10 sistem kontrol. Di mana lebih nyaman untuk berkomunikasi tentang tugas dan berbagi file?

Selama 7 tahun terakhir, karena saya "pindah" dari kantor nyata ke virtual. Saya jauh lebih nyaman bekerja di rumah dari jarak jauh. Yang dimaksud dengan "kantor virtual" adalah sistem manajemen proyek. Selama bertahun-tahun bekerja di tempat terpencil dengan berbagai perusahaan dan studio, saya mencoba lebih dari 10 di antaranya.

Saya akan membagikan pengalaman saya menggunakan 10 sistem kontrol dalam hal kenyamanan komunikasi. Bagi saya sebagai pemasar konten, ini adalah kuncinya. Penting bagi saya bahwa pesan dan file tidak hilang.



Sekarang saya bekerja dengan orang - orang YouGile yang sedang mengembangkan sistem mereka sendiri. Namun terlepas dari kenyataan bahwa simpati saya ada di sisi YouGile, sistem yang sama sekali berbeda telah memasuki tiga pemimpin ulasan teratas.

Saya mengevaluasi kenyamanan komunikasi seobjektif mungkin, sesuai dengan sejumlah kriteria:

• "Apakah ada obrolan dan umpan hidup?"
• “Seberapa luas fungsi komentar?”
• "Apakah ada integrasi dengan penyimpanan cloud?"
• "Berapa GB di cloud dengan tarif gratis?"
• "Bisakah saya menyimpan file di satu tempat?"

Saya memberi peringkat sistem berdasarkan peringkat saya: dari yang terlemah ke paling keren. Pada akhir review adalah tabel komparatif.

10. Megaplan

Komunikasi dalam tugas Megaplan

Obrolan dan komentar

Tidak ada obrolan pribadi dan grup, tetapi ada bagian "Komunikasi" dalam bentuk umpan langsung. Pesan dalam umpan langsung dapat dilampirkan ke salah satu bagian: "Bekerja", "Beristirahat", "Berita". Anda dapat menambahkan survei dan melampirkan file. Komunikasi juga terjadi di kartu tugas itu sendiri melalui komentar. Ada "highlight" - berdasarkan pada tugas atau subtugas, Anda dapat secara otomatis membuat pesan email dan dengan cepat mengirimnya langsung dari sistem. Alamat pengirim terlihat seperti ini: i.smirnov@mp42053333.megaplan.ru.

Berbagi file

File dapat diunduh dari komputer. Tidak ada integrasi dengan penyimpanan cloud utama dan disk. Dalam tugas, file disimpan di tab terpisah, Anda dapat memberikan tautan cepat ke salah satu di antaranya atau menambahkannya ke favorit Anda.

Pemberitahuan Pesan

Saat Anda meninggalkan komentar baru dalam tugas, Anda dapat memilih kolega mana yang akan memberi tahu tentang hal itu. Dan dalam umpan langsung, Anda dapat memilih diskusi mana yang akan diikuti.

Pendapat pribadi

Secara umum, fungsionalitas yang diperlukan untuk berkomunikasi pada tugas adalah. Tetapi pada awalnya sulit untuk membiasakan diri dengan sistem. Tidak ada rasa integritas dan konsistensi, antarmuka beraneka ragam dengan sejumlah besar fungsi yang mudah hilang. Tetap saja, ini lebih CRM daripada sistem komunikasi.

9. Trello

Komentar di kartu tugas Trello

Obrolan dan komentar

Komentar dipertukarkan di kartu tugas. Anda dapat dengan aman mengekspresikan sikap Anda terhadap pesan tersebut atau mengakui cinta Anda kepada seorang kolega - rangkaian emotikon itu kaya. Anda dapat menanggapi tanggapan terhadap komentar kepada orang tertentu.

Berbagi file

Lampiran untuk tugas tidak akan benar-benar hilang: semua konten teks, grafik dan video dapat disimpan dalam kartu tugas. Mengunduh lampiran mudah dari komputer dan dari Dropbox, Google Drive, One Drive, dan Box. Benar, tarif gratis memiliki batasan pada berat file - tidak lebih dari 10 MB.

Pemberitahuan Pesan

Semua notifikasi tiba di "bel" di sudut atas jendela. Jika semacam kartu tugas dan diskusi di dalamnya benar-benar lelah, Anda dapat berhenti berlangganan darinya.

