Boa tarde, queridos colegas.
Um pouco sobre você
Deixe-me me apresentar, meu nome é Alex. Trabalho no setor de TI há mais de 15 anos e passou de assistente de administrador para gerente de uma campanha internacional bastante grande.
Recentemente, percebi que acumulei algumas soluções e casos interessantes que seria útil compartilhar.
Impressão corporativa
Há algum tempo (cerca de 5 ou 7 anos atrás), surgiu a questão sobre a eficiência do uso de sistemas de impressão em uma empresa, tendo como pano de fundo as contas crescentes para reabastecimento de cartuchos e manutenção de impressoras. Sentamos com colegas e decidimos que precisamos coletar estatísticas. Monitorado cerca de 3 meses. Como resultado, identificamos os principais usuários de dispositivos e departamentos.
Como resultado, verificou-se que apenas dois departamentos estavam totalmente carregados com impressoras; o restante tinha maior probabilidade de coletar poeira e consumir recursos para manutenção. Como resultado, eles começaram a acreditar que seria mais rentável. Após um breve brainstorming, vários cenários foram formados.
Várias opções foram consideradas:
- O uso de dispositivos mais produtivos, mas colocar uma impressora por departamento.
- Coloque a impressora apenas para funcionários importantes e restrinja a impressão.
- MFPs grandes como os principais dispositivos de impressão.
As 2 primeiras opções foram marcadas como pouco promissoras. Portanto, não vamos nos deter neles. Mas o terceiro considerará com mais detalhes.
Nesse caso, resolvemos vários problemas ao mesmo tempo:
- Economia em consumíveis - geralmente o custo dos consumíveis por folha impressa é muito menor.
- Economia na manutenção de equipamentos - a manutenção de equipamentos de impressão foi terceirizada. Como de costume, os termos dos contratos são segredos comerciais. Mas posso dizer que realizamos manutenção programada uma vez a cada quarto da partida do mestre no próximo dia útil em caso de acidente (o número de visitas também é limitado)
- Um scanner corporativo é uma coisa útil. Envia um email com uma digitalização para o endereço de email do usuário. Obviamente, com diversas configurações, como permissão, tipo de arquivo etc.
Durante o teste, tentamos dispositivos da Konica Minolta, Kyosera, Canon.
E aqui estão as conclusões que chegamos:
- Konica Minolta - Dispositivos inteligentes que funcionam de maneira muito estável e com qualidade de impressão muito boa. Contras: consumíveis, componentes e manutenção caros.
- Canon - boa qualidade de impressão, mas o serviço é caro, bem como o custo dos próprios dispositivos.
- Kyosera - facilidade de operação, preço dos dispositivos, preço dos consumíveis e manutenção.
Como você entende, nos instalamos nos dispositivos Kyosera TaskAlfa, agora no parque são os modelos 4501, 4052, 3252.
Nosso caso
Assim que começamos a instalar MFPs grandes, surgiu a questão de como separar os trabalhos de impressão de diferentes usuários. Aqui, usamos 2 soluções: Unidade de Caixa de Correio e Impressão Privada (Segura).
Unidade de caixa postal.
Uma coisa conveniente, infelizmente, o dispositivo Canon não estava mais disponível, a Konica Minolta parou de liberá-los (ou eles não foram entregues na Federação Russa) em produção, instalamos dispositivos Kyosera.
É assim:
Utilizado quando necessário, imprimindo “continuamente” - o usuário enviou vários documentos para impressão, vai para a máquina e pega seus documentos em sua unidade. Eles estão nos departamentos de vendas e atendimento ao cliente.
Impressão Privada e Impressão Segura.
Na verdade, esse é um princípio de trabalho de diferentes fabricantes - ao enviar para impressão, o identificador de tarefa é definido, indicando que o usuário pode acessar as tarefas do dispositivo. A solução é completamente controlada pelo driver do dispositivo e não requer investimentos adicionais.
Impressão segura
O Secure Print é uma solução da Konica-Minolta. A configuração é bem direta.
Do lado do servidor (cliente):
Nesse caso, o usuário, quando enviado para impressão, receberá uma solicitação de um identificador: nome de usuário e senha.
Utilizamos um valor arbitrário, o usuário o define em 2 opções: 1 - uma janela pop-up aparece a cada vez, 2 - nas propriedades da impressora na máquina cliente e, nesse caso, todos os trabalhos de impressão vão para a impressora com esse identificador.
No dispositivo:Para imprimir um documento enviado para a impressora, siga estas etapas:
- Na barra de navegação lateral, clique no botão Início. No menu da impressora, selecione "Caixa do usuário".
- Selecione "Sistema" e clique em "Usar arquivo":
- Selecione “Impressão protegida” e digite a ID e a senha do documento que você inseriu no computador:
- No menu que se abre, você verá todos os documentos que enviou para impressão e ainda não foram impressos.
Selecione o documento desejado na lista de documentos e destaque-o pressionando. O botão Imprimir aparecerá à direita. Para imprimir, clique no botão Imprimir.
- Em seguida, clique no botão "Iniciar".
Impressão privada
Impressão privada é uma solução da Kyosera. Faz o mesmo que a impressão protegida, mas a implementação é diferente. O nome de usuário é o nome de usuário e tudo o que é necessário é inserir um alfinete.
Configuração no lado do servidor (cliente):
No dispositivo, vá para a seção Caixa de trabalho - Impressão particular, selecione o usuário, insira o pino e o trabalho. (Infelizmente, no momento em que escrevi, não havia peles bonitas).
Tudo está bem em Herodes, mas não até o fim
Essa configuração atendeu totalmente às necessidades de algumas centenas de usuários por um longo período de tempo. Mas nem todas as coisas boas duram para sempre. Um belo dia, foi tomada a decisão de mudar o escritório e, no lugar de um andar extenso, obtivemos 3 andares de um prédio separado. A mudança em si foi planejada, sem grandes problemas. Porém, após vários meses, percebemos que o sistema existente deixou de se justificar - alguns dispositivos funcionavam com mais carga do que o planejado, como resultado dos quais os usuários tinham que retornar ao local de trabalho e imprimir em outro dispositivo.
Em princípio, não fatal, mas desagradável. Chegou então o entendimento de que não seria mais possível adiar a implementação do sistema siga-me.
Era apenas o prazo para substituir a parte principal da MFP, e decidimos levar todos os sistemas de impressão para um único padrão.
As MFPs da Kyosera foram usadas como Dispositivos, como as mais econômicas novamente em nossa situação.
Siga-me a impressão
E começou um projeto para implementar uma solução com o recurso de impressão Siga-me.
Siga-me - a idéia principal desta solução é a capacidade de imprimir o documento enviado em qualquer impressora, mediante solicitação. A tarefa, como se estivesse seguindo você.
Normalmente, essa opção faz parte de um sistema integrado de gerenciamento de impressão.
As vantagens de implementar esse sistema, na minha opinião, são óbvias:
- Os usuários são independentes da impressora.
- Você pode parar com segurança os dispositivos para manutenção.
- Falta de linhas desejando receber documentos impressos.
- Interface de dispositivo unificada.
Existem algumas soluções dessa natureza, mas desde que decidimos usar os dispositivos Kyosera, adotamos o sistema MyQ condicionalmente "nativo".
Sobre como implementamos, escreverei na próxima parte.
Se você tiver alguma dúvida, não hesite em perguntar - sempre fico feliz em respondê-las.