Tinjauan 5 sistem kontrol untuk membersihkan tugas

Dalam tim besar yang terdiri dari 20 karyawan, ada masalah seperti itu - kekacauan dalam tugas. Waktu rusak, pekerjaan melambat. Oleh karena itu, di pasaran ada banyak sistem untuk mengelola tugas yang entah bagaimana menyelesaikan masalah ini.



Selama lebih dari 2 tahun kami telah mengembangkan sistem manajemen YouGile kami. Dan, tentu saja, kita sering menguji sistem pesaing dan mempelajarinya secara rinci. Kami mencari siapa yang menawarkan alat apa. Kami menarik kesimpulan, mendapatkan inspirasi dan meningkatkan fungsionalitas kami.

Apa itu sistem manajemen tugas? Fungsi apa yang memungkinkan Anda untuk membersihkan tugas Anda?

Kami berpikir untuk waktu yang lama. Dan setelah brainstorming 3 minggu, komunikasi dengan pelanggan dan survei, 5 kriteria diidentifikasi. Menurut kriteria ini, kami membuat ulasan ini.

Kriteria dan ulasan dari 5 sistem manajemen tugas, termasuk milik kami - di bawah ini.

5 kriteria sistem manajemen tugas:

1. Kemudahan mengatur tugas untuk diri sendiri dan kolega Anda
Tombol untuk membuat tugas di antarmuka sistem harus menjadi prioritas. Sehingga setiap karyawan baru yang bekerja di sistem selama 2 menit dapat dengan mudah menemukannya.

2. Kenyamanan perencana pribadi
Kenyamanan mengacu pada klasifikasi dan penyortiran tugas. Sehingga setiap pengguna dapat langsung melihat: yeah, ini adalah tugas saya, tetapi yang saya atur. Inilah semua tugas Petit, dan di sini batas waktunya sudah mendekati. Tapi tugas pribadi saya, mereka hanya tersedia untuk saya.

3. Kemampuan untuk membuat struktur perusahaan dengan departemen
Jika tim memiliki lebih dari 20 orang, dibutuhkan struktur yang jelas. Hierarki karyawan dan divisi departemen. Struktur menentukan siapa yang dapat mengajukan tugas apa kepada siapa dan siapa yang melihat tugas apa.

4. Transparansi alur kerja
Penting untuk memahami siapa yang kelebihan beban dengan tugas dan siapa yang “kurang beban”, siapa yang harus mengatur tugas, dan siapa yang lebih baik untuk tidak mengalihkan perhatian. Ini nyaman tidak hanya dalam paradigma "manajer-karyawan", tetapi juga "karyawan-karyawan". Mengapa lagi menarik kolega, jika Anda bisa melihat ke dalam tugasnya.

5. Kelengkapan gambar hasil kerja pada tugas-tugas dalam laporan
Laporan harus memberikan pemahaman: tugas mana yang diselesaikan dan yang tidak. Karyawan / departemen mana yang menyelesaikan rencana tersebut, dan mana - yang tidak sampai akhir. Tugas apa yang paling banyak membutuhkan waktu.

Tinjauan dari 5 sistem manajemen tugas

Terima kasih

Pengaturan tugas yang mudah

Buat tugas di YouGile dalam 1 klik

Sebelumnya, di sistem kami, tugas hanya dapat diatur di papan tulis. Tetapi pelanggan meminta kami "tombol ajaib" untuk membuat kartu dalam 1 klik. Ini sangat menyederhanakan pekerjaan karyawan biasa.

Kelola tugas Anda

Perencana pribadi: "Tugas pada saya", "Ditugaskan oleh saya", "Tugas pribadi", "Yang dipilih"

Perencana pribadi disajikan dalam bentuk bagian "Tugas Saya". Di sana, setiap pengguna melihat apa yang dia instal dan apa yang dikirimkan kepadanya. Menyimpan tugas pribadinya. Kami menganggap ketersediaan privasi sangat berharga, karena ini sering terjadi: Saya ingin membuat draft card untuk diri saya sendiri, mulai mengerjakannya - dan baru kemudian membagikannya dengan kolega saya.

