📝 🎲 👨‍🏭 Visão geral da solução de gerenciamento de impressão 🕞 👶🏻 🌇

Olá Giktayms! A solução para os problemas associados à criação e fornecimento de infra-estruturas de impressão corporativa começa com o monitoramento. O rastreamento do status dos dispositivos de impressão é altamente recomendado, mesmo que a empresa seja pequena e todas as suas necessidades sejam atendidas por uma única MFP compartilhada em rede. Mesmo nessa situação, um dia você pode ficar sem uma impressora, procurando maneiras de reparar "de fato". Se a organização possui uma infraestrutura completa de várias (10 ou 100) impressoras e MFPs, a auditoria dessa frota não é uma tarefa fácil. E aqui você não pode prescindir de soluções e serviços especiais de software , que serão discutidos sob o corte.

Segundo analistas da Gartner ou da Nuance, em média 60% dos funcionários imprimem de 11 a 50 páginas por dia nos escritórios russos. Ao mesmo tempo, é claro, a maioria deles não se preocupa com a quantidade de despesas que o empregador deve imprimir. E eles [custos], a propósito, podem alcançar empresas com grandes volumes de impressão de várias centenas de dólares anualmente em termos de cada funcionário.

Esses custos podem ser reduzidos e distribuídos corretamente. Antes de tudo, é necessário se livrar do uso indevido de dispositivos de impressão (“questionário para passaporte”), impressões esquecidas nas bandejas da impressora, impressão inadequada em cores, possível roubo (recarga ou cartucho compatível em vez do original), possíveis fraudes e cobranças excessivas de empresas terceirizadas se você usar os serviços deles.

Ficamos desencorajados a mencionar o tópico de inescrupulosidade dos funcionários para não causar leitores negativos no Geektimes, mas esse é um caso muito comum, e sem ele o post de hoje seria como borscht sem creme azedo. Como está indo isso? O funcionário responsável pelo equipamento de impressão diz que os suprimentos acabaram. A empresa nesta aplicação compra cartuchos originais. Depois de receber os cartuchos, o funcionário recorre a uma empresa especial envolvida na compra de cartuchos originais (lidos, roubados). De acordo com nossos dados, o custo médio de um cartucho de toner original da Hewlett-Packard, por exemplo, totalizou 10.500 rublos em 2016. O funcionário vende o cartucho original com um desconto significativo e, em seguida, compra cartuchos compatíveis por ainda menos dinheiro ou solicita um refil.

Mas ainda existem tarefas como controle técnico de dispositivos e estado dos consumíveis, organização do uso de impressoras, etc. É simplesmente impossível fazer sem ferramentas especiais.

Em nossa prática, oferecemos aos clientes vários meios, com base nas tarefas que eles resolvem e na composição de sua infraestrutura de impressão. Os principais fornecedores, em regra, têm seus próprios desenvolvimentos em seus portfólios. Mas eles são adequados apenas para empresas raras que usam equipamentos de apenas um fabricante. Existem apenas alguns deles. A frota de impressoras e multifuncionais está se formando há anos e, na grande maioria dos casos, existem dispositivos de diferentes fabricantes e graus variados de "atualização". Portanto, é lógico discutir soluções universais.

FollowMe (Rio de Janeiro)

Um deles, o FollowMe, fornece a solução de várias tarefas ao mesmo tempo, como impressão de contabilidade e controle de acesso a dispositivos, além de roteamento de tarefas de acordo com as configurações. Levando em consideração o uso de todas as impressoras e multifuncionais na empresa, rastreando a atividade de usuários individuais ou grupos de trabalho e impressão interativa - o FollowMe é o mais adequado para essas tarefas.

