Há S.L.O.N.a em partes. Introduzir ITAM e não sufocar

Ele falou na conferência "ITAM & SAMday 2018" (Gerenciamento de ativos de TI e Gerenciamento de ativos de software). O principal vetor de discussão é a troca de experiências na construção de modelos de gerenciamento de ativos de TI em empresas de vários setores.

Compartilharei as teses do relatório e abordarei as perguntas:

• por onde começar a implementação dos processos de gerenciamento de ativos de TI;
• em quais etapas ele consiste.

Mais de uma vez nos projetos, era preciso lidar com uma abordagem idealista quando eles se esforçavam para trabalhar com o princípio de "implementamos tudo de uma vez". A prática mostra que, com sistemas multifuncionais de TI, essa é uma tarefa difícil.

Eu sempre sugiro comer um "elefante" em partes, em etapas.

O que dizem as estatísticas

O interesse no ITAM está crescendo constantemente. Isto é confirmado pelas estatísticas mundiais. Por exemplo, os resultados do estudo "Gerenciamento de serviços de TI de próxima geração" da empresa analítica "Enterprise Management Associates" observaram um aumento constante da atenção dos negócios à automação dos processos de gerenciamento de ativos de TI.

Vamos ver como o grande "elefante" - ITAM - se sente na prática russa.

Quais componentes estão incluídos na prática do ITAM?

Primeiro, vou descobrir como é o "elefante" - então chamo condicionalmente o conjunto de componentes que compõem a prática de ITAM.

Lembro-me de uma antiga parábola indiana sobre um elefante e seis cegos.

O primeiro cego estendeu a mão e tocou a lateral do elefante: “Que suave! O elefante é como uma parede. O segundo cego estendeu a mão e tocou a tromba de um elefante: “Que ronda! O elefante é como uma cobra. A terceira cortina estendeu a mão e tocou a presa de um elefante: “Que afiada! O elefante é como uma lança. O quarto cego estendeu a mão e tocou o pé do elefante: “Que altura! O elefante é como uma árvore. O quinto cego estendeu a mão e tocou a orelha do elefante: “Que largura! O elefante parece um fã. O sexto cego estendeu a mão e tocou a cauda de um elefante: “Que magra! O elefante é como uma corda.

Para não sermos cegos, vamos dar uma olhada geral no ITAM - “elefante” e “decompor” em componentes-chave.

C.	Acordos que definem: processos relações contratuais internas e externas; fixar documentos (por exemplo, os fatos dos custos dos ativos de TI); Políticas para definir regras para contabilizar ativos de TI ou para transações individuais com eles; Orçamentos de ativos de TI.
L.	Licenças Contabilidade e gerenciamento de licenças.
O.	Equipamento. Contabilizando trabalhos, periféricos, servidores.
N.	Ativos intangíveis. Contabilizando infraestrutura virtual, software, conhecimento.

O que determina a escolha do modelo de gerenciamento de ativos de TI

A prática de gerenciar ativos de TI é multidimensional e nem todas as empresas precisam implementar absolutamente todas as abordagens e áreas de gerenciamento.

É mais importante determinar por que a empresa gerencia ativos de TI, quais objetivos você deseja alcançar? Isso afeta diretamente a "aparência" de S.L.O.N.a e, portanto, a escolha da sequência de etapas e a imagem final do modelo de gerenciamento de ativos de TI.

Com base na minha prática de implementar soluções ITAM, oferecerei o seguinte conjunto de metas que podem ser definidas no início:

1. Minimize as compras não programadas de ativos de TI com a quantidade ideal de estoque.
2. Reduza a porcentagem de sequência do orçamento no planejamento anual do orçamento de TI, como resultado - melhore a justificação dos custos de TI.
3. Reduza o tempo para obter informações atualizadas sobre os ativos de TI.
4. Otimize os custos de licenciamento.

A automação das "partes" funcionais do ITAM ajudará a atingir esses objetivos. Vou considerar sua especificidade abaixo.

