Ya, tetapi sungguh, mengapa manajer proyek harus mengambil alih tugas pemikiran desain? Manajer proyek sudah sibuk mengoordinasi, mempercepat dan memprioritaskan segala sesuatu yang tidak bisa bergerak tanpanya.
Saya terinspirasi untuk menulis artikel ini berdasarkan
pengalaman rekan-rekan saya plus refleksi saya sendiri pada manajer proyek untuk implementasi SAP eWM (Extended Warehouse Management - sebuah sistem untuk mengotomatisasi manajemen gudang) dan pengguna akhir paruh waktu dari banyak proyek lainnya.
Apa nilai utama dari pemikiran desain? Teknik ini memungkinkan Anda untuk tidak melupakan langkah-langkah sederhana dan hampir gratis yang sering terlewatkan atau tidak diprioritaskan (terutama dalam proyek-proyek besar), tetapi kemudian mereka menembak sangat keras selama peluncuran.
Kapan masuk akal untuk menerapkan pemikiran desain? Dalam situasi apa pun di mana ada ketidakpastian. Mendapat + NN kg secara tak terduga? Pekerjaan berhenti menyenangkan? Mencari ide otomatisasi baru? Anda dapat mencoba menerapkan pemikiran desain. Metodologi ini telah menjadi populer baru-baru ini, tetapi banyak dari alatnya telah kami gunakan dalam pekerjaan kami untuk waktu yang lama.
Lalu, apa keunikan metodologi ini? Desain berpikir secara struktural mendekati proses menciptakan yang baru, yang memungkinkan Anda dengan cepat dan efektif mencapai hasil bisnis.
Berbeda dengan pendekatan analitis tradisional, ketika tugas diajukan, solusi dikembangkan dan yang terbaik dipilih:
metodologi pemikiran desain lebih memilih untuk fokus pada pengguna akhir, dengan cepat membuat prototipe pertama dari produk, misalnya, layar kertas smartphone, dan menguji prototipe ini dengan pengguna akhir untuk mendapatkan umpan balik instan:
Jadi, apa yang dulu memakan waktu berbulan-bulan sekarang bisa dilakukan dalam satu hari. Ini terutama berlaku di dunia VUCA kami yang serba cepat.
Di Mars, kami menggunakan metodologi pemikiran desain yang diadaptasi yang terdiri dari enam tahap, yang masing-masingnya dapat kami sesuaikan dengan masalah bisnis tertentu.
Saya mengusulkan untuk melalui semua langkah pada contoh peluncuran proyek SAP eWM (kami mengubah SAP BIOS di gudang pabrik kami dari Novosibirsk ke Rostov-on-Don). Dalam proyek itu jelas APA yang harus dilakukan, tetapi pertanyaannya tetap BAGAIMANA untuk membangun interaksi tim yang efektif, yang didasarkan pada zona waktu yang berbeda dan sudah terlibat dalam tugas-tugas operasional.
Tahap Pertama: Bingkai. Di sini kita mendefinisikan masalah sebenarnya dengan memperluas lingkup pencarian dengan mengulangi masalah dalam "Bagaimana kita ...?" Dan menggali lebih dalam ke pertanyaan terkenal "Mengapa?" Dan "Mengapa?". Dalam proyek SAP eWM, masalahnya pada awalnya jelas: "Bagaimana kita bisa mengatasi" menyapu "proyek sebelumnya dan mengambil semua yang terbaik dari itu sehingga dimulai dalam anggaran yang direncanakan dalam setahun?", Jadi saya akan berbagi contoh lain dari tim otomasi TI, di mana Saya harus menggali masalahnya (dan nanti saya akan menunjukkan hasil akhir dari proyek SAP eWM). Awalnya, tim otomasi TI ingin meningkatkan jumlah ide, tetapi setelah tiga "Mengapa?" Orang-orang menyadari bahwa masalahnya bukan jumlah ide tentang otomasi TI, tetapi meningkatnya aliran permintaan yang perlu diproses oleh sumber daya yang ada. Karenanya, masalah tersebut dirumuskan ulang dalam "Bagaimana kita dapat menemukan cadangan tersembunyi dalam pekerjaan kita saat ini?"
Tahap Kedua: Jelajahi . Di sini kita meninggalkan ruangan, menempatkan diri kita di tempat pengguna (kita melalui caranya menggunakan / mendapatkan pengalaman) atau hanya bertanya apa yang dia suka, apa "sakit", apa yang berhasil / tidak berhasil, berusaha memahami kebutuhan sebenarnya dari pengguna. Dalam proyek SAP eWM, kami melakukan ini dalam format yang mencerminkan pengalaman sebelumnya dan harapan masing-masing peserta: satu ketakutan ("rake") = satu stiker, satu harapan (terbaik) = satu stiker, ini memungkinkan kami untuk menyuarakan pengalaman sebelumnya dalam suasana yang bersahabat dan merumuskan kriteria keberhasilan bersama-sama . Dalam contoh otomatisasi TI, kami bertanya kepada rekan kerja apa yang mereka sukai tentang pekerjaan mereka dan apa yang ingin mereka tingkatkan. Tidak peduli dalam format apa penyelaman terjadi; penting - jumlah wawasan yang dikumpulkan sebagai hasilnya.
