Pada bulan Desember tahun lalu, sebagian besar perusahaan komersial dan lembaga pemerintah menyelesaikan proses pengembangan dan koordinasi rencana bisnis untuk tahun mendatang. Seseorang telah membentuk rencana optimis, seseorang telah direasuransikan untuk keadaan eksternal yang tidak terduga, dan seseorang telah bersiap untuk skenario terburuk. Tingkat penjabaran rencana untuk semua juga berbeda - beberapa hanya terbatas pada angka-angka paling umum tentang pendapatan dan pengeluaran, sementara yang lain merinci setiap artikel secara terperinci. Tetapi bahkan rencana yang berkualitas tinggi dan terperinci hanyalah setengah dari pertempuran. Agar rencana dapat berfungsi sebagai bagian integral dari sistem manajemen yang efektif, penting untuk memastikan pemantauan rutin terhadap pelaksanaan rencana.
Dan bukan hanya kontrol angka, tetapi pemantauan efektivitas kerja berbagai pemimpin di belakang setiap angka. Dalam kasus yang paling sederhana, kontrol seperti itu adalah sidang reguler laporan manajer tentang penyimpangan paling signifikan dari hasil aktual dari yang direncanakan. Dengan analisis selanjutnya dari alasan dan pengembangan tindakan yang diperlukan untuk waktu dekat. Ini, pada kenyataannya, adalah esensi dari sistem manajemen organisasi yang efektif dari berbagai ukuran dan kompleksitas berdasarkan akuntansi manajemen.
Tetapi jika dalam organisasi kecil, akuntansi manajemen hanya dapat ada di kepala manajer, maka dari tingkat organisasi menengah hampir tidak mungkin dilakukan tanpa teknologi informasi modern. Tetapi seperti yang terjadi dalam kehidupan, teknologi informasi yang sama ini seringkali hanya menciptakan ilusi efektivitas proses akuntansi manajerial. Tampaknya semua peserta dalam proses, ada lautan data analitik yang tersedia melalui Internet secara real time, tetapi untuk situasi tertentu, paling sering Anda harus melakukan perhitungan tambahan, memutar dan menggabungkan data akuntansi secara berseni. Semua ini terjadi karena arsitek sebagian besar sistem akuntansi manajemen difokuskan terutama pada spesifikasi akuntansi, daripada perencanaan.
Saya akan jelaskan. Secara tradisional, proses otomasi di organisasi mana pun dimulai dengan akuntansi dan janji di masa depan untuk terhubung ke perencana sistem yang telah lama duduk di Excel mereka dan mempertimbangkan sesuatu di sana. Pertama-tama, proses memasukkan dokumen-dokumen primer dengan orientasi ke sistem akuntansi pajak dan statistik negara secara otomatis, sehingga tidak membayar pajak tambahan, tetapi tanpa mendapatkan denda untuk penggelapan pajak. Selain itu, sistem kodifikasi dokumen primer dalam konteks fitur analitik yang digunakan oleh perencana, meskipun secara teori memang ada, tetapi dalam praktiknya akuntan biasa memperlakukannya dengan sangat ceroboh, sering membingungkan fitur analitik tertentu, dan kadang-kadang tidak cukup mengisinya (setelah semua, pada pajak akuntansi ini tidak tercermin dengan cara apa pun!).
Akibatnya, setelah beberapa waktu, perencana untuk menghasilkan laporan tentang implementasi rencana yang direncanakan sebelumnya dipaksa untuk secara independen terhubung ke sistem akuntansi dan dalam mode semi-manual membuat pilihan dalam konteks analis yang diperlukan. Pada saat yang sama, praktis tidak berguna untuk memaksa akuntan mengisi formulir Excel sendiri, karena formulir ini harus diperiksa ulang dalam hal apa pun, yang akibatnya tidak akan mengarah pada pengurangan, tetapi pada peningkatan waktu yang dihabiskan untuk menyiapkan data yang diperlukan.
