Anteriormente, aqui no Geektimes, já falamos sobre o portanto e fornecemos uma visão geral dos recursos desta solução corporativa. Hoje retornaremos a ele em conjunto com nosso outro desenvolvimento - o uniFLOW. Ambas as plataformas foram projetadas para otimizar o processo de impressão, aumentar a conveniência do fluxo de trabalho e garantir a segurança dos dados transferidos para impressão. No entanto, cada um deles se concentra em diferentes tarefas, permitindo ao usuário escolher a mais adequada às suas necessidades.
No processo de desenvolvimento, fomos guiados pela solução dos principais problemas de negócios, independentemente de sua escala. Eles podem ser divididos condicionalmente em vários grupos:
- problemas de impressão
- problemas de digitalização, processamento e armazenamento de dados
- problemas de proteção de dados
- a capacidade de escalar com necessidades crescentes
- integração com outros ambientes e software
- a capacidade de trabalhar com gadgets para celular.
Vamos ver como isso é implementado no uniFLOW e portanto.
Problemas de impressão
Um dos principais problemas de impressão é o uso não controlado da impressora. Os usuários nem pensam em quais custos de impressão a organização incorre. Os documentos em preto e branco podem ser impressos em uma impressora colorida, um trabalho pode ser enviado para execução várias vezes e o mesmo documento é impresso várias vezes após a edição. Despesas não razoáveis em toners podem atingir quantias impressionantes. E esses custos podem ser atribuídos a irrecuperáveis, se não houver maneira de correlacionar os volumes de impressão com um usuário ou grupo de usuários específico.
A solução para esse problema é implementada no uniFLOW, onde os dispositivos de impressão, digitalização e computadores dos usuários são combinados em um único sistema de gerenciamento de impressão. Ao enviar um documento para impressão, o usuário pode ver imediatamente o custo da impressão deste documento em várias impressoras. Assim, é possível otimizar os custos o máximo possível e enviar o documento para a impressora com o menor custo de impressão.
Um conjunto de medidas para proteger os dados inclui a inicialização do usuário antes de imprimir diretamente. Assim, o sistema uniFLOW coleta informações sobre quem imprimiu documentos e em quais volumes. Para reduzir a probabilidade de impressão na impressora errada, o administrador do sistema pode configurar o acesso a um dispositivo de impressão específico. Ou seja, por exemplo, para selecionar um grupo que não tem acesso a uma impressora colorida. Portanto, há também uma função para administrar tolerâncias, mas os custos de impressão não são mantidos.
Problemas de digitalização e processamento de dados
A digitalização por si só não causa grandes problemas, mas os seguintes estágios do trabalho com um documento digitalizado, como arquivamento, exportação e outros, podem causar certas dificuldades. No Portanto e no uniFLOW, implementamos duas abordagens diferentes, com base nas características dessas plataformas.
Portanto, de fato, é um sistema de gerenciamento de documentos. A função de digitalização é apresentada pelo componente Portanto, Capture Client, que funciona em conjunto com o scanner. Mas a funcionalidade desse componente é muito mais ampla do que apenas a digitalização. Portanto, o Capture Client também importa arquivos de várias mídias e processa documentos já salvos no sistema.
O UniFLOW está focado no MFP da Canon. Durante a digitalização, os documentos podem ser compactados e enviados imediatamente para um determinado email ou para os sistemas ECM \ DMS, Microsoft SharePoint ou Portanto. Assim, o uniFLOW e o portanto podem ser integrados, o que permite obter mais oportunidades na organização do fluxo de trabalho.
Problemas de proteção de dados
Esse é um dos problemas de negócios mais prementes. Segundo a agência ENISA (Agência Europeia para a Segurança das Redes e Informação), a perda média no vazamento de informações confidenciais custa às empresas cerca de 1,8 milhão de euros. E, considerando que, de todos os riscos possíveis, incluindo invasão de sistemas de computadores, spyware, perda de mídia de armazenamento e muito mais, o vazamento de informações através da mídia de papel é de 25%, fica clara a importância da proteção de dados durante a impressão. Todos os regulamentos de segurança, firewalls, antivírus, autenticação de dois fatores e câmeras de vigilância tornam-se inúteis com a impressão descontrolada de documentos. Portanto, desenvolvemos nossas próprias medidas de proteção de dados com base no gerenciamento inteligente de impressão.