MegaTrack (Fontware)

Este aplicativo monitora os dispositivos de impressão e coleta estatísticas para relatórios e análises subsequentes. A vantagem desta solução é a capacidade de trabalhar não apenas com a rede, mas também com impressoras locais. Nas configurações de cada impressora, você pode inserir o custo de uma impressão e o sistema também emitirá cálculos econômicos para cada dispositivo. A solução oferece suporte à configuração de cluster do Windows Cluster Server 2000/2003, é multilíngue e possui uma interface da Web para acesso remoto.

Pcounter (empresa E Tecnologias)

Um recurso do Pcounter é a sua integração muito simples à infraestrutura existente e o subsequente dimensionamento. O sistema leva em consideração todos os trabalhos de impressão enviados para o dispositivo, coleta estatísticas sobre seu uso e, como uma função adicional, tem a capacidade de redirecionar trabalhos. Além da impressão, o Pcounter é capaz de organizar e digitalizar. Um aplicativo opcional para download coleta estatísticas para copiar, digitalizar e enviar faxes usando MFPs corporativas.

JetAdvice 2.0 (EuroForm A / S)

Outro produto fácil de usar para coletar informações sobre dispositivos e suprimentos de impressão corporativos. O JetAdvice 2.0 monitora o status dos consumíveis nos dispositivos conectados à rede corporativa e, quando o nível de toner cai para um nível crítico, envia uma notificação por email à equipe responsável por dar suporte ou entrar em contato com um departamento de serviço externo. O suporte a uma ampla gama de marcas será especialmente valioso para empresas que possuem um "zoológico" de impressoras e MFPs de vários fornecedores, incluindo dispositivos não padrão.

Equitrac (empresa Nuance)

O valor dessa decisão é sua capacidade de realizar campanhas com a ajuda de promover atitudes responsáveis dos funcionários da empresa em relação à imprensa. O Equitrac cria uma fila de impressão virtual quando um documento segue o usuário e pode ser impresso em qualquer impressora conectada à rede corporativa. É também sobre a escolha consciente pelo usuário do dispositivo mais adequado para uma tarefa específica. O Equitrac não requer um servidor separado e pode ser facilmente instalado em qualquer impressora de rede ou MFP.

Todas essas são soluções simples que oferecem um conjunto diferente de possibilidades. Mas também existem ferramentas de gerenciamento de impressão que podem resolver uma ampla gama de problemas, desde o monitoramento de toda a infraestrutura até o acesso a impressoras e MFPs, de acordo com as políticas e direitos corporativos.

PrintStat (Nicotech)

O PrintStat é uma solução de software para monitorar impressoras e MFPs de todos os fabricantes conhecidos no mercado. Esta solução é verdadeiramente universal - a base do modelo totaliza mais de 1000 pontos e, com a atualização de suas linhas pelos fabricantes, é reabastecida. Isso permite que você use o PrintStat mesmo na empresa em que toda uma frota de dispositivos está em operação, desde os mais antigos até os mais recentes.

O princípio de operação do PrintStat é simples - os dados são coletados dos sensores internos dos dispositivos de impressão, consolidados pelo sistema e visualizados usando uma interface personalizável. O acesso ao sistema pode ser obtido em qualquer computador na rede, via interface da web, e você pode configurar o envio periódico de notificações por email.

Quais dados o PrintStat obtém? Sua composição cobre quase completamente as necessidades fornecidas pelo monitoramento de impressão na empresa. O primeiro conjunto de dados está monitorando o status dos suprimentos. O sistema avalia a vida útil dos cartuchos instalados, prevê seu consumo de acordo com a carga na impressora ou na MFP e pode até enviar um aplicativo ao fornecedor de consumíveis. Os notórios armazéns nos corredores do escritório, a partir das caixas com cartuchos, se tornam irrelevantes. Além da otimização de custos, na ausência de suprimentos e armazenamento, há liberação de recursos humanos.