Pada tahap ini, ada percabangan dalam pengembangan lebih lanjut dari sistem otomasi akuntansi manajemen. Jika manajemen perusahaan tidak terlalu tertarik pada teknologi informasi, maka proses otomasi berakhir pada akuntansi. Jika tidak, sistem perencanaan yang agak bengkok disekrup ke sistem akuntansi, yang tidak memberikan fleksibilitas yang diperlukan, akibatnya para perencana hanya menambah beban, karena mereka terus melakukan perhitungan yang paling penting di Excel, dan kemudian mengunggahnya ke sistem umum.
Apa yang dapat dilakukan perencana biasa dalam organisasi biasa hari ini untuk meningkatkan posisinya? Satu-satunya cara yang mungkin saat ini adalah mentransfer perhitungan dari Excel ke platform pemodelan ekonomi berbasis cloud JetCalc, konsep dasar yang diuraikan dalam artikel "Apakah ada alternatif untuk Excel di bidang penganggaran dan intelijen bisnis" di
habr.com/en/post/421163 . Apalagi pemindahannya sendiri tanpa keterlibatan karyawan departemen TI. Berikut ini adalah urutan langkah-langkah kasar untuk mengimplementasikan JetCalc di organisasi Anda untuk para perencana ini.
Kondisi pertama dan utama adalah penunjukan orang yang bertanggung jawab yang akan mengawasi implementasi JetCalc di seluruh organisasi dan memastikan koordinasi kegiatan semua departemen sebagai bagian dari proses ini. Judul pekerjaan adalah CEO JetCalc. Administrator JetCalc utama harus ditunjuk atas perintah organisasi, yang selain menentukan orang yang bertanggung jawab juga menyetujui aturan kerja dalam sistem JetCalc. Isi urutan model dapat ditemukan di
www.jetcalc.ru/?page_id=423 .
Harus ditekankan di sini bahwa administrator kepala JetCalc bukanlah posisi teknis, tetapi organisasi. Oleh karena itu, hanya pemimpin otoritatif dalam organisasi dari blok keuangan dan ekonomi yang fasih dalam spesifik bisnis dan perencanaan ekonomi dapat ditunjuk untuk posisi ini. Idealnya, ini harus menjadi kepala atau wakil kepala unit perencanaan dan ekonomi organisasi. Pada saat yang sama, untuk tingkat pengetahuan teknologi informasi, pengguna Excel yang percaya diri sudah cukup. Jika tidak ada pemimpin seperti itu dalam organisasi, maka implementasi JetCalc selanjutnya menjadi tidak berarti bahkan jika konsultan eksternal terlibat.
Langkah selanjutnya adalah penggambaran otoritas yang jelas antara departemen ekonomi dan TI. Anda harus segera menunjukkan dengan jelas bahwa departemen TI sama sekali tidak dapat mengganggu masalah metodologi. Tugas mereka adalah menempatkan kode program JetCalc di server organisasi dan memastikan akses tanpa gangguan ke sana melalui Chrome atau Yandex. Browser Internet browser (yaitu, pada mesin V8), serta melakukan tugas layanan standar dengan database dan sistem operasi server.
Langkah penting selanjutnya adalah menunjuk JetCalc yang bertanggung jawab untuk setiap area fungsional di organisasi induk (administrator JetCalc di lapangan) dan setiap unit yang terpisah secara geografis (administrator JetCalc untuk perusahaan). Dan juga dari kalangan karyawan profil, dan bukan spesialis IT. Melalui para spesialis ini, di masa depan, semua pekerjaan organisasi akan dilakukan atas interaksi kepala administrator JetCalc dengan unit-unit fungsional dan terpencil secara geografis. Tugas utama para spesialis ini adalah menyediakan akses ke JetCalc kepada karyawan divisinya, serta koordinasi dan interaksi dalam hal-hal metodologis (terutama struktur laporan manajemen) dan sifat organisasi.
