Fokus pada manajemen tugas. Bagaimana kami melakukan sistem manajemen kami

Ada masalah seperti itu di perusahaan - berantakan dalam tugas. Dengan pertumbuhan tim, masalah ini menyebabkan kelumpuhan. Tanggal rusak, pekerjaan pada proyek melambat, tugas hilang. Dan semakin tinggi persentase kerugian, semakin banyak efisiensi tim berkurang. Dan hal yang paling menarik adalah bahwa tim terbiasa dengannya.

Jadi, karena kehilangan 10% dari tugas, perusahaan kehilangan dari 10% (jika tugas tidak terkait) menjadi 100% (jika hubungannya kuat) efisiensi dan akhirnya pendapatan. Lepaskan satu baut dan roket tidak akan terbang.



Di YouGile, saya bertindak sebagai pelanggan produk - Saya berkomunikasi dengan pengguna dan mempelajari masalah mereka. Jadi sekarang akhirnya menjadi jelas bahwa masalah dasar manajemen tugas dalam tim lebih dari 20 orang tetap belum terselesaikan, dan solusi manajemen yang ada harus disalahkan untuk ini.

Saya akan menceritakan kepada Anda sebuah kisah yang "membuka" ide saya tentang apa yang sebenarnya dibutuhkan perusahaan di bidang manajemen proyek dan tugas.

Itu adalah pertemuan biasa dengan sebuah perusahaan yang mempekerjakan sekitar 150 orang, mengembangkan sedikit perangkat pengawasan video rahasia ...

Mereka telah ada di pasar selama sekitar 20 tahun, dan bisnis berjalan dengan baik. Kami berkumpul di ruang pertemuan mereka dengan pemandangan Moskow yang bagus, kue dan kopi segera muncul. Dari pihak mereka ada 5 orang (kepala departemen dan wakil direktur) dan saya sendiri - dari kami.

Saya mulai bertanya berkali-kali sesuai dengan skema yang ditetapkan: "Apa struktur perusahaan?", "Di mana ada berapa banyak orang?", "Apa siklus proyek", "Apa masalah dan permintaan?".

Mereka menjawab saya dengan senang hati, dan saya merekam. Selanjutnya saya akan menunjukkan produk dan fokus pada bagaimana masalah dan permintaan mereka diselesaikan. Formatnya sudah mapan dan tidak memberikan gangguan.

Di sini pertama kali Zam menghentikan diskusi kami (dialah satu-satunya yang duduk dan jelas tidak puas dengan sesuatu):

“Kami sudah memesan audit proses bisnis, kami tidak perlu menggambar semua ini. Lebih baik memberi tahu kami bagaimana kami bekerja dengan tugas-tugas itu, dan agar besok tidak ada kekacauan ini ”(jelas-jelas mengisyaratkan pada kolega).

Saya mulai mengatakan kepadanya bahwa, pertama-tama, perlu membuat papan untuk berbagai departemen, kemudian mengundang karyawan, melatih mereka, dan hanya kemudian ... Rekan-rekannya mendukung saya dengan senang hati, menambahkan sesuatu, mengajukan pertanyaan, bercerita tentang papan tulis dengan selembar kertas dan sistem yang berbeda di perusahaan.

"Kamu tidak mendengarku!" Zam memotong, "aku tidak butuh digitalisasi proses, tidak ada audit bisnis, tidak ada pelatihan staf. Cukup tunjukkan tombol cara mengatur tugas. Sehingga besok saya bisa mengeluarkan dekrit: mulai hari ini, klik tombol ini dan tetapkan tugas di sistem! ”

Kami “menggosok diri sendiri” untuk waktu yang lama, tetapi lelaki itu ternyata kuat, saya melicinkan nada bicara saya, tetapi pada dasarnya saya tidak menggoyahkannya. Dia membutuhkan solusi sederhana yang memungkinkan untuk selalu menempatkan semua tugas perusahaan di satu tempat. Dan selama 1,5 jam dia dengan keras kepala memegang posisi ini.

Dan ya, kami tidak memiliki tombol "ajaib" untuk membuat tugas, seperti yang diminta.

Secara umum, semua sistem Rusia yang saya tahu memecahkan jutaan kasus yang berbeda, mereka juga CRM, dan manajemen proyek, dan perancang situs, dan perancang proses bisnis, dan seorang utusan bisnis ...

Tapi tidak satu pun dari mereka yang dipenjara sepenuhnya di bawah manajemen tugas. Di dunia, yang terbaik yang bisa menangani masalah ini adalah Asana, tetapi bahasa adalah penghalang besar (tidak ada terjemahan ke dalam bahasa Rusia), dan setelah beberapa lusin karyawan dari sistem hak demokratis, tidak ada cukup.

Sebagian besar perusahaan tidak memerlukan "pesawat ruang angkasa" sama sekali, mereka membutuhkan hal-hal yang sangat biasa. Misalnya, untuk menangani "kekacauan" dalam tugas.

