Pada artikel ini, kami memutuskan untuk mengungkapkan dapur internal kecil. Dalam tim jarak jauh, salah satu elemen utama adalah komunikasi. Kami akan memberi tahu Anda bagaimana hal itu diatur bersama kami - dengan parameter target (SLO) dan spesifik.
Mengapa membuang waktu untuk masalah ini
Masalah kompleks besar diselesaikan dengan sempurna dalam apa yang disebut "keadaan aliran". Cukup banyak yang ditulis tentang dia di Habré. Tampaknya duduk jauh dari kolega dan bos, Anda dapat mematikan semua notifikasi, melepas telepon dan menghabiskan waktu kerja Anda untuk menyelesaikan masalah Anda dengan efisiensi maksimum. Namun, dalam kebanyakan kasus, pengembangan adalah proses tim. Segera setelah tugas bertumpu pada klarifikasi dari seorang kolega, pertanyaan tentang komunikasi muncul. Dan jika Anda tidak setuju sebelumnya tentang beberapa jenis protokol komunikasi, dua ekstrem akan mulai mengganggu pekerjaan. Yang pertama adalah ketika, karena keengganan untuk mengalihkan perhatian kolega sekali lagi, tugas itu tetap dijeda, yang, mungkin, memecah tenggat waktu. Yang lain adalah ketika, karena pertanyaan kecil, tangan akan meraih telepon, dan sebagai hasilnya, orang yang berada di jalan menuju solusi akan memecah-mecah seluruh hari kerjanya. Dalam kedua kasus, semua ini mempengaruhi kinerja tim secara keseluruhan.
Tujuan dari perjanjian internal pada saluran komunikasi adalah untuk memastikan bahwa rekan kerja dapat saling menjangkau dalam jangka waktu yang dapat diterima, tetapi pada saat yang sama menjaga konsentrasi dalam memenuhi tugas mereka ketika itu penting.
Saluran komunikasi
Klasifikasi yang tidak ambigu dari semua masalah yang mungkin muncul dalam pekerjaan adalah tidak mungkin. Tetapi kami mengidentifikasi beberapa jenis panggilan, yang masing-masing kami pilih saluran komunikasi kami sendiri. Dalam kasus batas, pilihan saluran adalah tanggung jawab orang yang memulai komunikasi.
Email
Jika diskusi tertentu akan disimpan dalam sejarah atau direncanakan untuk menarik peserta tambahan ke solusi masalah ini, yang akan perlu didedikasikan untuk konteksnya, permintaan tersebut dirumuskan melalui email. Semua perjanjian verbal tentang prosedur kerja (tenggat waktu, uang, dll.) Juga dicatat di sana.
Untuk mengatasi masalah ini, email tidak memiliki alternatif. Hal ini memungkinkan untuk tidak merobek seseorang dari bisnis saat ini ketika ini tidak sepenuhnya diperlukan. Kurang fragmentasi - Anda dapat melakukan lebih banyak dalam satu hari pada tugas utama, mengurangi tekanan pada kinerja dan tidak lembur setelah akhir hari kerja. Bahkan, surat menyimpan jadwal kerja, yang berarti sikap positif.
Untuk menanggapi surat, kami memiliki batas waktu (target - SLO) - semacam aturan internal. Surat biasa dari kolega harus dijawab dalam waktu 8 jam kerja. Surat dari pimpinan atau perwakilan klien, serta pesan dari kolega yang ditandai dengan awalan dalam subjek sebagai hal yang mendesak, harus dijawab dua kali lebih cepat. Untuk pesan mendesak dari pimpinan atau klien - dua kali lebih cepat. Jika pertanyaan yang disebutkan dalam surat memerlukan solusi yang lebih lama, dalam jangka waktu yang ditunjukkan cukup untuk menginformasikan bahwa pesan telah diterima dan mulai berfungsi. Disarankan juga untuk memberikan perkiraan waktu kapan jawaban akhir akan dirumuskan.