Quais são os componentes do gerenciamento de ativos de TI

Dividirei o S.L.O.N.a em grandes partes:

• Identificação e rastreamento de alterações nos ativos de TI;
• planejamento de compras e baixas de ativos de TI;
• construção de modelos de serviço de recursos e de recursos financeiros para contabilizar ativos de TI;
• gerenciamento de licenças e fornecedores.

Analisarei as duas primeiras partes através do prisma da meta → etapas → resultados.

Identifique e acompanhe as alterações nos ativos de TI

O primeiro estágio básico na implementação do ITAM deve ser a agregação de informações sobre os ativos de TI da empresa.

Estabelecemos metas:

1. Gere uma fonte centralizada de informações relevantes sobre equipamentos, software etc.
2. Obtenha informações atualizadas sobre ativos de TI, incluindo:
   
   • quantidade;
   • espécies;
   • parâmetros contábeis;
   • localização
   
   
3. Estabeleça o relacionamento dos ativos de TI com os ativos fixos como uma "ponte" para desenvolvimento adicional.

Para atingir nossos objetivos, avançamos em etapas, levando em consideração os processos de ITSM:

1. Escolha uma ferramenta de automação.
2. Estamos desenvolvendo um classificador de ativos de TI.
3. Criamos cenários para atualizar o banco de dados de ativos de TI.
4. Realizamos um inventário e preenchemos o banco de dados de ativos de TI.
5. Estabelecemos a relação de ativos e ativos fixos (ativos intangíveis, baixo valor).

É importante observar que considero o gerenciamento de ativos de TI em constante conexão com o Catálogo de serviços (no qual os ativos de TI são mantidos dentro de TI) e os processos de operação de serviços (gerenciamento de incidentes, solicitações de serviço e alterações).

Como resultado, trabalhar com a fonte única gerada de informações relevantes sobre ativos de TI permitirá:

1. Aumentar o descarte de equipamentos.
2. Reduza a quantidade de equipamento comprado.
3. Simplifique o processo de inventário.
4. Reduza o tempo para encontrar as informações corretas.

Aquisição e desativação de ativos de TI

Suponha que tenhamos “acumulado” e formado um banco de dados de ativos de TI e configurado o processo de atualização das informações nele contidas. A seguir, vem o estágio de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI e do controle de todos os processos associados ao planejamento, recebimento e descarte.

Estabelecemos metas:

1. Simplifique o processo de aquisição de ativos de TI.
2. Aumente a controlabilidade do processo de baixa dos ativos de TI.

E siga as etapas:

1. Estamos padronizando os ativos de TI.
2. Desenvolvemos cenários de planejamento de compras.
3. Integramos com sistemas de compras.
4. Escrevemos scripts para anular ativos de TI.

O efeito dessas etapas será:

1. Consolidação de compras e obtenção de preços favoráveis ​​de empreiteiros.
2. Otimização de estoque.
3. Consolidação de contratos de suporte.
4. Simplificação dos mecanismos de controle para uma variedade de tipos de equipamentos.
5. Simplificação de operações com ativos de TI.

Quais são os subtotais

A natureza multicomponente dos sistemas ITAM determina a natureza faseada da implementação. Antes de implementar, você deve considerar o seguinte:

1. É extremamente importante imaginar no início do caminho o que você deseja alcançar e em que estágio. Sem isso, será necessário resolver constantemente alguns problemas atuais sem entender o desenvolvimento global do processo.
2. Seus objetivos e sua crítica devem estar claramente na sequência do que você está fazendo.
3. A vinculação de processos operacionais é fundamental para os processos de gerenciamento de serviços de TI e de gerenciamento de ativos de TI.

Ao mesmo tempo, sempre há pontos de crescimento ao implementar o ITAM. Por exemplo, sobre como criar um modelo de serviço de recursos e financeiro de recursos para contabilizar ativos de TI, como organizar o processo de gerenciamento de licenças e fornecedores, como desenvolver um sistema de TI, compartilharei minha opinião na próxima publicação.

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O que ler sobre o tópico:

Gerenciamento de ativos de TI: como os mitos afetam os projetos

Implementação de soluções ITAM: como se livrar de mitos