Bagaimana kekacauan lahir

• Lupa berkomitmen. Tugas diatur secara verbal dan tidak ditampilkan di mana pun, lalu hilang.
• Tantangannya Kontraktor mengubah beberapa detail dan tugas itu kehilangan relevansinya.
• Beberapa pemain berpartisipasi dalam tugas, itu tergantung di suatu tempat selama transfer.
• Tugas itu terurai, sebagian hilang, dan seluruh tugas berantakan.
• Persyaratan berlanjut. Dan ketika semuanya sudah siap, ternyata tugas itu sudah membutuhkan perubahan.

Ya, mungkin Anda merasa bahwa semua masalah ini entah bagaimana tidak signifikan, dan dalam tim yang baik mereka diselesaikan sendiri. Tapi ini hanya masalah ukuran kelompok. Menurut pengamatan kami sendiri, titik kritis adalah sekitar 12-17 orang, ketika mereka semua bekerja pada satu hasil yang sama. Jika ada 50 orang dalam grup dan tidak ada yang secara khusus menangani manajemen tugas, kekacauan akan menjadi keharusan.

Bagaimana kita ingin menyelesaikan masalah "kekacauan dalam masalah"?

Tujuan utama kami adalah membuat antarmuka terfokus khusus untuk memasuki dan bekerja dengan tugas. Dan tidak lebih. Tentu saja, itu bukan jaminan kesuksesan, semuanya tergantung pada manajemen yang kompeten. Tetapi tugas kita adalah menyederhanakan semua aturan bekerja dengan sistem sebanyak mungkin. Idealnya, aturan-aturan ini harus sesuai dalam satu kalimat. Misalnya: "Sekarang kita mengatur semua tugas dalam sistem, klik tombol ini dan buat kartu."

Kami memiliki asumsi kuat bahwa orang secara tidak sadar menolak untuk memperbaiki tugas. Namun, setelah implementasi pertama dari versi terbaru dari sistem kami, ternyata ini tidak terjadi sama sekali. Jika semuanya sederhana dan jelas, maka karyawan senang menunjukkan apa yang sedang mereka kerjakan.

Apa yang kami kerjakan dalam bahasa fungsi

Hapus struktur perusahaan dengan departemen

Hal pertama yang mulai membersihkan tugas-tugas tim besar adalah pembentukan struktur dengan hak. Struktur menentukan siapa yang dapat mengatur tugas kepada siapa dan siapa yang melihat tugas apa.


Butuh departemen bersarang tanpa akhir - kenyamanan bekerja, bahkan jika Anda 100 orang
Seorang karyawan dapat melihat rekan mana yang bertanggung jawab atas apa, siapa yang harus dihubungi mengenai masalah apa. Manajer dapat mengatur hak akses ke tugas untuk orang dan departemen yang berbeda.

Sistem untuk mengatur hak dalam sistem dapat diimplementasikan dalam sekitar 10 cara yang berbeda, tetapi jika setelah itu Anda tidak dapat melihat gambaran besar yang mengulang perusahaan nyata dengan departemen, maka ini tidak akan berhasil. Ketika hak semua karyawan diatur dan dapat dipahami pada pandangan pertama - sistem dapat digunakan dengan aman tanpa takut merusak sesuatu.

Pengaturan tugas yang cepat

Yang utama adalah kecepatan dan kesederhanaan. Tugas ini mudah dimasukkan ke dalam 1 klik. Tugas adalah antarmuka prioritas. Setiap karyawan dapat menemukannya dalam sedetik. Untuk mulai bekerja, Anda tidak perlu implementasi dan pelatihan.


"Tombol biru ajaib", yang memungkinkan Anda mengatur tugas dalam 1 kali klik

Sebelumnya, dalam sistem kami, tugas hanya dapat diatur di papan, dan sekarang kami telah membuat "tombol biru ajaib". Salah satu yang diminta oleh Zam yang keras kepala di pertemuan itu. Di mana Anda menekan - dan tugas sudah siap.

Perencana pribadi yang nyaman

Setiap karyawan harus dengan mudah mengelola tugas dan tidak tersesat di dalamnya:

• Perhatikan tugas yang diberikan kepadanya
• Perhatikan tugas-tugas yang dia lemparkan kepada seseorang
• Buat tugas pribadi pribadi untuk Anda sendiri (terutama poin penting)
• Transfer tugas pribadi ke proyek bersama

Tugas "Tugas saya" di YouGile disortir berdasarkan artis

Antarmuka dengan tugas pribadi ternyata sangat menarik. Kebetulan saya sangat sering ingin memperbaiki tugas dalam sistem perusahaan dan tidak menunjukkannya kepada siapa pun sampai titik tertentu. Kemudian tugas "matang", dan itu bisa ditata dan dibahas. Fitur kecil ini sangat penting untuk sekitar 20% tugas (statistik umum dari versi cloud).

