Pemeriksaan Kesehatan Regu: Mengukur Kesehatan Tim

Metrik, KPI, SLA, DoD, OKR - ada banyak indikator numerik kinerja dan efektivitas tim, tetapi seringkali indikator tersebut tidak cukup untuk memahami bagaimana keadaan sebenarnya dalam sebuah tim. Apakah orang puas dengan apa yang mereka lakukan, apakah mereka bangga dengan produk mereka, apakah mereka ingin pergi ke kantor?

Squad Health Check adalah model penilaian kesehatan tim yang ditemukan oleh Spotify, dan hari ini kami akan memberi tahu Anda bagaimana kami mengukur kesehatan kami di Yandex.Money dan apa yang terjadi.

Bagaimana cara mengukur kesehatan tim?

Biasanya, manajer di perusahaan besar ingin mendapatkan ide tentang apa yang terjadi di tim pengembangan. Ini diperlukan untuk menghilangkan masalah sistemik dalam waktu, fokus pada sesuatu yang spesifik, dan mengarahkan tim ke perbaikan. Oleh karena itu, perusahaan semacam itu banyak bereksperimen dengan berbagai metode pengukuran "suhu internal". Dan ketika datang untuk menilai bagaimana keadaannya, jawabannya paling sering turun ke angka - KPI, metrik, atau menetapkan tujuan untuk periode apa pun - selama satu bulan, seperempat, enam bulan. Misalnya, berapa banyak tugas yang telah diselesaikan, berapa banyak yang masuk ke dalam simpanan, berapa banyak yang telah disimpan dan sebagainya.

Masalah dengan penilaian kuantitatif adalah bahwa mereka tidak menunjukkan apa yang ada dalam lingkup “kenyamanan psikologis” tim. Tampaknya semua tugas selesai tepat waktu, tetapi omong-omong refactoring dan penurunan signifikan dalam kualitas kode. Atau tidak ada satu pun fakap, tetapi PM mendorong tim ke dalam depresi yang mengerikan.

Ketika metodologi Scrum dikembangkan, "alat" yang bagus muncul, yang disebut retrospektif. Dalam pendekatan retrospektif, tim bertemu dan membahas apa yang berjalan baik dengan mereka dan apa yang buruk: pada kenyataannya, ini adalah harga diri tim.

Apa kerugian dari retrospektif?

• Dia memiliki rentang waktu yang kecil: tim menjawab pertanyaan "Apa yang buruk / baik terjadi selama sprint?" - tidak semua hal terlihat dari jarak sedekat itu.
• Dalam retrospeksi, banyak yang memilih untuk diam dan tidak berbicara tentang faktor negatif. Sebagai contoh, cukup sulit untuk memberi tahu manajer di muka bahwa, secara halus, ia berperilaku salah selama sprint.
• Dan akhirnya, retrospektif sering kali datang ke format "datang, mengobrol, berpisah, diulang pada pertemuan berikutnya". Tidak ada analitik atau pemecahan masalah.

Spotify guys bergerak lebih jauh: pada tahun 2014, mereka datang dengan ide seperti Squad Health Check yang menjawab pertanyaan yang tidak bisa dijawab oleh retrospektif. Pada titik tertentu, kami menemukan artikel ini dan memutuskan bahwa akan baik untuk mencoba meng-host yang sama. Kami telah melakukan proses ini tepat satu tahun, jadi inilah saatnya untuk berbagi pengalaman kami. Selanjutnya, sedikit materi dan tips praktis yang akan membantu untuk menghindari kesalahan kita.

Apa itu Pemeriksaan Kesehatan Skuadron?

Squad Health Check adalah model penilaian tim yang memungkinkan Anda untuk memahami status tim atau, dalam terminologi Spotify, kesehatan tim, dalam bentuk pertemuan umum dengan memberikan suara pada serangkaian indikator tertentu. Dengan pendekatan ini, tim secara mandiri mengevaluasi dirinya sendiri.

