Estamos acostumados a tomar a impressão como garantida. Em casa, muitas vezes em vista de baixos volumes, de tempos em tempos para trocar cartuchos e comprar papel. No trabalho, se não houver uma política estrita do departamento ou gerenciamento de TI, imprima qualquer coisa e em qualquer quantidade.
No entanto, é importante que os próprios líderes entendam que a imprensa na organização é um monstro. E se você não domesticar, pode praticamente "mutilar" o orçamento da organização.
Ta falando serio
Sim O gerenciamento da infraestrutura e dos processos de impressão em uma organização é uma tarefa que exige muitos recursos, tempo e, o mais importante, controle.
Segundo as estatísticas, a criação de documentos impressos está entre os maiores itens de despesa e pode "consumir" até 3% do lucro total da organização. Em média, no mercado, cerca de 700.000 rublos são gastos por organizações por funcionário por ano, sem contar os custos de serviços de impressão externos.
É importante que muitos gerentes e especialistas não entendam qual “monstro” eles alimentam, ou seja, eles não sabem quanto custa a imprensa. Isso ocorre porque os custos visíveis, em média, representam apenas 20% do total e a maioria dos custos são custos ocultos, como os especialistas do setor os chamam.
No entanto, algumas empresas ainda não auditam o gerenciamento de impressão ou fecham os olhos para esse problema. Não há tempo, equipe ou experiência suficientes para rastrear ou gerenciar efetivamente os processos no ambiente de impressão. Os motivos podem ser diferentes.
Não importa a dificuldade da sua empresa de impressão, as MPS Managed Print Solutions e a Canon Assessment Assessment Solution estão aqui para ajudar.
Etapa 1: Auditoria e Avaliação Introdutórias
Antes de declarar guerra aos custos ocultos, vale a pena saber com o que você realmente está lutando. Para entender quais melhorias podem ser alcançadas e como você pode economizar, é necessário entender claramente a infraestrutura de impressão existente e todos os processos que afetam o custo da impressão.
O serviço gratuito Discovery Assessment pode ajudá-lo com isso. Ele fornece uma análise abrangente e imparcial da infraestrutura de impressão existente e seu uso, além de oferecer opções de aprimoramento.
Notavelmente, a maioria dos serviços de análise de infraestrutura leva em consideração apenas os dados quantitativos básicos da frota de dispositivos. Por sua vez, a Avaliação de descoberta da Canon, graças a uma combinação (exclusiva para o mercado de tais serviços) de resultados de digitalização em rede e pesquisas na web do usuário final user, leva em consideração informações de alta qualidade sobre as necessidades e hábitos dos usuários ao imprimir. Isso fornecerá uma imagem muito mais completa da imprensa em sua organização.
Tendo integrado software especializado em sua rede interna que analisa todos os dispositivos de impressão usando o protocolo SNMP, em um mês nossos especialistas estarão prontos para fornecer um relatório detalhado. É importante observar que, diferentemente de muitos outros análogos, este software analisa até mesmo as impressoras conectadas diretamente ao computador via USB.
O relatório inclui recomendações para melhorar processos e reduzir custos para cada situação "específica". Você obtém uma base claramente estruturada para tomar decisões sobre otimização, o que torna possível assumir o controle da situação e envolver as partes interessadas.
Considerando que a escala e a situação dos processos de impressão nas empresas podem ser diferentes, também oferecemos um serviço de revisão e análise mais detalhados da situação atual - Advanced Discovery Assessment. Ele fornece a capacidade de criar um plano esquemático para exibir a localização dos dispositivos e o custo total de propriedade. O serviço fornece recomendações personalizadas para economizar dinheiro e aumentar a produtividade.
Etapa 2: Design
Depois de examinar atentamente a situação na sua empresa e decidir otimizar a frota de dispositivos de impressão, você pode aproveitar a oferta individual da Canon - serviços de impressão gerenciados por MPS.
Com base nos dados da auditoria, nossos especialistas em soluções, negócios e design de serviços, juntamente com representantes da sua empresa, criarão uma arquitetura de serviço para otimizar o ambiente de impressão de acordo com todas as suas tarefas e objetivos.
Selecionaremos o hardware, produtos e serviços de software mais adequados necessários para obter benefícios mensuráveis a longo prazo.
Vale ressaltar que o serviço MPS em si é de natureza geral flexível. Dependendo dos requisitos da sua organização, podemos:
- Garanta a facilidade de uso graças a uma única interface de todos os dispositivos e um driver universal, o que minimizará a necessidade de treinar seus funcionários e suporte (externo e interno).