Menonton Tim

Transparansi, yaitu, kemampuan untuk melihat tugas rekan Anda membantu menyinkronkan pekerjaan. Menurut komentar, Anda dapat memahami terlebih dahulu dalam status apa yang akan dikirimkan kepada Anda. Atau bernavigasi, siapa yang kelebihan tugas, dan siapa yang bebas. Siapa yang bisa terganggu, dan siapa yang lebih baik dibiarkan sendirian.


"Tugas-tugas lain" dalam sistem, diurutkan berdasarkan artis

Anda juga dapat selalu menemukan siapa pahlawannya, yang secara teratur melanggar tenggat waktu dan mengabaikan tenggat waktu. Dan ini penting tidak hanya untuk pemimpin, tetapi juga untuk kolega dalam tim dengan struktur datar.

Kemampuan untuk melakukan proyek yang kompleks, tetapi untuk karyawan semuanya tetap sederhana

Kemampuan untuk melakukan proyek yang kompleks, dengan mempertimbangkan semua perincian, sumber daya dan hubungan, tentu saja, diperlukan. Tetapi yang paling penting, ini bukan layar pertama untuk karyawan biasa.

Misalnya, bagan Gantt adalah alat yang hebat. Sangat mudah untuk merencanakan sumber daya dan merayakan kemajuan jika Anda adalah yang tertua dalam grup. Biasanya satu orang mengisinya dan memimpin, sisanya mengamati. Tetapi jika Anda hanya "mengencangkan mur Anda" - Anda hanya siap untuk menandai hasil Anda dalam antarmuka yang sederhana, Anda tidak perlu lagi.

Seorang karyawan biasa bahkan mungkin tidak tahu tentang hubungan yang kompleks dan ketergantungan proyek - hal utama adalah nyaman baginya untuk hanya melakukan tugasnya. Oleh karena itu, semua tugas dari papan secara otomatis muncul di penjadwal pribadi.


Transisi dari papan ke bagan Gantt (antarmuka "tersembunyi")

Dan untuk manajer dan penyelia, penting untuk memiliki proyek, papan, bagan Gantt, kolom cermin dan ringkasan untuk komunikasi antara departemen dan akuntansi untuk detail.

Unduh peringkat berdasarkan tugas, orang, dan departemen

Oh! Ini adalah jawaban paling umum untuk pertanyaan "Mengapa memilih sistem manajemen?": "Kami ingin memahami siapa yang melakukan apa, kami membutuhkan transparansi." Untuk mengatasi masalah ini tidak sulit sama sekali, tetapi hanya jika semua tugas dalam sistem.

Alat hanya harus menjawab pertanyaan: siapa yang dimuat dengan apa sekarang? Pengunduhan seperti apa yang akan terjadi dalam waktu dekat untuk setiap karyawan dan departemen? Siapa yang memuat apa bulan lalu pada proyek tertentu?


Penilaian beban kerja selama sebulan terakhir untuk proyek, departemen, dan orang-orang

Kami punya alat ringkasan yang bagus. Ini adalah kolom tempat Anda dapat memfilter tugas dengan berbagai parameter dari proyek apa pun yang tersedia, misalnya, menampilkan semua tugas proyek selama 7 hari terakhir, ditandai dengan stiker "Penting". Setelah membuat beberapa kolom seperti itu, Anda bisa mendapatkan papan untuk memonitor apa pun secara online.


Ringkasan semua tugas di papan tulis untuk minggu ini

Kerjakan tugas dan diskusi di satu tempat

Tugas harus didiskusikan di mana mereka ditetapkan. Kami mulai dari ini ketika kami meluncurkan versi pertama sistem untuk penggunaan pribadi. Secara umum, perencanaan adalah tempat diskusi. Dan penting bahwa tempat ini bukan hanya koridor dan ruang merokok.


Obrolan berdasarkan tugas - komunikasi dalam sistem kontrol

Setiap tugas adalah obrolan, fitur YouGile yang sukses. Komunikasi pada tugas dilakukan dalam sistem, langsung di kartu.

Masalah apa di bidang manajemen tugas yang paling penting bagi Anda?

Kami telah merilis beberapa antarmuka dalam versi cloud, sesuatu yang sejauh ini hanya pada tingkat prototipe yang dapat diklik.

Tetapi hal terpenting bagi kita sekarang adalah memahami apakah kita sedang menyelesaikan masalah yang benar-benar ada? Atau apakah itu hanya tampak bagi kita, dan kita membuat sistem manajemen - salah satu dari banyak?

Saya akan berterima kasih jika dalam komentar atau dalam email pribadi seseorang memberi tahu semua detailnya - masalah apa dari bidang tugas dan manajemen proyek yang paling penting dalam praktiknya?