Ketika kami mengadakan pertemuan seperti itu, kami menjelaskan kepada tim sebagai berikut: Pemeriksaan Kesehatan Skuad = Retrospektif + Poker Perencanaan

Konsep dasar

Seperti model lainnya, SHC memiliki kosakata sendiri.

Halschek adalah Squad Health Check sendiri. Kami telah mereduksi nama besar menjadi neologisme seperti itu dan sudah terbiasa dengannya.

Indikator - pertanyaan yang harus dijawab oleh tim. Spotify menawarkan 11 indikator, kami membatasi diri hingga 10 indikator. Saya pikir lebih dari 15 sudah terlalu banyak.

Semaphore adalah penilaian yang harus diberikan oleh satu peserta. Dalam kasus kami, itu bisa merah, kuning atau hijau.

Dynamics - bagaimana keadaan indikator telah berubah dibandingkan dengan tanda centang sebelumnya. Jika ini adalah pertama kalinya Anda melakukan penilaian ini, maka sarankan untuk mengingat situasi 3-4 bulan yang lalu. Kami memiliki tiga jenis dinamika: "lebih baik", "lebih buruk", "tidak berubah". Kadang-kadang opsi yang ditawarkan: "tidak bisa dimengerti", "semua dalam lingkaran", "dalam sinusoid". Ini masalah kesepakatan.

Nilai akhir adalah kombinasi dari dinamika dan semaphore seluruh tim, atau, dengan cara yang berbeda, perasaan umum dari keadaan. Tim secara independen memilih peringkat ini selama diskusi.

Omong-omong, untuk memahami apakah perusahaan Anda telah "masuk", ada baiknya mendengarkan kata-kata apa yang digunakan orang dalam percakapan. Jika tim mulai mengatakan sesuatu dalam semangat: "Guys, kami berada di zona merah dengan indikator ini," maka setidaknya SHC tidak menyebabkan penolakan di perusahaan Anda. Dan jika diskusi yang hidup terjadi dan diskusi masalah berjalan lancar, maka helcheck berfungsi.

Langkah nomor 1: tentukan indikatornya

Situs web Spotify sudah memiliki set yang diusulkan, kami pikir, dan pada awalnya indikator kami terlihat seperti ini:

• kualitas teknis
• proses yang sesuai
• kecepatan
• tanggung jawab
• bantuan orang lain
• pelatihan
• kerja tim
• menyenangkan
• fitur dan rilis yang mudah digunakan,
• nilai produk
• misi

Namun, dalam proses kerja tim selalu memiliki pertanyaan tentang nama-nama tersebut. Misalnya, misi siapa? Misi saya sebagai pribadi, pengembang atau tim, perusahaan? Nama-nama lain juga termasuk kesalahpahaman. Karena itu, setelah beberapa waktu, kami mengklarifikasi beberapa dari mereka sehingga tim memahami dengan jelas apa itu. Kami umumnya mengecualikan satu indikator (pelatihan), karena orang selalu mengevaluasi pelatihan mereka sendiri dan seringkali tidak mungkin untuk datang ke penilaian umum tim.

Berikut daftarnya:

• kualitas teknis
• proses tim
• waktu ke pasar,
• bidak atau pemain
• bantuan orang lain
• kerja tim
• suasana tim
• proses pengembangan
• nilai produk
• misi tim.

Apakah layak untuk terus-menerus mengubah indikator atau membiarkannya tidak berubah - pertanyaan yang dapat diperdebatkan. Di satu sisi, pilihan ideal tidak akan berfungsi dengan benar pertama kali, dan pertanyaan mungkin juga muncul seperti: "Bagaimana dengan bidak?" Di sisi lain, jika pertanyaannya terus berubah, lalu bagaimana cara mengevaluasi dinamika kesehatan?

Langkah # 2: mengatur nilai ke semaphores

Warna hijau berarti bahwa situasi sesuai, tidak banyak yang perlu diubah.
Merah adalah bencana, situasinya pasti perlu diubah.
Kuning ada di antara keduanya, tidak baik atau buruk (Spotify menggunakan ungkapan "meh").

