Como se preparar para uma viagem de negócios? Dicas do ISPsystem bizdedev

Estamos participando de conferências há muito tempo e aqui está o que percebemos: muitas pessoas chegam lá e - uma surpresa! - não faça nada. Eles vão marcar algumas reuniões e, o resto do tempo, ficam ociosos, colecionam folhetos de estandes ou sentam-se em um laptop e ouvem tudo: até os relatórios e discursos em que eles obviamente estão tentando vender alguma coisa. De que tipo de vendas e negociações bem-sucedidas estamos falando? Uma perda de tempo, uma perda de dinheiro da empresa, um desfile de oportunidades perdidas. Também cometemos muitos erros ao mesmo tempo, mas melhoramos. Portanto, queremos dizer o que estamos fazendo de maneira diferente agora. Se estiver interessado, bem-vindo ao kat!



Para nós, toda viagem é uma oportunidade da qual queremos aproveitar ao máximo. Antes do evento, temos um plano e um cronograma de reuniões claros e, depois disso - um punhado de parceiros e clientes em potencial com os quais já estabelecemos contato próximo.

IMPORTANTE: O material é principalmente para quem viaja a exposições e conferências para se reunir com clientes e parceiros, procurar novos leads, desenvolver seus negócios, conduzir negociações e networking. Mas a experiência será útil e se você for fazer um relatório, reunir informações, encontrar fornecedores ou apenas procurar.

Nós diremos:

• como planejar e marcar consultas,
• como se comportar nas negociações,
• como usar reuniões informais (networking),
• como esquecer nada depois.

Um total de três postagens está planejado. No primeiro, falaremos sobre a preparação para a conferência.

Sobre o autor

Chefe do Desenvolvimento de Negócios do ISPsystem Pavel Syrovatsky. A empresa desenvolve software para hospedagem, virtualização de servidores e gerenciamento de infraestrutura de fornecedores há 14 anos. Escritório em Irkutsk e clientes em todo o mundo.

Como é a conferência

Para começar, descobriremos como é uma conferência típica em nosso setor de hospedagem (provavelmente, a sua é a mesma).



Área com estandes . Na maioria das vezes, os estandes são montados por quem deseja vender algo para você: fornecedores de serviços, equipamentos ou software. Defina uma taxa alta separada.

Área de Relatórios . Especialistas de diferentes empresas compartilham suas experiências (10%) e vendem seus produtos (90%).

Zonas e salas de reuniões separadas para comunicação . Aqui você pode planejar reuniões.

Networking . Geralmente, os organizadores oferecem uma oportunidade para a comunicação informal: buffet, concerto, jantar.

Duração A conferência dura de um a vários dias e ocorre em uma sala de conferências. Pode ser dividido em seções sobre interesses.

Estabeleça metas

Por que estamos indo para a conferência? No nosso caso, os objetivos são os seguintes (em ordem decrescente de importância):

1. reuniões e negociações com potenciais parceiros e clientes,
2. reuniões e negociações com parceiros e clientes atuais,
3. novas conexões e conhecidos (rede),
4. Conhecimento de relatórios e participação em painéis de discussão,
5. procure fornecedores em potencial (aqueles que podem nos oferecer algo).

De acordo com minhas observações, para a maioria dos visitantes, a ordem é exatamente o oposto: primeiro eles vão ver quem oferece algo nas bancas, ouvem relatórios e passam algumas reuniões espontâneas no tempo livre. Inicialmente, fizemos isso também, mas depois percebemos que essa é uma má opção para o desenvolvimento de negócios. Agora agimos de forma diferente. Cada hora vale o seu peso em ouro, por isso tentamos marcar o máximo de compromissos possível. Eles levam de 80 a 90% do tempo na conferência.

É possível que, no seu caso, tudo seja diferente. Talvez você ouça apresentações de especialistas ou tenha sido instruído a encontrar fornecedores de equipamentos. Nesse caso, as prioridades mudam.

Criar uma agenda de reuniões

Se você seguir o nosso caminho (em primeiro lugar, encontrar clientes em potencial e negociar), a próxima dica é fazer uma agenda de reuniões vazia (ainda). A programação deve incluir todos os dias da conferência, cada um dos quais será dividido em faixas horárias para compromissos.



Sim, as nomeações deverão ser feitas com antecedência. A idéia de vir à conferência sem preparação e tentar encontrar alguém lá / encontrar um cliente interessante é obviamente fatal.