Naturalmente, o monitoramento dos consumíveis PrinStat por si só não é limitado. A solução monitora constantemente dados provenientes de contadores de páginas impressas e detalhes de recursos. Graças a isso, a carga atual no dispositivo e seus recursos são monitorados. Essas informações são críticas para otimizar a impressão do escritório. Ao comparar a carga de duas MFPs, idênticas ou similares em suas capacidades, é possível, por exemplo, otimizar sua localização em uma sala para que os funcionários usem os dois dispositivos de maneira uniforme.

Existem muitos exemplos em que uma das impressoras de rede estava ociosa, enquanto a outra foi usada excessivamente, e o motivo dessa carga irregular foi a necessidade de executar várias etapas extras em um dos dispositivos.

Planejar a manutenção de rotina é uma tarefa igualmente importante ao gerenciar a impressão do escritório e monitorar as impressões, em grande medida, para prever a falha de peças de recursos e planejar sua substituição. Essa abordagem de manutenção torna possível realizar o orçamento das despesas antecipadamente, e não "de fato" da decomposição. O resultado também é óbvio - as despesas sistemáticas e planejadas para qualquer empresa são sempre mais simples e convenientes do que as emergenciais.

Uma vantagem óbvia do PrintStat é a capacidade de fornecer o processo de coleta e análise de informações para terceirizar as empresas envolvidas na manutenção de equipamentos. Para prever o serviço, basta que eles rastreiem as notificações por email sem obter acesso à infraestrutura corporativa do cliente.
E outra vantagem do PrintStat é o dimensionamento automático ao expandir ou atualizar a frota de dispositivos na empresa. O sistema detecta independentemente a impressora recém-instalada e começa a rastrear seu uso.

Print Manager Plus (Gerenciador de impressão)

O segundo dos produtos mais populares e versáteis, projetado para monitorar a infraestrutura de impressão corporativa. O Print Manager Plus (PMP) possui mais recursos que o PrintStat. Pode ser usado, inclusive por grandes empresas com uma frota grande e diversificada de impressoras e multifuncionais. São suportados dispositivos de todos os principais fabricantes, o que garante contra dificuldades ao expandir ou atualizar a frota. O PMP pode não apenas coletar estatísticas e controlar consumíveis, mas também ajuda a organizar o acesso a impressoras e MFPs, rastreando o uso do usuário e as políticas de acesso.

Por exemplo, o PMP permite rastrear quem imprimiu o que e qual impressora e calcula o custo de impressão para um usuário ou departamento específico. E até distribua tarefas entre dispositivos, dependendo das condições especificadas. Por exemplo, é melhor usar dispositivos mais eficientes para imprimir documentos volumosos, e o PMP permite que você os configure para serem enviados automaticamente para impressoras poderosas, e a distribuição por tipo de arquivo possibilitará cumprir os requisitos de confidencialidade dentro do escritório.

Uma vantagem óbvia é o seu próprio módulo de estatísticas, que permite analisar o estado da infraestrutura de impressão diretamente no PMP. Ao mesmo tempo, também há um gerador de relatórios baseado no Crystal Reports e mais de cem opções de visualização. Por toda a sua complexidade, o PMP é fácil de usar e compatível com quase todos os softwares de plataforma - dos sistemas UNIX aos servidores Windows (a propósito, o sistema possui um certificado de compatibilidade da Microsoft). Ele é instalado no servidor em um minuto, configurado em mais cinco.

Em princípio, as duas últimas soluções são capazes de fornecer todas as necessidades associadas ao monitoramento de impressão e simultaneamente resolver tarefas adicionais, como garantir direitos de acesso a impressoras e MFPs. Um deles é mais adequado para grandes empresas, o outro é mais adequado às necessidades do segmento SMB. Porém, antes de implantar qualquer um deles, vale a pena realizar uma auditoria preliminar da infraestrutura - é bem possível que outro desenvolvimento proposto por integradores especializados seja o melhor .

Gradualmente, chegamos ao ponto mais interessante - otimizar o custo dos consumíveis, mas falaremos sobre isso no próximo post.

Visão geral da solução de gerenciamento de impressão