Klasifikasi tugas

Papan pengembangan dengan stiker

YouGile menggunakan stiker untuk mengklasifikasikan tugas, label teks yang mirip dengan tag. Dengan bantuan mereka, kartu diberi nilai tertentu: status, prioritas, status. Anda benar-benar dapat membuat stiker teks apa pun.

Struktur perusahaan dengan departemen

Struktur perusahaan dengan departemen dan karyawan di YouGile

Struktur diperlukan untuk membagi karyawan menjadi departemen, menunjukkan posisi dan memilih aturan interaksi dalam departemen. Konfigurasikan manajemen tugas dan hak akses. Tetapkan manajer untuk setiap departemen dengan kemampuan manajemen grup.

Transparansi kerja

Bagian Tugas Asing di YouGile

Di bagian "Tugas Asing", Anda dapat melihat siapa yang mengerjakan apa, siapa yang menetapkan tugas apa, dan tugas mana yang belum selesai. Akses ke tugas orang lain diatur dalam departemen. Anda dapat membuat semua orang melihat tugas masing-masing, ditetapkan tanpa struktur papan. Dan Anda bisa memberikan hak istimewa ini hanya kepada para pemimpin.

Evaluasi kinerja

Alat untuk mengevaluasi beban kerja berdasarkan proyek dan karyawan

YouGile memiliki laporan dan ringkasan, dan dalam waktu dekat kami berencana untuk merilis alat lain. Saya ingin melihat dengan jelas siapa dan apa yang diunduh, dan pengunduhan apa yang akan terjadi dalam waktu dekat bagi setiap karyawan atau departemen.

Asana

Pengaturan tugas yang mudah

Pengaturan tugas 1-klik di Asana

Tugas dapat diatur dalam 1 klik tanpa mengikat ke papan. Semua tugas ditampilkan di bagian Tugas Saya. Kapan saja, tugas dapat dilampirkan ke salah satu proyek dengan mengklik "Tambahkan ke proyek". Dalam proyek ini, semua tugas sudah ditampilkan secara sistematis, dalam bentuk daftar tugas, kalender, garis waktu (tersedia dalam versi berbayar) atau papan klasik.

Kelola tugas Anda

Klasifikasi tugas mereka berdasarkan prioritas

Tugas apa pun yang baru dibuat akan bersifat pribadi hingga Anda menautkannya ke proyek publik. Anda juga dapat mendaftar kolega untuk suatu tugas. Ini sangat mudah: Anda dapat membuat kartu "pergi makan malam", mengundang teman-teman Anda di sana dan berdiskusi.

Dalam perencana pribadi, "Tugas Saya" tugas diurutkan berdasarkan kelompok "Hari Ini", "Mendatang", "Nanti". Dalam versi berbayar, Anda juga dapat menampilkan secara terpisah semua tugas yang Anda buat dan yang Anda tetapkan untuk kolega Anda.

Klasifikasi tugas

Tag pada tugas di Asana

Setiap tugas dapat diberikan tag apa pun, yang menunjukkannya dengan warnanya. Misalnya: "iklan", "teks", "video", "sekolah online". Jika Anda memikirkan dan menerapkan sistem tag umum untuk semua, akan ada urutan dalam tugas.

Struktur perusahaan dengan departemen

Departemen Pemasaran: Karyawan dan Proyek

Asana memiliki kesempatan untuk membuat departemen berbeda sebanyak yang Anda suka, menambah karyawan di sana dan mulai mengerjakan proyek dan tugas. Namun, tidak ada hierarki yang kaku, sistem hak sangat demokratis, dan karyawan biasa pada dasarnya memiliki hak yang sama dengan kepala.

Transparansi kerja

Kalender Tugas Pemasaran Asana

Alur kerja Asana sangat transparan, dan hak akses bersifat demokratis. Di kalender, semua orang dapat melihat semua tugas rekan. Baik untuk proyek tertentu dan untuk karyawan tertentu (kecuali untuk proyek pribadi).