Pendapat pribadi

Di Trello, semuanya sederhana dan mudah. Sangat mudah untuk menghubungkan karyawan baru, pekerja lepas, dan klien ke proses kerja - cukup bagikan informasi dan kirim tautan. Saya tahu bahwa banyak orang menyukai sistem ini, terutama tim kecil, tetapi hubungan saya dengan Trello entah bagaimana tidak berhasil. Saya mencoba menggunakannya untuk mengoordinasikan pekerjaan dua asisten copywriter saya dan seorang desainer yang bekerja sama dengan saya. Kami tidak memiliki fungsionalitas untuk komunikasi, dan kami terus "melarikan diri" dari sistem ke messenger. Komentar pada kartu “berat”, mereka benar-benar diikuti, seperti pada model model 2006 (tidak ada “microblogging” untuk Anda).

8. Pyrus

File dan diskusi dalam tugas Pyrus

Obrolan dan komentar

Sepintas, tampilannya menyerupai email, bahkan ada tab Kotak Masuk. Benar, ini hanya berlaku untuk tugas, tidak ada zona terpisah untuk pesan pribadi. Semua komunikasi terjadi pada kartu. Fungsi yang mudah adalah mengutip pesan, yaitu, Anda dapat menanggapi komentar tertentu. Jika ada sesuatu yang tidak menyenangkan, kami tersenyum marah.

Berbagi file

Dalam tugas lebih mudah untuk bertukar file - kami menyalin dan mengirim kolega tautan langsung ke dokumen atau gambar tertentu. File di setiap kartu disimpan dalam daftar terpisah, yaitu, Anda tidak dapat mencarinya dengan senter di hutan komentar yang gelap. Ada integrasi data dari Dropbox, One Drive, Google Drive, Box. Di cloud storage diberikan ruang 10 GB, tetapi hanya dengan tarif berbayar.

Pemberitahuan Pesan

Pemberitahuan - seperti dalam surat lama yang baik. Di seberang kotak masuk, jumlah tugas dan komentar baru ditampilkan. Pemberitahuan juga datang melalui email "asli".

Pendapat pribadi

Secara obyektif, sistemnya bagus, tapi itu tidak cocok untukku. Bingung bahwa pengguna biasa tidak dapat membuat tugas pribadi. Menemukan pengaturan izin sulit, dan tidak jelas apakah tugas Anda dapat dilihat oleh rekan kerja. Akibatnya, ternyata itu terlihat, dan hanya administrator yang dapat membuat privasi. Dan "transparansi" semacam itu terkadang membingungkan, dan bagian dari komunikasi dialihkan ke pengirim pesan instan.

7. Planfix

Komunikasi dalam subtask Planfix

Obrolan dan komentar

Komunikasi menyerupai forum. Setiap tugas memiliki blok di mana Anda dapat memimpin diskusi. Fungsionalitas komentar luas: Anda dapat mengutip pesan, Anda bisa menyukainya, menambahkannya ke favorit Anda, menyematkannya ... Ada juga penyortiran komentar: dalam urutan kronologis atau dari yang baru ke yang lama.

Berbagi file

Di jendela terpisah "Dokumen" Anda dapat mengakses semua file dalam proyek yang dipilih. Ada integrasi dengan Dropbox, Google Drive, One Drive, serta dengan semua messenger instan populer. Ukuran dasar penyimpanan cloud di semua tarif adalah 1 GB, maka Anda harus membayar ekstra. Dengan mudah, semua dokumen untuk tugas tertentu dapat diunduh dalam satu arsip.

Pemberitahuan Pesan

Peluang yang cukup untuk menyesuaikan notifikasi. Mereka dapat datang melalui surat atau di messenger: Skype, WhatsApp, Telegram dan lainnya seperti mereka. Ada juga pop-up di browser dan peringatan suara.

Pendapat pribadi

Dalam sistem ini akan lebih mudah untuk mengerjakan tugas-tugas pemasaran, yang terdiri dari beberapa tahapan dan melibatkan beberapa spesialis. Misalnya, untuk melakukan optimasi SEO situs atau menjalankan pendaratan dengan konteks. Mudah mengatur daftar tugas dan berbagi file dan komentar di setiap tahap.

6. Bitrix24

Berbagi file dalam tugas Bitrix

Obrolan dan komentar

Ada lebih banyak peluang untuk komunikasi daripada jenis salju orang Eskimo. Obrolan pribadi dan grup, buka dan tutup, panggilan dan panggilan video, Buzz, pesan video, pesan penting, polling, emotikon, gif ... Anda dapat menyukai atau mengutip pesan dalam obrolan, tetapi, sayangnya, Anda tidak dapat menyematkan dan tidak dapat membuat tautan cepat ke sana .