Kami berpikir bahwa para pemain di Magic: The Gathering telah mengenali simbol mana yang sudah dikenal. Ya, itu benar - untuk semafor kami mengambil tanah dasar yang akrab bagi mereka, yang dapat dengan mudah diperoleh.


Anda dapat menggunakan opsi lain (misalnya, kartu berwarna biasa), tetapi dalam kasus kami ditambahkan elemen kipas kecil yang mengatur tim ke suasana hati yang diinginkan.

Ngomong-ngomong, jika Anda pergi ke klub MTG terdekat untuk membeli tanah, maka jangan lupa untuk membeli pelindung untuk mereka, jika tidak, Anda harus membuang kartu setelah beberapa pemeriksaan kesehatan.

Langkah # 3: jelaskan setiap semaphore dan indikator

Struktur slide presentasi kami untuk helcheck adalah sebagai berikut:

• nama indikator
• deskripsi singkat / pertanyaan indikator,
• Deskripsi penilaian hijau
• Deskripsi peringkat merah.

Setiap indikator harus muncul dengan serangkaian pertanyaan untuk memastikan bahwa setiap anggota tim memahami indikator dengan cara yang sama seperti orang lain.

Di bawah ini pada slide kami menunjukkan dua situasi ekstrem: pasti hijau dan pasti merah. Kami memutuskan untuk tidak menggambarkan semafor kuning: ini adalah posisi rata-rata pada skala ketika sulit untuk bersandar ke zona merah atau hijau.

Misalnya, pada awalnya pertanyaan untuk indikator Kerja Tim tampak seperti ini: “Apakah kita tim atau tidak? Apakah kita saling mendengarkan dan membantu? Bisakah kita masing-masing secara terbuka mengekspresikan pendapat kita? ”

Kemudian kami menyadari bahwa kami melakukan kesalahan - indikatornya memiliki terlalu banyak pertanyaan, sehingga orang sering melemparkan kartu kuning. Sebagian besar berdebat seperti ini: “Ya, seperti kami adalah sebuah tim. Ya, kami agak saling mendengar dan membantu, tetapi di sini tidak diterima untuk mengungkapkan pendapat kami secara terbuka, saya akan memberi tanda kuning. " Sebagai hasilnya, kami sangat menyederhanakan pendekatan ini dan sekarang mencoba untuk mengajukan satu pertanyaan spesifik.

Akibatnya, pertanyaan tentang tim berubah menjadi: "Apakah kita bekerja sebagai satu tim?" Semaphores dijelaskan demikian.


Yang paling tidak bisa dipahami oleh tim adalah indikator "Tanggung jawab". Pertanyaannya adalah: "Apakah kita bertanggung jawab atas keputusan kita, untuk produk kita dan untuk layanan kita?" Kemudian aliran klarifikasi dimulai: "Untuk keputusan mana yang harus bertanggung jawab? Saya selalu bertanggung jawab atas kode yang saya tulis. Apa pertanyaannya? ”Ternyata di semaphore hijau, orang-orang mencerminkan tanggung jawab atas keputusan mereka sendiri, dan dalam warna merah mereka melihat situasi yang sama sekali berbeda: solusi dari rencana triwulanan.


Mereka mulai berpikir: apa yang ingin kita ketahui secara umum? Kami melihat bahwa Spotify memiliki indikator serupa yang disebut "Pion atau pemain". Awalnya, kami membuang formulasi seperti itu, memutuskan bahwa hal-hal serius perlu diselesaikan, dan kemudian beberapa pion. Namun, ternyata kami memikirkan hal ini, tetapi tidak dapat mengartikulasikannya secara eksplisit: "Apakah tim merasa memengaruhi sesuatu atau diputuskan oleh orang lain."


