A coisa mais importante que percebi, tendo testado dezenas de métodos para melhorar a eficiência: o que você faz é muito mais importante do que quando e como. Sem entender isso, o uso das técnicas mais sofisticadas não fornecerá nada.
Não há nada pior do que executar com eficiência o trabalho de que ninguém precisa.
Portanto, antes de ligar o timer Pomodoro, você precisa determinar por si mesmo quais coisas trarão o melhor resultado. E depois disso, tente torná-los mais eficazes.
Abaixo, compartilharei as técnicas que me ajudam a acompanhar: realizar o trabalho principal e participar de projetos pessoais sem sacrificar esportes, ler e dormir.
Tarefas, ideias e lembretes
Nos últimos cinco anos, tentei os seguintes programas de gerenciamento de tarefas: Todoist, Wunderlist, Google Tasks, Trello, Clear, Lembretes, Tarefas Pendentes da Microsoft, MinimaList, Any.do, Asana.
Como você sabe, nenhum deles me serviu 100%. Como resultado, decidi tentar, à primeira vista, não ser atraente, o Google Keep e, por mais de seis meses, foi meu principal centro de organização de tarefas, anotações e idéias.
O meu Google Keep consiste em três tipos de conteúdo:
- listas de tarefas (projetos em andamento, listas de notas futuras, artigos ou livros para leitura)
- pensamentos que eu quero refletir nos próximos dias
- citações e idéias de livros que comunicam algo importante ou algo que não quero esquecer
O Google Keep permite que você faça um lembrete de qualquer "planilha", mas eu prefiro dizer Siri a eles. É muito mais rápido e não requer alternar entre guias ou ligar o telefone (o Siri é ativado por voz no iPhone e no Apple Watch).
Lendo e organizando notas
Quase todos os livros que li no iBooks no iPhone 7+, já que o telefone permite que você use qualquer pausa que tenha ocorrido com bom uso. O segundo motivo é a capacidade de exportar notas para e-mail, após o que, classificando por tópico, transfiro-as para uma pasta “Ideias” separada no programa Apple Notes no meu laptop. No momento, tenho cerca de 50 anotações, cada uma das quais contém idéias-chave dos livros que li.
Livros explicativos que abordam o tópico da eficácia:
- “Retrabalho. Negócios sem preconceito ”- Jason Fraid e David Heinemeyer Hensson
- “Como trabalhar 4 horas por semana” - Tim Ferris
- "A vida em plena potência" - Jim Loer e Tony Schwartz
- “Essencialismo. O caminho para a simplicidade ”- Greg McKeon
- “Meu ano produtivo” - Chris Bailey
Trabalhar com diferentes projetos
Leva tempo para o nosso cérebro se aprofundar na tarefa e começar a realizá-la da maneira mais eficiente possível (que é chamada de estado de "fluxo"); assim, qualquer distração ou alternância entre atividades diferentes diminui o trabalho.
Para evitar esses problemas, comecei a dividir meu dia em blocos por projeto e tipo de atividade. Vou mostrar como isso funciona no exemplo de um dia.
Das 8h às 16h, trabalhei em nossa startup e, ao chegar em casa, por duas horas, ajudei na apresentação aos colegas do último projeto. Depois disso, fui para o treinamento e, a partir das 21:00, escrevi um rascunho deste artigo. Como resultado, meu dia de trabalho, sem mudar, foi dividido em vários tipos de atividades: design, esportes e escrita.
Dentro de cada bloco, paro, dependendo da minha dedicação. Normalmente, são cerca de 40 minutos de trabalho e 15 minutos de intervalo. Na região de 10 a 11 horas, posso ir ao café mais próximo para me distrair.
No caminho para o trabalho e de volta para casa, escrevo rascunhos para anotações futuras ou leio (no momento é "Como a Starbucks foi construída xícara por xícara").