Tahap ketiga: Sense-Make diperlukan untuk menerjemahkan jumlah wawasan menjadi kualitas, merangkum hasil penelitian dan membentuk visi kami tentang kebutuhan mendalam pengguna. Saya menggunakan sekelompok wawasan serupa, ada juga teknik untuk membuat persona dan peta jalur pengguna. Biasanya, pada tahap ini, masalah awal dirumuskan ulang, dengan mempertimbangkan kebutuhan nyata pengguna. Misalnya, dalam proyek SAP eWM, masalah awal "Bagaimana kita bisa mengatasi" menyapu "dari proyek sebelumnya dan mengambil semua yang terbaik dari itu sehingga dimulai dalam anggaran yang direncanakan dalam setahun?" Berubah menjadi dua pertanyaan: "Bagaimana kita bisa mengatur pekerjaan tim proyek jarak jauh yang paling secara efektif menggabungkan kerja operasional dan desain? "dan" Bagaimana kita dapat mengganti WMS (Sistem Manajemen Gudang) di pabrik, tanpa terlihat ke pengguna akhir, jelas tepat waktu, paling efisien dan efektif dengan satu-satunya yang paling sederhana dan transparan untuk kuda proses pengguna PEMERINTAHAN, tanpa kehilangan detail penting dan menjaga fokus dari pemangku kepentingan bisnis?".
Jika waktu untuk sesi pemikiran desain terbatas, maka tiga langkah pertama dapat dilakukan dalam persiapan offline.
Tahap keempat: Buat . Di sini kita memulai sesi curah pendapat standar tentang masalah yang diidentifikasi pada langkah sebelumnya, yang hasilnya memilih ide untuk implementasi dalam prototipe.
Prototipe inilah yang mengembalikan kita ke masa kanak-kanak ketika uang dipotong dari kertas dan rumah itu dibangun dari kursi dan selimut. Semua ini adalah prototipe situasi nyata. Dalam dunia pemikiran desain, prototipe dapat dibuat dari isi tempat sampah, dari kenyataan bahwa tidak ada biaya.
Contoh prototipe untuk otomatisasi TI:
Tahap kelima: Belajar adalah menguji prototipe dengan pengguna akhir, mendapatkan umpan balik cepat, menyelesaikan prototipe berdasarkan umpan balik dan menguji lagi, umpan balik, menyelesaikan hingga hasil yang dapat diterima.
Tahap keenam - Pilot : peluncuran produk pemboman, karena pengguna sendiri berpartisipasi dalam kelahiran, pengembangan, dan revisi!
Kelebihan lain dari pemikiran desain adalah bahwa prosesnya sangat fleksibel dan tidak perlu melalui semua lima langkah. Anda dapat menghentikan proses di titik mana pun atau, jika perlu, mengulanginya.
Pendekatan ini memiliki kelemahan:
- Sulit untuk mendigitalkan manfaat menggunakan teknologi;
- Seringkali, sesi pemikiran desain dianggap “bersenang-senang” dan hasilnya kemungkinan besar akan jatuh begitu saja jika tidak ada kewajiban tentang produk demo pertama dalam 3 minggu dan rencana langkah-demi-langkah dengan mereka yang bertanggung jawab.
Saya juga ingin mencatat bahwa pemikiran desain lebih dari sekadar sesi atau teknik, tetapi pemikiran manajer proyek yang memahami kebutuhan pengguna akhir dan memperhitungkannya saat membuat keputusan. Tentu saja, pemikiran desain tidak meniadakan teknik klasik manajemen proyek, dan hanya meningkatkan kemungkinan proyek yang berhasil dengan sumber daya yang diperlukan.
Jadi, bagaimana pemikiran desain membantu manajer proyek TI? Dari pengalaman saya sendiri dan pengalaman rekan kerja dari daerah lain, saya menyadari bahwa pemikiran desain menambah dimensi baru pada proyek - pengguna akhir. Paling sering, pelanggan proyek TI adalah pemimpin senior atau dewan direksi perusahaan dan masalah yang dipecahkan oleh proyek diselesaikan pada tingkat ini bersama-sama dengan manajer proyek tanpa memperhitungkan pengalaman pengguna akhir. Biasanya, tim proyek berhasil menyelesaikan masalah ini dengan bantuan alat-alat TI, dan setelah implementasi, semua orang menyadari bahwa sekarang perlu mengubah proses bisnis yang ada, dan ini bisa sangat menyakitkan bagi perusahaan.
Menarik pengguna akhir bahkan pada tahap pembentukan masalah, kita dapat "melihat" masalah para pemimpin senior melalui mata bisnis nyata dan memilih solusi TI yang lebih akurat dan cocok.
Menarik pengguna akhir pada tahap desain, kita dapat memahami bagaimana implementasi TI kami akan mempengaruhi proses bisnis, dan memulai perubahan dalam proses saat ini secara paralel.
Dengan menguji dengan pengguna akhir, kami membantu mereka maju melalui tahap penolakan, kemarahan, tawar-menawar, dan membuat keputusan baru, menjadikan mereka duta besar mereka sebelum diluncurkan (jika seorang kolega mengatakan bahwa orang-orang dari IT membuat chip keren, maka semua orang ingin mencobanya segera) .
Sebagai kesimpulan, saya ingin mengingatkan sekali lagi bahwa pemikiran desain bekerja dengan baik dalam situasi ketidakpastian tinggi ketika setidaknya salah satu anggota tim proyek memiliki keinginan sadar untuk menggunakan pendekatan ini dan tim proyek (bersama dengan pemimpin) dapat dengan tenang mendengarkan sudut pandang alternatif.
Dengarkan dengan hati terbuka, perhatikan dengan seksama, berbicara dengan cinta dan jangan lupa tentang keinginan pengguna yang paling dalam: "sehingga bekerja dengan sendirinya!"