Os gerentes de projeto sempre se esforçam para aprender novos conhecimentos e dominar muitas habilidades úteis, ter sucesso e acompanhar as inovações. No gerenciamento de projetos, existem disciplinas e áreas obrigatórias que os gerentes precisam para garantir a operação bem-sucedida de projetos e lançamentos. Hoje, em empresas de diferentes níveis e focos, uma estrutura especial é frequentemente responsável pela qualidade e sucesso dos projetos - Escritório de Gerenciamento de Projetos ou PMO.
Existem abreviações suficientes no gerenciamento de projetos, é fácil ficar confuso: WBS,
CPM , PMBOK, SDLC, PMO, XP e muitas outras. Se você quiser se aprofundar no mundo do gerenciamento de projetos, será útil estudar o
glossário das principais abreviações e abreviações do mundo do gerenciamento de projetos.
O que é o PMO no gerenciamento de projetos?
O Project Management Office (PMO) é um escritório de gerenciamento de portfólio de projetos (PMO), uma unidade da empresa que coordena projetos, coleta e transfere informações, monitoramento, orçamentos, cronogramas, comunicação em equipe e coordenação do trabalho de todas as partes envolvidas em um projeto. bem como padronização da qualidade.
Os gerentes e especialistas que compõem o escritório acumulam boas práticas e estratégias para otimizar o status do projeto atual. Às vezes, o PMO é o único gerente de projeto. Depende do tamanho da empresa. Pode-se afirmar com segurança que a presença de um escritório de gerenciamento de portfólio de projetos de qualidade é parte integrante do sucesso de uma empresa moderna e de seus projetos.
O principal objetivo do PMO é alcançar resultados de alta qualidade e vantagens competitivas de todos os processos, métodos e políticas em gerenciamento de projetos. O PMO deve ser totalmente consistente com a cultura e a
estratégia global
da empresa .
Hoje, a popularidade de um escritório ou unidade desse tipo está crescendo apenas, pois muitos de seus exemplos demonstraram quais resultados podem ser obtidos com o investimento no PMO.
As empresas nas quais o PMO é implementado também podem ter certeza de que todos os riscos e situações de conflito associados aos projetos estão sob controle.
Quais setores estão interessados em criar PMOs?
A necessidade de gerenciamento de projetos aumenta dependendo do tamanho da empresa, seu escopo e demanda do setor.
Os setores mais prováveis onde você encontrará hoje um escritório de gerenciamento de portfólio de projetos são assistência médica, TI, instituições financeiras, serviços profissionais e de manufatura e logística.
Nos negócios, a necessidade de PMO está crescendo constantemente entre empresas de todos os tamanhos.
Quais são as áreas de responsabilidade do PMO na empresa?
A funcionalidade específica e as áreas de aplicação das forças de escritório podem variar bastante de empresa para empresa. Não há exemplos perfeitos. Mas os mais comuns incluem:
- compilação e justificativa do portfólio de projetos. Os PMOs classificam, selecionam e priorizam projetos com base na estratégia e nos recursos disponíveis da empresa.
- padronização de processos e escolha de metodologias e técnicas para gerenciamento de projetos .
- avaliação de projetos, reduzindo a duração dos ciclos de implementação do projeto.
- mantendo as informações atuais dos funcionários, funcionários.
- planejamento e otimização do uso de recursos.
- resolução de conflitos e prevenção de riscos.
- Acompanhe o progresso do projeto e gerencie dependências.
- a introdução de ferramentas adequadas para gerenciamento de projetos , treinamento de funcionários, mentoria.
- garantindo a confiabilidade dos dados do projeto e aumentando a transparência das informações.
- criação de uma base de conhecimento (incluindo projetos anteriores para evitar possíveis erros).
- otimização da comunicação dentro da equipe.
- suporte administrativo aos gerentes de projeto.
- subordinado à gerência.
- gerenciamento de arquivos de todos os projetos da organização.
Os funcionários da empresa que representam o escritório de gerenciamento de portfólio de projetos precisam ser competentes nas principais áreas de gerenciamento. Essas áreas profissionais do PM estão claramente descritas no Guia
PMBOK . Aqui estão os mais importantes:
Competências PMO
Gerenciamento de integração
É importante para o PMO combinar todos os recursos e criar processos com competência.
Controle de zoom
A escala do projeto faz parte do planejamento do projeto. Isso inclui a definição e documentação de metas, objetivos, custos, resultados e prazos do projeto. O gerenciamento de escala é garantir que todos saibam exatamente para que serve o projeto.
Gerenciamento de custos
O gerenciamento de custos inclui todos os aspectos do financiamento do projeto. De fato, estamos falando sobre a preparação de um orçamento do projeto, que inclui quanto cada tarefa individual custará e protegerá as previsões gerais do orçamento do projeto.
Gerenciamento de tempo
O conceito de gerenciamento de tempo no gerenciamento de projetos está relacionado a como os gerentes gerenciam o tempo e os membros da equipe gastam seus recursos em tarefas do projeto.
Gerenciamento de comunicação
Qualquer gerente de projeto deve ser um excelente comunicador, todo mundo sabe disso. Portanto, o gerenciamento de comunicação competente em uma equipe também passa para as posições principais na funcionalidade do PMO. Também inclui o monitoramento de todas as comunicações recebidas e enviadas, trabalhando com o feedback do cliente.
Gestão da qualidade
O trabalho adequado com indicadores de qualidade ajuda os gerentes de projeto a criar um controle de qualidade do projeto. Mantendo sob controle os problemas de qualidade de execução de todos os processos, eles podem ter certeza de que o resultado final atenderá às expectativas dos clientes.
Gerenciamento de riscos
Quanto maior a empresa, mais importante é o gerenciamento de riscos. O escritório de gerenciamento de portfólio de projetos da empresa sempre precisa “acompanhar” e diagnosticar oportunamente o perigo para os projetos. É importante prestar atenção aos detalhes e constantemente se envolver em uma análise qualitativa do estado de coisas e processos.
Gestão de RH
O Gerenciamento de recursos humanos mostra como os gerentes de projeto trabalham em suas equipes de projeto e podem manter um ambiente de trabalho saudável.
Essas são apenas as competências mais básicas pelas quais um escritório de gerenciamento de projetos em uma empresa pode ser responsável. Até o PMO mais bem-sucedido e forte ainda enfrentará periodicamente vários problemas, já que a vida de um projeto é como a vida de um organismo vivo, onde algo imprevisível pode acontecer todos os dias.
No entanto, quando tudo é feito corretamente e as atividades do escritório trazem resultados para a empresa, isso agrega valor aos projetos e garante o equilíbrio e o equilíbrio dos negócios, além de ajudar a aumentar a produtividade.
Resumindo, podemos destacar as principais vantagens do PMO nas empresas:
- O PMO é responsável por um portfólio de projetos focados na estratégia da empresa.
- Acumulação de experiência e minimização de riscos associados a projetos.
- Otimização de tempo para gerentes e equipes de projetos.
- Melhorando a comunicação entre projetos.
- Melhorando a qualidade da implementação do projeto.
- Diminuição dos riscos de projeto.
Uma seleção de alta qualidade da composição de trabalho dos projetos garantirá um equilíbrio no número e na qualidade dos projetos, aumentará os indicadores de marketing e garantirá o crescimento das vendas.