Uma viagem a uma conferência de negócios é como uma corrida de velocidade. Você se prepara por muito, muito tempo e, no dia "X", precisa dar o melhor de si. Em um ou dois dias, você precisa contar para uma dúzia de pessoas desconhecidas sobre você e aprender o máximo possível sobre elas, para que isso leve a uma parceria bem-sucedida. Devemos agir tecnicamente e rapidamente. Este artigo o ajudará a evitar erros comuns e ensinará como se adaptar de maneira flexível às novas circunstâncias.
Este é o segundo artigo de uma série em que compartilhamos nossa experiência em conferências. Você pode ler sobre a preparação
aqui e hoje falaremos sobre o que fazer no próprio evento.
Nós diremos:
- o que fazer primeiro, tendo chegado à conferência;
- quais aspectos técnicos considerar;
- como se comportar nas negociações;
- como usar reuniões informais.
No final, discutiremos o que fazer se, após algumas horas, seu excelente cronograma de reuniões se tornar assim:
Sobre o autor
Chefe do Desenvolvimento de Negócios do ISPsystem Pavel Syrovatsky. A empresa desenvolve
software para hospedagem , virtualização de servidores e gerenciamento de infraestrutura de fornecedores
há 14 anos. O escritório está localizado em Irkutsk e os clientes estão em todo o mundo.
Antes da conferência
Recomendamos vir à conferência com pelo menos um dia de antecedência. É
oferece duas vantagens: você se segura contra situações imprevistas e obtém tempo para aclimatação e preparação. A probabilidade de encontrar força maior - atraso no voo ou perda de bagagem - é especialmente alta se você voar para longe e com transferências.
Gostaria de ter sua primeira reunião de negócios com uma camiseta e jeans que você usava no dia anterior? Também não queríamos, mas precisávamos quando nossa bagagem foi perdida em Cingapura. Por isso, nos encontramos com a maior empresa de telecomunicações da região e até em seu escritório. É bom que os caras do outro lado da mesa tenham humor.
Mais uma dica: escolha um hotel o mais próximo possível do local da conferência. Muito provavelmente, vai custar mais, mas economizar dinheiro em um táxi e tempo na estrada, e ainda não precisa entender o sistema de transporte local.
O que verificar e preparar antes de sair para a conferência
Então, você se preparou: contatou pessoas, marcou compromissos, marcou um horário, comprou ingressos, reservou um hotel. Parece que muito já foi feito, mas o trabalho mais importante está à frente. Aqui está o que você precisa verificar e preparar antes de sair.
1. Roupas . Qualquer que seja o formato da conferência, para reuniões de negócios, recomendamos o uso de um clássico invencível: “jaqueta + camisa + calça / jeans”. Pelo menos alguns pontos ao conhecer a aparência serão adicionados a você.
2. cartões de visita . Se de repente você ainda não os tiver, cozinhe imediatamente. A etiqueta nos negócios é uma coisa desajeitada e muda lentamente, portanto a troca de cartões de visita em papel ainda é um ritual obrigatório antes de qualquer negociação. Além disso, quanto maior a empresa, mais chances de estragar a reputação sem fornecer seu cartão de visita. É desejável que ela "se apegue". Fazemos cartões de visita na forma de uma “torta” quando o cartão é como se colado a partir de duas folhas de papel grosso. Muitas pessoas prestam atenção a isso e até tentam desconectar.
3. Livretos, folhetos (se houver).
4. presentes . Sim presentes. Para aqueles com quem nos encontramos, trazemos pequenas lembranças como lembrança e as damos no final da reunião. Pode ser mel, chá, uma situação quente incomum - algo relacionado a Irkutsk, onde temos um escritório. A pessoa está satisfeita, mas nos ajuda a terminar qualquer reunião positiva. Não me lembro de nenhum caso em que tal presente fosse percebido negativamente ou como uma tentativa de "comprar" um acordo. Ele não é assim: para nós é uma expressão de gratidão pelo tempo. Além disso, o presente ajuda a lembrar. Nas conferências, milhares de visitantes, o interlocutor tem dezenas de reuniões. Graças ao presente, é mais fácil para uma pessoa se lembrar de nós após a conferência: "Ah, sim, esse é Pavel da Rússia, que me deu mel e chá".
História a partir da experiência. Certa vez, perdemos uma hora inteira na alfândega, provando que nosso chá exclusivo é chá, e não algo ilegal. Sacos pequenos sem etiqueta, dentro de ervas secas e folhetos - realmente, o que mais poderia ser se não fosse chá? :) Portanto, se você estiver indo para o exterior, não deixe de estudar as leis alfandegárias do país de chegada.