Evaluasi kinerja

Alat kemajuan untuk melihat hasil kerja keseluruhan

Alat Kemajuan menampilkan jumlah tugas yang diselesaikan, belum selesai, dan melewati jatuh tempo untuk suatu proyek. Alat Laporan menampilkan semua tugas dan tugas yang Anda tetapkan untuk kolega Anda.

Pyrus

Pengaturan tugas yang mudah

Buat tugas di Pyrus dalam 1 klik

Dalam antarmuka Pyrus, pembuatan tugas adalah prioritas. Semuanya mudah dan intuitif, pelatihan karyawan jangka panjang tidak diperlukan.

Kelola tugas Anda

Penjadwal Pribadi di Pyrus: Tugas Saya dan Tugas Saya

Di Personal Scheduler, semuanya sederhana dan logis: tugas dari saya, tugas untuk saya. Ditampilkan secara aktif, secara terpisah - selesai. Seharusnya tidak ada kekacauan.

Klasifikasi tugas

Klasifikasi tugas di Pyrus: "Ditangguhkan", "Di kontrol", "Terbaru"

Sistem ini memiliki banyak fitur keren untuk bekerja dengan tugas. Dapat ditunda hingga nanti. Anda bisa mengendalikannya. Anda dapat melakukan tugas yang berulang. Penyortiran adalah berdasarkan aktivitas tugas dan waktu.

Struktur perusahaan dengan departemen

Struktur perusahaan dengan departemen di Pyrus

Sangat mudah untuk "menggambar" struktur yang jelas dengan departemen dan subdivisi. Benar, sistem hak dan akses ke tugas cukup rumit: ada administrator, pemimpin, manajer, dan akuntan.

Transparansi kerja

Tugas asing di Pyrus. Transparansi kerja

Alur kerja transparan, bahkan terlalu banyak. Anda dapat menampilkan semua tugas karyawan mana pun. Pada dasarnya tidak ada tugas pribadi. Hanya pengguna dengan hak administrator yang dapat mengatur privasi.

Evaluasi kinerja

Evaluasi waktu yang dihabiskan oleh karyawan dan tugas

Salah satu "chip" Pyrus adalah perhitungan waktu yang dihabiskan oleh setiap karyawan untuk semua tugas untuk periode waktu tertentu.

Salah

Pengaturan tugas yang mudah

Buat tugas dalam Wrike dalam 1 klik

Sistem ini juga memiliki "tombol ajaib" untuk mengatur tugas dalam bentuk tanda tambah hijau, yang sulit untuk dilewatkan. Dan di samping itu, tugas-tugas dapat diajukan dengan beberapa cara lain.

Kelola tugas Anda

Perencana pribadi di Wrike

Wrike menyediakan banyak opsi: menyalin dan mengulangi tugas, menjadikannya pribadi atau publik, menambah Favorit dan mentransfer dari proyek ke Tugas Saya. Anda dapat mengikuti tugas yang dipilih atau menyarankan rekan kerja untuk mengikuti. Tambahkan dependensi dan hubungan antara tugas.

Ada juga "chip" mereka sendiri. Mengirimkan seorang rekan pertanyaan otomatis tentang bagaimana segala sesuatunya berkembang pada tugas tersebut. Fungsi tugas perubahan massa. Tonggak adalah tugas yang digunakan sebagai tonggak untuk menandai peristiwa penting atau titik keputusan.

Klasifikasi tugas

Sortir tugas dalam Wrike

Wrike umumnya dipenjara karena proyek multi-tahap yang kompleks, tetapi rata-rata pengguna akan memiliki pemahaman yang cukup tentang di mana tugasnya dan bagaimana mengurutkannya. Penyortiran - berdasarkan tanggal, prioritas, status, kepentingan. Hanya tugas aktif atau hanya yang kedaluwarsa yang dapat ditampilkan secara terpisah.

