Menabung adalah salah satu alasan utama perusahaan beralih ke mencetak outsourcing. Dengan pemikiran ini, mereka memilih kontraktor yang menawarkan harga terendah per cetakan. Dan hari ini saya, Igor Chelebaev, seorang ahli optimisasi percetakan kantor dengan 27 tahun pengalaman, akan memberi tahu Anda bagaimana agen outsourcing mengelola jumlah faktur, dan bagaimana menghitung biaya cetak yang sebenarnya dan mencari tahu kebenarannya.
Sebagai "outsourcing" berpikir
Selama 27 tahun Biro Mesin Kantor, kami menyadari bahwa tidak ada batasan untuk kecerdasan manusia. Perusahaan pelanggan membutuhkan nomor tertentu: mereka mencetak begitu banyak salinan dalam sebulan, berapa biaya cetak, berapa total jumlah pembayaran untuk pencetakan salinan. Dan agen outsourcing memberinya data ini. Tapi dari mana dia mendapatkannya? Apa bedanya, manajer akan menjawab, jika pada akhirnya jumlah biaya yang dikeluarkan lebih sedikit dari sebelum outsourcing.
Tetapi ada perbedaan ketika manajer tiba-tiba mengetahui bahwa dia bisa menghemat 2-3 kali lebih banyak. Dan dia akan menghemat jika agen outsourcing menggunakan alat yang tepat untuk menghitung. Tetapi lebih lanjut tentang itu nanti.
Jadi bagaimana perasaan mereka?
Sejarah No. 1 "Dengan jari di langit"
Salah satu agen outsourcing untuk pekerjaan mengganti kartrid, menghilangkan kemacetan, dan menghitung volume cetak klien mempekerjakan seorang siswa dan menempatkannya di sebuah ruangan di wilayah perusahaan. Secara teori, siswa harus berkeliling setiap perangkat secara teratur dan mengambil bacaan dari counter. Tetapi dia tidak melakukan ini dan dengan hati-hati mengisi meja setiap bulan dengan angka karena suatu alasan. Waktu berlalu, siswa lain menggantikan siswa kami, lalu yang ketiga. Dan jika pada awalnya beberapa jenis logika untuk menghitung volume cetak diikuti, maka siswa ketiga sudah ditentukan angka secara acak. Tapi cepat atau lambat kebenarannya terungkap. Namun kepala mengetahui bahwa volume cetak yang ditunjukkan di perusahaan melebihi angka sebenarnya sebanyak 3 kali! Tak perlu dikatakan, siswa tidak lagi duduk di kamar kecil ini.
Cerita No. 2 "Lie to Me"
Contoh lain. Entah bagaimana, kami dihadapkan dengan fakta bahwa agen outsourcing memasang kertas A4 dengan sisi yang sempit di depan untuk meningkatkan tagihan untuk pencetakan cetak pada perangkat yang dapat mencetak dalam format A3. Printer menghitung lembaran seperti A3, karena salinan dihitung bukan dalam lembaran, tetapi dalam jumlah putaran poros. Dan karenanya, pelanggan ditagih untuk 1 salinan aktual untuk 2 lembar A4.
Sejarah No. 3 "Biarkan ada warna"
Sejumlah printer warna dari beberapa produsen tidak dapat mematikan foto berwarna saat mencetak cetakan hitam putih. Fitur ini digunakan oleh kontraktor yang tidak bermoral. Pengguna mengirim dokumen untuk dicetak dengan warna, tetapi termasuk mode cetak monokrom. Lembar keluar dari printer dalam warna hitam dan putih, tetapi sebenarnya itu dibuat dalam semua 4 warna dan cetak warna dihitung dalam printer. Dan harganya jauh lebih mahal daripada lembar b / w biasa.
Sejarah №4 "Dibagi"
Agen outsourcing ingin menggunakan fitur lain dari printer dari salah satu produsen - perangkat dalam laporannya menunjukkan jarak tempuh dari setiap sumber foto secara terpisah. Dan setiap angka yang diterima dalam laporan disimpulkan sebagai cetak warna. Akibatnya, pembayaran untuk satu lembar cetak berwarna berlaku untuk 4 lembar. Pembungkus seperti itu tidak lemah 4 kali!
Sejarah No. 5 "Perhitungan kompleks"
Agen outsourcing dan skema perhitungan pembayaran yang rumit digunakan. Formula macam apa untuk membingungkan pengguna, saya belum melihat! Dengan pecahan, kondisi sulit dan banyak komponen. Dan dengan menawarkan harga yang sangat rendah per sidik jari, mereka “mengambil” kerugian melalui berbagai komponen perhitungan yang rumit ini: pembayaran dasar, odds, biaya tambahan, dll.
Sejarah No. 6 "Perhitungan Sederhana"
Trik lain adalah harga rata-rata warna dan cetak b / w. Dari luar tampak hebat - Anda tidak perlu memikirkan dokumen mana yang dicetak dengan warna atau warna. Tetapi pada kenyataannya, volume pencetakan warna yang sebenarnya hanya 5-10%, dan harganya rata-rata berdasarkan rasio 50 hingga 50. Dengan demikian, pelanggan membayar untuk cetak hitam-putih dengan harga warna.
Sejarah No. 7 "Perangkat Lunak Tricky"
Masalah yang disebabkan oleh entri data siswa dan manual, yang saya kutip dalam contoh pertama, dapat diselesaikan dengan menginstal sistem pengumpulan data otomatis. Dari luar, tampaknya secara profesional, tetapi seorang kontraktor yang licik membuat program sendiri yang ditulisnya sendiri, yang dengan sendirinya memutar data yang tidak menguntungkan pelanggan.
Keenam cerita ini memiliki tempat hanya karena satu alasan - pelanggan pada awalnya ingin mendapatkan harga terendah dari kontraktor. Sehingga memprovokasi agen outsourcing untuk datang dengan lebih banyak cara baru untuk mendapatkan jumlah pembayaran yang bermanfaat baginya.
Cara menghitung volume cetak secara akurat
Satu-satunya cara untuk secara akurat menghitung volume cetak yang sebenarnya adalah dengan menginstal perangkat lunak yang dikembangkan oleh produsen independen. Program pengumpulan dan penghitungan data harus memiliki reputasi dan dokumen yang mengkonfirmasi bahwa ia menyediakan data yang benar. Perusahaan dapat melakukan ini sendiri dengan memilih dan menginstal program pada perangkat cetak, atau mencari bantuan dari spesialis yang berspesialisasi dalam hal ini.