Você pode criar um gráfico nas planilhas do Google, usar um modelo pronto para o Excel, por exemplo. O Google Agenda ou qualquer serviço conveniente para você é adequado. O principal é que ele:

• era visual - no meio do dia, "mingau" solda em sua cabeça, e o calendário o ajuda a entender rapidamente que tipo de reunião está a caminho e há espaço para uma conversa não planejada, mas importante;
• facilitou a edição e o reagendamento de eventos - as reuniões são alteradas ou reagendadas e em movimento;
• trabalhou sem a Internet - a conexão na exposição é quase sempre ruim;
• permitiu adicionar e exibir comentários para a reunião - as anotações nelas ajudam a lembrar rapidamente o assunto da conversa;
• teve uma versão móvel.

Não confie na memória, isso definitivamente o decepcionará.

Marque uma consulta

Determinamos com quem seria interessante nos encontrar e os contatamos. Este passo é fundamental e levará a maioria dos preparativos para a conferência. A ordem em que os compromissos são agendados depende das prioridades identificadas anteriormente.

Quem nos encontraremos

As conferências são globais e locais. Se a conferência for global, você poderá escrever para qualquer pessoa que possa estar lá. Mesmo do outro lado do planeta. Se for local, escreva primeiro para aqueles cujos escritórios estão próximos.

Ja falei

Negociações em andamento

Lembre-se de todos com quem você está negociando agora . Estes não são necessariamente seus clientes atuais. Em vez disso, aqueles que podem se tornar eles. Uma reunião presencial ajudará a estabelecer contato pessoal e aumentará a comunicação atual. Tais empresas concordam voluntariamente em uma reunião: você as conhece, elas conhecem você, seu pedido não será frio. Provavelmente mais da metade concordará em se encontrar se eles estiverem lá.

Lembre-se de com quem negociou antes, mas isso não levou a nada (você mantém informações sobre todas as transações abertas, certo?). Uma conferência é uma ótima ocasião para escrever ou ligar para essas pessoas novamente e perguntar se elas pretendem participar. Aqueles que, com um alto grau de probabilidade, concordarão em se encontrar com você, porque já o conhecem. Aconteceu-nos que essa reunião estimulou as negociações que pareciam "mortas".

Nós não nos comunicamos, mas podemos

Use a conferência como uma ocasião para se encontrar.



Grandes empresas

Faz sentido procurar entre aqueles que estão sempre à vista. Em conferências grandes e conhecidas, há representantes das maiores empresas que podem se tornar seus clientes. Se houver contatos de seus funcionários, você pode escrever e perguntar quem estará presente nesta conferência. Se você tiver bons amigos nessas organizações, peça para conectá-lo aos colegas que irão à conferência. Normalmente, ninguém se recusa e voluntariamente compartilha pelo menos nomes; resta apenas encontrar o contato de uma pessoa.

Empresas nas proximidades

Não se esqueça da localização geográfica da conferência. Você é de Moscou e a conferência está sendo realizada em Frankfurt? Procure empresas em Frankfurt e seus arredores que sejam do seu interesse e que possam ser do seu interesse. Muito provavelmente, se a conferência também se referir a suas atividades, elas estarão lá. Caso contrário, você pode se oferecer para se encontrar no escritório deles. No início de nossas viagens, negligenciamos a busca por uma localização geográfica. Agora, sempre fazemos uma reserva de 1 a 2 dias antes e depois da própria conferência, durante a qual realizamos reuniões e negociações separadas na cidade ou nos arredores.

Oradores e participantes da conferência

Muitas vezes, o site da conferência publica uma lista de visitantes anteriores. Se entre eles houver pessoas de seu interesse, entre em contato com eles. Com uma alta probabilidade, serão este ano.

Ideal quando a conferência é compartilhada com todos os inscritos , mas isso é raro. Se for compartilhado, tudo bem: analise regularmente a lista, monitore aqueles que são do seu interesse, procure seus contatos e entre em contato. Se não houver uma lista, não hesite em pedir aos organizadores: geralmente ninguém pergunta e, possivelmente, os organizadores a fornecerão como a mais ousada (já fizemos isso algumas vezes).

Veja uma lista de palestrantes , parceiros, patrocinadores e participantes do estande deste ano. Talvez, entre elas, existam várias empresas que lhe interessam como clientes em potencial.