Transparansi kerja

Tugas kolega ditampilkan dalam daftar terpisah hanya jika Anda adalah penulisnya

Tugas yang Anda percayakan terletak di bagian "Created by Me". Secara umum, transparansi dalam pekerjaan agak kurang. Anda dapat menampilkan semua tugas kolega dalam daftar terpisah hanya dengan membuat widget Anda sendiri dalam versi premium.

Evaluasi Beban Kerja Proyek

Laporan Wrike dan Evaluasi Beban Kerja

Laporan yang tersedia dalam versi berbayar memungkinkan Anda untuk melihat keadaan umum proyek dan tim, dan mereka diperbarui secara waktu nyata dengan setiap pembukaan baru. Anda dapat mengetahui bagaimana tugas terlambat dan apa yang memperlambat tim.

Ganttpro

Pengaturan tugas yang mudah

Menambahkan tugas ke proyek di GanttPro

Pada pandangan pertama, sistem ini tampaknya tidak terlalu "publik": Anda perlu memahami apa itu Gantt chart, di mana tombol untuk mengatur tugas ... Tapi tidak - tugas ditetapkan hanya dalam kerangka proyek. Tetapi jika proyek dibuat, maka tidak begitu sulit untuk melatih pengguna untuk menambahkan tugas.

Kelola tugas Anda

Tugas Saya di GanttPro

Fungsionalitas untuk mengelola tugas dalam sistem ini sangat luas. Ada "Tugas Saya" untuk karyawan, di mana semuanya sederhana dan jelas. Dan ada bagan Gantt untuk manajer dan penikmat, di mana nyaman untuk mengubah tingkat tugas, menetapkan prioritas, dependensi dan waktu, melacak kemajuan dan "memainkan" tugas yang Anda inginkan, menyeretnya tepat pada skala.

Klasifikasi tugas

Diurutkan "Tugas Saya"

Anda dapat mengurutkan tugas berdasarkan 17 parameter: tanggal pembuatan, pelaksana, prioritas, status, waktu yang dihabiskan, kemajuan, biaya ...

Struktur perusahaan dengan departemen

Karyawan dan hak dalam sistem

Struktur perusahaan yang rumit dan jelas tidak dapat dibangun, tetapi mudah untuk membuat sistem hak. Peserta hanya dapat mengerjakan tugas yang ditugaskan untuk mereka. Administrator dapat membuat proyek dan melihat biayanya.

Evaluasi Beban Kerja Proyek

Laporan GanttPro dan Evaluasi Beban Kerja

Fungsi keren GanttPro - Anda dapat menghitung biaya tugas dan proyek secara keseluruhan, tergantung pada sumber daya yang dikeluarkan. Anda dapat membuat laporan dari waktu ke waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas.

Kesimpulan:

• Di YouGile , penekanannya adalah pada manajemen tugas untuk tim yang terdiri dari 20 orang atau lebih.
• Asana memiliki fungsi terluas untuk bekerja dengan tugas-tugas yang dapat diatur baik dalam struktur papan dalam proyek maupun dalam Penjadwal Pribadi. Namun, ada kesulitan dengan hak pengguna yang berlebihan dan demokratis.
• Pyrus memiliki sejumlah besar "chip" unik, mulai dari penghitungan waktu dan tugas yang tertunda hingga membuat obrolan bot untuk tugas rutin dan berintegrasi dengan sistem internal perusahaan. Tidak ada cukup kesempatan bagi semua karyawan untuk membuat tugas pribadi.
• Wrike memiliki banyak fungsi: mengulangi tugas, mentransfer dari proyek ke penjadwal, membuat tugas tonggak (breakpoints), dan mengedit tugas secara massal. Namun, secara umum, sistem ini berfokus pada bekerja dengan proyek multi-tahap yang kompleks, dan tidak dengan tugas-tugas seperti itu.
• GanttPro memiliki banyak " trik " keren untuk eksekutif dan manajer: menghitung biaya tugas dan proyek, menghitung sumber daya yang dihabiskan, menghitung waktu, menyortir tugas dengan 17 parameter. Benar, itu membutuhkan pelatihan karyawan yang sedikit lebih lama.