A plataforma uniFLOW possui um sistema multinível para proteger documentos a caminho do usuário para imprimi-los. As configurações do uniFLOW permitem indexar documentos por confidencialidade pelo seu conteúdo. O administrador do sistema pode definir tolerâncias diferenciadas para acesso ao documento para determinados usuários ou grupos de usuários e permissão para imprimir o documento. A versão 5 do uniFLOW implementa o reconhecimento de palavras-chave. Quando você tenta imprimir esse documento, o sistema envia uma mensagem ao administrador do sistema sobre impressão não autorizada. Além disso, o envio de mensagens pode ocorrer sem o conhecimento do usuário.
Na cadeia do usuário ao dispositivo de impressão, o link mais vulnerável foi a transferência do documento diretamente para impressão. O documento foi transmitido de forma clara nos formatos padrão em que a impressora trabalha. A interceptação desses dados pelo invasor e sua decodificação abriram o acesso gratuito às informações confidenciais transmitidas. O sistema uniFLOW resolveu esse problema da seguinte maneira: as impressoras estão configuradas para funcionar apenas com um servidor específico, ignorando o restante do tráfego da rede. E as informações nos dispositivos Canon podem ser transmitidas em forma criptografada.
Em alguns casos, o vazamento de informações pode ocorrer sem intenção maliciosa, pelo contrário, por desatenção, por falta de experiência etc. Também fornecemos essas situações e tentamos minimizá-las. No uniFLOW e, portanto, os documentos do usuário são enviados para o servidor de impressão. Para imprimi-los, o usuário deve fazer login no dispositivo de impressão. Assim, a impressão de documentos é realizada diretamente na presença do usuário, reduzindo a probabilidade de localização descontrolada de documentos impressos na impressora. A autenticação é fornecida de várias maneiras. Pode ser um cartão magnético, sem contato, PIN, nome de usuário e senha. Para modelos mais antigos de dispositivos de impressão, é possível instalar leitores de cartão e outros dispositivos de identificação nas imediações deles.
Escalabilidade e integração
As vantagens do Portanto e do uniFLOW são a possibilidade de uso em empresas de qualquer escala e compatibilidade com dispositivos de impressão de diferentes fabricantes. O sistema uniFLOW possui versões para 10, 50, 150 e um número ilimitado de usuários. Além disso, a plataforma básica pode ser complementada com módulos que permitem construir a arquitetura com base nas necessidades da organização. Para digitalização, o uniFLOW se integra ao Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Portanto e outros softwares.
Portanto, possui um núcleo escalável e está disponível em três versões básicas. Para um usuário, o Personal Edition é oferecido. Para departamentos de organizações, o Workgroup Edition adequado para 5 e 10 usuários. O Business Edition é destinado a empresas de qualquer escala. Portanto, ele se integra bem ao Microsoft Dynamics NAV, Microsoft SharePoint, SAP e outros softwares usando o kit de desenvolvimento Portanto SDK.
Trabalhar com gadgets para celular
Ambas as plataformas suportam o trabalho com dispositivos móveis em execução no iOS, Android e Windows. Isso garante o mesmo nível de segurança das informações transmitidas como quando se trabalha com computadores na rede local. Em dispositivos móveis, você pode transferir arquivos para impressão, não apenas do escritório, mas também de qualquer lugar onde haja Internet.
O gerenciamento moderno de documentos requer não apenas alta velocidade e qualidade de impressão, mas também a manutenção da confidencialidade das informações. Esses requisitos estão tão intimamente relacionados que separá-los seria um grande erro. Eu precisaria primeiro resolver os problemas de segurança e proteção de dados e, em seguida, procurar maneiras de integrá-los aos equipamentos de impressão.
Seguimos o caminho do desenvolvimento integrado de software e hardware para os processos de impressão e fluxo de trabalho. O lançamento dos modelos MFP nas plataformas imageRUNNER e imageRUNNER ADVANCE com funções internas de controle e restrição para cópia, digitalização e impressão ilegais de informações confidenciais já começou. Mas, ao mesmo tempo, a relevância das plataformas Portanto e uniFLOW não se perde.