Berbagi file

Dengan kecepatan gratis, 5 GB di cloud. Integrasi dengan Dropbox, Google Drive, Yandex.Disk, One Drive Ide yang bagus adalah membuat grup dan proyek sebagai folder terpisah, menyimpan file di dalamnya dan mendiskusikan materi. Di departemen pemasaran, tempat saya bekerja, kami membuat grup: "Gagasan untuk Nawala", "Pertanyaan dan Jawaban", "Ulasan", "Desain", "Jejaring Sosial", "Nawala", "Konten di Situs", "Pemasaran" . Secara teori itu sangat nyaman, tetapi dalam praktiknya ... Dalam sebulan, kami mulai mengabaikan folder ini dan berbagi file dalam obrolan bersama. Dan di sana semuanya dengan cepat hilang.

Pemberitahuan Pesan

Jendela sembulan, sinyal suara dan angka di depan jendela dengan tugas atau obrolan. Anda dapat mengatur notifikasi email.

Pendapat pribadi

Bitrix memiliki banyak kemungkinan, tetapi ... untuk beberapa alasan Anda tidak menggunakannya. Ini seperti sebuah feri besar, nyaman dan mewah, tetapi "naik" perlahan. Terkadang lebih mudah naik pesawat. Fungsionalitas terluas dan antarmuka warna-warni, "kelas berat" membingungkan dan menakut-nakuti rekan kerja. Akibatnya, semua pekerjaan bersama ditransfer ke ruang obrolan, tempat kekacauan total berkuasa. Namun, ini masih chatics dalam sistem, dan bukan "di samping".

5. Pekerjaan Worksection

Berkomunikasi dengan Klien dalam Tugas Kerja

Obrolan dan komentar

Obrolan grup hanya dalam versi berbayar. Lebih mudah untuk berkomunikasi dalam satu cabang proyek. Anda dapat mengutip pesan, Anda dapat menyebutkan orang tertentu melalui @. Anda dapat membuat komentar pribadi - ini sangat keren ketika ada klien dalam proyek ini. Misalnya, hal itu terjadi pada kami: klien menulis, “Semuanya mengerikan, saya tidak suka!”, Dan manajer saya memberikan komentar pribadi kepada saya, “Tetap tenang :) kami tidak menjawab apa pun, saya akan berbicara dengannya secara pribadi.”

Berbagi file

File diunduh dari komputer, tanpa integrasi. Dengan uji coba gratis, hanya 100 MB di cloud tersedia.

Pemberitahuan Pesan

Paling mudah menerima pemberitahuan melalui surat, ada juga pemberitahuan push. Untuk setiap komentar individu dalam proyek, Anda dapat memberikan notifikasi sendiri. Misalnya, saya ingin mengajukan pertanyaan kepada seorang kolega, tanpa mengganggu klien. Kami menghapusnya dari notifikasi - dan Anda selesai.

Pendapat pribadi

Kami menggunakan sistem ini di agen penjualan untuk komunikasi antara klien dan copywriter. Sangat mudah untuk mengundang orang baru ke sana, pelanggan tidak mengalami kesulitan. Antarmukanya intuitif, mengingatkan pada forum klasik tempat pesan "dari atas ke bawah". Sangat mudah untuk menghubungkan orang baru ke proyek (misalnya, korektor dan perancang) pada tahap tertentu. Secara umum, sistem ini nyaman untuk berkomunikasi pada tugas-tugas dalam kelompok kecil, dengan beberapa spesialis dan pelanggan. Tetapi untuk organisasi departemen pemasaran yang lengkap, fungsinya jelas tidak cukup.

4. YouGile

Obrolan tugas YouGile dan tautan file cepat

Obrolan dan komentar

Fitur utama komunikasi yang langsung membuat saya ketagihan adalah bahwa setiap tugas diimplementasikan sebagai obrolan. Artinya, di samping deskripsi, stiker dan lembar kerja, obrolan “dijahit” ke setiap kartu. Dalam obrolan, komunikasi lebih hidup daripada di komentar. Anda selalu dapat pergi ke daftar obrolan lengkap untuk semua tugas, baik Anda sendiri maupun orang lain. Ada juga obrolan grup dan pesan pribadi yang terpisah.

