Seminar, konferensi, mitap: mempelajari statistik 18.000 acara

Boiling Points menampung hingga 800 acara per minggu. Beberapa menemukan audiens mereka dan menyebabkan resonansi, yang lain hilang dalam kebisingan informasi.

Di bawah potongan, beberapa statistik akan membantu pengunjung dan penyelenggara mendapatkan jawaban atas pertanyaan: bagaimana acara diadakan oleh orang lain, di mana dan berapa banyak orang datang, format apa yang mendapatkan popularitas dan apa indeks perencanaan mereka, yaitu berapa persen dari mereka yang terdaftar di akhirnya ambil bagian.



Sebagian besar angka diperoleh berkat analisis statistik dari Boiling Points dari Januari 2016 hingga Mei 2019.

Sebelum kita masuk ke parsing format, beberapa metrik umum.

Secara total, sekitar 18 ribu acara berlangsung di Boiling Points (jaringan kerja bersama dan situs gratis) untuk periode yang ditunjukkan. Pada saat yang sama, statistik untuk hanya satu tahun 2019 menunjukkan peningkatan berganda - menurut data awal, dari Januari tahun lalu hingga pertengahan Desember, kami mengadakan 19 ribu acara.


Jumlah acara per bulan untuk 2019 (menurut pertengahan Desember)

Namun, data ini tidak menjadi sasaran analisis mendalam, dan semua angka yang disajikan di bawah ini adalah hasil pemrosesan untuk periode 01.2016 - 05.2019 .

Penonton yang dicakup oleh Poin bertambah setiap bulan, dan saat ini lebih dari 880 ribu orang terdaftar di platform.

Kegiatan apa yang paling sering dilakukan

Kita berbicara tentang permintaan format. Ini dapat diwakili pada bidang koordinat, di mana frekuensi penggunaan tercermin pada satu sumbu, dan jumlah rata-rata peserta di sisi lain.



Lima format paling populer di antara penyelenggara adalah transfer pengetahuan dan pertukaran pandangan dalam berbagai bentuk:

• Seminar dan pelatihan . Tujuan dari seminar ini adalah untuk menyebarkan keterampilan baru melalui latihan yang tepat selama acara. Biasanya satu atau beberapa ahli mengadakan seminar, dan sekitar 30 peserta hadir di sana. Seringkali, seorang koordinator ditugaskan yang bertanggung jawab untuk komunikasi selama kerja kelompok. Total 5651 acara format ini diadakan dari 2016 hingga pertengahan 2019 di Boiling Points. Durasi rata-rata lokakarya adalah tiga jam.
  
• Pertemuan Format ini menyiratkan pertukaran pandangan antara peserta dengan pengembangan posisi yang disepakati tertentu pada masalah yang dinyatakan. Salah satu peserta juga memimpin rapat, tetapi mungkin ada beberapa pembicara. Secara total, kami menyelenggarakan 2245 acara dalam format ini.
  
• Kuliah Presentasi ahli dalam format ini berfungsi untuk mentransfer pengetahuan, ide atau pendapat dosen kepada audiens. Seperti dalam format lain, selain pembicara, presenter sering hadir di sini. Selama periode ini, kami telah mengadakan 1900 kuliah tentang berbagai topik.
  
• Pertemuan kelompok kerja . Tidak seperti pertemuan, tujuan yang hanya membuat keputusan, format ini menyiratkan kerja bersama para ahli untuk mendapatkan hasil tertentu. Tergantung pada tugasnya, kelompok kerja dapat memiliki struktur organisasi yang kompleks, termasuk ketua, ketua bersama, sekretariat, dll. Secara total, 1473 pertemuan kelompok kerja diadakan di Boiling Points.
  
• Meja bundar . Format ini membantu menentukan titik pandang apa yang ada pada masalah yang sedang dipertimbangkan. Berbeda dengan pertemuan dan pertemuan kelompok kerja, itu tidak menyiratkan koordinasi sudut pandang ini dan pengembangan solusi apa pun. Namun, rangkaian perannya sama seperti dalam rapat. Selama waktu ini, 1433 peristiwa semacam itu terjadi.
  

Di bawah ini adalah peringkat lain dari format yang diurutkan dalam urutan rata-rata jumlah peserta:

• Forum Jumlah rata-rata peserta adalah 121. Format ini digunakan untuk bertukar pandangan tentang masalah yang cukup global. Terkadang hasilnya adalah keputusan, dan dalam kasus lain, hanya indikasi agenda. Total 397 acara dalam format ini berlangsung, durasi rata-rata forum adalah enam jam.
  
