Somos diferentes: alguém está acostumado a concluir tarefas em sequência estrita, alguém precisa de um plano de ação difícil e, para alguém trabalhar efetivamente, é muito importante estar de bom humor. Mas, sob muitos aspectos, somos semelhantes: por exemplo, queremos fazer mais.
Como gerenciar seu tempo no trabalho com mais eficiência, o treinador de gerenciamento de tempo, especialista em RH Wrike,
Daria Ignatovich ajudou a entender.
Seguir os princípios de gerenciamento de tempo não significa viver cada minuto de acordo com o planejamento ou a construção de seu trabalho, apenas como está escrito no livro. Isso significa, antes de tudo, gerenciar significados, não ter medo de experimentar abordagens para o trabalho e escolher o que melhor combina com você.
Não existe uma pílula mágica "Qual a melhor forma de construir um dia útil" para todos. Mas provavelmente pelo menos algumas dicas serão úteis para você, que serão discutidas abaixo.
Como sintonizar o trabalho
Começar vale o plano para o dia. Muitas pessoas não gostam de planejar, porque o processo está associado a uma estrutura rígida, ou parece que é fácil ter em mente a lista de tarefas o dia inteiro. Mas, primeiro, você pode escrever uma lista de tarefas e completá-las em uma sequência conveniente. Em segundo lugar, é importante entender o que chamará a atenção durante o dia, o que dedicar mais tempo e quais forças não serão mais suficientes. A memória é um repositório de informações não confiável: quando há muitas tarefas, esquecer uma ou duas é muito fácil; portanto, você deve corrigir tudo o que deseja e precisa fazer. A recepção da consciência ajuda aqui: você precisa pensar em todas as suas tarefas - não apenas em assuntos importantes no trabalho, mas também em assuntos simples e cotidianos - e anotá-las. Depois disso, destaque as tarefas principais e secundárias do dia.
Muitos não querem planejar e assumir apenas o trabalho que vem por si só - eles vivem em um estado de rotatividade. Isso pode causar reviravoltas, insatisfação,
desgaste ou a sensação de que você está indo com o fluxo.
As tarefas de trabalho podem ser divididas em três tipos:
Não existe um conselho universal sobre quais tarefas são mais bem executadas no início do dia e quais no final, não. Tudo depende pelo menos da cultura em que a pessoa trabalha. Por exemplo, há muito trabalho em equipe na cultura Scrum: pode haver várias reuniões em um dia e você precisa ajustar seu trabalho a elas. As reuniões interrompem o dia e geralmente não permitem que você mergulhe em uma tarefa difícil por um longo tempo, mas ajudam a estar sempre ciente do que está acontecendo com o projeto. Algumas pessoas preferem executar tarefas complexas de streaming pela manhã, com uma mente renovada, e depois vão às reuniões. Outros gostam de começar um dia útil com as tarefas atuais, a fim de obter rapidamente um resultado e depois assumir algo mais complicado. Vale a pena experimentar e procurar o que melhor lhe convier.
Existem culturas em que você não precisa conversar muito com colegas - você pode organizar dias temáticos por lá. Por exemplo, dedicar três dias por semana à imersão profunda em tarefas complexas, um dia para discussão e um dia para questões organizacionais e "caudas".
O que é importante no planejamento? É necessário administrar não apenas o tempo, mas também os significados. Por exemplo, se parece haver muitas reuniões e há pouco benefício delas, vale a pena realizar uma auditoria: converse com os organizadores das reuniões e descubra se é possível reunir-se para discussões com menos frequência. Talvez as reuniões sejam realizadas por inércia: porque alguém tem certeza de que é necessário.
Ver o significado no trabalho é muito importante: quando uma pessoa percebe por que está fazendo algo, a motivação e a força aparecem.
Como entrar no fluxo
Um fluxo é um estado em que uma pessoa está imersa em sua atividade tanto que o tempo voa imperceptivelmente para ela. O pesquisador americano
Mihai Chiksentmihaii , que estudou o estado da corrente, chegou à conclusão de que pessoas de qualquer profissão, não apenas criativa, podem mergulhar nela. Nesse estado, as pessoas são muito produtivas e capazes de mostrar seus melhores resultados.
O que é necessário para entrar em um fluxo?