O que fazer no dia anterior à conferência
Use o tempo antes da conferência ao máximo.
Verifique a técnica e prepare tudo o que você precisa . Carregue seu telefone com falha. Carregue o banco de potência: ele economizará quando o telefone "morrer" e não haverá tempo para carregá-lo em qualquer lugar. Prepare um laptop ou tablet se você planeja mostrar algo. Abasteça duas garrafas de água, você precisa falar muito. Compre alguns lanches para um lanche em movimento, como barras de chocolate.
Procure fotos . Procure fotos das pessoas que planeja encontrar no dia seguinte e salve no telefone. Se você nunca conheceu uma pessoa, encontrá-la no auge da conferência no horário e no local indicados não será fácil. Solicite e salve números de telefone com antecedência para que você possa entrar em contato se estiver atrasado ou se não houver ninguém. Certifique-se de aprender os nomes dos interlocutores.
Saiba mais sobre a pessoa com quem está falando . Se ainda houver tempo, procure informações sobre aqueles com quem se encontra, consulte as redes sociais. Você pode descobrir muitas informações importantes sobre uma pessoa, de quem ela gosta. Uma vez nos EUA, encontramos um cliente em potencial da Argentina. Seu Facebook sugeriu que ele gosta de futebol e é fã da seleção nacional de seu país (a cada segundo post). Nessa época foi a Copa do Mundo, na qual a Argentina chegou à final. Tendo conhecido um homem, comecei uma conversa com isso. Durante muito tempo e com entusiasmo, discutimos o futebol e fizemos contato próximo antes de passarmos ao assunto dos negócios. Ele se tornou nosso cliente e ainda nos comunicamos periodicamente no Facebook.
Lembre-me da reunião . Aconselhamos que você lembre a cada pessoa em sua programação sobre a reunião um dia antes da reunião e pergunte se tudo é válido. Infelizmente, mesmo prestando juramento de sangue a uma pessoa, ele não pode ter 100% de certeza disso. O lembrete aumentará as chances de ninguém esquecer nada, e se os planos forem alterados, a pessoa o notificará em resposta.
Anote o resumo da reunião . Crie um documento e anote os principais pontos de cada reunião: com quem estamos nos reunindo, o que estamos discutindo, quais perguntas estamos fazendo, o que queremos obter com base nos resultados. Descreva as atividades da empresa, seu tamanho, clientes, serviços, preços e geralmente tudo que pode ser útil. Salve o arquivo na memória do telefone e adicione-o aos atalhos para poder abri-lo e relê-lo rapidamente. Não superestime a memória: após algumas primeiras reuniões, você terá um caos na cabeça. Esse arquivo o ajudará a lembrar rapidamente de quem é a próxima reunião, sobre o que falar e o que deve ser lembrado.
Obviamente, tudo isso é desejável fazer com antecedência, e não no último dia antes da conferência. Mas se você não tiver feito isso, reserve mais tempo para se preparar.
Na conferência
Então o dia "X" chegou. Aconselhamos que você venha à conferência com antecedência, pelo menos meia hora antes da primeira reunião. Primeiro, você precisa se registrar, e isso nem sempre é (ou melhor, nem sempre é) rápido. Em segundo lugar, é melhor levar 10 a 15 minutos para caminhar e olhar em volta. Encontre os locais onde você marcou compromissos, procure as melhores rotas.
Se ainda houver tempo, prepare-se para a primeira reunião, releia a programação e o documento com teses. Verifique cartões de visita, equipamentos, comunicações e Internet (se houver).
Reuniões e negociações
O processo começou, a primeira reunião começou. Por que você está se encontrando, do que está falando - depende das metas de negócios que você definiu antes da reunião. Compartilharei algumas dicas universais de nossa experiência de negociação.
Ponto de encontro . Como escrevi na primeira parte, uma opção confiável é marcar uma consulta no estande. O suporte é visível e fácil de encontrar. O problema é que as pessoas geralmente andam perto do estande, é barulhento e lotado por lá. Nesse caso, já tendo se encontrado com o interlocutor, procure um local mais calmo ou até saia do prédio e faça uma caminhada: é mais agradável conversar ao ar livre, e o ruído extra não interfere. Se os organizadores fornecerem salas de reunião separadas, use-o.
O começo da conversa . Comece uma reunião com conversa fiada: pergunte como você está, como a pessoa chegou, como está a conferência. Use as informações que você conseguiu descobrir no dia anterior. Primeiro, o começo informal requer etiqueta; segundo, é uma boa maneira de se aproximar de uma pessoa antes de falar sobre negócios. É importante considerar a natureza da pessoa. Se o interlocutor estiver fechado, não muito falador ou cansado e obviamente quiser ir direto ao ponto, é melhor jogar fora a informalidade e ir direto a esse ponto.