A questão de como procurar contatos de pessoas que você não conhece (e que não conhece você) não é levantada neste artigo. Esta é uma história separada. No nosso caso, as redes sociais funcionam bem (Facebook na Rússia, LinkedIn). Geralmente, é possível encontrar o endereço de e-mail de uma pessoa em domínio público.

Clientes atuais

Afinal, existem clientes e parceiros atuais. Escreva para todos os principais clientes e pergunte se eles irão à conferência. Se você for, ofereça-se para se reunir para discutir questões e problemas pendentes. Anteriormente, prestávamos pouca atenção a essas reuniões, mas em vão. Esta é uma grande oportunidade para fortalecer relacionamentos. Aconteceu que um cliente ou parceiro não estava indo à conferência, mas quando descobriu que estávamos indo, ele se registrou e passou a discutir questões acumuladas.

Quem conhecer: pessoas

Com quem as pessoas marcam compromissos? Depende de pelo menos dois fatores.

O que queremos discutir? Se houver negócios e cooperação, estamos sempre procurando reuniões com qualquer tomador de decisão (na maioria das vezes é diretor, chefe do departamento de compras, pessoas responsáveis ​​pelo negócio e seu desenvolvimento). Se houver recursos técnicos, é melhor procurar um diretor técnico ou de TI.

Qual é o tamanho da empresa? Se a empresa possui vários milhares de pessoas, pode ser difícil entrar em contato com a gerência sênior. É melhor procurar reuniões com os gerentes de projeto que lhe interessam. Mas se a empresa for de SMB, sinta-se à vontade para agendar uma consulta com os melhores. Essas pessoas tomam decisões, primeiro você precisa se interessar por elas, e a probabilidade de elas concordarem em se encontrar com você é muito maior do que no caso de grandes empresas.

Infelizmente, na maioria das vezes você não terá muita escolha. Na maioria dos casos, apenas uma pessoa vai da empresa à conferência e ela não é a única que você precisa. O que fazer nesta situação? Nós preferimos marcar uma consulta de qualquer maneira. Para que você possa se conhecer, aprender mais sobre a empresa, necessidades e pedir para se conectar com as pessoas certas. O principal é dizer honestamente à pessoa o tópico da conversa com antecedência.

Aviso: não faça consultas com todos. Se você não tiver certeza de que a reunião será útil ou se você acha que isso poderia piorar a situação atual, não perca seu tempo e o tempo de seus colegas.

Tempo: quando marcar, quanto dar às reuniões, o que fazer no almoço

Quando agendar compromissos

É melhor começar a marcar consultas duas a três semanas antes da conferência. Se você escrever mais cedo, provavelmente receberá muitas respostas no estilo de "ainda não decidido se devo ir". Se você começar a entrar em contato com as pessoas mais tarde, existe o risco de que haja muito pouco tempo antes da conferência e os horários de muitos visitantes, especialmente os palestrantes, já estejam cheios.

Quanto tempo reservar para as reuniões

Pergunta muito importante. Tome muito pouco tempo - toda a programação vai de um pequeno atraso ou turno da reunião - você recebe uma grande pausa entre as reuniões, durante as quais não há nada a fazer.

Inicialmente, designamos no máximo 30 minutos para uma reunião e tentamos realizar pelo menos 20 reuniões por dia. Um atraso, um atraso na reunião e tudo deu errado. No meio do dia, o cronograma se tornou irrelevante, todas as reuniões tiveram que ser adiadas em massa, algumas delas foram canceladas. Agora, atribuímos de 30 a 60 minutos para cada reunião. Por exemplo, se a conferência for das 9:00 às 18:00, ocorrerá 10 a 15 reuniões por dia, não mais.



Muito depende do assunto. Deseja discutir uma série de questões e questões emergentes com seu parceiro atual? 30 minutos claramente não será suficiente, coloque pelo menos uma hora. Você marcou uma consulta com uma empresa que não sabe nada sobre você e que concordou em apenas conversar e aprender mais sobre o seu produto? Provavelmente, meia hora é suficiente. Se você estiver interessado neles, eles irão estudar o site e toda a comunicação ficará online.

Margem de tempo

Devo manter pequenas lacunas entre as reuniões por precaução? Como antes, marcamos encontros um com o outro, sem pausas entre eles. Mas agora deixamos pelo menos um slot gratuito de meia hora a cada duas horas. Uma almofada de meia hora possibilita, nesse caso, alinhar a programação e respirar. Se a programação for concluída, o colapso não ocorrerá.