Anda dapat melihat daftar lengkap indikator di sini - ini adalah presentasi minimalis yang kami tunjukkan pada helcheck kami. Anda dapat mengambil dan menggunakannya sebagaimana adanya, tetapi pengalaman kami telah menunjukkan bahwa bahkan setiap tim memiliki spesifikasi sendiri dan lebih baik untuk menyesuaikan indikator dan semafor agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Langkah nomor 4: temukan orang yang tidak tertarik

Selain tim itu sendiri, pertemuan harus dihadiri oleh orang yang akan bertindak sebagai pemimpin dan moderator diskusi. Dianjurkan juga untuk memanggil sekretaris untuk rapat - ini adalah orang yang menuliskan semua poin utama (bukan pada perekam, tetapi langsung di laptop).

Untuk mencapai jawaban yang paling jujur, fasilitator dan sekretaris harus relatif tidak tertarik. Bayangkan Anda datang ke pertemuan sebagai sebuah tim, dan direktur TI atau SDM bertanya kepada Anda, "Apakah kita tim atau tidak?" Dan tim akan segera ingin menjawab karena itu akan benar, dan tidak seperti yang mereka pikirkan.

Ketika semua persyaratan yang diperlukan ditemukan, kami memutuskan untuk mencoba. Selanjutnya tentang bagaimana pertemuan di Yandex.Money diadakan secara langsung.

Langkah nomor 5: mengadakan rapat dan mengumpulkan hasilnya

Temui layak hidup. Ya, pernyataan ini dalam semangat kapten bukti, tetapi pada tahap persiapan untuk helschek ada proposal untuk membuat bot untuk memilih atau menggunakan profil. Kiat: jangan lakukan ini.

Untuk rapat, kami memilih ruang rapat yang nyaman di mana selalu ada TV atau proyektor (untuk slide), serta papan penanda atau flip chart (untuk hasil perekaman).

Juga, kami tidak menyarankan peserta untuk membawa laptop. Kami menggunakan satu laptop saja untuk menampilkan presentasi dengan indikator dan semaphore.



Bagaimana penilaiannya? Indikator ditampilkan dan semaphore dijelaskan, tuan rumah bertanya: "Apakah semuanya jelas?" - lalu suara dilanjutkan. Buta. Ini diperlukan untuk tingkat efek kerumunan atau efek halo.



Kemudian kartu-kartu itu "terungkap", dan tim mulai berdiskusi. Pada saat ini, sekretaris harus menuliskan komentar kunci dari para peserta cek. Tanpa komentar, kadang-kadang sulit untuk memahami mengapa tim memberi enam peringkat hijau, tetapi yang terakhir tiba-tiba menjadi kuning.



Akibatnya, di papan penanda:

• jumlah kartu dari setiap warna dicatat,
• tanda akhir dilingkari - dengan suara bersama tim memutuskan warna mana yang akan dipilih sebagai final,
• dan hasil dinamika ditulis dalam kolom terpisah.

Ternyata kira-kira sebagai berikut:



Jika Anda dengan hati-hati melihat gambar di atas, Anda dapat melihat bahwa meskipun tim berada di zona kuning (sebagian besar lingkaran dilingkari), dinamikanya naik - ini mengatur suasana hati yang optimis.

Langkah 6: menganalisis data

Setelah serangkaian pertemuan pertama dengan tim, banyak foto ini dapat terakumulasi:



Kemudian kita mendigitalkan semua ini ke dalam pertemuan kita:



Sebagai hasilnya, kami memasukkan hasil untuk semua tim di tabel ringkasan:



Setelah langkah ini, ada poin penting. Secara umum, seluruh Pemeriksaan Kesehatan Skuat adalah tentang mengevaluasi tim di dalam. Tak perlu dikatakan, beberapa tim memiliki sesuatu yang lebih baik dan lebih buruk. Kami melihat apa yang kami lakukan, bukan menyalahkan hasilnya. Jika tim memberi tanda merah - sangat baik, itu berarti tim sadar bahwa ia memiliki masalah.

Apa yang harus dilakukan selanjutnya?

Menurut indikator kami, semua masalah dapat dibagi menjadi 4 jenis:



Jika para pria mengatakan bahwa mereka memiliki masalah dalam memahami produk apa yang mereka buat, apa tujuan keberadaan tim, maka kami memiliki masalah di bidang produk. Dalam hal ini, Anda harus berkomunikasi dengan manajer produk, menunjukkan kepada mereka bahwa tim tidak memahami tujuannya.

