bisnis hadir di organisasi mana pun, kadang-kadang didokumentasikan, yang membawa lompatan besar dalam kualitas, dan kadang-kadang tidak, yang merupakan pertanda buruk dalam kerangka pengembangan organisasi, karena kemampuan untuk mengerjakan efisiensi proses menghilang. Organisasi dalam banyak kasus dianggap sebagai satu set unit, yang masing-masing melakukan fungsi tertentu, tetapi pendekatan proses memiliki kelebihan. Pertimbangan perusahaan dari sudut pandang pendekatan proses memungkinkan kita untuk membagi organisasi menjadi dua bagian - utama dan pendukung. Selain itu, kita dapat membedakan bagian manajerial dan bagian yang bertanggung jawab untuk pengembangan pengembangan.


Gambar 1.1 - Interpretasi grafis dari hierarki proses bisnis

"Proses bisnis inti adalah proses yang secara langsung menciptakan nilai." "Proses pendukung adalah proses yang tanpanya proses bisnis dasar tidak ada, proses bisnis menyediakan sumber daya yang beragam." Proses deskripsi lainnya tidak perlu. Mari kita sedikit lebih dalam. Proses bisnis dapat dibagi menjadi beberapa segmen yang dikandungnya:

• tujuan dari alasan proses bisnis ada;
• Orang yang bertanggung jawab yang melakukan proses;
• potensi sumber daya, sumber daya yang diperlukan untuk proses;
• indikator kinerja dan kualitas;
• keterbatasan, harus ada pemahaman yang jelas tentang kapan proses dimulai dan kapan berakhir.

Kombinasi proses bisnis dasar dan pendukung yang bertujuan mengubah bahan mentah dan informasi menjadi produk akhir disebut aliran nilai. Aliran menciptakan nilai untuk kejelasan dan kepraktisan adalah kebiasaan untuk menggambarkan secara grafis sebagai diagram atau peta proses bisnis. Peta proses bisnis adalah visualisasi grafis dari proses bisnis dalam bentuk diagram atau diagram blok. “Konsep“ value stream ”mungkin baru dalam kosakata Anda. Aliran nilai adalah semua tindakan (baik menambah maupun tidak menambah nilai) yang diperlukan untuk memandu produk melalui alur kerja utama berikut. " Di bawah ini adalah contoh aliran nilai. Kartu ini memungkinkan Anda untuk mempertimbangkan secara menyeluruh totalitas semua proses bisnis, mengidentifikasi kemacetan, interkoneksi, dan peluang potensial untuk meningkatkan efisiensi.


Gambar 1.2 - Aliran nilai

Aliran dimulai dari permintaan konsumen dan pergi ke bahan baku - dengan kata lain, ini adalah beberapa proses yang, satu per satu, membawa kualitas yang bermanfaat dan nilai tertentu kepada konsumen. Secara umum, semuanya mudah dan sederhana. Apa lagi yang perlu Anda ketahui tentang proses bisnis? Mereka dapat dibagi menjadi tugas yang mereka hubungkan. Untuk tugas-tugas yang mereka selesaikan. Maka dari ini bahwa ada banyak jenis proses bisnis yang sewenang-wenang, kami menyoroti yang utama:

• Proses pencarian adalah proses yang melibatkan penelitian, menghasilkan ide, mencari model dan metode pengembangan organisasi.
• Proses desain adalah unik dan tidak dapat diulang, misalnya, pengembangan situs web atau pengenalan standar baru.
• Proses informasi adalah proses yang menyediakan informasi yang mengambil berbagai bentuk dari pertukaran informasi untuk menyimpulkan transaksi hingga pertukaran ide tentang proses kerja.
• Proses produksi - proses berulang yang berulang dari jenis yang sama pada periode waktu yang berbeda untuk menciptakan produk atau layanan.

Gambar 1.3 - Jenis proses bisnis

Untuk pertimbangan yang lebih rinci tentang esensi proses bisnis, perlu untuk memperkenalkan konsep siklus hidup proses bisnis. Siklus hidup dari proses bisnis adalah perjalanan dari empat tahap utama, yang masing-masing ditandai dengan serangkaian tindakan spesifik yang ditujukan untuk proses bisnis pada tahap ini. Siklus hidup proses bisnis adalah sebagai berikut.


Gambar 1.4 - Siklus hidup proses bisnis

• Tahap "Desain" - pengembangan atau perubahan proses bisnis yang sesuai dengan tujuan strategis organisasi.
• Tahap "Implementasi" - implementasi dan operasi proses bisnis dalam organisasi, pemantauan kepatuhan dengan indikator kinerja.
• Tahap "Kontrol" - pengukuran indikator kinerja untuk menganalisis kepatuhan proses dengan tugas-tugasnya.
• Tahap "Analisis" - mengubah dan mengadaptasi proses bisnis ke proses kerja nyata untuk meningkatkan efisiensinya.

Berdasarkan ini, maka proses bisnis dapat dikelola pada setiap tahap siklus hidup, Anda hanya perlu mengembangkan alat manajemen dan memilih yang cocok untuk meningkatkan karakteristik utama. “Meningkatkan proses bisnis adalah kombinasi dari metode dan pendekatan yang memberikan manajer perusahaan kesempatan untuk meningkatkan efisiensi kerja mereka. Seperti nama prosedur, yang juga kadang-kadang disebut manajemen proses bisnis, tujuannya adalah untuk meningkatkan proses bisnis, yang membantu menjadikannya lebih efisien. "

Meningkatkan proses bisnis pada tahap "Desain" terdiri dari beberapa tahapan seperti:

• perencanaan strategis, kepatuhan proses bisnis dengan tujuan strategis, desain proses bisnis jangka panjang yang mampu beradaptasi dengan teknologi baru tanpa kehilangan waktu dan kualitas;
• perencanaan transformasi, rencana langkah demi langkah yang jelas untuk mengubah atau mengembangkan proses bisnis, menunjukkan tenggat waktu dan tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikan rencana tersebut.

Meningkatkan proses bisnis pada tahap "Implementasi" terdiri dari beberapa tahapan seperti:

• deskripsi terperinci tentang proses bisnis;
• deskripsi indikator untuk mengevaluasi efektivitas proses bisnis;
• implementasi proses bisnis;
• pemantauan dan analisis kepatuhan proses bisnis dengan indikator;
• manajemen perubahan organisasi.

Meningkatkan proses bisnis pada tahap "Kontrol" terdiri dari beberapa tahap seperti analisis dan kontrol proses bisnis. Itu keluar pendek. Meningkatkan proses bisnis pada tahap "Analisis" terdiri dari beberapa tahapan seperti:

• pemantauan kinerja;
• identifikasi kemacetan dan kelemahan;
• pengumpulan informasi, transformasi lebih lanjut dan peningkatan;
• pelaporan kinerja;
• membuat keputusan tentang membuat penyesuaian.

Berdasarkan ini, maka untuk meningkatkan dan meningkatkan nilai yang diciptakan oleh proses bisnis, proses bisnis harus terus dipantau dan dianalisis. Agar pemantauan dan analisis berhasil, proses bisnis harus dijelaskan dan dimodelkan. Deskripsi dan pemodelan dapat mengambil berbagai bentuk mulai dari yang abstrak hingga yang dirancang dengan sangat baik dan terperinci. Tetapi lebih banyak tentang itu lain kali.