• Liburan Salah satu format baru dan mungkin yang paling gratis di jaringan titik didih. Rata-rata, 96 orang menghadiri acara tersebut.
  
• Penandatanganan perjanjian . Di jaringan kami, hanya ada sekitar 25 tanda tangan, tetapi rata-rata jumlah peserta melebihi 72 orang.
  
• Konferensi . Ini adalah diskusi besar lain tentang masalah atau masalah dari sudut yang berbeda, tetapi dalam format ini penekanannya adalah pada pertukaran pengalaman. Pada pertengahan Mei 2019, kami mengadakan 799 konferensi, dan rata-rata jumlah peserta adalah 60 orang.
  
• Pameran Format ini dimaksudkan untuk menunjukkan pencapaian dalam bidang tertentu untuk menarik pelanggan atau investor akhir. Kami memiliki kurang dari 100 pameran. Rata-rata, 51 orang mendatangi mereka.
  

Untuk acara berskala besar, kami tidak menunjukkan peran khas para peserta, karena struktur peran mereka seringkali kompleks dan bervariasi tergantung pada tugas.

Fakta menarik:

• Seminar dan pelatihan membentuk rantai pengembalian terpanjang. Ini berarti bahwa seseorang yang menghadiri acara format ini lebih mungkin untuk datang ke Boiling Point lagi, dan tidak harus ke seminar.
  
• Tampaknya semakin lama diskusi, semakin sedikit orang akan setuju untuk datang dan duduk sampai akhir. Tetapi ketergantungan karakteristik dari jumlah peserta pada durasi acara dalam statistik kami tidak ditelusuri. Anda dapat merencanakan interaksi yang panjang dengan audiens, yang utama bukanlah membuatnya bosan.
  

• Dalam berbagai format, beberapa menarik penonton muda menonjol - hingga 30 tahun. Ini adalah jajak pendapat, kontes, briefing, konferensi pers, pameran, pemutaran film dengan diskusi, kompetisi, kunjungan dan hackathon. Sebagian besar daftar ini memiliki sebaran peserta terbesar berdasarkan usia. Dan untuk orang di atas 35, ada keinginan yang jelas untuk sesi. Mereka menang dalam sesi strategis, sesi desain, dan sesi pitch.
  

• Secara umum, titik didih ditandai oleh musim. Jumlah total acara, serta jumlah pengunjung, berkurang selama liburan panjang Tahun Baru dan selama liburan musim panas (dari Mei hingga akhir Agustus). Namun, banyak tergantung pada jenis acara. Jumlah pengunjung ke seminar dan forum, misalnya, berkurang lebih dari setengah dibandingkan dengan periode aktif. Dan untuk lebih banyak pertemuan ruang, seperti lokakarya, penurunan musiman hampir tak terlihat.
  

Apa yang lebih mudah untuk direncanakan - seminar atau hackathon?

Mengorganisir acara adalah tugas yang sulit. Untuk mengevaluasi dan mengkalibrasi upaya yang diperlukan untuk mengatur masing-masing format, kami membandingkan jumlah peserta terdaftar dengan jumlah pengunjung nyata, memperoleh karakteristik yang nyaman - indeks perencanaan.


Indeks perencanaan rata-rata untuk semua kegiatan adalah 83%

Rata-rata, kunjungan, penandatanganan perjanjian, kelas master, lokakarya dan pertemuan adalah yang paling dapat diprediksi. Di ujung lain "skala prediktabilitas" adalah hari libur, pameran, webinar, dan hackathon. Dari sudut pandang praktis, ini berarti bahwa penyelenggara hackathon perlu berharap bahwa dari 100 orang yang terdaftar, sedikit lebih dari 30 orang akan datang kepada mereka, dan dengan demikian skala kampanye iklan acara tersebut. Dengan kunjungan - situasi yang berbeda. Menurut statistik kami, bahkan lebih banyak orang datang kepada mereka daripada yang disebutkan. Mungkin, ketika mengatur acara-acara ini, audiens dievaluasi secara keliru. Format tempat penyelenggara bekerja paling baik dengan menarik pengunjung berada di jalan tengah.

Meskipun statistik kami tidak mengungkapkan hubungan antara popularitas audiens dan durasi rata-rata acara, ada korelasi antara durasi dan indeks perencanaan. Format yang paling dapat diprediksi (dengan indeks perencanaan tinggi) memiliki durasi rata-rata 2,5 atau 3,5 jam. Dan, sebagai aturan, dari 15 hingga 35 orang mengumpulkan audiensi.