Jika masalahnya adalah indikator "kerja tim" atau "atmosfer", maka mungkin Anda harus mencoba mengubah komposisi tim. Pergi ke HR dan katakan: "Kami punya masalah, orang tidak mau pergi bekerja" ... Kebetulan orang tidak cocok, dan itu normal.

Jika sebuah tim memberi tanda bahwa mereka memiliki banyak warisan, beberapa proses lama, ini juga merupakan sinyal bagi bisnis bahwa tim harus menangguhkan sedikit fitur kelontong dan memberi mereka waktu untuk melakukan refactoring.

Yang terbaik adalah mengundang tim untuk bertemu dan melakukan retrospektif pada masalah yang bermasalah setelah helcheck. Beri anak-anak kesempatan untuk mencoba mengubah sesuatu sendiri.

Beberapa tips praktis

Beberapa hal tidak selalu jelas, dan kami mencapainya hanya dengan waktu. Kami berbagi dengan Anda pekerjaan kami tentang bug:

• Jangan membuat terlalu banyak indikator. Sepuluh adalah jumlah optimal. Jika Anda dapat mempersingkat menjadi tujuh, lakukan tujuh. Lebih dari 12 sudah terlalu banyak.
• Hubungi sekretaris. Panggil orang yang akan merekam apa yang terjadi. Sebagai contoh, kami menulis dalam obrolan dan bertanya: "Teman-teman, siapa yang ingin merekam?" Sebuah penemuan mendadak yang disukai banyak orang untuk melihat bagaimana kinerja tim, untuk menjadi pengamat yang terpisah.
• Waktu optimal: 1,5-2 jam. Kurang - tapi jangan paham. Dan jika Anda mendapatkan lebih dari dua jam, pastikan untuk beristirahat sejenak. Saya membuat rehat kopi setelah indikator kelima.
• Bertemu setidaknya sekali setiap enam bulan. Kalau tidak, banyak air akan bocor, dan akan sangat sulit untuk membandingkan bacaannya. Sebulan sekali - sering. Setahun sekali - tim mungkin punya waktu untuk melupakan apa yang terjadi pada mereka 12 bulan lalu.
• Satu indikator - satu pertanyaan. Atau dua, tetapi sangat terhubung satu sama lain. Jangan mencoba memasukkan banyak pertanyaan ke dalam satu indikator, tinggalkan yang paling penting.
• Tanda merah adalah normal. Tidak perlu menempatkan KPI pada kenyataan bahwa seharusnya tidak ada tanda merah. Saya ulangi bahwa ini adalah harga diri tim. Inilah yang dirasakan oleh orang-orang itu sendiri. Dan jika Anda kemudian menghukum mereka, maka lain kali mereka akan menempatkan semua hijau. Dan apa yang harus dilakukan?

Jika Anda memiliki banyak tim dan Anda akan melakukan pemeriksaan HELSEC, maka seiring waktu Anda harus mendelegasikan penilaian kepada beberapa orang. Apa yang harus dilakukan

• Pertama, Anda perlu memilih orang yang cocok dengan kriteria dis bunga.
• Ajari mereka semua poin di atas :) Pada beberapa pemeriksaan kesehatan, mereka bisa menjadi sekretaris dan menulis komentar.
• Dan kemudian biarkan mereka menghabiskan pemeriksaan kesehatan pertama mereka, dan Anda akan menjadi sekretaris. Jadi Anda bisa melihat semuanya berjalan baik.

Alih-alih output

Squad Health Check sebenarnya adalah hal yang sangat sederhana. Model ini tidak memerlukan sesuatu yang istimewa, kecuali bahwa Anda perlu mendapatkan tanah dasar MTG :) Oleh karena itu, kami memperbaiki algoritme lagi:

1. Tentukan indikator.
2. Ada rapat
3. Kumpulkan hasilnya.
4. Analisis data.