Berbagi file

Pada tingkat gratis, 5 GB diberikan untuk penyimpanan file. Tidak ada integrasi dengan penyimpanan cloud dan drive. Berbagi file dilakukan langsung dalam tugas obrolan. Dan agar tidak kehilangan dokumen atau gambar penting, Anda dapat "menyematkannya" melalui obrolan menggunakan tautan cepat dan menambahkan tag nama apa pun.

Pemberitahuan Pesan

Untuk tugas apa pun, Anda dapat berlangganan atau menandatangani teman Anda, lalu dia akan menerima pemberitahuan tentang itu. Pemberitahuan datang dari pesan baru dalam obrolan pribadi dan dalam tugas. Tugas dengan perubahan diuraikan dalam warna merah. Dan jika rekan kerja benar-benar lelah, Anda selalu dapat mematikan notifikasi selama 30 menit, 1 jam, dan seterusnya, hingga sepanjang hari.

Pendapat pribadi

Sekarang saya bekerja dengan tim YouGile, dan karena itu berteman dengan sistem mereka. YouGile tidak seluas sistem lain, tetapi orang-orang membuat chip keren. Dan chip ini menurut saya layak untuk diperhatikan. Misalnya, "pos cermin", saya belum pernah melihatnya di mana pun sebelumnya, dan ini nyaman untuk komunikasi antar departemen. Masih banyak yang hilang, misalnya, kemampuan mengutip pesan obrolan atau menyebut orang tertentu melalui @, tetapi fungsi ini sedang dalam pengembangan saat ini dan akan segera muncul.

3. BaseCamp

Obrolan Campfire untuk Komunikasi Proyek di BaseCamp

Obrolan dan komentar

Ada obrolan pribadi Campfire dengan kemampuan untuk berbagi file. Ada "Papan Pesan" yang terpisah (analog dari "Buzz") - di sana Anda juga dapat berkomunikasi dengan rekan kerja dan berbagi file. Anda dapat membalas komentar tertentu, Anda dapat menambahkan senyum. Papan Pesan menampilkan semua komentar dan lampiran baru.

Berbagi file

Semua file obrolan dapat ditampilkan secara terpisah, dan tidak ada kemungkinan tersesat. File juga dapat disimpan di papan Dokumen & File yang terpisah. Kapasitas penyimpanan cloud - 500 GB (pada tarif percobaan dan dasar). Integrasi hanya dengan Dropbox dan Google Documents. Strukturnya jelas dan bisa dimengerti, sulit kehilangan sesuatu yang penting. Anda hanya perlu menyetujui sebelumnya tempat mengunggah file mana: di Papan Pesan, ruang obrolan atau di bagian Dokumen & File untuk setiap proyek.

Pemberitahuan Pesan

Pemberitahuan pesan obrolan baru datang ke tab Ping, pemberitahuan tentang segala sesuatu yang lain pergi ke tab dengan nama ramah ceria Hei! Agar seorang kolega tidak ketinggalan pesan, Anda dapat mengiriminya Ping pribadi.

Pendapat pribadi

Antarmuka bahasa Inggris membuat takut beberapa rekan saya, dan mereka menentang sistem ini dengan sekuat tenaga. Sayangnya, tidak semua orang mengerti dan mengingat ketika mereka memberi tahu mereka: "Mari kita unggah file ke dokumen dan file, dan tulis pesan penting untuk semua rekan di papan pesan."

2. Wrike

Komunikasi dalam subtugas Wrike

Obrolan dan komentar

Tidak ada obrolan, tetapi ada integrasi dengan Slack, yang memungkinkan untuk menggunakan fungsionalitas kedua sistem secara bersamaan - Tugas Wrike + Obrolan Slack. Dan sebagainya - komunikasi melalui komentar standar dalam tugas dan subtugas. Ada juga "Umpan Berita", yang diperbarui secara waktu nyata dan menampilkan semua proses kerja dan komunikasi yang diikuti karyawan. Sinkronisasi yang nyaman dengan surat - Anda dapat mengirim email dari email ke sistem dan segera mengubahnya menjadi tugas. Anda dapat menyebutkan orang tertentu dalam komentar dengan menuliskan namanya melalui @. Ada emotikon dan pemformatan teks.

Berbagi file

Dalam setiap tugas, nyaman untuk berbagi file, ada integrasi dengan Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, dan layanan lainnya, serta dengan YouTube. Pada tingkat gratis, 2 GB penyimpanan cloud diberikan. Nilai tambah yang besar - Anda dapat secara terpisah melihat semua file yang dilampirkan pada proyek atau papan tertentu. Kelebihan lainnya adalah akses ke materi dapat dibuat umum untuk semua kolega, dan terbatas.