Setelah Anda mulai, Anda harus segera memperhatikan klasifikasi peran dan kelalaian yang tepat yang menyediakan akses ke berbagai fungsi dan dokumen dalam sistem JetCalc. Anda dapat membaca lebih lanjut tentang keamanan JetCalc dalam dokumentasi di
leossnet.gitbook.io/jetcalc/chapter1 . Saat menyiapkan sistem keamanan, keseimbangan harus dicapai antara fleksibilitas konfigurasi (banyak peran dan kelalaian) dan pengendalian sistem (beberapa peran dan kelalaian).
Proses mentransfer spreadsheet Excel ke platform JetCalc harus dimulai dengan daftar pendek laporan utama yang terutama berisi data mentah. Sebagai contoh, kami dapat merekomendasikan dokumen pelaporan berikut:
- neraca;
- melaporkan hasil keuangan;
- pergantian pajak dan pembayaran;
- melaporkan biaya produksi dan penjualan.
Berdasarkan laporan ini, Anda dapat menghasilkan laporan yang agak menarik tentang arus kas secara tidak langsung, serta banyak indikator keuangan.
Pada tahap implementasi bentuk awal pelaporan manajemen, tugas utamanya adalah mengembangkan keterampilan berikut:
- Memastikan komparabilitas data yang direncanakan dan aktual untuk setiap artikel dari setiap laporan.
- Formulasi untuk setiap artikel dari deskripsi algoritma untuk pembentukan nilai yang direncanakan, serta sumber dan metode menghasilkan data aktual. Informasi ini dapat ditempatkan pada tab Dokumentasi dari dokumen terkait di JetCalc.
- Pengembangan titik kontrol untuk setiap dokumen, memberikan verifikasi data yang direncanakan dan aktual dimasukkan ke dalam sistem (untuk lebih jelasnya lihat leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/kontrolnie-tochki ).
- Pengembangan tajuk laporan analitis yang dapat disesuaikan untuk setiap dokumen, memungkinkan Anda untuk dengan cepat menghasilkan representasi yang diperlukan dari data analitik (untuk perincian lebih lanjut lihat leossnet.gitbook.io/jetcalc/soderzhimoe-dokumenta/zagolovki ).
- Menyiapkan sistem penguncian dokumen melalui mana kontrol disiplin eksekutif dipastikan (untuk lebih jelasnya lihat leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/sistema-blokirovok ).
Penyesuaian awal dokumen harus diatur dalam unit perencanaan dan ekonomi, bahkan jika dokumen ini khusus untuk unit lain. Misalnya, laporan tenaga kerja atau produksi. Selanjutnya, setelah akumulasi pengalaman, dimungkinkan untuk menyelenggarakan pelatihan bagi karyawan departemen lain untuk memastikan standarisasi pendekatan untuk pembuatan dokumen dan kodifikasi indikator individual.
Dalam unit perencanaan dan ekonomi, pekerjaan menyiapkan dokumen harus dibagi menjadi dua tingkat kompleksitas dengan tingkat akses yang sesuai:
- Tingkat dasar yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan hanya baris dokumen. Dalam hal ini, header dokumen dipilih dari daftar yang dibuat sebelumnya. Ini adalah akses default yang diberikan kepada semua karyawan unit yang memiliki komputer.
- Tingkat lanjutan yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan garis dan tajuk dokumen, serta melakukan pengaturan di seluruh sistem. Akses ini diberikan kepada satu atau dua karyawan yang memiliki keterampilan komputer yang baik dan, yang paling penting, mengetahui spesifikasi bisnis dan memiliki catatan akuntansi setidaknya pada tingkat kepala akuntan sebuah perusahaan kecil. Pengetahuan akuntansi sangat penting untuk awalnya mengatur struktur dan formula dokumen.
Untuk mengkonsolidasikan keterampilan penyetelan dan penggunaan selanjutnya dari JetCalc, dua siklus triwulanan menghasilkan rencana dan laporan sudah cukup. Di sini diasumsikan bahwa rencana dibentuk untuk kuartal mendatang, dan faktanya dikumpulkan setiap bulan. Paket bulanan dihitung sebagai sepertiga dari paket triwulanan. Setiap bulan, unit perencanaan dan ekonomi menganalisis implementasi rencana dalam urutan kerja, tetapi laporan triwulanan diajukan untuk dipertimbangkan oleh manajemen puncak organisasi.