Demonstração Se você se encontrar com um cliente em potencial e discutir seu produto, mostre-o em ação: se a funcionalidade da sua solução puder ser demonstrada, faça-o. Considere a disponibilidade e a qualidade da Internet. É melhor comprar um cartão SIM local com acesso à Internet.
Foto comum . Se a pessoa é aberta e sociável, depois da reunião, convide-a para tirar uma foto juntos. Esse é outro motivo para me lembrar depois de uma reunião enviando uma foto a uma pessoa. E, em geral, todos têm uma atitude positiva em relação a isso.
Resumo dos resultados . Quando a reunião terminar e você tiver discutido tudo, SEMPRE escreva um resumo em algum lugar: o que você falou, o que decidiu, o que aprendeu, o que prometeu. Isso é muito importante. Se você não escrever, esquecerá tudo. A próxima reunião preencherá a memória de curto prazo com novas informações, substituindo os dados da anterior. Em geral, certifique-se de anotar seu currículo imediatamente: no telefone, na mão, em um cartão de visita - em qualquer lugar. A propósito, é por isso que valorizamos os cartões de visita com um verso em branco (branco): você pode escrever algo quando não há tempo.
O que poderia dar errado
E agora tenho más notícias para você. Mesmo se você estiver 110% preparado, eles escreveram para todo mundo, telefonaram para todo mundo, não chegaram tarde a lugar nenhum e geralmente foram bem-feitos. Isso não o salvará do esquecimento, negligência e falta de profissionalismo. As pessoas não vêm, esquecem de avisar sobre mudanças, ficam caladas e não sentem remorso. Acontece que essas situações não podem ser totalmente seguradas. Mas você pode tentar consertá-los.
E se ninguém comparecesse à reunião? E, em geral, qual é a probabilidade de um resultado tão triste? Segundo nossas estatísticas, cerca de 10% das reuniões falham sem aviso: a pessoa simplesmente não vem. A porcentagem pode ser maior - depende da pessoa, de suas boas maneiras, do seu relacionamento com ele, do formato da conferência, da carga de trabalho. No final, ele pode ficar em outra reunião, como você.
Se já passaram 5 minutos e não há ninguém, pegue o telefone e ligue, pois, para isso, solicitamos o número de telefone da pessoa. Não atende o telefone? Escreva um SMS ou messenger. Não está respondendo? Jogue esse empreendimento e não espere. Se a pessoa for um profissional, ela escreverá ou telefonará para você e você marcará uma consulta em outro tempo livre (lembre-se dos espaços que deixamos em reserva). E se uma pessoa é irresponsável, ela nunca liga ou escreve para você. Você precisa de um parceiro ou cliente em potencial?
Mas e se uma pessoa não comparecesse à segunda reunião? Esqueça dele, apague o número, não se humilhe e não perca a cara. Tivemos um caso em que um grande cliente em potencial não apareceu nas primeiras reuniões e foi transferido, não respondeu a mensagens e chamadas e duas horas depois calmamente escreveu: "Bem, eu meio que me libertei, onde está você?" Aqui nós já demos um freio e educadamente informamos um colega de que não estávamos prontos para nos encontrar novamente, talvez outra hora.
E se a pessoa que você está encontrando o ignora? E isso acontece. Você concordou em se encontrar em um determinado lugar, e essa pessoa está realmente presente lá, mas ele não está falando com você. Com um colega, um conhecido casual, vendas hábeis de outra empresa - isso não importa, mais importante, não com você. E ele até vê você, mas pede em sinais ou palavras para esperar até que ele termine. Nesse caso, vá em frente, entre no diálogo e pergunte à pessoa quanto tempo ele precisa. Se houver muito, cancele e reagende a reunião ali. Se um pouco, então espere um pouco. A pessoa ainda se comunica com outra? Bem, isso é demais. Não perca a posição e a posição de negociação, apenas saia e escreva para a pessoa que você não pode esperar mais e se ofereça para reagendar a reunião. Se você é interessante para ele, ele vai pedir desculpas e responder.
O que devo fazer se, após vários adiamentos, atrasos e atrasos, o cronograma da reunião "mudar completamente"? Cedo ou tarde isso vai acontecer. Até certo ponto, isso é até bom, pois provavelmente indica sua popularidade e um grande número de reuniões :) Quando viajamos com um estande, em certos momentos o fluxo de visitantes torna-se tal que as pessoas (na maioria dos casos, clientes atuais) ficam de pé na fila para falar com um representante da empresa. Portanto, recomendamos que você deixe vagas gratuitas por motivos de força maior e viaje pelo menos duas vezes, para que sempre haja alguém que possa segurar.