Tidak ada hukuman untuk pelanggaran batas waktu yang diberikan. Untuk semua saluran komunikasi, pembatasan harus dianggap sebagai praktik yang baik dan cobalah untuk mematuhinya. Ini adalah pembayaran untuk janji bahwa Anda sendiri tidak akan ditarik tanpa bayaran.
Apakah menyertakan pemberitahuan kedatangan surat baru adalah masalah pribadi bagi semua orang. Jira sering mengirim spam dalam surat, jadi banyak orang masih lebih suka menonaktifkan notifikasi. Alih-alih notifikasi, Anda dapat menyisihkan waktu di antara tugas-tugas untuk memeriksa pesan.
Sebagai aturan internal yang terpisah mengenai email, saya harus mendaftarkan kebutuhan untuk menggunakan tanda tangan pada templat dan tombol Balas Semua jika beberapa orang berpartisipasi dalam percakapan. Kami juga mencoba memantau pencantuman mesin penjawab saat berangkat berlibur atau dalam perjalanan bisnis.
Kendur
Diskusi jangka pendek, jajak pendapat, pesan seperti "Saya berangkat makan siang," dll. dikirim ke pengirim pesan instan.
Kami mencoba berbagai alat, tetapi untuk komunikasi internal kami berhenti di Slack. Pertama, Slack memungkinkan Anda untuk memisahkan pekerjaan dan konteks pribadi. Di sini, seperti di Telegram, tidak ada banyak grup yang, bahkan dalam mode bisu, mengirim pesan dan menyumbat aliran dengan notifikasi mereka. Slack terbatas pada tim kerja.
Kedua, di sini Anda dapat membalas pesan di utas terpisah. Sekembalinya dari makan siang, Anda tidak menerima, seperti di Telegram, 100 pesan yang belum dibaca, di mana semuanya tercampur - mulai dari penyebaran hingga sup orang lain. Anda tidak perlu menggulirnya, memancing, di mana tentang stand, dan di mana tentang kesalahan. Di Slack, cukup untuk berhenti berlangganan dari utas yang tidak menarik dan tidak lagi membuang waktu untuk topik ini.
Ketiga, terlepas dari hilangnya pesan lama dalam versi gratis, salah satunya dapat dicolokkan ke saluran (dan, pada prinsipnya, kami tidak menyimpan informasi penting apa pun di sana - ada Confluence untuk ini).
Tentu saja, kami tidak terbiasa dengan Slack sekarang juga. Ada pemikiran untuk menggunakan semacam alat alternatif. Tetapi pada saat ini, Slack sudah digunakan pada beberapa proyek, jadi kami memutuskan untuk tidak memperburuk kebun binatang.
Mengenai kecepatan reaksi terhadap pesan di Slack (dan pesan teks lainnya yang tidak dilarang sebagai alat tambahan dalam tim individu), kami memiliki "batas waktu" kami sendiri - jam. Biasanya, hanya jam kerja yang diperhitungkan, dikurangi makan siang yang telah disepakati sebelumnya. Dengan mengirim permintaan atau pertanyaan ke obrolan grup, kami mencoba menghindari menghubungi semua orang sekaligus - setiap permintaan atau pertanyaan harus memiliki penerima yang spesifik. Dan jika ini, misalnya, adalah pemberitahuan tentang reli yang akan datang dan Anda perlu mengatur konfirmasi pembacaan, silakan tambahkan komentar dalam pesan atau balas melalui emoji. Seperti aturan untuk bekerja dengan e-mail, ini biasa, tetapi kadang-kadang Anda harus mengatakannya, karena semua yang hebat ini menyederhanakan hidup.
Skype, Temu Hangouts, dan Zoom video
Saat mengirim pesan terlalu lama dan terlalu lama, lebih mudah menelepon. Kadang-kadang apa yang akan dibahas dalam obrolan selama setengah jam dapat diselesaikan dengan suara dalam beberapa menit.
Untuk berkomunikasi dalam tim terdistribusi, komunikasi video diperlukan. Pertama, terkadang berguna untuk melihat wajah kolega yang Anda ajak bicara. Kedua, sering menunjukkan layar - lebih dari seribu kata.