Setelah mempraktikkan keterampilan pengaturan JetCalc dasar, Anda dapat mulai memperluas daftar laporan manajemen. Harus diingat bahwa jika formulir pelaporan yang diatur pada tahap awal berisi jumlah kesalahan metodologi minimum, karena didasarkan pada formulir pelaporan yang diatur, maka bentuk pelaporan manajemen internal kemungkinan besar akan sangat berbeda. Dalam kasus terbaik, akan ada perbedaan antara nomenklatur artikel di departemen yang berbeda, dan dalam kasus terburuk, perbedaan sulit dipahami dalam algoritma untuk menghitung artikel yang sama di departemen yang berbeda.
Dalam pendekatan klasik untuk otomatisasi, segera sebelum membuat dokumen baru, pesanan harus diberlakukan dalam akuntansi dan pelaporan. Durasi tahap ini bisa sangat signifikan, yang dapat menjadi hambatan yang tidak dapat diatasi untuk otomasi kompleks. Di JetCalc, momen ini diterapkan dengan cara yang sedikit berbeda. Konsep membangun ketertiban tidak hilang. Tetapi setiap iterasi dari “mengatur segala sesuatunya - otomatisasi” direduksi bahkan bukan ke dokumen yang terpisah, tetapi ke baris dokumen yang terpisah. Ini secara drastis mengurangi waktu untuk setiap iterasi. Selain itu, dari luar, sepertinya proses otomatisasi terus menerus dengan urutan pemulihan simultan.
Pendekatan ini diimplementasikan sebagai berikut. Awalnya, dokumen pelaporan dibuat "sebagaimana adanya", yaitu, bagaimana dokumen itu disediakan oleh unit pelaporan. Kemudian, titik kontrol diatur dalam dokumen ini, yang menghubungkan rasio kontrol dari beberapa indikator dokumen ini dengan indikator dokumen lainnya. Ketika dokumen ditambahkan, pos-pos pemeriksaan ini bisa menjadi semakin banyak.
Penting untuk menekankan bahwa mekanisme pos pemeriksaan di JetCalc terkait erat dengan sistem penguncian dokumen, yang menentukan tingkat kesiapan data yang dimasukkan dari dokumen pelaporan. Ini bisa berupa penyelesaian entri data oleh unit pelaporan, atau penyelesaian verifikasi data yang diterima oleh unit pengendali. Dalam hal ini, perubahan dalam status dokumen dicatat berdasarkan tanggal dan pengguna. Juga untuk grup dokumen, Anda dapat menetapkan tenggat waktu untuk penyerahan laporan, yaitu, tanggal terakhir dokumen diblokir untuk unit pelaporan. Jika dokumen diblokir setelah tanggal pelaporan, dokumen tersebut dianggap tidak dikirimkan tepat waktu dengan kemungkinan mengambil tindakan disipliner terhadap orang yang bertanggung jawab.
Jadi disini. Jika dokumen memiliki titik kontrol tertutup, maka dokumen tidak dapat diblokir dan, karenanya, melaporkannya tepat waktu. Satu-satunya cara untuk mengunci dokumen adalah dengan membuat perubahan pada data pelaporan sehingga titik kontrol bertemu. Pada saat yang sama, sama sekali tidak menakutkan bahwa dalam beberapa bulan setelah menambahkan formulir pelaporan baru, data dapat dengan mudah disesuaikan selama titik kontrol bertemu. Hanya saja seiring berjalannya waktu, bahkan mulai mencapai manipulator yang paling keras kepala, yang jauh lebih mudah untuk memulihkan ketertiban dalam akuntansi utama daripada menyesuaikan data untuk mengontrol poin setiap kali. Memang, ketika jumlah titik kontrol meningkat, kecocokan seperti itu menjadi semakin sulit.