Recomendamos pelo menos duas viagens. Se algo der errado, um parceiro sempre poderá participar de outra reunião. Você pode criar duas agendas de reuniões, uma para cada uma - haverá mais reuniões. No entanto, neste caso, recomendamos a criação de mais slots gratuitos na reserva.

O que fazer no almoço

Às vezes, o horário das reuniões fica tão apertado que não há tempo suficiente para o almoço. Nesse caso, recomendamos convidar a pessoa para conversar durante o almoço. Você terá tempo para comer e gastará tempo efetivamente. Além disso, uma refeição conjunta é realmente propícia à conversa. Em nossa experiência, a reunião no almoço é uma das mais eficazes e positivas.

Onde marcar consultas?

Você tem uma posição?
Se você tem uma posição ótima, marque uma consulta. Verifique com os organizadores com antecedência sua localização e número. Verifique se o número não muda.

Em uma das primeiras conferências, os organizadores deram o número do estande F11. Assim, convidamos todos para o F11. Já no local, descobriu-se que o estande está onde você precisa, mas agora sob o número G11. E sob o F11, o estande de outra empresa no outro extremo do corredor. Eu tive que enviar urgentemente notificações e pedir aos colegas do F11 que enviassem todas as pessoas perdidas para nós.

Eles têm uma posição

Marque uma consulta no estande da empresa com a qual você se encontra, se houver. Um ponto importante: sempre concorde com um horário e local claros.

Não discorde quando o interlocutor diz: “basta ir ao stand a qualquer momento, terei prazer em conversar”. Ele é desinteressante e concordou com o show, ou interessante, mas sem o tempo determinado, ele esquecerá com segurança a reunião. E se ele não esquecer, ele estará ocupado se comunicando com clientes e possíveis clientes potenciais, e você não poderá se aproximar dele.

Sem uma marca na programação, você mesmo pode esquecer facilmente a reunião (costumávamos). Portanto, sempre envie um convite por correio ou calendário e peça à pessoa para aceitá-lo, coloque-o em sua programação e confirme a reunião na hora marcada. Além disso, recomendamos que você solicite o número de telefone de uma pessoa - será útil se ele se esquecer da reunião.

Ninguém tem uma posição

Isso geralmente acontece. Isso não importa. Estude preliminarmente o mapa da conferência (geralmente disponível no site) e selecione o maior estande, seja o estande de uma empresa muito conhecida em sua área, de preferência mais perto da entrada ou no centro, em um local de destaque. Marque uma consulta neste estande, tendo enviado anteriormente uma pessoa, juntamente com um convite, uma captura de tela do mapa com o local designado. Muito provavelmente, essa posição será muito perceptível e seu colega a encontrará facilmente. Outra boa opção é se encontrar na recepção. Ninguém sentirá falta dela, com certeza.

Nós preenchemos a programação

Com base nos resultados da preparação, você deve ter um cronograma de reuniões, que será 70 a 80% preenchido, 10 a 15 reuniões por dia. Se ainda houver vagas disponíveis, tudo bem: muitas vezes, na conferência, você conhece novas pessoas ou é apresentado a alguém ou às pessoas que você propôs conhecer há duas semanas respondem. Os slots gratuitos oferecem flexibilidade e agendam reuniões tardias.



Ufa, como os principais pontos tocados. Por fim, repito que esta é a nossa abordagem. Tudo está diferente com você? Você usa abordagens completamente diferentes? Nossas dicas não funcionam no seu caso? Ótimo, compartilhe sua experiência nos comentários! Será muito interessante trocar boas práticas.

Na próxima parte , mostrarei o que acontece na própria conferência, como se comportar nas reuniões e o que fazer se tudo estiver ruim e não for conforme o planejado.

Sumário

Então, o que precisa ser feito para preparar uma viagem de negócios à conferência?

1. Estabeleça metas. Por que você está vindo para esta conferência?
2. Crie uma agenda de reuniões. Certifique-se de poder visualizar e editar a programação do seu telefone e sem a Internet.
3. Veja a programação da conferência. Decida os relatórios e discursos que você definitivamente deseja ouvir. Adicione-os à agenda da reunião como intocáveis.
4. Faça uma lista de empresas com as quais você gostaria de se reunir:
5. Encontre os nomes e contatos das pessoas que você precisa nessas empresas.
6. Decida o local onde você fará as consultas (stand, recepção, na entrada, outra).
7. Comece a entrar em contato e marcar consultas. Adicione reuniões e informações sobre eles à agenda.