Pemberitahuan Pesan

Pemberitahuan komentar baru dalam tugas ditampilkan di bagian atas, di tab Kotak Masuk, Anda juga dapat mengonfigurasi integrasi dengan surat. Ada pengaturan yang fleksibel untuk notifikasi, Anda dapat berlangganan ke tugas tertentu dan memantaunya, Anda hanya dapat memonitor tugas di Favorit.

Pendapat pribadi

Wrike memiliki banyak fitur keren, salah satunya adalah template proyek siap pakai untuk keperluan yang berbeda, misalnya meluncurkan produk baru. Dengan bantuan templat, mudah membuat proyek dengan struktur yang jelas. Fitur lain adalah editor bawaan, yang memungkinkan Anda untuk mengedit dokumen langsung di sistem tanpa mengunduhnya. Secara umum, saya merasa nyaman bekerja di sistem, semuanya baik-baik saja. Benar, Wrike sedikit mahal untuk Rusia, dibayar dalam dolar.

1. Asana

Komunikasi dan berbagi file dalam tugas Asana

Obrolan dan komentar

Di setiap proyek, Anda dapat membuat percakapan Percakapan terpisah, menandatangani kolega yang dipilih atau seluruh tim sekaligus. Anda dapat menyesuaikan privasi tugas dan dengan berani mendiskusikan segala sesuatu yang diinginkan hati Anda - dari klien yang bosan hingga pergi ke bar. Anda dapat menetapkan sendiri tugas pribadi dan membaginya hanya dengan satu orang, tanpa takut kolega lain akan melihat dialog. Lebih mudah meninggalkan komentar di kartu: Anda dapat menyematkan pesan penting, Anda dapat menghubungi orang itu melalui @, Anda dapat suka atau tersenyum.

Berbagi file

Untuk akses cepat ke materi, Anda dapat memberikan tautan langsung ke tugas. File dalam tugas ditampilkan secara terpisah, di atas semua komentar, dan selalu tetap terlihat. Anda juga dapat naik satu tingkat dan melihat semua file untuk proyek - di tab "File" yang terpisah. Ada integrasi dengan Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box. Tempat di cloud - sebanyak yang Anda suka, tanpa batasan.

Pemberitahuan Pesan

Pemberitahuan muncul di menu sebelah kiri di tab Kotak Masuk. Jika ada tugas yang sangat lelah, klik saja "Tinggalkan Tugas" di bawah semua diskusi dan tidak lagi menerima pemberitahuan tentang itu. Ada juga notifikasi melalui surat.

Pendapat pribadi

Antarmuka sederhana, intuitif, fungsi dasar mudah dimengerti pertama kali. Terbang unicorn sangat menyenangkan. Asana adalah pilihan tepat untuk mengatur departemen pemasaran kecil untuk 10-15 orang. Tetapi ada satu minus yang signifikan - kurangnya versi bahasa Rusia. Jika tim lebih besar, dan tidak semua karyawan tahu bahasa Inggris, maka cepat atau lambat masalah ini akan muncul.

Sistem yang ideal dalam segala hal tidak ada. Di sini saya membuat perbandingan sistem "saus" dari kenyamanan komunikasi dan berbagi file dengan rekan kerja. Dan jika saya berjanji untuk membandingkan dengan kriteria (misalnya) kenyamanan dalam menetapkan tujuan - peringkat akan sangat berbeda. Oleh karena itu, Anda dapat menemukan sendiri "kantor impian virtual" hanya dengan coba-coba.

Di sini, omong-omong, adalah gambaran lain dari sistem manajemen tugas , di mana saya mempertimbangkan sistem sesuai dengan kriteria lain - kenyamanan bekerja dengan tugas.

Tabel perbandingan sistem kontrol dalam hal kemudahan komunikasi:

Asana «Conversations» Google , Dropbox, OneDrive, Box «Files» Wrike Slack Google , Dropbox, OneDrive, Box 2 Basecamp + Dropbox 500 «Docs & Files» YouGile Worksection Bitrix + Dropbox, Google , ., One Drive 5 Dropbox, Google , One Drive 1 «» Pyrus Dropbox, One Drive, Google , Box 10 Trello Dropbox, Google , One Drive Box 10 –