Dalam praktiknya, setelah menambahkan formulir pelaporan baru, dibutuhkan 1-2 tahun untuk menata akuntansi bidang utama ke arah tertentu. Dari periode ini, satu tahun penuh dihabiskan untuk mewujudkan keniscayaan dalam membangun akuntansi dan menerapkan perubahan yang diperlukan dari tahun keuangan baru, termasuk membuat perubahan pada kebijakan akuntansi dan pajak.
Pada saat yang sama, dalam proses penetapan tata tertib dalam akuntansi, cukup sering muncul situasi tentang perlunya membuat perubahan pada struktur formulir pelaporan tertentu dengan penyesuaian data yang tak terhindarkan untuk periode sebelumnya. Di JetCalc, tugas ini diselesaikan dengan relatif mudah dan cepat dengan bantuan mekanisme auto-rolling.
Untuk ini, satu atau lebih baris baru awalnya dibuat, yang dikecualikan dari perhitungan total. Untuk baris ini, rumus pemompaan otomatis dikonfigurasikan, yang tidak hanya secara otomatis menghitung nilai menurut rumus, tetapi juga menyimpan hasil perhitungan ini dalam database. Setelah merekonsiliasi nilai, termasuk menggunakan garis rumus, garis dengan rumus untuk pemompaan otomatis menonaktifkan rumus, sebagai hasilnya, garis ini menjadi utama. Selanjutnya, garis-garis ini menghilangkan tanda pengecualian dari total. Dan pada akhirnya, garis lama dihapus.
Dengan cara ini, pemurnian data analitis secara bertahap dipastikan, sambil mempertahankan komparabilitas tahun-tahun sebelumnya dengan data dari periode pelaporan. Saya ingin membuat reservasi segera bahwa dalam kasus ini mungkin ternyata kesesuaian struktur dokumen untuk tahun-tahun sebelumnya dengan bentuk pelaporan akuntansi dan akuntansi lainnya dilanggar. Sebenarnya, ini bukan kejahatan besar, karena sistem JetCalc sebagian besar berfokus pada masa depan, dan bukan pada penggalian di masa lalu. Dan dari sudut pandang ini, komparabilitas data masa lalu dengan data saat ini saat ini jauh lebih penting daripada kepatuhan data masa lalu dengan formulir pelaporan yang ketinggalan zaman. Dalam kasus yang ekstrem, Anda dapat membuat bentuk pelaporan yang ketinggalan zaman, menautkan rumus ke semua lini dengan garis pelaporan saat ini.
Dengan demikian, secara bertahap, selangkah demi selangkah selama 3-4 tahun, adalah mungkin untuk menciptakan sistem akuntansi manajemen yang efektif yang akan mencakup semua aspek signifikan dari kegiatan ekonomi organisasi. Tentu saja, Anda dapat melakukannya lebih cepat, tetapi di sini semuanya bersandar pada berbagai ketakutan pemain lokal yang akan menyabot dengan cara apa pun setiap perubahan serius dalam pekerjaan mereka. Oleh karena itu, yang paling efektif dari praktik adalah yang disebut creeping automation, ketika pada setiap langkah fungsi yang relatif kecil diperkenalkan yang tidak menimbulkan kekhawatiran serius bagi para pemain, dan bahkan kadang-kadang memfasilitasi pekerjaan mereka sendiri.
Sebagai kesimpulan, saya ingin menekankan bahwa platform JetCalc didistribusikan di bawah lisensi MIT dan dapat digunakan secara gratis tidak hanya untuk membuat sistem akuntansi manajemen Anda sendiri, tetapi juga untuk penyediaan layanan berbayar untuk otomatisasi kegiatan manajemen. Arti dari model perizinan ini adalah bahwa bisnis yang serius dan pemerintah sendiri tidak perlu otomatisasi. Bisnis dan pemerintah membutuhkan jaminan manfaat nyata yang hanya dapat diberikan oleh para profesional dalam kerangka perjanjian komersial yang menentukan jaminan bersama ini. Dan di sini, pengembang platform JetCalc dan mitra resmi mereka keluar dari persaingan.