Untuk setiap produk yang jatuh ke dalam toko, sejumlah besar data master diperlukan yang diperlukan untuk sistem akuntansi. Dan setiap departemen, dari komersial hingga transportasi, digunakan untuk membuat bentuk akuntansi barang sendiri, lalu kami menderita dengan koordinasi dan perubahannya. Dalam keadaan seperti itu, menciptakan "departemen" lain untuk menyusun katalog produk akan menjadi gila, tetapi kami mengambil risiko dan membawa laboratorium ahli. Meskipun rantai entri produk ke dalam bermacam-macam menjadi lebih lama, total waktu pendaftaran telah berkurang satu minggu. Dalam posting ini kami akan berbagi detail tentang bagaimana kami membangun pekerjaan dengan laboratorium dan apa yang kami dapatkan sebagai hasilnya.
Kami memiliki 5.000 pemasok, 25.000 SKU, 811 toko, dan 12.000.000 barang per toko - dengan sumber daya seperti itu, Anda harus melakukan upaya besar untuk secara akurat menangkap semua data tentang barang tersebut.
Data master (informasi lengkap yang berkaitan dengan unit nomenklatur tertentu) diperlukan untuk pekerjaan semua divisi perusahaan, dari pengadaan dan logistik hingga departemen keuangan dan merchandising. Kesalahan dan ketidakakuratan dalam data menyebabkan masalah:
- Kehilangan gudang akan meningkat jika berat dan ukuran karakteristik (WGH) produk tidak ditentukan dengan benar.
- Kerugian layanan akan meningkat jika kuantum pesanan tidak ditentukan dengan benar (jumlah minimum barang per SKU yang dapat dikirimkan pemasok ke pelanggan eceran).
- Memperbarui bermacam-macam akan ditunda.
- Ini akan diperlukan untuk melakukan pengisian bahan bakar (reload ke kendaraan lain) dan sebagainya.
Terutama sulit untuk bekerja dengan data master selalu menjadi pengenalan posisi baru dalam bermacam-macam. Dulu didesentralisasi di negara kita. Pertama, pemasok mengisi formulir Excel, yang dikirim ke karyawan departemen komersial. Dia mengunduhnya ke sistem IBM MDM. Ketika kesalahan diidentifikasi, proses koreksi yang panjang dimulai dengan pengiriman formulir ini melalui email. Rekonsiliasi dapat berlangsung selama berminggu-minggu. Akhirnya, data yang disepakati dimasukkan ke dalam sistem ERP kami, barang dikirim ke gudang, diukur kembali dan dimasukkan ke dalam sistem WMS yang terpisah. Dan setelah itu, departemen transportasi, pada gilirannya, memasukkannya ke dalam sistem TMS-nya. Akibatnya, setiap departemen, pada kenyataannya, menciptakan sistem penyimpanan data terpisah. Ketika diminta untuk mendapatkan data "bersih", sering ada perbedaan, karena data yang diterima dari penyimpanan yang berbeda berbeda satu sama lain. Belum lagi fakta bahwa setiap bagian dari rantai pergerakan barang memasukkan kembali data, dan ini menyebabkan hilangnya waktu.
Berpikir bagaimana mengoptimalkan proses ini, kami (Grup Ritel X5) muncul dengan ide membuat katalog barang elektronik tunggal. Untuk berpartisipasi dalam peluncuran uji coba, kami mengundang MARS sebagai mitra pemasok pertama.
Kami memutuskan untuk menambahkan item baru ke rantai pasokan data produk. Elemen ini adalah laboratorium ahli yang dibuat oleh penyedia layanan konten. Untuk pilot kami, Mars, itu adalah KORUS Consulting. Skema kerjanya adalah sebagai berikut: pemasok menyediakan sampel produk kepada laboratorium untuk digitasi. Laboratorium melakukan pengukuran otomatis produk dengan kontrol foto, pemotretan 3D, menjelaskan barang dan mengisi atribut tambahan sesuai dengan standar internasional dan model data X5. Jadi kami mendapatkan seseorang yang bertanggung jawab atas kualitas data dan berupaya mengoptimalkan proses memperolehnya sebanyak mungkin. Laboratorium mentransfer data yang diterima langsung ke sistem portal (ke akun pemasok). Jadi pada tahap pilot kami, kami menyingkirkan panggung dengan mengirimkan file Excel.