Ada dependensi menarik lainnya di sini:

• Indeks perencanaan acara pendek lebih tinggi jika awalnya dirancang untuk sejumlah kecil orang. Tetapi untuk acara yang lama semuanya tergantung pada format spesifik. Koneksi eksplisit tidak dilacak. Namun, di Boiling Points, praktis tidak ada acara yang dirancang untuk audiensi lebih dari 300 orang, yang berlangsung kurang dari empat jam.
  
• Terlepas dari rata-rata durasi acara, indeks perencanaan lebih dari 80% ditemukan dalam format yang dirancang untuk khalayak kurang dari 40 orang.
  
• Indeks perencanaan kurang dari 50% lebih sering terjadi pada acara singkat untuk audiens yang besar.
  

Sangat mengherankan bahwa indeks perencanaan secara longgar terkait dengan apakah semua orang diundang ke sana atau jika daftar tertutup dibentuk.

Di antara format yang populer dengan penyelenggara ada yang biasanya terbuka dan biasanya ditutup. Misalnya, dalam sebagian besar kasus, semua orang diundang ke seminar, kuliah, dan meja bundar. Dan untuk pertemuan kelompok kerja dan pertemuan, mereka dapat membentuk daftar peserta yang benar-benar tertutup, atau memperluasnya hanya atas permintaan.

Di antara format acara yang mengumpulkan pemirsa maksimum, sebagian besar terbuka. Itu cukup logis.

Fakta menarik:

• Jika acara ditutup, ini tidak berarti bahwa indeks perencanaannya akan segera menjadi 100%. Di antara acara yang biasanya ditutup ada yang diprediksi buruk (hackathon yang sama dimiliki untuk anggota klub). Kebalikannya juga benar: di antara format dengan indeks perencanaan tinggi, ada yang terbuka.
  

Format Eksperimen

Format acara yang paling bergema tahun lalu termasuk seminar dan pelatihan, kuliah, kelas master, pertemuan dan forum. Lokakarya dan pertemuan dalam daftar ini tidak termasuk dalam peringkat format populer yang disebutkan di atas. Artinya, dapat diasumsikan bahwa format inilah yang menyebabkan reaksi pengunjung yang paling jelas - ulasan lebih sering muncul di jaringan (format menjadi yang teratas dalam jumlah ulasan, walaupun jumlah total acara relatif kecil).

Ngomong-ngomong, pertemuan itu adalah format baru untuk jaringan, yang belum tersedia dalam formulir pendaftaran secara default. Bersama dengan permainan bisnis, rapat, program, dan festival, ini adalah salah satu dari lima format baru yang paling banyak beredar yang digunakan dalam empat atau lebih Poin Mendidih.


Jumlah rata-rata format acara yang digunakan di Boiling Points

Kami terkejut bahwa mereka paling aktif bereksperimen dengan format baru di daerah. Misalnya, di Boiling Points di Chelyabinsk dan Tomsk, acara dengan 27 format berbeda diadakan. Jika kami menganalisis semua publikasi di jejaring sosial yang menyebutkan kegiatan Boiling Points dan formatnya, ternyata Belgorod menyediakan 20% dari arus informasi ini. Lain 18% memberikan publikasi dari Veliky Novgorod dan Yakutsk, di mana mereka bekerja dengan 16 format.

Beberapa titik didih di kawasan telah berhasil membentuk format baru favorit mereka. Misalnya, Titik Didih di Veliky Novgorod memberikan 100% menyebutkan pemilik apartemen di seluruh jaringan cabang. 75% menyebutkan pemutaran film dengan diskusi diberikan oleh Tomsk, 67% menyebutkan kursus - Ulyanovsk.

Fakta menarik:

• Peningkatan langsung dalam berbagai format tidak terkait dengan peningkatan jumlah titik didih di wilayah.
  
• Aturan 80/20 di sini sama dengan dalam bisnis. Di seluruh jaringan, 80% dari berbagai format selalu menyediakan tidak lebih dari lima titik didih.
  

Yang tertinggal di balik layar

Secara umum, kami mengumpulkan banyak statistik, membuat grafik yang menunjukkan hubungan antara format acara dan peserta, dan juga melakukan analisis morfologis deskripsi dalam upaya menemukan korelasi antara tema dan format. Salah satu buah dari karya ini adalah Atlas format (pdf, 10 MB) yang disiapkan oleh tim kami dari Tomsk. Anda dapat menemukan banyak informasi terkait dan tambahan di dalamnya. Kami berharap bahwa angka-angka ini akan membantu penyelenggara untuk menentukan format dan mengkorelasikan dengan benar jumlah peserta yang direncanakan dan jumlah upaya yang perlu dilakukan untuk menarik mereka. Dan para peserta - kira-kira membayangkan apa yang menanti mereka di berbagai acara.

Sampai jumpa di Poin kami!