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Formule claramente a tarefaSe você se deparar com uma tarefa incompreensível ou muito volumosa, por exemplo, "iniciar um grande projeto", será impossível mergulhar no fluxo. Mas sentir estresse devido ao fato de que a tarefa parece impossível é fácil. Uma das principais condições do fluxo é a clareza do problema. Por exemplo, você decidiu dedicar meia hora por dia ao inglês. A tarefa de "aprender inglês" é vaga. Quando chegar a hora de cumpri-lo, não ficará claro o que empreender. Portanto, deve ser formulado mais especificamente, por exemplo, “assista a dois vídeos no TED”. Se você tem uma tarefa difícil, precisa dividi-la em várias tarefas simples e compreensíveis e assumi-las.
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Sintonize uma tarefaConcentre-se e sintonize-se com a tarefa - permaneça em seu contexto por 10 a 15 minutos: colete informações, pense em uma solução. Geralmente, após essa configuração, é fácil "mergulhar" na atividade e fazer algo difícil por 2-3 horas.
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Crie maneiras de tornar as tarefas de rotina mais interessantes.Quando há interesse, é fácil entrar no fluxo e, quando o trabalho parece chato, é difícil. Se não for possível delegar tarefas de rotina, você deve reconsiderar sua atitude em relação a elas e tentar se interessar. Isso pode ser feito, por exemplo, com a ajuda da gamificação: tentando concluir as tarefas mais rapidamente do que antes e se recompensando por algo feito.
Como procrastinar com benefício
Para voltar do jantar e ficar atolado nas redes sociais por meia hora - você provavelmente sabe disso. Esse comportamento pode indicar que a fadiga se acumulou e é necessária uma pausa. Após o almoço, é bom descansar 15 a 20 minutos. O que fazer neste momento? Dê um passeio, converse com colegas ou planeje coisas simples em um estado relaxado: peça algo, pague contas, assista a um vídeo. O consultor americano em gestão e liderança, autor de livros sobre gestão do tempo,
Stephen Covey, chama essas tarefas de "caso-areia". Ele aconselha a compilar listas de coisas simples e fazê-las durante a troca: então não haverá sentimento de culpa por perder tempo. De acordo com o sistema Covey, ainda existem "casos-seixos" e "casos-grandes pedras".
A importância e a urgência desses casos são diferentes, mas todas precisam ser feitas - coloque pedras grandes, seixos e areia em uma jarra de tamanho limitado. O conceito de Covey é que pedras grandes não caberão em uma jarra quando já houver pedras e areia. Portanto, ao planejar, é importante, em primeiro lugar, prestar atenção às grandes pedras que darão resultados significativos no futuro e afastar-se da abordagem "Algum dia no meu tempo livre, farei isso".
Como continuar a trabalhar se o humor for estragado
Acontece assim: apenas quando você começa a trabalhar, chega uma carta raivosa ou os acordos com os quais você está contando com o colapso. O clima é estragado, mas o trabalho precisa ser feito. Esse exercício ajuda a sintonizar de maneira construtiva: tudo o que aconteceu deve ser reconhecido como um fato e dizer a si mesmo. Por exemplo, "Um colega levantou a voz para mim". Então diga a si mesmo o que realmente sente. Por exemplo, "estou com raiva". Você precisa se abstrair da situação e lembrar a si mesmo: os sentimentos que você está experimentando agora são temporários, eles passarão em breve. Depois, você pode dar um passeio, tomar um chá - fazer algo que ajude a se acalmar.
Com que frequência fazer pausas
Se for difícil se concentrar por um longo tempo, você pode usar a técnica Pomodoro: 25 minutos para trabalhar, 5 minutos para se distrair. Esse ritmo é melhor para quem precisa executar tarefas sequencialmente e sozinho. Se você trabalha constantemente com pessoas (comunique-se, aguarde respostas às cartas), é improvável que essa técnica funcione para você. Mas uma vez a cada uma hora e meia a duas horas, vale a pena fazer uma pequena pausa: caminhar, ligar para parentes ou fazer negócios na areia.
Como entender que é hora de ir para casa
Aqui, novamente, o planejamento ajuda. Se pela manhã identificar as tarefas principais e secundárias do dia, ficará claro quando é hora de parar. Se os objetivos forem alcançados, vale a pena organizar um ritual para terminar o dia - marque as caixas ao lado da lista de tarefas. Quando percebemos o que fizemos em um dia, o cérebro recebe um sinal que é suficiente por hoje, e você pode descansar com um sentimento de realização (e satisfação!).