Secara historis, kami menggunakan Skype untuk panggilan suara dan video di dalam tim, untuk wawancara dan percakapan dengan klien. Saat kami mendaftar ke GSuite, saluran kedua muncul - Hangouts Meet. Lebih nyaman digunakan untuk panggilan video yang dijadwalkan di Kalender Google, karena saat membuat acara, ia membuat tautan.
Kualitas Hangouts Meet tampak lebih baik daripada Skype. Namun, seiring pertumbuhan perusahaan, kami mengalami keterbatasan - tidak lebih dari 25 orang per panggilan. Panggilan besar seperti itu jarang terjadi pada kita - mungkin pertemuan umum bulanan tradisional. Jadi tidak ada gunanya beralih sepenuhnya ke alat baru (terutama karena Hangouts Meet digunakan untuk berkomunikasi dengan pelanggan). Tetapi untuk rapat massal, saya harus mendapatkan messenger lain - versi Zoom yang berbayar. Untuk tujuan kami, satu akun per perusahaan sudah cukup.
Sayangnya, Hangouts Meet belum dapat sepenuhnya menggantikan Skype dari pekerjaan kami. Ini digunakan oleh beberapa rekanan eksternal, plus Skype jauh lebih mudah untuk memulai panggilan video yang tidak direncanakan. Jadi untuk saat ini kita harus menjaga seluruh "kebun binatang" alat untuk komunikasi video. Tetapi Slack yang disebutkan di atas yang secara bertahap membantu untuk meninggalkan Skype. Ini memiliki plugin yang memungkinkan Anda membuat tautan ke panggilan video Hangouts Meet langsung di obrolan. Ini nyaman. Secara teori, Slack sendiri mendukung panggilan grup (dan penting bagi kami bahwa alat komunikasi video memungkinkan Anda mengundang orang lain ke percakapan satu-satu), tetapi hanya pada langganan berbayar. Menurut parameter lain, kita tidak perlu tarif seperti itu.
Kami juga punya aturan sendiri untuk menelepon. Kami mencoba terhubung secara khusus dengan video, jika saat ini tidak ada hambatan untuk penyiaran (kadang-kadang peserta berhubungan dengan modem 3G atau perlu menunjukkan layar, maka aturan ini tidak diperhitungkan). Kami mencoba merencanakan dan mengatur notifikasi pada kalender agar tidak lupa muncul di dalamnya.
Nomor telepon
Jika kita akan menelepon kolega kita di telepon untuk setiap masalah yang muncul, situasinya akan menyerupai kantor standar, dan hari kerja akan terfragmentasi mungkin. Karena itu, kami mencoba menggunakan telepon hanya ketika tidak ada cara lain - ketika saluran komunikasi lainnya telah dicoba dan belum berfungsi, dan masalah ini memerlukan solusi segera. Menurut perjanjian internal, perlu menelepon kembali dalam panggilan tidak terjawab dalam waktu 15 menit.
Alat di seluruh perusahaan lainnya tidak digunakan. Jelas bahwa tim kami sering harus berinteraksi dengan perwakilan individu atau bahkan seluruh tim pelanggan menggunakan alat lain. Tetapi implementasi mereka biasanya berlaku untuk kalangan terbatas. Kami mencoba untuk tidak mengukur varietas berlebihan agar tidak menyulitkan pengaturan lingkungan.
Alat apa untuk komunikasi jarak jauh yang Anda gunakan? (Apakah Anda memiliki sesuatu untuk dikatakan? Komentar atau isi survei di bawah ini. Jika survei tidak memiliki opsi jawaban yang diperlukan, kami akan menambahkannya dari komentar Anda).
PS Kami menerbitkan artikel kami di beberapa situs Runet. Berlangganan ke halaman kami di
VK ,
FB atau
saluran Telegram untuk mencari tahu tentang semua publikasi kami dan berita Maxilect lainnya.
Gambar PPS -
XKCD (1810) .