O efeito do café na eficiência
Adoro café e bebo regularmente 3-4 xícaras por dia, especialmente antes do trabalho, esportes e redação de artigos. Mas o café pode ser prejudicial se você exceder sua norma individual ou não cuidar da nutrição adequada. Nesse caso, uma diminuição na eficiência, uma perda de foco e possivelmente até irritabilidade são inevitáveis.
A principal lição que aprendi de vários anos de experiências com nutrição é que, quando a energia está diminuindo, pergunte-se o que causou fadiga: por falta de nutrientes ou por trabalho prolongado?
Com base nisso, escolha como você deve se animar: faça uma pausa, faça uma caminhada, faça um lanche ou, mesmo assim, tome café. Se seu corpo não possui carboidratos e você prefere café, inevitavelmente esperará uma recessão energética. Seja razoável.
Redes sociais e notícias
Não leio feeds de mídia social, com exceção do Instagram, pois somente nele posso controlar as fontes do conteúdo recebido.
Várias vezes por semana, abro o aplicativo do Facebook e observo algumas das principais postagens para não perder um evento ou notícias interessantes.
Desativei o feed do Facebook no meu navegador usando a extensão "erradicador de feed de notícias". Para não perder as publicações de pessoas interessantes, ativei as notificações das atualizações (um recurso muito conveniente se você não quer perder tempo assistindo a fita).
Recebo notícias de tecnologia e negócios do canal Telegram vc.ru e notícias de design de Yuri Vetrov. Notícias em massa que eu ignoro.
Para ampliar meus horizontes, ocasionalmente compro a revista Esquire, GQ, Men's Health ou AD (Architectural digest). Este último, a propósito, será útil profissionalmente para o designer de interface.Eu raramente leio artigos, pois a maioria deles é inútil por dois motivos:
- o autor reconta pensamentos de livros lidos, dos quais já li o suficiente
- O conselho do autor se aplica apenas à sua situação
As notificações em todos os aplicativos estão desabilitadas para mim, com exceção dos mensageiros instantâneos usados por parentes. Isso é feito para que um aleatório como o Facebook não me afaste de um assunto importante (e qualquer assunto seja mais importante que isso).
Várias vezes ao dia, abro aplicativos, verifico notificações e respondo a mensagens. Devido à falta de notificações, nunca perdi nada de importante na minha vida.
Para trabalhar com o correio, eu uso a Caixa de entrada do Google. Ele sincroniza bem com o Google Keep e permite que você salve qualquer link ou publicação clicando no botão Compartilhar (eu costumava enviar links interessantes para o meu e-mail, o Google entendeu isso e simplificou o processo).
Digito mensagens principalmente com uma voz que a Apple gentilmente traduz em texto. Não uso mensagens de voz, porque não sei em que contexto o interlocutor está. Além disso, aprecio o tempo dele e tento editar a mensagem para que ela reflita melhor a essência da minha mensagem.
Foco e Progresso
Quanto mais profissional e popular você se torna, mais as pessoas querem trabalhar com você. A princípio, agrada a você e você não pensa em recusar ninguém, mas depois de algum tempo percebe que seria melhor negligenciar um novo projeto ou reunião por causa de algo pessoal. E deixe hoje você perder em renda, mas depois de algum tempo esses esforços serão recompensados.
Agora praticamente não aceito projetos freelancers, com exceção daqueles que podem gerar bons rendimentos em pouco tempo. Como já escrevi, no futuro não quero trabalhar como designer, portanto, apenas preencher um portfólio não é interessante para mim (mas se você é um designer, não o negligencie).
A principal métrica que tento seguir é o progresso em todos os negócios que faço (desenvolvimento da empresa, leitura, redação, esportes).
Não importa quanto tempo esteja ou como estou cansado. No final da semana, não é tão importante como você se sentiu. O que importa é o que você fez. É assim, passo a passo, que grandes objetivos são conquistados. Não por empurrões bruscos decorrentes de uma carga motivacional, mas pelo trabalho regular a caminho de algo mais do que você.
Obrigado pela leitura.
Ficaria feliz em compartilhar seus livros, aplicativos, hábitos e métodos favoritos para aumentar a eficiência.