Não, autor, você não entende: a agenda mudou tanto que nem um colega nem vagas ajudarão. Nesse caso, reserve alguns minutos gratuitos para enviar uma mensagem para aqueles que você não pode encontrar. Peça desculpas e peça para reagendar a reunião no dia seguinte. Então você já vai pensar no que fazer com eles. É melhor do que não comparecer a uma reunião ou ser tarde demais.
O que devo fazer se um intervalo no gráfico se formar repentinamente sem uma única reunião? Esta é uma ótima oportunidade para colocar você e as coisas em ordem. Reserve um tempo para registrar os resultados de reuniões anteriores e seus compromissos. Verifique mensagens, correio, chamadas perdidas. Faça um lanche, se você não tiver. Percorra os estandes de empresas que são interessantes para você, mas com as quais você não pôde marcar uma consulta (até reservamos um horário especial para essas viagens no cronograma).
Redes e festas
As conferências não são apenas sobre negociações e relatórios. Muitas vezes, após a conclusão da parte oficial, os organizadores lançam uma parte informal. Pode ser um pequeno buffet por uma hora, uma caminhada nos bares ou uma festa com um show de estrelas do rock.
De qualquer forma, você precisa estar lá. Essas pós-festas são uma oportunidade para networking. Aqui você pode conversar com as mesmas pessoas, mas de maneira mais próxima e informal. Muitas vezes, as transações em palavras são concluídas aqui.
História a partir da experiência . Uma vez em um evento semelhante, conversei em um bar com um americano desconhecido para mim. Conversamos sobre algo não relacionado aos negócios. Por acaso, ele chamou a atenção para o meu nome no crachá. De repente, calou a boca, pegou o telefone e começou a procurar alguma coisa, e depois me mostrou uma carta em seu correio. Aconteceu que eu já havia contatado essa pessoa e mais de uma vez: queríamos integrar nosso sistema de cobrança ao registrador de domínios, um dos maiores do mundo, e queria discutir os termos de cooperação. Antes dessa reunião, ele não havia respondido nenhuma das minhas cartas por causa de sua agenda lotada. Pedindo desculpas terrivelmente. Nós rimos, e eu prometi a ele que ele me escreveria depois da conferência. E ele escreveu! A integração foi bem-sucedida e assinamos um contrato de parceria. Tudo isso seria se não fosse uma reunião casual em uma festa após a conferência? Não tenho certeza.
Use todas as oportunidades para se comunicar informalmente para conhecer esses conhecidos, e será muito mais fácil para você desenvolver seus negócios. Em geral, aconselho a ler o livro de Keith Ferrazzi "Never Eat Alone". Existem muitas dicas práticas sobre esses eventos.
Em geral, parece um dia típico de uma conferência mais ou menos padrão daqueles em que participamos. Se a conferência durar mais de um dia, os dias seguintes serão idênticos.
Gostaria de terminar o artigo com algumas recomendações que também podem ser úteis.
Devo participar de relatórios? Vale a pena, mas muito seletivo. A maioria deles quer vender algo para você, disfarçando-se de maneira inteligente como um tópico interessante e um grande nome. Nós pré-compilamos uma lista dos relatórios ou palestrantes que são do nosso interesse e reservamos um lugar para eles na programação da reunião. Além disso, suas posições em nossa agenda são sempre as mais precárias: se algum tipo de reunião certamente deve ser agendado para a duração do relatório, nos recusamos a ir ao relatório. Normalmente, não comparecemos a mais de um relatório no dia da conferência. É melhor assistir a um, mas o discurso mais interessante e popular, do que desviar a atenção para várias orientações.
Faz sentido conhecer alguém fora da conferência? Sim, há um sentido, e um grande problema. Nem todas as empresas interessantes para você estarão na conferência; nem todas terão sucesso na interseção. Se você vier para outra cidade ou país, é um pecado perder a oportunidade de realizar reuniões fora da sala de conferências.
Como mencionei na
primeira parte , para essas reuniões saímos um ou dois dias antes e depois da conferência. Você pode se encontrar em um café, bar e geralmente em qualquer lugar adequado ao seu interlocutor - adapte-se a ele. Muitas vezes acontece que há poucas reuniões na conferência, e a pessoa com quem você falou o convidará a continuar as negociações no escritório da empresa no dia seguinte.
Sumário
Na verdade, pode-se dizer muito mais, mas o formato do artigo não permite escrever sobre tudo. Escreva nos comentários como as dicas descritas são úteis para você e como as conferências em seu campo diferem. Na parte final, falarei sobre o que deve ser feito após a conferência para que tudo não seja em vão.