- Otimize o fluxo de trabalho, inclusive por meio de recursos inteligentes (por exemplo, digitalizando diretamente para aplicativos de email ou conversão automática para PDF).
- Aprimore a segurança e a privacidade da impressão com a tecnologia Allow My Print Anywhere, que permite aos usuários receber documentos impressos em qualquer dispositivo e a qualquer momento, sem se preocupar com o fato de alguém os buscar por engano.
- Ofereça uma ampla variedade de dispositivos de impressão e processamento de imagens, além de um conjunto universal de produtos de software para otimizar os sistemas de impressão.
- Defina claramente os princípios e políticas referentes aos tipos de dispositivos utilizados, bem como garanta a diferenciação dos direitos de acesso às funções de impressão e a conformidade com o nível de custos exigido (seus funcionários não poderão controlar quanto custam para imprimir e escolher os dispositivos mais adequados para isso).
Ao mesmo tempo, estamos prontos não apenas para discutir e desenvolver conjuntamente acordos de serviço com você antes da introdução de novos sistemas para atingir novos objetivos, mas também para mergulhar em todas as etapas do gerenciamento de projetos.
Etapa 3. Implementação
Mudanças na organização são sempre estressantes para os tomadores de decisão e para os funcionários comuns. Para minimizar o efeito negativo, não apenas gerenciaremos todas as etapas da implementação, mas também treinamos e interagimos com a equipe da sua organização.
E estas não são apenas palavras. Nossos especialistas em implementação de MPS ajudarão sua organização a se adaptar às mudanças pessoalmente, por meio da intranet e por email. Isso, além de um programa de treinamento detalhado (incluindo treinamento pessoal), os ajudará a se acostumar rapidamente às mudanças nas condições e a adquirir novos hábitos de impressão "saudáveis".
Paralelamente, serão introduzidos softwares, bem como a substituição / instalação de novos equipamentos. Todas as ações serão projetadas e planejadas de forma a minimizar a interferência na organização.
Etapa 4. Suporte e gerenciamento
A solução MPS implica que, durante todo o ciclo de uso de nossos serviços, ofereceremos suporte e gerenciaremos a frota de seus dispositivos (incluindo dispositivos de terceiros), levando em consideração as necessidades atuais e futuras de sua organização. Todos os protocolos, procedimentos, troca de informações e permissões para fornecer serviços para mover, adicionar ou alterar software e hardware nas instalações, conforme necessário, serão acordados e totalmente documentados nos anexos aos contratos de serviço e no manual de controle de versão do MPS.
A ajuda e os conselhos de nossos especialistas também estarão disponíveis para você durante todo o ciclo. Além disso, uma única pessoa de contato será anexada à sua organização, à qual você e seus funcionários sempre podem entrar em contato para todos os problemas relacionados à impressão, suprimentos e manutenção.
Estaremos sempre prontos para treinar seus funcionários no gerenciamento de crises e controlar independentemente o surgimento de novos problemas relacionados à impressão. E, o que é especialmente valioso para grandes empresas com uma ampla frota de dispositivos de impressão, estamos prontos para fornecer nossos próprios especialistas para a manutenção contínua de dispositivos nas instalações.
Quanto ao custo de impressão e manutenção da frota de dispositivos, ajudaremos a reduzir os custos operacionais, automatizando a leitura dos medidores e solicitando suprimentos. Além disso, poderemos constantemente ou em uma solicitação individual gerar relatórios sobre o carregamento de equipamentos (impressão e digitalização) para que você possa identificar suas “áreas problemáticas” e otimizar os processos de impressão ainda mais eficientemente.
Etapa 5. Avaliação
Ao contrário de algumas soluções de impressão gerenciadas concorrentes, a solução da Canon inclui preços. É necessário ajustar e otimizar a solução que propomos no estágio de transição e implementação, devido às mudanças dinâmicas no ambiente externo e interno.
A avaliação envolve interação constante com seu gerente pessoal, incluindo a realização de reuniões de revisão e o fornecimento de relatórios de gerenciamento. Além dos dados de uso do dispositivo, eles também incluem informações sobre entrega de serviços, gerenciamento de ativos (incluindo MAC), melhoria contínua de serviço (CSI) e tendências.
A propósito, o serviço CSI ajudará a alinhar nossos serviços existentes e futuros de acordo com as necessidades estratégicas atuais e futuras de sua organização e seus processos de TI.