Por que as conferências técnicas parecem tão caras?

O preço médio do ingresso para um TechCrunch Disrupt é de US $ 2.000 a 3.000, e o Ad Tech custa US $ 1.500 para visitá-lo. Uma quantidade enorme, especialmente em nossos tempos difíceis. Obviamente, nem todas as conferências técnicas custam tanto. Para muitos deles, o preço é muito acessível e geralmente começa em US $ 200. Mas mesmo a esse preço, pode parecer para muitos que os organizadores estão obtendo lucros extras. Vamos tentar descobrir juntos, é isso?




Vejamos o ingresso como um investimento. As conferências são uma maneira de construir com competência a reputação e a imagem da empresa. As conferências são especialmente produtivas na presença de tipos complexos de serviços e produtos, quando todas as informações necessárias não podem ser refletidas na publicidade.

Na conferência, os participantes podem se comunicar e trocar pontos de vista, e sua principal tarefa é obter um resultado positivo da comunicação comercial. Portanto, é muito importante para a empresa organizadora que as conferências sejam bem-sucedidas.
Organização de uma conferência é a organização de um evento de um determinado assunto, que segue metas e objetivos claros. Dependendo do público, do significado e da duração profissional, eles têm características próprias que devem ser levadas em consideração.

É bastante simples organizar uma reunião barata e não cara para 10 pessoas. Ocupe uma sala de conferência ou escritório em seu escritório e você poderá levar alimentos e bebidas de um supermercado próximo e tudo correrá bem. Geralmente é assim que as mitaps são organizadas.

É mais difícil organizar uma reunião para cem pessoas. Você precisa encontrar um lugar com uma sala de banquetes. Universidade? Sala de conferências do hotel? Sorte se você alugar não é caro. Eles já devem ter cadeiras, portanto não há necessidade de gastar dinheiro com elas. A comida ainda é mais simples, mas mais difícil de transportar e servir. Aqui você precisará de voluntários e talvez de funcionários.

Com mil visitantes, tudo será muito mais sério. É improvável que seja possível encaixá-los na sala de conferências média do hotel, portanto você terá que alugar espaços para eventos ou o pavilhão de eletrificação no VDNH. Sinais adicionais, publicidade, marketing, funcionários - tudo isso é um desperdício de dinheiro, que também está incluído no preço do bilhete.
Organizar um evento para 10 mil pessoas e mais? Em seguida, procure algo semelhante ao Los Angeles Convention Center. Basta pensar com antecedência, porque nesses locais a maioria das datas é reservada com um ano de antecedência. Os preços das organizações voam para a estratosfera, como os foguetes Elon Mask. Basta pensar em uma garrafa de água por cinco dólares!
É assustador imaginar quais seriam os preços se fossem organizados por uma empresa. É bom que parceiros de uma esfera sejam atraídos para esses eventos. Afinal, do que fazer tudo sozinho, é mais fácil se reunir e organizar tudo juntos. As grandes conferências de tecnologia são um local para a comunicação comercial e a atração de novos clientes e o estabelecimento de conexões / relacionamentos, e quanto mais elas são, mais oportunidades / maior potencial elas terão.
Qual é o custo do ingresso?

Cada conferência tem um ponto de equilíbrio quando a conferência como um todo passa do prejuízo líquido para o lucro líquido. Quanto mais altos os seus preços, mais cedo chegará o ponto de equilíbrio.
Vamos dizer francamente que a conferência, que vendeu apenas 60% dos ingressos, é um desastre para os organizadores, porque o ponto de equilíbrio ainda não foi alcançado. Na maioria das vezes, todos os lucros consistem nos últimos 20-35% dos ingressos vendidos. O restante simplesmente serve como pagamento por itens fixos, como instalações, funcionários, alimentação, palestrantes etc.

Organizar uma nova conferência é um empreendimento arriscado. Você nunca sabe o quão bem os ingressos serão vendidos. Assim, ao organizar uma nova conferência, você assume que venderá de 60 a 75% de todos os ingressos e, ao mesmo tempo, deseja obter pelo menos uma renda modesta. Isso torna os preços dos ingressos muito mais altos do que poderiam ser; não por ganância, mas simplesmente por um desejo de se proteger de uma possível queda nas vendas. Se a conferência foi bem-sucedida, mesmo com esse preço um pouco caro demais, no próximo ano você poderá solicitar o mesmo preço, pois é óbvio que há pessoas dispostas a pagar.

"Aluguei uma sala, liguei para os alto-falantes, espalhei o Wi-Fi e pronto", pensará um visitante inexperiente. No entanto, nem tudo é tão simples quanto parece à primeira vista. Vejamos como estão os preparativos para a conferência.

Como as pessoas descobrem sua conferência? Se você não falar sobre ela, não saberá. Precisa de publicidade, por exemplo, em portais temáticos e de informação. Os ingressos para esses eventos tecnológicos raramente são vendidos nas bilheterias do State Concert, então você precisa organizar a venda dos ingressos online. Onde vamos organizá-lo? É isso mesmo, no seu site, onde todas as informações sobre a conferência serão detalhadas. Ou através de serviços especiais, que também não esquecerão de cobrar uma comissão por seus serviços.

Geralmente, as conferências envolvem apresentações com relatórios temáticos. É ótimo se você conhece uma dúzia de bons palestrantes que estão prontos para fazer apresentações interessantes e falar. Mas as pessoas precisam ser atraídas por algo fora do padrão, por exemplo, um orador conhecido ou um profissional no tópico da conferência. E precisa ser colocado, alimentado e, no final, pago.

O próximo da lista é o aluguel de instalações e sua preparação para o evento. Nem todos puderam comparecer, por isso seria bom organizar uma transmissão on-line da conferência. Essa também é uma oportunidade de gravar um disco, que pode ser vendido para quem não teve tempo de participar do evento. Elaborar um mapa e montar estandes de parceiros, para que ninguém se ofenda. Planeje uma programação de discursos, levando em consideração os desejos dos usuários, porque algumas pessoas desejam acessar alguns relatórios e outros, e você não pode ir ao mesmo tempo. E não se esqueça de reservar um tempo para treinar e master classes!
As pessoas querem comer - precisamos de jantares. As pessoas têm sede - água e café. No final, as pessoas precisam de acesso sem fio! A propósito, por que é tão lento? Provavelmente salvo novamente ...

Configuração e proteção de conexões com a Internet, juntamente com segurança geral das informações. Isso inclui a proteção do site e do banco de dados de visitantes, porque ninguém gostaria de receber spam duvidoso depois de visitar uma conferência.

Nos traços de relatório para relatório, você raramente consegue estabelecer laços comerciais. O After Party aumentará a imagem da conferência como um todo e ajudará os participantes a fazer novos conhecidos. A organização deste evento geralmente é um plano separado e leva nada menos que a própria conferência.

E isso é só o topo do iceberg. Você acha que participar de um evento bem organizado é muito caro?
Resumir. A organização de uma conferência técnica lembra um jogo de azar, onde há todas as chances de fracasso. Como em qualquer negócio, a experiência anterior e a destreza são importantes aqui para maximizar seu lucro, o que provavelmente não excederá nem a metade.

Pense nisso na próxima vez em que reclamar do preço dos ingressos.

Source: https://habr.com/ru/post/pt384891/