Integrasi melalui API antara katalog elektronik "MARS" dan portal kami, kami menerima data, mengukur kualitasnya dan mentransfernya ke sistem MDM kami.
Tentu saja, interaksi dengan laboratorium juga perlu dilakukan. Ketika data memasuki sistem portal pemasok, kami memeriksanya. Jika kami menganggap data tidak valid, maka kami memberikan umpan balik. Staf laboratorium melakukan koreksi, dan kemudian data yang diperbaiki melalui sistem integrasi secara otomatis (tanpa entri manual) masuk ke sistem data master kami untuk memulai aplikasi untuk pengenalan barang. Setelah itu, karyawan departemen komersial mengisi hanya 3-4 atribut internal untuk membuat aplikasi untuk PLU baru. Ada lusinan atribut seperti itu sebelumnya.
Menarik laboratorium memberi beberapa keuntungan sekaligus untuk pemasok dan pengecer:
- Karena sumber daya tunggal dan keahlian independen dari rekanan, perencanaan bersama pengecer dan pemasok telah disederhanakan.
- Mengurangi kerugian secara signifikan terkait dengan data yang salah (kesalahan dalam urutan, pengembalian).
- Informasi tentang setiap produk telah menjadi yang paling lengkap dan benar.
- Prosesnya sendiri telah dipercepat, di samping itu, pertanyaan tentang data siapa yang dianggap benar tidak lagi relevan.
Standar juga telah membantu kami menghindari perbedaan dalam pengukuran kemasan. Kadang-kadang peralatan dalam unit tertentu tidak disesuaikan dengan baik atau tidak dikonfigurasi dengan benar, sehingga terjadi kesalahan dalam pengukuran tinggi, lebar, kedalaman, volume. Dalam hal ini, kami meminta fotofigurasi pengukuran. Jika Anda menemukan kesalahan, bicarakan dan buat perubahan. Sekarang kami menerima informasi tanpa melibatkan karyawan dari departemen komersial, dan kami dapat segera menggunakan data dalam sistem. Dan semua departemen (termasuk departemen transportasi dan pusat distribusi) dapat menggunakan data dari IBM, yaitu, mereka tidak memasukkannya sendiri.
Kami adalah yang pertama memasuki pasar data master dalam format kerja sama trilateral. Ini, tentu saja, membutuhkan banyak tenaga untuk mentransfer data antara perusahaan dan divisi: perlu untuk menggunakan pusat distribusi, dengan hati-hati memeriksa bahwa semua ID bertepatan, dan melakukan pelatihan bagi karyawan departemen komersial. Sekarang di Rusia, baik untuk pengecer maupun pemasok (bahkan yang global), bekerja dengan standar seperti itu baru untuk saat ini: data terdesentralisasi, dan banyak yang baru mulai berpikir tentang perlunya mengkonsolidasikannya. Namun, itu pasti layak dilakukan untuk meningkatkan kualitas pekerjaan dan meminimalkan kesulitan dan biaya di masa depan.
Sebagai hasilnya, kami dapat:
- Kurangi jumlah kesalahan dalam pesanan sebesar 10%.
- Peningkatan hingga 40% dalam kualitas data VHC.
- Kurangi total waktu listing seminggu. Sekitar dua hari kami mendapat karena pengecualian manipulasi pada pertukaran file Excel ketika memperbaiki kesalahan - persis operasi yang tampaknya sederhana ini memperlambat alur kerja.
Di masa depan, kami berencana untuk mentransfer semua pemasok ke sistem katalog elektronik yang baru, serta untuk menyelesaikan proses tidak hanya untuk input, tetapi juga untuk mengubah item inventaris semua melalui portal tunggal yang sama. Kami yakin bahwa satu jendela mempercepat komunikasi dengan pemasok dengan langsung menerima data, dan tautan yang bertanggung jawab atas kualitas data umumnya meningkatkan kualitas jaringan.
